（第一节）行政部门人员岗位职责
一、总经理岗位职责
⑴负责物流组织总体事务的全面处理，带领所有员工共同努力，及时完成所拟定的各项目标。
⑵建立、健全物流组织的管理体系，使之合理化、精简化、高效化。主持每周总经理室的办公例会，并针对各种问题进行指示和讲评。传达政府或总经理室的有关指示、文件、通知，协调各部门之间的工作，使物流组织有一个高效率的工作系统。
⑶选聘、任免副总经理、总经理助理、部门经理等；拟定企业机构设置、员工编制及重要人事变革；负责管理人员的录用、考核、奖惩、晋升等，
⑷制定物流组织的经营策略与管理目标，包括制定各种规章制度和服务操作规程，规定各级管理人员和员工的职责，并监督贯彻执行。制定市场拓展计划，带领营销部进行全面的推销。制定物流组织一系列价目等。详细阅读和分析每月报表，检查营业进度与计划的完成情况，并采取适当对策，保证企业业务顺利进行。
⑸负责制定并健全物流组织的各项财务制度。阅读和分析各种财务报表，检查分析每月营业情况，督促财务部门做好成本控制、财务预算等工作，检查收支情况、应收账款和应付账款等。
⑹定期巡视公众场所及各部门的工作情况，检查员工服务态度和服务质量，及时发现问题、解决问题。
⑺培养人才，指导各部门的工作，提高整个物流组织的服务质量和员工素质。
⑻加强物流组织的维修保养工作和安全管理工作。
⑼关心下属，以身作则，使员工具有高度凝聚力，并要求员工以高度热情和责任感去完成本职工作。
⑽与社会各界人士保持良好的公共关系，树立优秀的企业形象，并代表物流组织接待重要顾客。
二、副总经理岗位职责
⑴协助总经理做好物流组织总体性的重大问题和根本性的工作，比如经营战略、管理组织、选人用人等工作，有效地做好技术性的日常工作(计划、指挥、协调、控制、激励、考核等)，保证物流组织各项目标的完成。
⑵对物流组织实行具体的经营管理，对外代表物流组织，对内任免下属人员。
⑶制定各项经营目标、管理章程、经济指标及各项规章制度。
⑷检查、督导各级管理人员的工作，协调物流组织内各部门之间的关系，主持召开每周工作例会。
⑸审核和-上报物流组织的年度财经预算，向各部门下达年度工作指标。
⑹保持和发展物流组织与各界良好的公共关系，树立和提高物流组织的优良形象，开拓各项经营业务。
⑺不定期拜访客人，了解客人投诉情况和反馈的各种意见，以便于进一步改善、提高管理和服务水平。
⑻检查、督导物流组织的人事培训工作，加强人力资源部门建设，发现和培养人才。
⑼努力改善员工工作条件，不断改善员工的工作环境和生活条件，加强物流组织的安全保卫工作。
三、总经理室主任岗位职责
⑴协调各部门的具体工作，协助总经理监督、检查各项方针、政策、上级指示及各项规章制度的执行情况。
⑵安排总经理办公会议，并负责检查会议决定事项的执行情况。
⑶组织起草各种业务报告，起草和修改工作计划、制度、报告、总结、请示、通知等文件，并审查签发前的文稿。
⑷做好物流组织的信息管理，开展市场调查研究，做好综合分析和统计工作，制定物流组织的各项规章制度和决定供总经理参考。
⑸组织制定物流组织内部行文管理的各项规定，努力使公文管理规范化、全面化，从而提高工作效率。
⑹加强本部门的自身管理，抓好员工的政治、业务学习及考评等，提高工作质量。
⑺掌握市场动态，收集行业信息，为总经理决策提供咨询和参考。
⑻领导有关人员做好文件打印、收发、归档，对外接待、用车管理和印章管理等工作。
⑼协调各部门关系。发生矛盾时，应及时疏导，调查分析，明确责任，并做出正确处理。
