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第29章 职场有礼仪——顺畅上下,毫不费力(3)

10同事相处有礼节

同事相处讲礼节,可以增进感情,消除隔阂,共谋事业发展。在职场中人们更多的时间是与同事一起度过的,同事间人际关系的好坏直接影响着我们的工作成绩和工作效率。如何处理好同事之间的关系,是职场交往中必须优先考虑的重点问题。

1同事关系的特点

同事之间朝夕相处,利害相关,相互关系的首要特点便是既合作又竞争。很多具体公务需要同事的配合才能完成。离开了合作,工作无法完成。但不可否认的事实是,在同一单位工作的同事为追求工作成绩、赢得上司的好感、获得升迁机会,不可避免地会发生种种利害冲突,使得同事间天然地存在着一种竞争关系。而这种竞争在很大程度上不仅仅是一种单纯的、真刀真枪的实力较量,而且还掺杂了个人情感、社会背景、与上司的关系等复杂因素。这种合作竞争的关系导致同事之间既需要互相配合、紧密协作,也可能出现互相拆台、相互争斗的情况。

其次,同事之间相处时间较长,几乎天天在一起工作,低头不见抬头见,各自的性格特色、优点和缺点也暴露得比较充分。朝夕相处,可能使同事关系发展成为一种最为密切的友谊。但当个人行为上的缺点和性格上的弱点被人为放大之后,会引发出各种各样的瓜葛、纠纷,彼此之间可能会因为一些无足轻重的琐事发生对立或矛盾冲突。这种对立和冲突有些是表面的,有些是隐藏的;有些是公开的,有些是背后的;有些是表现于外的,有些是潜伏于内的。种种的不愉快交织在一起,日积月累便可能在特定环境下使矛盾激化。

我们提倡通过学习不断提升个人修养水平,避免同事间矛盾升级。

日常工作中,如果你对待同事热情、友好、大方,满怀善意,你得到的将是理解、信任和友谊。相反如果你对待同事冷淡、刻薄、斤斤计较,则只会招致同事的反感。一个单位里,属于后者的人越多,人际关系就越复杂,内耗也越严重,工作效率就越低。相反,大家都集中精力于工作,不过多地关注别人的缺点,人际关系就会比较正常、简单,工作效率就会提高。“多琢磨事,少琢磨人”,这的确是处理好同事关系的一条重要原则。

2与同事相处的技巧

事实上,人际间的个体差异是很小的,每个人都有足够的条件在事业上取得成功。而成功之路上最有力的支持来自同事。要有效地赢得同事的支持需要掌握必要的同事间相处的技巧,这些技巧包括:

(1)无论你多么能干和多么自信,也应避免孤芳自赏,更不要让自己成为一个孤岛。在同事中,你需要找一两位知心朋友,平时大家有个商量,互通声气。

(2)想成为众人之首,获得别人的敬重,就要小心保护自己的形象。不管遇到什么问题,无须惊慌失措。凡事都有解决的办法,你要学会处变不惊,从容面对一切难题。

(3)当你发觉同事中有人总是跟你唱反调时,不必耿耿于怀,这可能是“人微言轻”的关系。对方以“老资格”自居,认为你年轻,工作经验不足,你应该想办法获得公司一些前辈的支持,让人对你不敢小视。

(4)若要得到上司的赏识与信任,首先你要对自己有信心,要懂得自我欣赏,不要随便对自己说“不”字。尽管你缺乏工作经验,也无须感到沮丧,只要你下定决心把事情做好,必有出色的表现。

(5)凡事须尽力而为,也要量力而行。尤其是你身处的环境中,不少同事对你虎视眈眈,随时准备指出你的错误,你需要提高警觉,按部就班把工作完成。创意配合实际行动,是多数成功者的共同选择。

(6)利用业余时间与其他同事多沟通,多交流,以增进感情,消除彼此之间的隔阂,这将有助于你的事业发展。

11与上司相处有礼仪

职场人际关系中最重要的问题之一就是与上司相处。皮鲁克斯说:“一个人必须要精通与领导相处的策略,才能以最完善的方式通向成功之路,因为每个人都不是孤立的,都是处在一定的等级关系之中。”

任何一个单位和组织都有一个权力金字塔,如果你位于底层或中下层,如何与上司相处就是一个值得你认真思考的问题。解决好这个问题,不但可以有效地提高工作效率,有助于个人未来的发展,也有利于组织的整体协调和稳定。

