值得提醒的是：在阶段任务中，还存在次序问题，同样一件事，做得先后顺序不同，效果也不同，如果不合理，内部之间就会起冲突，相互抵消，不仅严重耗时，而且影响全局的成败，造成不可挽回的颓势。所以，有必要将各阶段的目标按轻重缓急顺序进行。顺序一旦确定，即能建立短期目标，行动中效率得以提高，从而实现长期目标，取得“完胜”。
善于在固定时间内，将事情合理分工，目标明确，准确把握做事节奏，高效完成任务。
4.每天安排一张优先表
成功的人在工作开始之际，都会列出一份行动计划表，以便于自己提高执行效果。其中包括：行动日程、需要取得的成就、计划好的事项等。好的行动计划有助于实现既定的目标。
商业及电脑巨子罗斯·佩罗说：“凡是优秀的、值得称道的东西，每时每刻都处在刀刃上，要不断努力才能保持刀刃的锋利。”罗斯认识到，人们确定了事情的重要性之后，不等于事情会自动办得好。你或许要花大力气才能把这些重要的事情做好。而明确应该把什么摆在第一位，也需要费很大的劲。正如法国哲学家布莱斯·巴斯卡说：“把什么放在第一位，是人们最难懂得的。”许多人被这句话不幸而言中，他们完全不知道怎样把人生的任务和责任按重要性排列。
对于一个成功的员工而言，每天开始时都应有一张优先表，确定在紧急但不重要的事情和重要但不紧急的事情之间，你首先去办哪一个。布置每天的工作是要有章法的，不能眉毛胡子一把抓，要能分清轻重缓急，这样才能一步一步地把事情做得有节奏、有条理，达到良好的效果。
许多人在处理日常生活时的确分不清事情的轻重缓急。这些人以为每个任务都是一样的，只要是时间被忙忙碌碌地打发掉，他们就从心眼里高兴。他们只愿意去做能使他们高兴的事情，而不管这些事情有多么不重要或多么不紧急。而很多重视办事效率的人在处理一年或一个月、一天的事情之前，总是按重要性来安排自己的时间，他们总是把重要事情摆在第一位。
我们每个人都有可能成为大企业家、大科学家，我们要解决的第一个问题就是，自己将来干什么？如果你要确定事情的重要程度，可以用目标、需要、回报和满足感四原则对将要做的事情做一个评估。只有这样，我们才能持之以恒地朝更重要的目标不断努力，把一切和自己无关的事情统统抛弃。做好一定要由你去做的事，把要做但不一定要你做的事委托别人去做。人们应该把时间和精力集中在能给自己最高回报的事情，即他们会比别人干得出色的事情上。
但是在实际情况中，有些人认为能带来最高回报的事情就一定能给自己最大的满足感。在确定了应该做哪几件事之后，很多人认为必须按它们的轻重缓急开始行动。所以他们根据事情的紧迫感，而不是事情的优先程度来安排先后顺序。这些人的做法是被动的，而不是主动的。要克服“你只适合一项职业”的错误观点！每个正常人都可在多种职业上有所作为。相应地，每个正常人，也可能在多项职业上失败。成功的人首先应当善于选择，因为，人生是一个多项选择的过程，在各种选择中找到自己的强项，是非常必要的。无论你地位高低，你总需要把部分时间花在能带给你满足感和快乐的事情上，这样你会始终保持生活热情。
把一周、一个月、一年的时间安排好，这对于你成就大事是很关键的。把一天的时间安排好，也是很重要的。为了成就你的事业，不妨在每天定一张优先表出来，并按照它持之以恒地执行。
5．讲究效率
如果你把最重要的任务安排在一天里你干事最有效率的时间去做，你就能花较少的力气，做完较多的工作。何时做事最有效率？各人不同，需要自己摸索。
当你面前摆着一堆问题时，应问问自己，哪一些真正重要，把它们作为最优先处理的问题。如果你听任自己让紧急的事情左右，你的生活中就会充满危机。
