质量管理体系文件控制程序
一、目的
通过对质量管理体系有关的所有文件和资料的控制管理，确保教学服务系统使用文件的适用性、系统性、协调性和完整性，使教学服务系统的各项工作有序进行。
二、适用范围
本程序适用于教学服务系统质量管理体系文件和资料的管理和控制。
三、职责
1.校长办公室负责教学服务系统质量管理体系文件与资料的收集、分类编号、整理、存档、保管、发放。
2.教导处、总务处各科室应指定人员负责对其本科室所使用文件进行管理。
四、工作程序
（一）文件和资料的制定批准
1.质量管理体系文件和资料的制定必要时应在征求有关科室意见的基础上进行，以确保其适用性和有效性。
2.质量管理体系文件和资料中的质量管理手册、程序文件、作业指导书的编制、审核、批准权按下表执行。
文件名称编制部门审核人批准人质量管理手册办公室教导处总务处管理者代表校长程序文件办公室教导处总务处管理者代表校长作业指导书教导处各年级科室总务处各职能科室管理者代表校长
3.质量管理体系涉及的其他文件和资料的制定、审核、批准权限，根据有关质量管理体系文件中的规定执行。
（二）质量管理体系文件和资料的分类编号
1.校办主任负责将所有的质量管理体系文件和资料统一分类、编号，方法如下：
（1）质量管理手册
（2）程序文件
（3）科室工作手册编号
①工作程序文件编号：
②工作规范文件编号：
（4）质量记录（表格）编号
2.其他文件由办公室按《国务院行政公文处理办法》进行编号。
（三）质量管理体系文件和资料的发放
1.质量体系文件的发放范围持有者体现在《质量手册持有者清单》、《程序文件持有者清单》、《作业指导书持有者清单》上，由办公室拟定，学校管理者代表批准后，学校办公室发放。
2.质量管理手册、程序文件和作业指导书应根据其使用者的不同分为受控和非受控两种，受控的体系文件和资料加盖红色“受控”印章，非受控的文件需加盖蓝色“非受控”印章。若通过办公自动化系统发放应注明“受控”、“非受控”字样。文件和资料的发放记录在持有者清单中。
3.各科室在收到质量管理体系文件后，由文件管理员负责将文件妥善保管，并在《持有者清单》上签名验收。
（四）质量管理体系文件和资料的保管和借阅
1.质量管理体系文件和资料的受控原版由办公室负责统一归档保存。
2.质量管理体系文件和资料的受控副本，由持有人负责保管。
3.如学校内部教职工需要暂时借阅某种质量管理体系文件和资料，应到校长办公室办理借阅归还手续。
（五）质量手册、程序文件和作业指导书的有效性控制
1.为确保质量管理手册、程序文件和作业指导书的有效性能够得到控制，对其可采用版本号、修改状态号进行控制，版本号采用大写英文字A、B、C……表示，A表示第一版、B表示第二版……；修改状态用阿拉伯数字符1、2……表示，0表示未修改、1表示第一次修改、2表示第二次修改……。版本号与修改状态号之间的关系为：每版每项文件和资料同一版内可以允许修改10次，即修改状态号最高是10次，当超过10次时，文件换版，即由A版升为B版，特殊情况下，换版可不受此限制。
2.贯标办主管应按质量管理体系文件和资料的类别，编制最新版本状态的质量管理体系文件清单，以确保教学服务系统各部门使用最新版本状态的文件和资料。
（六）质量管理手册、程序文件和作业指导书的修改
1.质量管理体系运作过程中因各种因素均可导致文件的更改，其更改按规定的审批权限进行审批。
2.校长办公室接到更改后的文件和资料，首先更新受控原件，复印更改页并加盖红色“受控”印章后，按持有者清单发到所有原持有人手中，同时换回作废文件。
3.文件和资料的非受控副本不受修改的控制。
（七）质量手册、程序文件和作业指导书作废的处理
1.作废的质量管理手册、程序文件和作业指导书经原审批人或其授权人员同意后由校长办公室统一销毁，并记录在《文件销毁（留用）登记表》中。
2.对于已作废的质量管理手册、程序文件和作业指导书，如有保存价值，应由校长办公室统一集中保管，其上应加盖保存印章。
（八）法律法规和外来文件的控制管理
1.由教导处、总务处制定与教学服务有关的《法律法规清单》，以确保适用的法律法规受到有效控制。
2.外来文件管理
