你也许跟一位在会议桌上疲惫不堪的推销员一样，一天到晚忙得动弹不得。你开始向一位想要买东西的人游说，但在紧要关头，却阻止了另一人抚弄货品。你急着想把东西推销出去，可是当客人在订货单上签字时，又有一个人抓住了你的袖口，问了一个你难以回答的问题，就在你要回答问题时，你突然想起你原本要告诉第二位客人一些事的。所以你搁下手边的事情，趁着在这件事情还没忘掉之前，打个电话告诉他。可是就在你等他接电话的当儿，不断有人走进摊位向你询问产品……。
从早到晚，你就这样一直忙碌不堪。你忙个不停地向数以百计的人推销，却没有达成一宗交易，收效为零。
这种做事方式使你无法控制自己的时间和精力。当你趴在桌上叫苦时，你根本毫无效率可言，而你正是这么做了。
最好的方式首先是保持桌面的整洁。将文件撇在一旁，让你能专注于某一件重要的事，而不受其他因素的干扰。不用担心你会忘了下一步该怎么做，你绝对不会忘的。
第二，有些相当有用的记忆术，能让你记得这些事，而不致耽误你的进度。
用不着多久，你将养成每天制定计划的习惯。这些计划将取代那些文件，却不至于让你分心。
由此我们可知有一个明确的目标对工作是多么重要，专注于这个目标，你将在繁重的工作中得心应手，游刃有余。
7．制定“每日备忘录”
人的精力总是有限的，事情多了就容易忘却，这样又会引起许多不必要的麻烦，既浪费时间又耽误工作。如果能制定“每日备忘录”，则一切都会迎刃而解了。
为了让你的“每日备忘录”成为一种有用的工具，你最好养成习惯，每天早上去看看自己记了些什么事情。为了让它十分有用，要养成一种习惯，把你所能想到的，你现在有的、想的或做的，以及以后你想要提及的事都记在上面。
“每日备忘录”只是一种帮助你记忆的手段，而几乎每个人都会用这种方法提醒自己记住许多事。比如说，在台历上记着你每次看病的时间，你就设定了一定的“备忘录”。台历本身就是个“备忘录”，若你加以利用的话，它会发挥更大的效力。台历的不便之处在于：它可能太小了，让你无法把所有的事都记下来。或者它没有多余的地方，让你写得更详细些。
理论上，你的“每日备忘录”该是一些大信封、卷宗、档案夹、活动封面、抽屉或盒子。从1号到30号，或从1月到12月，加以编号。
“每日备忘录”是你想记却又不愿长久记在脑海里的讯息、文件和资料的存储器，同时需要时可以找出来的地方。
为了让你的“每日备忘录”成为一种有用的工具，你最好养成习惯，每天早上去看看自己记了些什么事情。为了让它十分有用，要养成一种习惯，把你所能想到的，你现在有的、想的或做的，以及以后你想要提及的事都记在上面。
比如说，你决定在下周三洗头、理发或吹风，不妨在“每日备忘录”的日期上做个记号（或者卷角也行）。要是定在星期三一大早，你可以在星期二的地方做个记号，然后移到星期三，以便再看一次。
或者，假如你每个月得缴纳1000元的汽车分期付款，不妨用付款单或其他东西来提醒自己，早做准备，一月接一月地缴纳。
假定你8号要参加某个会议，而你想带些重要资料去。把文件放进“8”号的纸夹里，并在上面注明会议的地点、时间、与会人员、性质和原因。也许你偶尔会忘了开会或一时找不到资料，可是只要你记得每天早上查对你的“每日备忘录”，你将会记得这些东西的。
现在你已知道，自己为什么不用把文件堆满床就能记得事的缘故了。把这些文件放进你的档案里，并在放置的地方和你想要使用的时间处做个记号。
你可以在往后的时间里翻阅这些文件。然后，在每个月的1号打开当月的卷宗，按照预定的时间将文件放进去。
只要你早上花些功夫打开当天的卷宗，就可以找到你所要的东西。你会因为没有把事情忘了而心安，你可以把回想的功夫省下来，用在其他的事情上；在适当时候，你便知道你的约会、计划和文书工作，你也因用不着分心于其他事，而变得相当有效率。我们确信“每日备忘录”这种方法，能让你花最少时间和精力去增进工作效率。你不妨试一两个月，看看它所带来的好处吧。
这方法也能作为你活动、前进或停滞不前的最佳记录。比如说，你想开始读亨利·米勒的作品，或找位朋友到公园钓鱼，还是上一个烹饪班。一两个月前在“每日备忘录”里做个记号。在事情再度发生时，你会回想起以前的种种情况。想想自己以前是否做过，而现在是否还想再试试。不管怎样，你可以强烈地感觉到在这段时间里自己的变化。结果可能引导你走向新的目标与方向。
“每日备忘录”是一种和朋友、同事保持联络的方法。你无需因为要回信而把他们的信搁着（也许夹在一大堆文件中），你只要把信件放在“每日备忘录”里。当时间到时才动手写，或打电话保持联络。它真的具有促进你与人保持联络的能力。
