预算是管理人员用来控制和指导经营活动的依据。客房预算是饭店预算的基础和重要组成部分，又是客房管理的任务和经营目标的集中体现。它直接决定客房管理的资源分配、资金使用、劳动消耗及经济效益。通过制定客房预算，可以有效地控制客房部各项成本、费用，提高客房部的经济效益。
5.3.1 制定客房预算的依据和原则
5.3.1.1 编制预算的原则
（1）实事求是原则预算的编制必须实事求是、客观科学，按照客房部的实际情况及经营管理需要进行确定。在编制预算的过程中必须注意以下几个问题：首先，预算指标的确定应以历史数据、调查资料为基础，合理确定；其次，预算指标的确定应以市场预测为依据，紧跟市场需求于变化来科学确定；再次，预算指标的分解应充分考虑行业特点。饭店对预算指标的分解应考虑饭店业季节性强的特点，合理分解预算目标，使客房各阶段的目标符合季节波动的实际情况。同时，还应保持一定的先进性，充分发掘内部潜力，准确把握市场发展趋势，充分调动员工的积极性与主动性。
（2）轻重缓急原则编制预算时，全部预算项目按照轻重缓急的原则，充分考虑预算的优先顺序。
第一优先：饭店来年必须购置的项目。
第二优先：饭店增加享乐程度和外观的新项目。
第三优先：饭店未来两年内需要添置的项目。
一般酒店在开业三年以后，就有必要对某些设施进行更新、改造和重新装饰，这些更新项目往往占了预算开支的一大部分，但是如果能将过去所购物品的购买时间和使用时间记录在案，那就会给客房管理人员的年度资金预算计划提供很大的方便。
（3）充分沟通原则客房预算的编制是在饭店总经理领导下，根据饭店财务部决策的统一布置，与餐饮部、康乐部及其他部门的预算同时完成。同时客房部门要负责整个酒店的家具配备工作，因此，客房管理人员必须与其他部门负责人保持联系，以便协商确定客房部与这些部门预算统一制定。
5.3.1.2 编制预算的依据
（1）饭店在整个计划期内的经营预测。例如，饭店的营业收入、利润目标，客房的年出租率等。
（2）客房部设备设施、劳动力现状及趋势。如设备设施的使用年限及其磨损、报废情况，劳动力的构成比例、流动情况，未来物价、工资水平的变化等。
（3）饭店经营的历史资料。如前期的营业收入、出租率等情况。
5.3.2 客房预算的编制
编制客房预算时，通常要以计划期内的经营预测、经营历史资料、资源情况、客源状况等为依据，采用科学的方法，准确预测，合理确定，并且要保持预算的连续性和完整性。
5.3.2.1 客房营业收入预算
客房营业收入预算是预算编制的起点，必须尽量确保其准确性。客房营业收入实际包括两个方面内容。
（1）房租收入预算它是客房营业收入预算的最主要内容，是由客房出租率、客房双开率、平均房价的高低决定的。
（2）除客房收入外的相关收入如洗衣房收入、客房酒吧收入等。这些营业收入应于房租收入预算指标分列，真实反映本部门的预算和实际经营效果。洗衣房与客房酒吧收入可以根据上一个计划期已经达到的水平大致已经确定。在实际工作中，准确预测房租收入相对较为困难，需要首先确定客房出租率、平均房价等，然后才能编制预算。
5.3.2.2 营业费用预算
客房营业费用项目很多，包括房屋和家具用具、洗衣房的机器设备等固定资产的折旧、员工工资与各项福利开支、水电费、燃料费、各种物料消耗、维修费用及税金等。客房营业费用预算是在客房收入和出租率预测的基础上制定的。
5.3.2.2 营业费用预算
客房营业利润预算是以收入预算和成本利润预算为基础的，营业利润是由预算期客房的各项营业收入减去客房的营业成本、营业费用和营业后税金的余额。
5.3.3 客房预算的执行与控制