校长办公室对适用的外来政策性文件编制《外来文件清单》，以确保适用外来政策性文件得到有效控制，详见《外来文件控制程序》。
3.校长办公室公文的拟定、审批、标识和发放管理均按国务院《国家行政机关公文处理办法》进行控制。
五、支持性文件
《质量手册持有者清单》
《程序文件持有者清单》
《作业指导书持有者清单》
《程序文件清单》
《作业指导书清单》
《法律法规清单》
国务院《国家行政机关公文处理办法》国发［2000］23号
《外来文件控制程序》
《外来文件清单》
六、相关记录
《文件销毁（留用）登记表》
外来文件控制程序
一、目的
本程序明确了校长办公室（以下简称校办）对各类外来文件进行控制的职责、程序和要求，以保证校内使用的各类外来文件得到有效控制。
二、适用范围
本程序适用于全校各系统对各类外来文件的控制。
三、职责
校办负责接收、登记、发放和控制各类外来文件。
四、工作程序
（一）外来文件种类
我校外来文件主要包括：
1.政府或行业法规性文件。
2.国家或行业标准。
3.教育系统行政管理性文件／版号。
4.教育系统行政函件。
（二）外来文件接收登记
1.上述各类外来文件由校办负责接收，学校领导及各年级科室在业务往来过程中接收的外来文件统一交校办。
2.校办接收到外来文件后，将接收的外来文件登记在“收发文登记本”中，在表中注明以下内容：
（1）接收日期。
（2）序号。
（3）外来文件文号／版号。
（4）外来文件发文单位。
（5）外来文件标题。
（6）外来文件份数。
（7）签收人。
（三）外来文件处理
1.校办登记完外来文件后，填写登记后请校长批阅，上级已有要求的文件，按要求发放。
2.校办根据批示，进行下述工作
（1）对法规性文件、标准性文件以及行政管理性文件，校办将相关的文件投放至相关的部门，并根据批示明确以下内容：
①序号。
②外来名称。
③外来文件文号／版号。
④外来文件类别。
⑤发放部门。
⑥来文单位。
⑦清单更新日期。
（2）对行政来函要求需采取相应措施的依据批示要求转发相关部门。由相关部门根据批示采取相应措施。
（四）外来文件档案管理
校办负责对所有的外来文件进行审查，并按《国家行政机关公文处理办法》里的相关规定进行收集和存档管理。
（五）外来文件定期更新
校办每年就“外来文件清单”中没有使用期限的文件与“来文单位”进行联系，以核实外来文件的有效版本，索取有效的外来文件，并将有效的外来文件发放到相关部门，版本作相应更改。
五、支持性文件
《国家行政机关公文处理办法》国发［2000］23号
六、相关记录
《收发文登记本》
《文件处理表》
质量记录控制程序
一、目的
对质量记录进行有效控制，以提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据。
二、适用范围
本程序适用于我校质量管理体系要求的质量记录，质量记录分为业务用表格和业务用表格以外的其他质量记录，后者称之为质量体系运行记录。
三、职责
1.校长办公室负责对体系运行质量记录进行总体控制，确保本系统所产生的体系运行质量记录得到收集、标识和保存。
2.教导处、总务处负责其职责范围内业务用表格的控制，确保业务用表格使用准确无误。
3.各年级、科室主任、教研组长负责相关质量记录的收集、传递、编目、贮存、保管、归档。
4.各级教职员工严格按照质量体系文件的要求进行记录。
四、工作程序
（一）质量记录表格的编制
体系运行用质量记录由校长办公室组织编制，教导处及总务处负责业务用表格的编制。从上级教委直接领用的业务用表格，由教导处、总务处统一确认和管理。
（二）质量记录的标识和编号
1.从上级教委直接领用的业务用表格，直接采用已有的编号，市级/区级主管部门没能给出编号的，按我校需要进行编号。
2.体系运行记录采用以下形式标识。
记录编号见表一。
（三）校长办公室负责编制《体系运行用记录表格清单》，对体系运行记录进行总体控制。《体系运行用记录表格清单》应包括：记录名称、编号、保存部门、保管期限等内容。
（四）质量记录表格原件样本的管理
表一
