⑷如物流组织运输的商品涉及到专项管理的，要先向物流中心经营部申报，待手续完备后，方能经营，若违反制度，一经发现，追究其主管经理责任。
⑸企业法人营业执照正本由物流组织总经理办公室负责悬挂在总经理办公室墙上；专项商品运输许可证、卫生许可证的正本、主件由总经理办公室负责存档。
⑹企业法人营业执照副本、专营证副本、许可证副本由物流组织经营部归档、保存。
⑺各柜组、各部室因公事需要借用执照副本时，要向物流组织经营部出具盖有本部门公章的借条，借条内容包括：事由、前往单位借用人签字，用后要及时送还。
三、办公室档案管理制度
1. 档案资料是指物流组织各部门及个人在从事公务活动时所形成的具有保存价值的各种文字、图像、声像等不同形式的历史记录。
2. 物流组织需要进行归档处理的资料主要有：基建工程项目档案、文书档案、财务档案、业务档案等。根据有关档案法规规定，各业务档案由各职能部门整理、立卷保管，涉及全局性的、综合性的文书和档案资料由总经理室立卷归档。具体内容包括：
⑴物流组织及各部门召开的专业会议和研讨会，包括会议筹备、召开的时间、地点、出席人员、文件资料、会议程序、领导讲话、简报总结等。
⑵各部门专题研究报告、调研资料等。
⑶以物流组织的名义发文。
⑷上级主管单位和行政管理机关的文件。
⑸各种基建施工图纸、合同。
⑹重要的照片、录音资料、题字、题词等。
3.档案工作实行集中统一管理、分级负责保管的原则，由总经理办公室主管档案工作，对物流组织的档案实行统筹管理，统一调度，并对其他职能部门的档案管理工作进行监督和指导。
4. 立卷按永久、长期、短期分别组卷。卷内文件要把正文和底稿，文件和附件，请示和批复一起存放，卷内页号位置统一。
5. 案卷厚度要适中，一般在2厘米左右，超过者可立分卷。
6. 根据卷内文件之间的联系，进行系统排列，编序号，抄写案卷题目和案卷封面，确定保管期限，装订案卷，编制案卷目录等。
7. 案卷按年份、机构排列，永久与长、短期案卷分开保管。保管箱上要编上顺序号及注明存放案卷年号与卷号。
8. 准确做好文件索引，以方便查找。
9. 档案资料的收集、立卷和保管工作由各部门秘书或资料员负责。每天要及时将文件和资料归档，以免散失、积压。
10. 确保档案安全。每年清理一次档案资料，对档案材料的数量和保管情况进行检查，发现问题及时采取措施补救。
11. 清查档案时，对已经失效的档案按规定进行销毁。销毁档案必须严格把握，慎重对待，具体要点如下：
⑴销毁档案前要经过认真鉴定，确定要销毁的档案要列册登记。
⑵提出销毁报告，报物流组织主管领导审批。
⑶销毁档案材料要严格执行保密规定。
⑷销毁档案材料时，必须指派专人监督，以防泄密。
12. 档案管理人员必须认真贯彻有关档案管理工作的政策、方针、法规。忠于职守，严守机密，做好档案管理工作。对有下列行为之一的，根据情节轻重给予相应的处罚。
⑴将属于物流组织的档案据为己有或拒绝将应归档的文件资料上交归档。
⑵损毁、丢失或者擅自销毁应保存的档案。
⑶擅自提供、抄录、公布档案以及应当保密的档案。
⑷涂改、伪造档案。
⑸玩忽职守，造成档案损失。
四、档案文件借阅管理制度
⑴借阅档案者，必须先履行登记手续，保密级档案文件必须经物流组织主管领导批准方能借阅。
⑵案卷只能在档案室查阅，不能借出，未立卷的文件及资料可以借出。可借出的文件、资料借阅期限不超过两个星期，到期必须归还，如需再借，应办理续借手续。
⑶借阅档案的人员必须爱护档案，要保证档案的安全与完整，对档案内容要保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏，否则按违反保密法追究当事人的责任。
⑷借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告。
⑸外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准后方能借阅，但不能带离档案室。
⑹外单位摘抄卷内档案，应经总经理同意，对摘抄的材料要进行审核才能带出。
五、文件管理制度
1．行文工作制度
⑴物流组织内部应注意上下行文的规范化，具体行文要求如下：
文字表述准确、简练、通顺，标点使用正确。
专题专用，内容明确。
符合行文格式要求，行文文号、题目、主管领导批示、内容书写要符合规范。