控制是管理的基本职能之一，客房预算的控制是饭店内部管理的重要部分。只有预算而缺乏有效的控制，预算就会失去实际意义，无法实现经营目标。客房部预算经过审批后，必须严格执行，并对执行情况进行检查，一旦与实际状况发生较大的误差，必须及时采取措施，以确保预算指标的完成。同时，还要对客房预算的执行情况、经营状况等进行研究与分析。
由于决定客房部经营效益的要素有两个：客房部经营过程中发生的营业收入，及为了获得营业收入而发生的各项费用开支。所以，客房部预算的控制应从营业收入控制和营业费用开支控制两方面来进行。
5.3.3.1 营业收入的控制
客房部营业收入主要是通过出售客房使用权这一产品来实现的。但是客房产品的出售要由客房部、前厅部和财务部共同配合完成，因此只有这几个部门相互协调，共同努力才能保证客房部经营预算的完成。在客房部经营活动中，应主要在以下几个业务环节采取各种措施和手段，来对其营业收入加强控制、防止营业收入的流失、实现营业收入的最大化。
（1）加强预付款管理一般饭店所能接受的付款方式主要有：现金付款方式、信用卡付款方式、转账支票付款方式、转账付款方式、凭单付款方式。当客人在总台办理入住手续时，总台接待员应区分客人选择的付款方式，做好客房出租收入和其他营业部门营业收入的预收款收取工作，加强客房部营业收入的“事前”控制。
（2）实施账单控制总台接待员在办理完客人入住手续后，应根据客人的“入住登记单”等资料，为每位住店客人建立“总账单”。客房部的营业收入是通过客人的总账单反映出来，并最终得以实现的，总账单既是客人结账付款的凭据，又是财务核算的依据，因此，它应是客房部加强营业收入“事中”控制的主要书面凭据。为此，必须完善总账单的控制制度。
1）总账单必须专门印刷，并印有流水序号，按序号使用账单，严格办理账单领用登记和注销号制度。
2）总账单作废时，必须在每一联账单上加盖“作废”章后，收回整份账单。
3）制定并执行严格的总账单遗失赔偿制度，严格控制总账单的流失。
在此基础上，应进一步采取措施和手段，对客人入住总账单的建立、客人住店期间总账单的记录和客人离店结账等环节的具体操作程序加强管理与控制。
（3）加强优惠、折扣控制客房销售过程中都会灵活使用优惠、折扣政策，会有利于客房销售，但如不加控制，超过一定限度，就会影响客房部的销售收入。加强优惠、折扣控制的措施主要应有以下两点：
1）饭店应制定客房销售优惠与折扣的权限。
2）饭店应规定发生优惠、折扣业务时，经办的管理人员应留下书面凭证。
5.3.3.2 营业费用的控制
客房部的营业费用是指客房部经营过程中，为了获得营业收入，在其部门内发生的各项人力、财力和物力的消耗。因此，在客房部的营业收入得到有效控制的同时，必须要加强对其营业费用的控制，才能使客房部的经营目标得以实现，才能保证客房部经营预算的顺利完成。
客房部营业费用的内容繁多，但主要可归纳为物料用品耗费、能源耗费（水、电、燃料）和人工耗费三大类的耗费。
（1）物料用品耗费的控制客房部经营过程中会消耗大量的物料用品。由于这些物料用品的品种繁多，并且绝大多数单价均较低，很容易被忽视。但这些物料用品的消耗量一般都很大，如果缺少控制，就会导致客房部营业费用升高，整个客房部的经营效益就下降。物料用品消耗的大小受其消耗量和单价两个因素的共同影响。所以，物料用品耗费的控制应从价格控制和用量控制两个方面来进行。通常，物料用品采购、验收和库存、领发环节的工作质量，对物料用品的价格因素影响较大，而用量则主要发生在客房部日常供应环节。因此，客房部物料用品的控制应从物料用品采购、验收、库存、领发和耗用几个环节分别进行。
