加强对时间的管理,做时间的主人,是领导者提高管理效率最先要解决的一个大问题。
领导都很忙,地球人都知道。很多人还是"两眼一睁,忙到熄灯",他们为什么这么忙?除了事无巨细都要去做的这个坏毛病之外,他们还忽略了一个重要的问题——对时间的重要性缺乏足够的认识,没有像重视其他资源那样去重视时间的管理和利用。
做任何事情都需要时间,领导工作也不例外。计划再好,目标再高,能力再强,没有时间去实施,一切只是空中楼阁。"时间就是金钱","时间就是生命",这是一条实实在在的真理。领导者如果忽视了时间的价值,必然会滋生这样一些毛病:办事拖拉、会议冗长、上班瞎掰、敷衍推诿、授权不明,有时候没事找事,有时候又无所事事等。
相反,一些工作效率高的领导,会非常重视时间这一珍贵的资源,注意科学地管理时间。他们珍惜时间,善于分析和使用时间,把时间应用到重要的工作中去,不仅大大提高了工作效率,将工作干得漂亮,而且还可以经常有时间钓鱼、陪陪家人。加强对时间的管理,做时间的主人,是领导者提高管理效率最先要解决的一个大问题。
时间是一种稀缺资源,不可再生,如何配置时间资源必须有个科学安排,安排得当,可达事半功倍之效,反之则事倍功半。领导安排自己的日程,应该遵循两个原则:一是优先原则,二是协调原则。
所谓优先原则,是指时间的安排必须有个优先顺序,集中精力把优先的事情做好,其他的事情可授权他人办理,在办理过程中给予关心就可以了,时间优先原则对领导来说特别重要。
犹太人有一个"第克泰特时间"的概念,中文意思是"专用时间",具体就是上班后的头一个小时。在这段时间里,必须将昨天下班到今天上班之间接到的信函、传真、E—mail等全部回复,用电脑打好并发出,或者用电话回复。在这1个小时内,拒绝任何人的来访,甚至电话也会拒绝。一个犹太银行家就严令他的秘书:"除总统和我的妻子之外,无论什么大事,不要把任何电话接给我。"所谓协调原则。就是指时间的安排必须协调平衡,这个平衡主要包括工作与休息,休息好才能工作好。泰戈尔说"休息与工作的关系,正如眼睑与眼睛的关系。"这个比喻太贴切了,眼睛睁久了,就得闭上一会,养养神;工作久了,就应该休息一下,这样才能提高工作效率,将工作做得更好。
第二次世界大战期间,70高龄的英国首相丘吉尔,日理万机,夜以继日地工作,但他工作起来总是精力充沛,令人惊奇。原来他很会安排休息时间,每天中午都上床睡1小时,晚上8时吃晚饭之前,又上床睡2个小时,即使乘车,他也抓紧时间闭目养神、打盹儿。正是这种主动休息的良好习惯,使他不觉疲惫,性格豁达,做出了惊人的业绩。他不仅是伟大的大政治家、外交家、还曾获获得诺贝尔文学奖。
领导者想要做时间的主人,摆脱繁琐事务的纠缠,腾出更多的时间来休息或者思考大事,还应该学会分析自己的时间。每个领导者在睡觉前,都应当认真地想一想:"我这一天,哪些时间是在干正事,哪些时间是白白浪费的。"还可以拿笔记录下来,这固然有些麻烦,但通过记录的分析,可以很容易找出哪些事情在经常浪费自己的时间,让自己远离这些事情,对提高工作效率是很有益处的。
领导者最节省时间的办法还是授权,凡是能够由副手、助手、下属完成的事情,不妨统统交给他们。即使一两次授权失误也没什么,总比自己一辈子忙忙碌碌要好得多。如果不授权,下属事事要向你请示,你肯定得考虑研究一番再作答复,既浪费了自己的时间,也浪费了下属的时间。
有人告诉韦尔奇,说自己一周要工作90个小时以上,韦尔奇马上打断他说:"你完全错了!请写下你一周内干的最主要的20件事情,然后进行仔细的审视,你将会发现,其中至少有15项工作是没有意义或可以请人代劳的。"不干没意义的活,尽量让下属干活,多思考最紧要的工作是什么并将精力集中在这上面,如此不仅能主宰时间、主宰自己,还能事半功倍地干好工作,这才是牛势领导。