⑵以物流组织的名义行文，先由部门承办人认真领会领导要求，按照行文规范拟稿。经部门经理审阅后，送总经理办公室核稿并请总经理签发。
⑶文件签发后，由总经理办公室统一编发文号。
⑷按需要进行打印、复印。打印时应做到无错漏、文本清晰、排列整齐，打印完毕应通知起草人校对。复印资料，应注意有关保密规定，密级文件需经主管领导签字批准。
⑸将打印文件盖章，留一份与原文稿一起存档。
2．收文工作制度
⑴主管部门发来的文件、各部门参加会议带回来的文件均属于收文范围。属物流组织领导亲收的收文，由总经理室签收登记，并交收件人亲自拆封。
⑵收到文件后应于当日在收文本上登记，写明文件编号、收文日期、份数、内容提要、来文单位等。
⑶填写文件传阅单，附在文件上。
⑷将文件放入文件传阅夹，交送总经理办公室主任处。
⑸办公室主任审阅后，在文件传阅单上写明建议并签字，再请领导批阅。
⑹急件或重要文件，须在第一时间送办公室主任审阅并签字，再请领导批阅。
⑺密级文件须交物流组织高层管理人员传阅，并做好记录，注意密级文件不得携离办公室。
⑻文件返回后要翻阅每份文件传阅单，检查高层领导是否有批示。
⑼有批示的按批示办理，并在传阅单上注明处理结果及日期，做到传阅及时，催办有效，防止积压误事。
⑽无批示的文件按类别归档。
⑾上级主管部门要求回收的文件须在指定时间交回，并办理相应手续。
3．发文工作制度
⑴以物流组织的名义上报下发的文件，物流组织高级管理层发出的信函均属于发文范围。
⑵将需发出的文件在发文登记本上登记，注明时间、发往单位、内容提要及份数。
⑶检查文件是否加盖了公章，负责人是否已经签字。
⑷文件经领导签发后，须在两天内发出。
⑸急件用“航空”发出，重要文件需挂号发出。
⑹底稿、正式文稿、批件归档，年终统一立卷。
六、印章管理制度
1. 物流组织印章的使用应该由总经理室负责进行统一管理。
2. 印章刻制。刻制新印章须报主管部门批准；内部各部门刻制新印章，要写出书面报告，并附上新印章的名称、式样、规格，报总经理批准后，方可到有关部门刻制。使用新印章，应确定好时间，并提前向有关单位发出正式启用新印章的通知。
3. 印章使用管理。印章使用要求是：严格手续、认真审阅、详细登记、盖章正规。
⑴使用印章要履行审批手续，以物流组织的名义对外行文、签署合同、协议书等须有主管高层领导签字方可盖印，介绍信、各类报表、信件须经申请部门经理填写请印单并由办公室主任审核后方可盖印；员工因私开具各种证明，加盖企业印章，必须书面提出申请并附上有关材料，经部门经理审批后报总经理办公室批准。
⑵盖印时要注意印迹清晰、位置合乎要求。
⑶印章使用完毕要做好印章使用记录，要在印鉴使用登记表上记录使用项目、内容、时间、经办人等。
4. 印章保管。组织印章(包括行政印章、总经理印章等)由总经理办公室专人保管。各部门印章也要指定专人专管。所有印章均应保管于保险柜内，以保证安全。未经主管领导批准，印章保管人不得委托他人代管，也不能擅自把印章带出办公室使用。
5. 印章停用。印章因故停用要按规定进行清理，同时将所有停用印章交到办公室统一保管，并办好移交手续，经报总经理批准后，将停用印章存档或销毁。
七、介绍信使用管理制度
1. 介绍信使用管理统一由总经理室负责。
2. 介绍信种类有：
⑴信笺介绍信：在空白信笺上书写有关内容。
⑵存根介绍信：主要是介绍某人到别处办事的凭证。存根要归档，保存5年。
⑶证明信：以物流组织的名义证明某人身份、经历的专用书信。
3. 开具介绍信要严格履行审批手续。重要事宜由部门领导签署意见后，报主管高层领导审批。一般事宜须由部门或个人提出申请，由部门领导审阅同意后，由办公室主任审批。
4. 介绍信写好后，应按有关规定加盖公章，并做好登记。介绍信上字迹要清晰，公章清晰并盖在指定位置。
5. 严禁开出空白介绍信，如特殊情况需要，须经物流组织高层主管领导批准。
八、员工保密纪律制度
1．保密工作是指对可能发生的泄密和窃取活动采取的系列防范措施。
2．保密工作原则：积极防范，突出重点，严肃纪律。
3．全体员工应做到：不该看的不看、不该问的不问、不该说的不说。
4．文件和资料保密
⑴拟稿
文稿的拟定者应准确定出文稿的密级。
⑵印制
文件统一由行政管理部印制。
⑶复印
复印秘密文件和资料，由主管批准。
⑷递送
携带秘密文件外出，由两人同行，并包装密封。
⑸保管