讨论与上司的相处之道绝不是提倡请客送礼、溜须拍马,搞庸俗关系。与上司和谐相处的核心目的是在给自己营造一个良好工作环境的基础上,促进组织内部的和谐与团结。

下属在处理和上司的相互关系时应特别注意以下几点:

1不要给上司不必要的压力

人们选择工作的目的不同,但谋生是多数人考虑的基本问题之一,你的上司也不例外。你怕不受重视,怕得不到信任,甚至丢掉饭碗,你的上司也和你一样,只不过他所担心的问题与你不完全相同。对你而言,他是上司,但在他上面,还有一层上司,他又成了下属。作为上司,他要带领下属完成工作任务,而下属的表现有时也会给他带来压力;如果下属能力不够,他会担心工作做不好而影响他的业绩;如果下属能力太强,事事出众,他又会担心你动摇他的领导权威,影响他在组织中的形象,更怕你取而代之。这是普通人的正常心理。

每个人都有自己的心理防御系统和自卫空间,如果你侵犯了他人的领地,就会遭到反击。无论怎样,作为下属切忌目中无人,尤其当下属能力很强的时候,更应该留出一点空间,避免给上司不必要的心理压力。这是一种与上司相处的艺术,也是一种明智的生存手段。当下属能力确有不足时,要有紧迫感,努力通过学习提高个人素质,以胜任工作要求,减轻领导压力。

适时向自己的上司“请教”也是减轻上司心理压力的一种有效手段。即使你是某一领域的专家,也应尊重他的职位,和他讨论一些相关问题,请他提出意见。必要时可根据他的意见对原有计划做一定的调整。

2适时赞美你的上司

现代管理思想认为组织中的每个人都需要激励。员工需要上司的夸奖,上司其实也需要下属的赞美,尤其是在上司的领导在场的情况下。下属的赞美,既表明了对上司能力的认可和服从,也是对上司的有效激励,可以让上司更加积极地投入工作。

3合理提出建议

下属提建议时,要注意多从积极的角度考虑问题,要有理有据地阐述个人见解。有民主意识,还要有民主素质,要懂得尊重他人的意见,尊重上司的意见。这样,上司才会承认你的才干。

对上司个人的工作提建议时,尽可能谨慎一些,必须仔细研究上司的特点,研究他喜欢用什么方式接受下属的意见。大大咧咧的上司可用玩笑建议法;严肃的上司可用书面建议法;自尊心强的上司可用个别建议法,也可用寓建议于褒奖之中的方法,都会有理想的效果。

4上司也需要下属的关爱

在关键时刻,上司才会真切地认识与了解下属。人生难得机遇,不要错过表现自己的机会。当某项工作陷入困境之时,你若能大显身手,定会让上司格外器重你。当上司本人在思想、感情或生活上出现矛盾时,你若能妙语劝慰,也会令其格外感激。此时,切忌无动于衷、漠然处之。

5不要过于计较个人得失

下属喋喋不休地向上司提出物质利益要求,超过了上司的心理承受能力,他会觉得压抑、烦躁。即使利益得到了满足,上司做出了让步,但他并不会感到愉快。“世间自有公道,付出就会有回报”,即使上司一时没有给予与付出相应的合理回报,也不宜表现得过于计较。

6与上司交谈时,不可锋芒毕露

你的聪明才智需要得到上司的赏识,但在上司面前故意显示自己,则不免有做作之嫌。上司会因此而认为你是一个狂妄自大、恃才傲物的人,而在心理上拉大与你之间的距离,妨碍你未来的发展。

7体会上司处境,理解上司难处

与上司相处,要学会换位思考,这有助于更好地体会上司的心理。作为领导者要处理各种问题,平衡各种关系,寻找最佳的问题解决办法。下属要主动地帮助上司分忧解难。

12工作会议礼仪

所谓工作会议,是指工作单位的领导人,将员工组织起来,就某些专门问题进行研究、讨论,必要时做出决定的一种活动形式。不论企业单位还是事业单位,召开工作会议都是十分平常的事。因此,要求工作人员必须掌握会议的相关礼仪。