所有质量记录表格空白原件样本由校办或教导处、总务处保管，并按程序及编号顺序整理、装订，当质量记录更改时，该原件样本随之更改。
（五）质量记录的书写
1.各级教职员工严格按照质量体系文件的要求进行记录，如实将工作结果和情况记录在相应的记录表格中。
2.所有的质量记录均应字迹清晰、书写规范、基本内容齐全，能分清种类和名称，每份记录均应有记录日期和记录人。
3.所有的质量记录中的内容和数据均不允许随意涂改，若书写有误时，可用横线进行画改，并在画改处签名确认，画改内容应清晰并能识别原记录。
（六）质量记录的收集、传递、编目、保管、贮存、归档
1.为了便于检索和查阅，教导处、总务处各年级科室存放记录的资料夹和文件柜应按类存放，并建立本部门使用的《质量记录一览表》，一览表应放在方便查阅的地方，并对质量记录的使用和存放有检索作用。
2.各年级科室负责该部门工作的质量记录的收集，并按有关信息反馈渠道及流程及时传递和反馈。重要的工作信息和记录应做到及时交接。
3.各年级科室按《体系运行用记录表格清单》内对记录贮存、保管的要求对本部门产生的质量记录进行管理，保证质量记录在保管期内不丢失、不损坏变质。
4.对重要的教育、教学记录有归档要求的，各年级科室和教导处、总务处负责按归档要求按时编目归档。
（七）质量记录的查阅、借阅
查阅、借阅质量记录时，需校办或保管科室同意后，向质量记录的保管科室或人员查阅、借阅，查阅、借阅应做记录。
（八）质量记录表格的更改
根据教育服务系统的实际需要，校长办公室负责对不适用的体系运行记录表格予以更改。教导处、总务处负责对不适用的业务用表格予以更改，更改按《质量体系文件控制程序》的规定进行，记录表格更改后应同时更改质量记录清单中相应内容，并把更改后的记录表格发给各有关年级科室。
（九）质量记录的销毁
对于超期的相关质量记录，经校办或教导处、总务处同意后，由记录保管部门进行销毁。
五、支持性文件
《质量体系文件控制程序》
《体系运行记录表格清单》
《国家行政机关公文处理办法》（国发［2000］23号）
六、相关记录
《质量记录查阅、借阅登记表》
内部沟通管理程序
一、目的
本程序规定了内部沟通工作的程序和方法，以保证内部沟通工作的有效进行，使与质量管理体系有关的信息能在全校内部得到及时有效的沟通，从而达到相互了解、相互信任、全员参与的目的。
二、适用范围
1.适用于全校上下级人员之间、同级人员之间、科室之间的沟通。
2.适用于会议、内部刊物、请示汇报、告知等沟通方式。
3.适用于全校质量管理体系的过程及有效性，包括质量要求、质量目标和完成情况以及实施的有效性的沟通。
三、职责
1.校长负责全校内部沟通的领导，决定和主持召开全校的内部会议，回复各年级科室的工作请示。
2.教导主任、总务主任等科室等领导负责本科室内的沟通工作。
3.教职员工负责将工作中遇到的问题向科主任和教研组长请示、汇报，保持内部的沟通与配合。
四、工作程序
（一）请示汇报程序
1.请示汇报范围
（1）请示范围：超出自己的职责权限范围需要得到上级指示后才能进行的工作应向上级请示。
（2）汇报范围：下级应当向上级汇报下列事项：
①上级布置的工作及交办事项的完成情况。
②在工作中遇到的难点、矛盾和经验教训。
③质量体系文件中要求向上级汇报的基层工作的情况。
④对质量管理体系运行中存在的问题及改进建议。
2.请示汇报方式。请示汇报人可根据事项的重要性和紧急程度选择使用下列方式向上级请示汇报：
（1）口头请示汇报。采用此方式时，请示汇报人应将请示汇报的时间、内容和回复情况记录在《请示汇报记录本》上。
（2）书面请示汇报。书面请示报告及书面请示的批复应保留存档，保存期限按档案管理的有关规定执行。
（二）会议沟通程序
1.校长办公会
校长办公会由校长主持，一般每两周召开一次，教导主任、总务主任参加，主要研究和解决教学服务等方面的问题。
2.校周会
学校每周或每两周召开一次，由校长或副校长主持，各职能科室负责人、教研组长、年级组长参加，主要总结各部门工作小结和布置有关工作。
3.教研组长会议
教研组长会议由校长或教导主任主持，一般每月一次。参加人为各教研组长，主要讨论和研究教学工作的问题，布置有关教学方面的工作。