1）采购环节的控制加强客房部物料用品采购控制的主要目的，是以最合理的价格购入最符合客房部经营需要的物料用品。因此采购控制都应围绕着这一目的来进行。
物料用品的采购包括申购和订购两个步骤。饭店必须明确相关部门和人员的职责，并用“采购申请单”和“采购订单”来实现相互间的配合和控制。通常，采购人员不会非常了解客房部对物料用品的需求，但为了加强内部牵制，客房部经理又不可以直接参与采购。为了加强采购控制，饭店必须进行物料用品集中采购制度，即客房部所需要的物料用品，应由仓库保管员根据库存情况，并听取客房部经理的建议后，填写“采购申请单”，向采购部门提出采购申请。采购部接到采购申请后，应据此填写“采购订单”，并将“采购申请单”一联附后，经逐层审批后，再实施采购。
在各部门和人员严格按照职责进行客房部物料用品采购的同时，对物料用品采购环节的控制，还应通过对采购的物料用品质量、数量和价格的控制来实现。目前，比较成功的采购方式主要有：公开招标、择优采购；多家饭店联合采购；减少环节，源头采购；实行供货商保证金制度等。
2）验收环节的控制验收环节的任务是保证采购部门购入的客房部用料物品的价格、质量和数量等均符合订货要求，是采购环节的监控环节，更是加强客房部物料用品耗费控制的重要保证。为了很好地发挥验收的监控作用，必须建立科学实用的验收程序：
首先，根据“采购订单”验收订购的物品，未订购的物料用品一律不予受理。
其次，依据“供货发票”检查物品的价格，符合订货要求后，再依据“采购订单”检查物品的质量和数量。若不符合订货要求，应办理退货。
再次，在验收合格的供货发票上签字，同时填写“验收单”，并将验收合格的物料用品及时送存仓库，并请保管员在“供货发票”上签字。
最后，做好当日验收报告，连同“供货发票”送交财务部相关人员。
3）仓储与领发环节的控制仓储与领发环节介于物料用品采购环节与经营耗用环节之间，经过物品采购与验收的控制，仓储与领发环节的控制会直接影响客房部提供的物料用品的质量及客房部的费用和经济效益。良好的管理和严格的控制能保证物品的供应，控制流失、降低费用，保证预算目标的实现。因此对仓储环节的订货时间、货物入库、存放要求、安全状况等环节都应做好控制；同时发料环节应控制领料手续和领料数量，如领料必须填写领料单，物品发放应实行“先进先出法”，保证物品的质量，避免物品变质、过期。
4）耗用环节的控制客房部经营过程中耗用的物料用品有客用和非客用两种，其耗用的形式也分为一次性和多次性两种。为了合理地对耗用进行控制，应分别采取不同的手段进行控制。
对非客用一次性消耗品耗用，因对客房部的正常经营无直接影响，可以严格地按耗用计划来加以控制。即根据客房部的营业收入预测，制定客房部预算期内非客用一次性消耗品的耗用计划，并要求在计划内耗用；对客用多次性物料用品的耗费，宜采用标准损耗率来控制；而非客用多次性物料用品的耗费，饭店可以进一步严格其领用制度，如实行以旧换新制度等。
（2）水、电、燃料等费用控制水、电、燃料的耗费在客房部营业费用开支中占很大的比例，对客房部的经营效益影响极大。因此日常管理控制尤为重要，如对水电控制可采用杜绝“长流水、长明灯”现象，利用节能灯具、节水龙头，节能房卡等措施；对燃料可采用严禁跑、冒、滴、漏等事故出现。此外，饭店可开展绿色环保运动，既有利于环保，增强旅客和员工的环保意识，还可以减少物品损耗，降低客房部的能源消耗。
（3）人工耗费的控制人工耗费在客房部营业费用中所占比例越来越大，要控制客房部人工耗费，客房部的管理人员必须做好以下工作。
1）精确预测经营业务量，合理安排人员。
2）加强业务培训，提高劳动生产率。
3）根据员工的能力与特长，合理分配岗位，做到人尽其才。
