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第47章 信息管理失控

决策提示

信息在现代决策中的作用非常重要,它是决策者进行科学决策的基础和前提。没有准确、全面、有效和及时的信息,决策就是无水之源,无本之木。毛泽东说过:指挥员正确的部署来源于正确的决心,正确的决心来源于正确的判断,正确的判断来源于周到的和必要的侦察,和对于各种侦察材料连贯起来的思索。可见,要进行科学决策,首先就必须取得相关的信息。

经典事例:匆匆而闪的流星企业

1981年,亚当·奥斯本创建奥斯本计算机有限公司。公司的新产品——便携式商用计算机,在某些功效上超过了市场上已有的微型计算机,而且重量轻,体积小,能放在旅行包里:售价只有苹果牌微机的一半,为1795美元。这是市场上第一种便携式计算机。便携式商用计算机受到广大消费者的青睐。奥斯本公司努力扩大生产线,以不断降低计算机的成本。

1983年春,该公司又推出了比奥斯本一号更便宜、设计更新颖的董事一号计算杌,并计划于夏末推出董事二号计算机;还准备推出功能更先进的维克森牌计算机。奥斯本公司自创建起,经过短短一年半:时间的经营,便迅速发展成为拥有4亿美元财产,在美国计算机市场上占有一席之地的大型企业。

然而,好景不长01983年9月14日,该企业因经费支出失控而无法继续生存,不得不申请破产。奥斯本公司成了流星企业。奥斯本是一位出色的技术专家、产品开发专家,而不是管理专家,他对于企业管理是个外行。他的特点是擅长思考、善于钻研,而不善于计算成本、驾驭市场。奥斯本自己也承认:“对于企业管理我是一窍不通,因为我从未受过任何专业训练,也许这就是导致我后来失败的主要原因。”

当奥斯本公司迅速发展后,其企业管理可以说是乱糟糟,最突出的是:作为一个处理信息技术的公司,却十分忽视信息管理工作,对市场行情、收支盈亏等方面的信息处理严重不足;对于公司有多少存货,多少剩余资金,经理人员却不知道。“每个人都随心所欲,想买什么就买什么”;账单不及时交给财务部门,以至于有些债务竟然没有入账;公司没有为新泽西州一处废品率高达40%的工厂的倒闭事先办理保险手续;公司也没有及时反映销售进度的报告制度和检验产品库存的有效手段;总经理们不掌握财务控制,以至于公司预期的利润竞突然变成了灾难性的亏损。

哈佛决策分析

由以上例子不难看出,信息是重要的。

现今是一个信息的时代,信息量呈爆炸性地增长,因此,如何在纷纷繁繁的各种喧嚣中寻找到你所需要的信息,是每位企业决策者都必须解决的问题。但是,企业不能仅仅收集信息即大功告成,还要管理信息。信息太少木够用;信息膨胀,充耳都是信息,分不清主次,分不清急缓,竞成了信息污染,也不是好事。

信息经多次传转,有可能造成某种程度上的数据失真,影响信息的准确性。用了不准确的信息反而坏了事,还不如不用。许多信息有极强的时限性,过期作废。有人利用某一信息发了财,另外的人利用同一信息却亏了本,原来是时过境迁了。有的企业可能收集到许多有用的信息,但是对A有用的,对B可能毫无用途。有的信息不显山不露水,没有专门的信息研究人员分析、提炼、挖掘,一般人根本“不识庐山真面目”。

所以仅仅拥有一大堆信息还不行,还必须能够在某部门、某人正希望马上得到时,能够及时送上最准确、最明白、无噪声的信息。因此,企业必须有效地实施信息管理,进行信息的收集、传递、储存、研究、加工、传送、维护和利用,实现辅助企业的事务处理和管理职能。没有管理,大多数的信息将失去价值。

信息管理的基本要求是:

(1)要方便于使用,在方便使用的前提下加强管理。这是信息管理的目的。不要为管理而管理,人为地制定不必要的繁琐的手续,影响信息效益的发挥。

(2)讲究信息管理的科学化。有条件的企业,对信息管理要努力从手工管理逐步过渡到用电子计算机进行管理,用电子计算机以事企业经营信息原始数据的加工、整理、传输、储存、检索和输出工作。在这方面,一些大型国有企业和“三资”企业已经提供了一些有益的经验。

延伸阅读:信息管理应注意的问题

从当前实际情况看,企业搞好信息管理要注意以下一些问题:

(1)建立信息索引,如同图书馆的管理一样,按类别、时间、资料来源等建立索引,以便于使用者查阅、使用。

(2)建立信息档案制度,把各种信息分类归档,以便保存、积累和长期使用。

(3)不断使信息管理工作完善化、科学化、制度化和现代化,创造条件向企业信息管理的电子计算机程序化过渡,建立必要的数据库。

(4)定期清理。目前,从多数企业看,信息管理工作才刚刚开始,但少数企业的信息管理工作已有一段历史了。为了方便使用,经过一定时间后,就需要对信息资料进行清理。信息有时效性,经过一定时间后,有些信息已失去了价值,没有必要继续保存,需要淘汰;而有的资料、数据经过一段时间后需要归并浓缩,否则资料、数据成堆,使有用的信息淹没在资料的海洋里。

(5)信息管理绝非可有可无的工作,因此,企业要有专人负责,设立相应的岗位;信息管理人员要保持相对稳定,防止由于人员的频繁变动,造成信息资料不必要的损失。

在科学技术高度发达的今天,一个企业要想在竞争中立于不败之地,关键在于信息是否灵通。《孙子兵法》曰:“知己知彼,百战不殆。”何以知己?何以知彼?靠什么来了解竞争对手的特点和条件?靠的就是信息,也就是我方的情况和对手的情况,孙子这句名言说的就是信息的极端重要性。

由于经济信息是流动变化的,在运用经济信息时,还要注意及时掌握信息反馈工作。要把企业经营计划完成情况、生产中的各种问题、产品销售业绩状况等,及时反馈给企业经营管理人员,以便于及时、有效地调整经营策略和生产计划,避免出现不必要的损失。

企业要加强经济信息的管理工作,就必须建立信息机构,在系统内外建立信息网,互相交流,共享信息,提高经济信息的利用价值。

2要点总结

有人说,真正的企业主管必须是信息大师,他的脑子是决策的思想基地。作为企业主管,你无可避免地需要面对决策工作。

你必须深知你所收到的数字是否合理。如果你认为它们不合理,此时最好是丢弃它们,再去寻求更合理的数字。决策中的错误很多与收集了错误的信息有关。

回顾你以前做过的几项重要决定,可曾犯了信息偏航的毛病?虽说人难免受惰性、经验、偏好……等因素的影响,但如果能对这些人性的弱点有所警觉,就不致被它们牵着走。在这优胜劣汰的世界里,讲的不是“绝对”,而是“相对”——只要能相对于别人,少犯一分信息偏航的错,你的蓝图相对就会多一分正确,决策也就会多一分成功率。

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