“每日备忘录”对你作决定也颇有助益。它能抑制你的冲动，让你明智地作出判断。比如说，你接到一封广告函说，只要花999元就能买到一部录像机，而你也有些心动。那么不妨把表格填满，装进信封，然后把信夹在截止期限前一周的“备忘录”里。当时间到时再看看表格。这次感觉上没有上次来得吸引人。可是只要你这么做了，就算做了一半。经过一番考虑后，你可以把信寄出去，心里确认自己的决定不会有错。
或者说，有人想听听你对某件事的看法和建议，此时你无需凭空臆测，只要通过你所看到的，表示出你的想法就行了。隔天再把问题和答案记在“每日备忘录”——可能的话不要隔得太久。当你再看一次时，你便可以借机把原先的判断当成是别人的，而重新加以评估。这样做你将会惊异地发现，你作了多少愚蠢、仓促和肤浅的判断。
等到你对这种方法相当熟悉时，你将觉察到这一简单而有效的方法的其他用途。
8.从整理办公桌开始
芝加哥和西北铁路公司的董事长罗南·威廉士说：“一个桌上堆满很多种文件的人，若能把他的桌子清理一下，留下手边待处理的文件，就会发现他的工作更容易，也更实在，我称之为家务料理，这是提高效率的第一步。”
1．一切从整理办公桌开始
美国著名诗人波浦曾写过这样一句话：“秩序是天国的第一条法则。”秩序也应该是生意的第一条法则，但是否如此呢？一个生意人的桌上，堆满了可能几个星期都不会看上一眼的文件。试想，光是看见办公桌上堆积着那么多还没有来得及写的回信、报告和备忘录等等，就足以让人产生混乱、紧张和压抑的情绪。更有甚者，会经常让你想到：“有100万件事情待做，可是没有时间去做它们。”不但会使你忧虑得感到紧张和疲倦，也会使你忧虑得患高血压、心脏病和胃溃疡。因此，你一定要有秩序地工作，从清理你的办公桌开始。
早晨，你迎着朝阳步履轻快地走进办公室，可是一进办公室，就有人递给你一大叠文件要你批示；放在案头的电话记录又增加了一倍；昨天尚未来得及处理的函电压在刚刚收到的信件下面；电话铃响了，你抓起听筒，一边急急忙忙地写着一张纸条，一边对电话另一头的人保证：我马上就处理这件事。”
让这一切都停止。别忘了，无谓地浪费时间就等于浪费你的生命。在文件堆中打滚并不是成功者的所为，你应该格外珍惜重视时间，因为有太多的目标要你去完成。成功迈向你的人生目标的第一步就是清理掉积压在办公桌上的各类文件、档案以及那些突然到来，使你措手不及、又使你耗费精力的工作。
2．如何整理你的办公桌
第一步工作是：清理你的办公桌和装着新送来的信函文件等的文件筐，使之变得更有条理。如果你没有条理，如果你不能迅速地杜绝没完没了的杂事，那你用不了多久，就又会陷入泥潭不可自拔，这样做的目的井非只为了清洁干净。拿出四个装信封的盒子，分别写上“杂志”、“邮寄宣传品”、“日常事务”和“优先事务”等标记。按先后一一放置，不要为区分它们而浪费过多的时间。如果有介于两者之间的，就把它放入较次要的盒子。在这一阶段，你只要把那些不在三天之内完成，就会导致灾难性后果的东西，归入“优先事务”就可以了。
干净的办公桌可以给人良好的感觉，不过。别只顾好看而浪费时间。现在，你需要开始第二步的工作：即把“优先事务”的盒子拿过来，一件件地处理，不要从中挑选，你只要一件件地去做。发出指示后就可以轻松了，千万不要急躁了事。
再把积压的文书分好类，处理完优先事务后，你就可为本周的剩余时间制订一份详细的计划了。这样做会改变你的心理状态，从而促使你有时间紧迫感，充分利用自己的时间，去进行以后各阶段的工作。一定要坚持一个原则：永远别让你的办公桌再度杂乱。
一旦清理完了积压的工作，你就必须计划好日常文书工作流程，使它不会又在你面前堆积起来。你可以在处理完日常事务信件后，迅速地浏览一些宣传晶，以便从中获得许多很棒的点子。如果你已能够不再从邮件堆下面抽取文件，那么你已经掌握了成功管理自己的办法。
如果因为所需信息尚未到达，或采取行动还为时尚早而不能去处理某件事务时，你可以把这类文件归入“待办文件夹”，最好不要把它放在你的办公桌上。
为保持你的办公桌整洁，一个十分必要的做法就是让每样东西都各定其位，千万不要肆意乱放。在任何时候都应如此。
现在，你已经能够清理积压在你办公桌上的纷繁复杂的文件了，而且已经能够理顺工作流程，保持干净整洁的办公环境，并掌握了控制日常文书工作的主动权。而最重要的是，你不是一时心血来潮才如此去做，而是要保持好的工作习惯，做一个永远自信的成功者。否则，你不久又会被淹没在大量堆积的文件夹中，做一个处理文件的奴隶。
9.选择合理的工作秩序
专家指出：所谓高效工作，在一定意义上来说，也就是选择一个较佳的工作次序。只有这样，才能减少忙乱，增加单位时间的功效。它既有益于工作，也有利于健康。具体可采用如下方法。
1．让条理化的工作节省你的时间和精力
