为什么原始凭证的签字那么重要,因为现在不论是在银行邮局还是餐厅超市,时时处处需要签字,名字已成为一个人的标志。一个人的签字可以是签合同的凭证,可以是提款的依据,也可以决定成千上万资金的流动,如果签字太过简单的话很容易被模仿,一旦签字被冒用的话,特别是在银行等地,后果将不堪设想。从财务上来说,一份原始凭证必须经领导审批,原始凭证要有领导签字,有关经手、验收、复核人员签字要齐全。全部齐全了,这才是一分有效的原始凭证。
有些企业的老板在这方面的意识非常的淡薄,财务上需要签字的地方,经常一个电话就解决了。凭证没有签字等于是没有效的,无效的凭证无法用来做账。如果是因为一个签字问题让企业遭受不断看似细小的损失,积累下来就是很严重的问题。企业的老板不能不重视。
原始凭证为什么那么重要,因为原始凭证是记录经济业务明确经济责任据以填制记账凭证、登记会计账簿的基础性会计资料,是反映经济活动的发生或完成情况,明确经济责任的书面凭证。
企业财务人员在实际的操作过程中一般会存在下面的问题,而这些问题同时也是审计人员重点审计的地方:
1.形式不规范
(1)所取得的原始凭证项目填写不全,不符合会计基础规范的要求,有的不填日期、接受凭证单位的名称,有的业务内容、数量、单位和金额填写不全,有的没有填制单位的名称和财务(会计)专用章。
(2)报账列支的手续不全,存在无财务人员审核、无经办人员签字或其他证明力不足等。
(3)对外用内部结算票据或普通收款收据(或自制收据)替代发票或财政收费票据。
(4)一些基层单位的维修费用、简单的基建支出都是白条入账。
2.内容不真实
(1)经济活动内容不真实,将一些无法入账的票据开出正式发票以会议费或小车修理费的形式列支报销。
(2)虚开、虚报支出票据,套取现金,有的企业是为了给职工搞点福利,有的则是自己要得到实惠。
(3)发票的号码与日期存在倒置,报销的票据存在连号等问题,说明未如实反映经济活动发生的时间或发票内容虚假。
从财务的角度看,造成原始凭证不规范,甚至失真的原因是:
●内控制度不健全、不落实。不少的企业内控制度不健全、不落实,财务管理松弛,没有严格、规范的验收审批制度。
●财务人员履行职务责任心、原则性不强。一些财务人员审核把关原则性不强,有的以企业的老板审批代替审核,只要是领导批了的,什么发票都可以报销。
●有些企业的老板法制观念淡薄。
●一些支出不好直接入账,就采用变通发票的内容来入账。
上面是从企业原始凭证对外所要注意的问题,在企业内部,同时也存在错误和舞弊,而这些错误和舞弊是企业的老板要特别注意的,这是企业内部的财务人员通过对原始凭证做手脚,达到私人目的。企业老板有必要对这些问题多加注意,防止内外都出现问题。
3.原始凭证中容易出现的其他错误与舞弊
(1)内容记载含糊不清,或故意掩盖事情真相,进行贪污作弊。
(2)单位抬头不是本单位。
(3)数量、单价与金额不符。
(4)无收款单位签章。
(5)开具阴阳发票,进行贪污作弊。
(6)在整理和粘贴原始凭证过程中进行作弊。
例如:利用单位原始凭证粘贴、整理不规范的弱点,在进行粘贴、整理时,采用移花接木的手法,故意将个别原始凭证抽出,等以后再重复报销;或在汇总原始凭证金额时,故意多汇或少汇,达到贪污其差额的目的。
(7)模仿领导笔迹签字冒领。
(8)涂改原始凭证上的时间、数量、单价、金额,或添加内容和金额。
企业要想健康发展,离不开每一个细节上的控制。所以企业的老板对原始凭证要认真签字,这方面的财务意识也要不断地加强。