从事商务活动,要懂得商务礼仪规范,了解并遵守一定的商务礼仪,不仅有助于树立良好的形象,而且有利于在商务活动中赢得对方的尊重和信任。
1商店营业员的待客礼仪
商店营业员的言谈举止是否符合礼仪,不仅关系到其个人的形象,而且影响到商店的信誉及其经营的成败。因此,商店营业员懂些待客礼仪是非常必要的。
1接待顾客礼仪
商店的柜台,是商业工作人员为顾客服务的重要场所。顾客来到商店购物,既是对商店的信任,也是对营业员的信任。因此,接待顾客的礼仪,应注意以下几个方面:
(1)要保持柜台的清洁。营业员在开门营业之前,要事先做好清洁卫生工作,把柜台和货架抹擦干净,努力创造窗明几净的购物环境。如果是经营散装易污的商品,在营业过程中,应及时抹擦柜台,以免弄脏顾客的衣物,决不能对柜台上的污迹和货架上灰尘视若无睹。
(2)经营食品的柜台,要严格遵循食品卫生法中的规定。散装食品要盛放在清洁的容器中,并且加盖放置。营业员要戴口罩,穿制服,使用食品夹,不能随便用手抓取食品。营业员还要特别注意个人卫生,勤换工作服和口罩,不要留长指甲,在营业时不要搔头皮、掏耳朵和挖鼻孔。
(3)合理陈列商品,商店要有一个方便顾客选购的布局。首先,应当考虑到为顾客购物提供方便,尤其分楼层的大型商店,更要考虑顾客搬运商品的迅速、便捷。商品陈列应当既分门别类,又突出重点,适合开架出售的商品,应开架售货,以便顾客随心所欲地自选购物,在更大程度上体现顾客的自由度。适合柜台方式营业的商品,也要摆放整齐,便于顾客观看和选择。总之,在陈列商品时,布局要合理,货架与柜台要相互呼应,相互补充。
(4)商品要明码标价,保证货真价实。商品牌价上要准确无误地标明实际价格,还要注明产地、规格和型号,使顾客能够一目了然。另外,严禁出售假冒伪劣商品,严禁使用各种欺骗手段哄抬物价、欺诈顾客,侵犯消费者权益。这是因为质量是产品或服务进入市场的通行证,商业服务只有占有质量优势,才能使自己的服务成为有效的投入,从而在市场上赢得竞争力。
(5)商品出售后,应定期追踪调查,免费检修,这既维护了顾客的利益,又使商品赢得了信誉。那种商品出门概不负责的做法,既违背商务礼仪,也必将失去客户。
2营业员要注意的礼仪
(1)主动迎客,微笑服务
顾客进店后,营业员应以亲切的目光相迎接,欢迎顾客的光临。对顾客要始终保持微笑,以微笑接待顾客,会使顾客感到温暖,产生“宾至如归”的感觉。国外不少行业认为“微笑是打动人心最美好的语言,是通向世界的护照”。我国也有句俗话——人无笑脸休开店。表情冷漠地面对顾客,会让顾客望而生畏,甚至打消买东西的念头。因此,缺少微笑的营业员,必将缺少顾客的光临。
(2)注意言谈举止,文明礼貌
营业员着装要得体,整洁大方。不要敞胸露怀,不要捏拳捋袖,夏天不能穿着背心、拖鞋营业。
站立时不能靠在货架上或趴在柜台上,东倒西歪,无精打采。身体要自然放松,精神要饱满,面带笑容,目光亲切。
营业员不准在营业时间吸烟,更不允许叼着香烟和顾客说话,甚至把烟雾喷到顾客脸上,因为商店是公共场所,禁止吸烟,应该从营业员自身做起。
要轻拿轻放,动作要轻巧,不能隔着很远就把货物往顾客面前乱扔一气,那样做是对顾客极大的不尊重。
收款时应坚持唱票,避免发生差错;找零时,要双手交到顾客手中,不能随手一丢。
(3)要准确无误地解答顾客的各种提问