根据你的人生目标，你就可以把所要做的事情制订一个顺序，有助你实现目标的，你就把它放在前面，依次为之，把所有的事情都排一个顺序，并把它记在一张纸上，就成了事情表，养成这样一个良好习惯，会使你每做一件事，就向你的目标靠近一步。
众所周知，人的时间和精力是有限的，不制订一个顺序表，你会对突然涌来的大量事务手足无措。
卡耐基在教授别人期间，有一位公司的经理去拜访他，看到卡耐基干净整洁的办公桌感到很惊讶。他问卡耐基说：“卡耐基先生，你没处理的信件放在哪儿呢？”
卡耐基说：“我所有的信件都处理完了。”
“那你今天没干的事情又推给谁了呢？”老板紧追着问。
“我所有的事情都处理完了。”卡耐基微笑着回答。看到这位公司老板困惑的神态，卡耐基解释说：“原因很简单，我知道我所需要处理的事情很多；但我的精力有限，一次只能处理一件事情，于是我就按照所要处理的事情的重要性，列一个顺序表，然后就一件一件地处理。结果，完了。”说到这儿，卡耐基双手一摊，耸了耸肩膀。
“噢，我明白了，谢谢你，卡耐基先生。”几周以后，这位公司的老板请卡耐基参观其宽敞的办公室，对卡耐基说：“卡耐基先生，感谢你教给了我处理事务的方法。过去，在我这宽大的办公室里，我要处理的文件、信件等等，都是堆得和小山一样，一张桌子不够，就用三张桌子。自从用了你说的法子以后，情况好多了，瞧，再也没有没处理完的事情了。”
这位公司的老板，就这样找到了处事的办法，几年以后，成为美国社会成功人士中的佼佼者。我们为了个人事业的发展，也一定要根据事情的轻重缓急，制出一个事情表来。我们可以每天早上制订一个先后表，然后再加上一个进度表，就会更有利于我们向自己的目标前进了。
柯维指出：有效的管理是要先后有序。在领导决定哪些是“首要之事”以后，天天和时刻地把它们放在首位的就是管理了。管理是纪律，是贯彻。
“纪律”这个词来自“门徒”一词，信奉一种哲理的门徒，信奉一套原则的门徒，信奉一系列价值的门徒，信奉一个压倒一切的目的的门徒，信奉一个圣命的目标的或代表这个目标的人的门徒。
换句话说，如果你是一个有效率的自身管理者，你的纪律来自你自身内部；它是你独立意志的一种因应，而你是你自己深刻的价值及其源泉的门徒和追随者。而且你有将你的感情、你的冲动、你的心境从属于那些价值的意志和忠贞。
E·M·格雷写过小品文《成功的公分母》，他一生探索所有成功者共享的分母。他发现这个分母不是勤奋地工作、好运气或精明的人际关系——虽然这些都是非常重要的，而是一个似乎超过所有其他因素的因素——把首要的事放在首位。
1．设定事情的优先顺序
时间管理的一种简单而有效的方法是去设定事情的优先顺序，一般可以分为以下四种类型：重要而紧急；重要但不紧急；紧急但不重要；不紧急也不重要。
重要而且紧急的工作是指事情的重要性高，而且需要立即的行动。此类事情带给人们较高的压力。比如老板紧急交办的工作、重要客户来访、家人临时生病住院、不擅长的必修科目隔天要期末考试等。
重要但不紧急的事情对个人而言是很有意义的，可能是许久的盼望或长远的目标。通常这类事情挑战性高，困难度也高。最常见的例如参加明年的重要考试、年底的婚礼、下星期应聘工作面试等。
紧急但不重要的事情本身重要性不高，但因为时间的压力，需要赶快采取行动，例如接电话、换尿布、煮饭、处理邮件等。
不紧急而且不重要的事情，本身没有迫切完成的压力，而且重要性不高，例如打电话和老同学闲聊、唱卡拉OK、逛街、看电视、写问候信等。