⑽完成总经理临时交办的各项工作。
四、总经理秘书岗位职责
⑴按物流组织发展的要求及规划；起草综合性的业务报告、计划、总结、决议简报及本部门的公文函件。
⑵代为总经理处理来文、来函，并按其意图撰写信函、电报、电话稿件，核对无误后交总经理签署。
⑶负责安排并参加行政例会、总经理苏公会议，做好会议记录。
⑷按总经理的指示打印、复印各种文件、资料和信函；将总经理批阅后的内、外部文件及时上传下达，并定期归类整理，装订成册。
⑸及时上传各部门递交给总经理批阅的请示、报告等，并按批示的 意见及时处理。
⑹汇总各类报表，做好企业大事记和外事活动日志。
⑺分类保管各类文件、简报、通知等资料，并做好保密工作。
⑻根据总经理的指示编排好重要活动日程表，做好来访客人、重要会议和活动的预报，安排好各项接待活动。
⑼按规定管理和使用印章及介绍信，做好登记工作。
五、总经理室文员岗位职责
⑴负责总经理办公室文稿的打印、发送、归档工作。
⑵协助总经理秘书处理来往信件、传真，及时上传下达，接听电话并做留言记录。
⑶负责物流组织内部各类文件签收、呈送、发文，做好记录，确保无遗漏。
⑷做好总经理办公室的有关行政接待事务。
⑸负责印章、介绍信的管理工作。
⑹负责总经理办公室人员的考勤和工资、福利事务。
⑺负责办公用品的领取和统计。
⑻负责保管和借阅文件档案。
⑼完成总经理办公室主任交付的其他任务。
六、总经理室值班秘书岗位职责
⑴为总经理提供秘书性服务。
⑵负责物流组织内各类文件的呈报及批复后的传送。
⑶负责检查信函的处理、登记和回复。
⑷负责总经理室的档案整理和装订工作。
⑸传送总经理室的文件和报纸。
⑹负责总经理室日常电话的接转。
⑺承担总经理的日常来访接待工作。
⑻每日与值班经理交接班。
⑼负责总经理外出的准备工作(如开具介绍信、生活安排、接送安排及车旅费报销等)。
⑽完成总经理和总经理室主任临时交办的其他工作。
七、部门经理考勤制度
⑴按规定的作息时间上下班，由总经理室负责考勤。
⑵总经理室统计考勤情况，每月及时上报总经理。
⑶因公外出，事前应通知总经理室，说明外出原因并记录在案。
⑷因病、因事不能上班的员工，应到总经理室请假并说明原因，以便总经理室记录备案。
⑸因病、闲事、因公不到岗又未及时说明者，按旷工处理。
⑹部门经理考勤情况将作为考评及工作绩效的依据之一。
八、办公室主任岗位职责
⑴全面领导办公室工作并具体主持物流组织的行政事务工作。
⑵召集办公室每周例会，制定每周工作计划。
⑶审核批准1000元以下行政费用开支报告。
⑷审核上报1000元以上行政费用开支报告。
⑸负责防火、防盗及交通等安全管理工作。
⑹负责对外经济合同的审核签章及物流组织法律事务的协调工作。
⑺管理总经理室人员编制。
⑻负责对外联系的工作计划的制定与实施。
九、办公室副主任岗位职责
⑴督办与上报全物流组织各部门每周的工作计划。
⑵落实谈心制度。
⑶反映员工的思想动态，研究、报批与实施引导员工做好本职工作的激励机制。
⑷安排布置企业内部会议的资料准备工作。
⑸组织与安排员工生日庆祝及集会。
⑹负责物流组织的发文管理及报批。
⑺协助物流组织内部各部门的资料整理。
⑻管理办公室的档案资料。
⑼审查文件、记录及内刊。
十、行政主管岗位职责
⑴听从副总经理的指挥，认真执行上级的工作指令，一切管理行为直接向主管领导负责。
⑵严格执行物流组织的各项规章制度，认真履行其工作职责。
⑶负责行政后勤、保卫工作管理制度拟订，完善、监督和执行。