解答要热情,声音要轻柔,答复要具体。解答顾客的提问时,应面对顾客,文明解答。不可低头不理,或者含糊其辞,或者心不在焉,边回答边干其他事情。
应礼貌应答,不能冲撞顾客。无论顾客所提出的问题在营业员看来如何幼稚,甚至是“多余”的,营业员都应很礼貌地答复,不能露出不屑一顾的表情,甚至讽刺挖苦顾客,这些行为都会伤害顾客的自尊心。
要有问必答,百问不厌。有些顾客挑选商品时会不时发问或者反复问一个问题,有时几位顾客会同时发问,让人不知听谁的好。营业员应有充分的耐心,沉得住气,详细地解答。
要真诚解答,实事求是。对商品的质量、材料等,都应真实介绍,决不夸大其词,弄虚作假。如果营业员自作聪明,利用伶牙俐齿信口开河,靠欺骗推销假冒伪劣商品,引诱顾客上当,便是严重的商业道德问题,也是与商务礼仪背道而驰的。
2商务接待礼仪
热情、礼貌、周到的接待,不仅体现接待者个人的素养,也能为本组织赢得良好的声誉。因此掌握一些接待礼仪在商务活动中也是非常重要的。
接待,是现代社会中常见的交往形式,古人言:“有朋自远方来,不亦乐乎。”礼貌待客是中华民族的传统美德。随着社会的发展进步,商务礼仪的重要性被展现得淋漓尽致。而接待礼仪就是其中的一种,它将成为决定商务活动成败的因素之一。
随着经济的快速发展,商务往来也逐渐加快了频率。于是,商务接待工作与商务交往范围便形成了正比,商务交往范围越大,商务接待工作显得越重要。虽然所接待的对象不同,但接待的礼仪却大同小异。
商务接待分为两个阶段,每个阶段都有不同的礼仪要求:
1迎送的礼节
对应邀前来的谈判者,在他们抵达时,均应安排相应身份人员前往迎送。迎送的具体内容包括:
(1)确定迎送规格
主要依据前来谈判人员的身份与目的,适当考虑双方关系。己方主要迎送人的身份和地位通常都应与他方主谈人对等,业务也应对口,一般以己方主谈人为宜。己方当事人因故不能前往,应由己方职位相当人士和当事人之副职助手出面。无论如何替代,均应向对方做出详尽解释。迎送人员应比对方抵达人员略少,为己方谈判班子的主要成员。若有发展双方关系或其他方面之需要,亦可破格迎送:安排较大的场面,出场更高身份的己方领导等。
准确掌握他方谈判班子乘坐的交通工具及其抵达时间,及早做好迎送车辆的准备。送行,己方人员可与他方人员同车而往;迎接,则应在对方乘坐的交通工具抵达之前到达迎接地点。迎送地点一般均为对方所乘的交通工具的停泊之地即车站、码头、机场。特殊情况下迎接时,亦可先派一般工作人员前往迎人,然后在己方场所或客方下榻之地专门举行迎接仪式。
(2)介绍
通常先将前来迎送的人员介绍给来客,介绍的顺序一般为先介绍职务高的,然后依次介绍职务较低的。若介绍者自己为在场人员中职务最高者,应将自己放在最后介绍。亦可先介绍年长者与女性,然后依次介绍较年轻者与男性。互相介绍过程中,主动的一方如条件具备,应同时赠与对方自己的名片。赠与名片时,应持恭敬态度,双手递与对方,双手高度介于腰胸之间为宜。接受对方所赠名片,亦应持恭敬态度,双手接过,并仔细观看后,慎重地放入自己的衣服口袋或名片盒内。客人初来乍到,较为拘谨,主人应主动招呼和关心客人,为谈判奠定良好的情感基础。
(3)陪车
应请客人坐在主人的右侧,并主动为客人打开其乘坐一侧的车门,如有译员,可坐在司机旁边。在特殊情况下,若己方负责人亲自开车,可邀对方负责人坐在自己身旁。
(4)食宿安排