按照会议进行的先后顺序可以将会议礼仪分为:会前礼仪、会议期间的礼仪,会议结束后的礼仪。

1会前礼仪

无论何种会议,会前准备工作都很重要,一般包括如下几个方面:

(1)拟定工作会议主题

在举行工作会议前,有关领导必须先确定好会议主题,包括会议名称。主题确定后,负责筹备会议的工作人员,则应围绕会议主题,策划会议的规模、时间、议程等事项,并注意分工要明确,将任务具体分配到个人身上。

(2)拟发通知

会议举行之前,要提前通知各参会者,如果需要邀请兄弟单位的相关领导或嘉宾,还需以正规的形式向其发出邀请函,并派专人送达。

拟发会议通知时应注意以下两个方面:

第一,通知内容具体、详细。工作会议通知内容一般包括:标题、主题、会议时间、出席对象、报到时间、报到地点等七个要点。拟写通知时,应保证其完整性和规范性。

第二,把握好送达时间。会议通知拟好以后,需及时通知参会者,不得拖延时间,以免出现缺席现象。

(3)准备好文件材料

会议文件材料应该在会议举行前准备好,单位相关领导人对文件材料的拟定应仔细斟酌。主要包括会议的议程、开幕词、闭幕词、主题报告、大会决议、典型材料、背景介绍等。需要在会前下发的文件,应及时发放给参会者。

(4)常规性准备

工作会议召开之前,具体细节问题不能忽视,如布置会场、会议用品的采购等。

第一,布置会场。选择好会议召开的场地,将会议所需的桌椅摆放整齐;所需用品,如空调、录音、通风设备、摄像机等准备齐全。注意:会议所需用品需要提前调试好,以免会议召开后出现麻烦。

第二,采购会议用品。会议召开期间少不了笔、墨、纸张、文件夹、名片、饮料、声像用具等,这些会议必需品在召开前都应该准备齐全。

2会议期间的礼仪规范

负责会议具体工作的相关人员,在会议召开期间要做好下列工作:

(1)迎宾

如果单位召开的会议比较正规,在举行期间,需要安排迎宾人员,在会场内外负责迎送,引导,陪同参会人员。重点照顾单位邀请的贵宾及老、弱、病、残、孕者。对参会人员的要求,要尽可能地满足,力求有求必应。

(2)签到

目前公司签到的方式一般有三种情况:一是签名报到;二是刷卡报到,三是交券报到。会议召开期间,负责此项工作的工作人员,应做好本职工作,并及时向有关领导汇报。以便掌握到会人数,维护会场纪律。

(3)安排饮食

如果会议历时较长,会议中间应为参会者准备好工作餐,同时,提供卫生可口的饮料。饮料选择以便捷、卫生为主,最好不要选择频频续水的饮料。对于外地来宾,还应为其准备好住宿的地方,一般选在交通方便、清静、整洁的位置。

(4)做好会议记录

正规的工作会议,需要有专门负责记录会议内容的工作人员,记录方式有笔录、打印、录音、录像等。

会议记录的内容一般包括:会议名称、出席人数、时间地点、发言内容、讨论事项、临时动议、所做出的决定。记录时力求做到条理清楚、整齐、准确。

3会议结束后的礼仪

做任何事情都不能虎头蛇尾,要做到有始有终,会议结束后同样要遵守礼仪规范,认真有礼地做好后续性工作,使会议获得圆满成功。

会议结束后的礼仪大致分为以下几个方面:

(1)将会议上所做出的决定以文件形式下发

一般情况下,工作会议结束以后,会上对某些问题做出的决定需要及时下发到个人,这就要求负责该项工作的工作人员,有较高的工作效率。

(2)整理会议材料

会议中所做出的决定并不是每一件都可以下发到基层工作人员手中的,还有一些保密性的文件,这就要求工作人员及时将会议材料整理出来,该下发的准时下发,该保密的文件整理好以后交到有关负责人手中。值得注意的是:相关保密材料如图文、声像材料一定要谨慎处理,如数上交。

(3)预订返程票

会议结束后,主办单位应尽地主之谊,为外地参会者定购返程车、船、机票,并安排工作人员、车辆将其送往车站、机场、码头。对于来宾的行李,工作人员应主动负责托运。

在工作会议中,讲究礼仪规范的好处很多:一方面强化单位整体形象,一方面提高个人文化修养,一方面规范会场纪律,可谓一举多得。

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