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第61章 如何控制商店卖场的现金

“现金交易”的销售行为,必须严加管制,尤其是在店头式企业的“现金交易”行为,最容易产生弊端。

店头式的销售,对于记录现金销售,应使用开具发票的收银机,再与存货管理相连结,形成控制;尤其在存货管理上,若搭配科技工具(如收账的扫描器材、货架上各商品的电脑条码等),不但可控制“现金销货”可能弊端,更大举提升公司经营绩效。

卖场式的营业场所,由于是立地产业,营业资金来源弹性小,而且零收整付,容易造成资金管理不当,因此现金内部管理,是财务部门一项重点工作。其工作重点如下:

1.利用卖场的收银机系统,建立稽核功能。

收银机固定于卖场的出入口,不可移动的特性,使现金管理更有效率;再者,收银机上的销售记录,亦是设定人员的现金保管责任。在实务上,使用收银机仍然有管理盲点,例如“无意或蓄意的输入错误价格”等。针对“无意的错误”,此缺点可运用训练加以克服;针对“蓄意的错误”,克服此缺点,要在陈列品实施全面性的商品条码,另再配合主管的不定时稽查收银台的作业状况。

2.每笔商品交易均应逐笔开立“交易发票”。

以收银机而言,有“一般收银机”与“发票收银机”两种。使用“发票收银机”,等于是每笔交易都开立发票,公司对交易都进行逐笔的控制。

3.信用卡交易,也要慎防员工舞弊。

信用卡刷卡销售方式已是非常普遍,但是公司销售人员以自己的信用卡来替顾客付款,却将现金放入自己的口袋,是一种严重的现金挪用舞弊行为。虽然信用卡发卡银行会将款项汇入公司户头,对销货额没有影响,但公司会损失手续费和现金延后收到的计算利息损失。公司对此行为没有妥当的处理,可能会产生更多的弊端。

为确定现金收入金额与信用卡收入金额的合计数,应等于发票总额,除了每日核对会计记录与银行账户资料外,还可与顾客联络以确定其所付款项与发票金额是否相符,以及付款方式。如找出异常现象,要立即查出原因,对有疏失的员工加以处理。

4.在卖场上使用商品条码方式来控制。

收银台处,使用扫描“商品条码方式”来结账,可以达到避免“短收现金”的管理;此外人员结账多以条码方式,更有助于收银台的工作改善。

5.收银台的现金回收管理。

收银台由于现金累积速度快(尤其是在大卖场或旺季时),在管理上,单店工作要定时或定量回收,以防止意外发生。而多店式作业,总店会在某一时段,对各店的现金另做回收管理,以防止损失。

6.收银台人员的教育训练。

卖场的财物管理,以收银台为重点。因此,应针对收银台人员实施教育训练,确保工作流程的正确性;守法的坚定观念,在平时即要加以教导;此外,人员交班的现金结账、主管的稽查、盘点等,都是教育训练的重点。

7.每日账务核对。

卖场的收入包括有现金、寄账卡、信用卡、礼券、提货券、支票、各国的通行货币等。必须将每日的现金收入金额,与电脑上的账务资料相核对,才能掌握现金流程的管理依据。

8.现金存入银行。

营业所收的现金,每日应主动存入银行,以减少保管风险;至于大卖场现金更多,则有必要协调银行至卖场收款。无法立即存入银行的特别时机(例如放假日),则应事先备妥保险柜设备,及周全的保全设施,以避免现金损失的可能性。

9.定期或不定期的盘点货物。

为了防止现金销货记录产生不当或重大错误,可在每天、每周、每月,在业务终了时,实地盘存,掌握当天每样物品的销售数量,计算销货额,与当天或该周的现金收取额核对。亦即,依据所谓的盘存法,掌握销货数量,核对现金收取额,以确认销货全部加以记录。但此法仅能适用于物品数少、物品规格化或者销售单价高的企业,并非所有的企业都能够实施。

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