迎接客人之后,应将其直接送至下榻处。在客方住宿落实后,应陪同客人进入其房间,检查一下客房设施是否完备,对客人起居有无不便,并主动征询客人的意见。若无须更换房间,则稍坐即应告辞。客人旅途疲劳加之准备谈判,应让其安静独处,休息思考。一般而论,在客人抵达当天,应为其设便宴接风。迎送人员在告辞时,应将接风之便宴时间安排告知客人,请其届时在客房内待我方人员前往引导,亦可委托其下榻处公关人员、服务人员前往引导。
迎接为谈判礼节的序幕,事关谈判氛围之情状。利益对抗较剧烈的双方,可能因为迎接之周到得当,为谈判准备好恰当氛围及情感基础,会化解双方矛盾,促进谈判的成功。利益较为协调的双方,也完全可能因迎接不热情、不得当,致使双方情绪对立,谈判氛围恶化,使谈判无功而返。英美俗谚“第一次印象也就是最后的印象”,说的正是这个道理。迎接安排热情周到,就完全可以制造出关于谈判的良好“第一印象”。欢送则为谈判礼节的闭幕,关系到双方的信任、信用、协议的贯彻维护、继续合作与继续谈判等,亦是为之奠定感情基础的环节,所以万万不可认为谈判已结束或中断,便随随便便应付。迎送均应善始善终,不可虎头蛇尾。
2会务活动的礼节
谈判的会务活动指谈判期间安排的非会谈性活动,如参观游览、观看文艺演出、联谊娱乐、宴请等。因双方仍以组织身份集体参加,所以应纳入谈判的正式活动,它在实质上是具体会谈的延伸与补充。安排会务活动,一为调剂双方谈判人员的脑力、体力,使其得以休息解除疲劳;二为联络双方感情,为谈判的深入及顺利发展进一步准备条件。谈判告一段落或取得成果,也要安排一定的会务活动巩固关系或加以庆贺,其礼节要求包括:
(1)参观游览、观看文艺演出、联谊娱乐活动等
己方谈判人员应尽量全体陪同,若负责人或主要人员因故不能参加,应做出解释。参观游览时己方应有1~2人在前引导,其余人杂散于客方人员中陪同,己方人员还应向客方人员作介绍、讲解,活跃参观游览的气氛;联谊娱乐活动应组织周密,开场后,己方人员应致简短欢迎辞。
(2)宴请
一个谈判周期,宴请一般安排3~4次为宜:接风、告别各一次,中间视谈判周期而定1~2次。宴请时使用请柬或口头邀请均可。席位安排按国际惯例,主桌一般应安排在最里边,离致辞处最近。男女应掺插安排,主宾应安排在主人的右上方,以示尊重;同时准备致辞,接风便宴致辞可临场即兴发挥,其余的应针对不同情况作一定的专门准备,特别是告别或答谢宴会致辞,致辞不应提及具体谈判内容及问题,应强调合作,渲染气氛。
3商务谈判礼仪
在谈判中,礼仪都是必不可少的,它不仅体现出一个人的素质、涵养,还有利于激发与谈判对手之间的感情。
所谓谈判,又叫做会谈,指从事商务活动的人,因为工作需要,代表自己所在的行业、部门单位,与其他行业、部门、单位人士进行有组织、有准备的协商、讨论活动,以便互让互谅,求同存异,就某些问题达成一致,实现各自利益。
谈判是正式商务活动的重要内容,这就要求参与商务谈判者应知晓谈判礼仪,这样才能在谈判过程中出类拔萃,树立自身良好的职业形象,为商务活动的顺利进行做充分准备。虽说谈判讲究的是理智、利益、技巧和策略,但其中也包含着人情。在谈判过程中,与谈判对手以礼相待,容易引起双方共鸣,促使谈判迅速、顺利进行。在整个谈判过程中,方方面面都不可缺少礼仪。怎样才能成为一个懂礼仪的谈判高手呢?不妨参考以下几点:
1谈判筹备礼仪
(1)在进入谈判前,注重打造外在形象