⑷负责组织编制年、季、月度行政后勤、保卫工作计划；编制年、季、月度后勤用款计划，做好行政后勤预算工作，并定期组织检查。
⑸负责员工生活费用管理和核算工作，建立健全员工生活费用成本核算制度，拟定合理的生活费用标准，对员工工作盈亏标准进行考核。
⑹负责做好物流组织的经营用水、电管理工作。认真抓好水、电的计量基础管理工作，定期检查和维修计量器具，抓好电器设备和线路的保养维修工作，加强用水、电费用核算，及时交纳水、电费。
⑺负责员工就餐的卫生管理工作。定期询问员工对就餐质与量的要求，以确保员工就餐的安全。
⑻负责物流组织内部治安管理工作。维护内部治安秩序，搞好治安综合治理，预防犯罪和治安灾害事故的发生，保护物流组织的财产安全，确保生产、工作的顺利进行。
⑼负责建立和完善物流组织的安全责任制。建立以防火、防盗、防灾害事故为主要内容的安全保卫责任制，做到组织落实、制度落实和责任落实。
⑽严格门卫登记制度。一切进出企业的物资，门卫严格检查、验证，物证相符方能进出，凡无证或证物不符门卫有权扣留，由保卫科查处。
⑾建立和完善后勤岗位责任制，加大员工考核力度，提高服务质量。
⑿加强内部人员的培训教育工作。协同人事、企管等职能部门，做好员工的日常安全教育和职业道德教育工作，定期开展岗位优质服务评比活动。
⒀按时完成上级领导交办的其他工作任务。
十一、行政内勤岗位职责
⑴认真学习上级有关文件、指示、协助部长拟定工作计划。按照后勤部长要求，负责处理办公室日常事务工作。
⑵负责接待来访、会议通知、起草工作总结和各种报表的填写上报工作。
⑶管理本部和计生办印章，负责本部文件、材料的收发、递送和整理归档。
⑷负责管理分散工作员工。
⑸负责员工住房资料和宿舍管理，收缴房费、暖气费。
⑹负责发放行政部员工奖金。
⑺负责本部办公用品计发。
⑻认真完成领导交办的其他工作。
十二、总经理办公室档案保管员岗位职责
⑴按规定管理办公室的全部文件、档案、证件、执照、资料和印章；切实做好保密工作，各种文件、资料不得遗失、外泄；定期清理各种文件、资料。
⑵做好上级部门和有关单位的文件的登记收发工作，及时送总经理室领导和有关人员传阅。
⑶做好各类文件、档案、资料的收发、借阅、登记工作。外借文件资料要按时收回。
⑷负责物流组织介绍信、印章的保管和监督使用，严格按审批程序管理使用公章、证明和介绍信。
⑸保守物流组织的经营秘密。
十三、总经理办公室通讯员岗位职责
⑴负责有关信件投寄、邮件寄取、内部文件交换工作。
⑵按规定的时间地点投递、交换文件，接到急件通知应立即去取。
⑶取回的信件、邮件应立即交档案保管员或秘书，不得拖延上交或丢失。
⑷严格遵守保密规定，不私自拆看文件。
十四、总经理办公室驾驶员岗位职责
⑴服从办公室主任的用车安排，完成领导交给的正常用车任务。
⑵做好车辆保养维护工作，使车辆处于良好状态。
⑶自觉遵守交通法规，文明行车，确保行车安全。
十五、前台文员岗位职责
⑴接转交换机电话。
⑵负责传真收发与登记。
⑶负责前台接待、登记。
⑷引见、招待、接送来宾。
⑸负责监督打卡和汇总考勤。
⑹负责请假及加班申报单的保管、汇总、制表。
⑺负责锁门，管理电梯，检查灯光、门窗。
⑻收发报刊函件及整理保管报纸。
十六、文书管理人员岗位职责
⑴负责做好物流组织文件的收、发工作。
⑵负责文件序号的编制、文件传递、传阅、收回工作。
⑶负责印鉴、礼品、文具的使用发放与管理。
⑷负责对文件承办情况的了解与催办。
⑸按行文常规严格控制发文数量和范围。
⑹负责行政介绍信的对外开具。
⑺协助主任收集整理和保管物流组织的大事记、场史等有关资料。