秘密文件由行政管理部统一保管，个人不得保存。如需借阅，由主管批准，并于当天收回。
⑹归档
没有解密的文件和资料存档时要在扉页上注明原定密级，并按有关规定执行。
⑺销毁
按档案管理的有关规定执行。
5．对外披露信息，按公司规定执行，按下列程序办理：由部门经理、主管、法律事务处会签。
6．保密内容按以下三级划分：
⑴绝密级
集团领导的电传、传真、书信。
非公开的规章制度、计划、报表及重要文件。
集团领导个人情况。
正在研究的经营计划与具体方案。
⑵机密级
集团电传、传真、合同。
生产工艺及指导生产的技术性文件和资料。
员工档案。
组织状况，人员编制。
人员任免。
⑶秘密级
集团的经营数据、策划方案及有损于集团利益的其他事项。
九、凭证管理规定
凭证包括介绍信、工作证、发票等票证。凭证管理，有两层意思：
1．未盖公章或专用章的空白凭证，虽然还不具备生效的条件，但仍应严格保管好，不得丢失外流。
2．加盖公章并已具有效力的凭证，更应严格保管和使用。
对于凭证的管理，要做到：
⑴严格履行验收手续。
⑵建立凭证文书登记。
⑶选择保密的地点和坚固的箱柜，有条不紊地入库保存。
⑷定期进行检查，若发现异常情况，要随时提出处理意见。
⑸严格出库登记。对于有价证券和其他主要凭证，应参照国家规定的管理办法进行管理。
同时，凭证文书，具有很高的查考价值，大多需要永久保存。因此，一切有关凭证的原件、抄件、存根、复写件以及文稿、草图、签发、资料，都应该及时整理，妥善保存，并按立卷归档的规定，随时分类入卷，定期整理归档，不得随意丢失，更不准自行销毁。
十、公章使用制度
1．物流组织可以对外使用的公章
企业章、企业业务专用章（办公室章、人事部章、财务部章、合同专用章等）。
2．企业章使用范围
⑴以物流组织名义上报总公司的报告和其他文件。
⑵以物流组织名义向上级国家机关，各省、市、自治区党政机关发出的重要公函和文件。
⑶以物流组织名义与有关同级单位的业务往来、公函文件和联合发文等。
3．业务专用章使用范围
⑴办公室章。以办公室名义向公司外发出的公函和其他文件、联系工作介绍信、刻制印章证明。
⑵人事部章。就有关人事、劳资等方面业务代表公司用章。
⑶财务部章。就有关计划、财务等方面业务代表公司用章。
⑷合同专用章。以公司名义签订的协议、合同和有关会议纪要等。
4．物流组织印章使用手续
⑴企业章、财务章、合同专用章必须经总经理、副总经理或总经理助理批准方可使用。
⑵办公室章由办公室主任批准后使用。
⑶使用公章必须事先履行登记手续。
十一、会议管理要点
1．提高会议成效的要点
⑴要严格遵守会议的开始时间。
⑵要在开头就议题的要旨做简洁的说明。
⑶要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者。
⑷在会议进行中要注意的事项。
发言内容是否偏离了议题？
发言内容是否出于个人的利害？
是否全体人员都专心聆听发言？
是否发言者过于集中于某些人？
是否有从头到尾都没有发过言的人？
是否某个人的发言过于冗长？
发言的内容是否朝着结论推进？
⑸应当引导在预定时间内做出结论。
⑹在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间。
⑺应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。
⑻应当把决议付诸实行的程序理出，加以确认。
2．会议禁忌事项
⑴发言时不可长篇大论，滔滔不绝。
⑵不可从头到尾沉默到底。
⑶不可采用不正确的资料。
⑷不要尽谈些期待性的预测。
⑸不可进行人身攻击。
⑹不可打断他人的发言。
⑺不可不懂装懂，胡言乱语。
⑻发言不要抽象或概念化。
⑼不可对发言者吹毛求疵。
⑽不要中途离席。
十二、会议管理制度
1．企业级会议：物流组织员工大会、技术人员会以及各种代表大会，应报请总经理办公室批准后，由各部门分别负责组织召开。
2．专业会议：即整个物流组织范围内的技术、业务综合会（如经营活动分析会、质量分析会、运输调度会、安全工作会等），由分管副总经理批准，主管业务部门负责组织。
3．系统和部门工作会：各部门召开的工作会，由各部门主管决定召开并负责组织。
4．班组会：由各班组长决定并主持召开。
5．上级企业或外单位在我企业召开的会议或业务会，一律由总经理办公室受理安排，有关业务对口部门协助做好会务工作。