参与正式的商务谈判时,与会人员一定要注重外在形象。因为,外在形象是礼仪的另一种表现形式。男士着装一律以深色西装、白色衬衫、素色或条纹领带、深色袜子、黑色系带皮鞋为主。参会前应理发、剃须,把整洁、得体、端庄的外表展现在众人面前。切勿蓬头垢面,胡子乱、长,这是对别人不尊重的表现。女士着装应本着传统、简约、高雅、规范、正式的原则,以穿深色套裙、白衬衫、肉色长筒或连裤式丝袜,黑色浅口高跟鞋为主。适当的化些淡妆,将头发梳理整齐。切勿过于暴露、时尚、摩登。披头散发是女性出席谈判场合的大忌。
(2)谈判现场的布置
选择合适的谈判会场。对谈判会场的布置,应突出其特有的风格,它不仅关系到谈判结果与进程,而且还直接涉及礼仪的应用问题。因此,不可忽略谈判地点这个细节问题。那么怎样安排谈判地点呢?按照谈判地点的不同可分为以下四类:
第一,主体谈判。指将谈判地点安排在东道主所在单位,称之为主体谈判。一般情况下,将谈判地点安排在主体方,对东道主有很大好处,即拥有较大的主动性。
第二,客体谈判。指将谈判地点安排在客体所在单位,称之为客体谈判。通常认为,将地点安排在客体一方,客体就具备了一定的优越性,掌握了谈判的主动权。
第三,异地谈判。指将地点选择在第三方,既不安排在主体方也不设在客体方,这种谈判较为公平,谈判双方处于同一个起点,避免了外界因素干扰。
第四,交叉式谈判。指将谈判地点主客互换。正式的商务谈判,不仅仅是一次性的谈判,大多情况下要进行多次协商,谈判地点的选择应该以主客轮流的方式设立,这种谈判对双方都比较公正。
(3)具体操作
基于谈判地点选择的重要性,要求谈判双方共同商议谈判地点,然后布置现场,为谈判做准备。商议谈判地点与布置现场都包含着礼仪成分,是不可忽视的两个问题。
第一,商谈地点时应注重礼仪要求。在商议谈判地点时,既要听取对方意见,也要有一定的主见,不能对对方听之任之,当然也不能固执己见。而要从整体利益出发,心平气和地与对方商议,选择最优结果。
第二,布置现场的礼仪要求。假如现场安排在主体一方,东道主应该自觉地承担会场布置任务,以尽地主之责。
(4)注重谈判座次的摆放
正式的商务谈判,座次安排同样可显示出优势与劣势问题,任何一方的谈判人员都不愿意坐在下风位置,因此,谈判座次安排具有较强的礼仪性。一般分为两种情况:
①双方进行谈判
所谓双方谈判,是指参与谈判的是由两方人士组成。这种谈判方式,在一般性商务谈判中较为多见。
座次排列如下:
第一,如果谈判桌的摆放采取横放制,主方人员应面对门而坐,客方应背对门而就座。双方主谈判者可居中就座,其他人员按照职位、级别,以先右后左的顺序各自就座。双方主谈者的右侧之位,在国内谈判中可坐副手,而在涉外谈判中则可视为译员的专座。
第二,如果谈判桌的摆放采取竖放制,具体排位时以进门的方向为准,客体方应在左侧方就座,而主体方选择右侧方就座。双方主谈者和其他人员的具体座次安排与谈判桌横放制相仿。
②多方同时进行谈判
所谓多方同时进行谈判,是指参与谈判的由三方或三方以上人士组织进行的多边谈判活动。其座次安排同样有两种方式:
第一,随便就座。这种座次安排没有过多要求,较为随意。各方谈判人士可自由就座。
第二,设立一个主席台。主席台应设立在面对正门的位置,是专门为各方发言人讲话时准备的。其他人员一律面对主席台就座。需要注意的是:各方人士发言后应自动离开主席台。
③议程、策略准备