⑻完成领导交办的其他工作。
十七、收发人员岗位职责
⑴负责报纸杂志的订购工作。
⑵负责分发报纸、杂志、信函、包裹、特快传递等，做到及时、准确。
⑶及时发信、退信、退函、不丢失信件。
⑷对于电报、特快传递要及时通知各部门，做到不延误。
⑸保密信件，挂号信件要分类进行详细登记。
⑹加强责任心，做好保密工作。不准私拆他人信件，热情周到为用户服务。
十八、档案员岗位职责
⑴认真贯彻执行有关档案工作的法律、法规和方针政策；建立健全各项规章制度。
⑵负责统一管理本组织的档案，并按规定向有关部门移交。
⑶负责对物流组织内部各部门的档案工作进行监督和指导。
⑷负责指导行政文书和业务文书的形成、积累和归档工作。
⑸负责定期对已办理文件的整理、立卷、归档工作。
⑹严格执行保密法规，办理档案材料的借阅手续。
⑺负责过期档案的销毁工作。
⑻完成领导交办的其他工作。
（第二节）行政管理制度
一、行政办公纪律管理制度
⑴员工要佩带员工卡上班。
⑵上班时间员工要坚守工作岗位不能串岗。
⑶上班时间不能看报纸、玩电脑游戏、打瞌睡或做与工作无关的事情。
⑷办公桌上应保持整洁，并注意办公室的安静。
⑸上班时穿西装或职业装，不能穿超短裙与无袖上衣及休闲装，不能在办公室化妆。
⑹接待来访和业务洽谈应在会议室进行。
⑺不能因私事长期占用电话，不能因私事拨打长途电活。
⑻未经批准不得随意上网，不得在电脑上发送私人邮件或上网聊天。未经允许，不要使用其他部门的电脑。
⑼所有电子邮件的发出，必须经部门经理批准，以物流组织的名义发出的邮件须经总经理批准。
⑽未经总经理批准和部门经理授意，不要索取、打印、复印其他部门的资料。
⑾不能迟到、早退，否则酌情罚款。
⑿请假须经部门经理、分管副总经理或经理书面批准，到办公室备案；如假条未在办公室及时备案，以旷工论处，扣减工资。
⒀加班必须预先由部门经理批准后再向办公室申报，凡加班后申报的，办公室将不予认可，不发加班费。
⒁不论任何原因不得代他人刷卡，否则将被开除。
⒂因工作原因未及时打卡，须及时请部门经理签字后于次日报办公室补签，否则作旷工处理。
⒃在月末统计考勤时，办公室对任何空白考勤不予补签，如因故未打卡，要到办公室及时办理。
⒄吸烟应该在卫生间或其他规定的场所，否则将被罚款。
⒅请病假如无医院证明，一律认同为事假，请假条应于事前交办公室，否则将视为旷工。
⒆因当日外勤而不能回企业打卡的员工，请部门第一负责人在当日 8时30分以前统计出名单，由办公室经办人打卡。
⒇凡出远勤达1天以上者，须先填报经领导批准的出差证明单。
21．因故临时外出，必须请示部门经理；各部门全体外出，必须向总经理办公室请假。
22．不得将烟灰缸、茶杯、文具和其他公物带回家私用。
23．无工作需要不要进入总经理办公室、计算机房、客户服务中心、档案室、打字室、财务部以及会议室、接待室。
二、行业管理制度
⑴物流组织在运输过程中，应注意各项手续齐备，特别是对方应提供的准运证、调运证、生产许可证、经营许可证、卫生许可证、代理批文、商标注册等各种证件，应在内容上、时间上与实际相符并要有专人负责存档、保管。物流组织经理要切实负起责任，避免造成损失。一旦出现问题要及时向物流组织经营部汇报。对造成不良影响和经济损失的要追究其主管经理及当事者的责任。
⑵物流组织在运输过程中，要严格执行有关政策法规。
⑶为有效地保护消费者的合法权益，切实树立本组织的良好信誉，各运输公司对所运输货物的质量要实行“先行负责制”，避免出现因问题而发生纠纷。