基本上，我们可以先记录每周的时间流水账，然后将每周的事情依重要性与急迫性分为上列四种类型。设定事情的优先顺序很简单，重要的是要克服这种一般人常有的心理倾向：逃避压力，想要处理那些容易、快速完成的事情。
2．充分利用最显效率的时间
如果你把最重要的任务安排在一天里你干事最有效率的时间去做，你就能花较少的力气，做完较多的工作。何时做事最有效率？各人不同，需要自己摸索。
登山时，本来爬得很累，气喘如牛，但是，当看到山顶时，顿时感到精神百倍，一般人都有这种经验。
大部分的人在工作接近结束时，效率都会提高。因为“快结束了”这种心理上的安定感，对工作效率有很好的影响，心理学上称为“周末效果”。另外在一星期当中，大多是在等到星期五，一度低落的工作效率，才会涨高。这也是“周末效果”。
我们非常同意日本成功学大师多湖辉的观点：“周一病”，“蓝色日子”，是因为周日刚休息后，有种乏力的感觉；再加上“今天开始，又要工作一星期”的压力，通常周一工作效率都不高。到了星期二这种心情会消失，再度精力充沛。星期三、四后，工作效率又逐渐降低。但是，到了星期五就会觉得“这个星期快结束了，可以休息”，这种“结束效应”可使工作效率上升。这就是多湖辉所说的“周末效果”，应该善加利用。
要使一个星期的工作维持一定水准，就要安排擅长的工作于周一开始去做；不擅长或太过厌恶的工作，则安排在周末做。
周末做些厌恶、不擅长的事，即使工作不顺利，也会认为反正明天休息，可以再做。心情也就平静下来，反而做得更好。因为阻碍工作效率的元凶之一，就是“焦躁”。因此，应多加利用“周末效果”。
一般人都有自己情况最佳的时段。例如：早上到中午的“早晨型”；午后才有精神的“白昼型”；等别人都睡了才起来的“夜猫型”等各类型。但一般人都是上午精神较好，下午两点最差的“早晨型”。
能够知道自己情况最好的时段，对提高工作效率很有效。例如：有人找你做棘手的事情，前一天晚上先提早入睡，天一亮就开始工作，结果会有令人意想不到的顺利。如果坚持工作、功课应在白天进行，晚上要轻松地睡觉，这种机械化的方式，很难提高效率，徒然浪费时间而已。
当然，有些人因身体或精神上的特殊情形，可能要到午后才有精神，所以自己要找出情况最好的时段——在这时段内做些棘手的工作，工作起来，困难的事也变得不难。所以要突破机械化的工作方式，而在你自己情况最好的时段内去试试看。
6．要有一个明确目标
一个人工作是否有效率、是否具有满足感或如愿以偿，这完全视结果而定。如果你明确自己所追求的是什么，则得到的成果既多又好。
当你专注于自己的一生和职业目标时，需要思考如何从许多可能的事情中找出几件，并加以完成。而当你作出“基本决定”时，这就是一种执行：“我下一步该怎么做？”其目的在于激起你的统驭力——即使你只引导你自己一人。
1.清理所有文件并加以处理
文书工作是个容易处理的问题。包括表格、信件、备忘录、报告或那些要填、读、分析、写和讨论的东西。可是有些人却对这一问题束手无策。
除非你的工作像誊写员工作一样，得分类、归档、修正或处理文件，否则你的文书工作应该是做得完的。因此，这些工作不该占据你太多的时间。
如果你现在或即将成为主管，希望你尽可能减少不必要的文书工作。你不妨试着提高那些必要的工作的效率，并将所有文件集中在一个适当的地方存放。
同时，让我们看看该如何处理这些工作。
大多数人常把文件堆在身旁，如桌上、衣橱上、柜子上、咖啡桌上、楼梯——只要是能放东西的地方。只要浏览一下一个人的办公室或住处，就可以猜出一个人办事情的能力。
如果你的面前总有一大堆文件，这暗示着你一定经常受到困扰。零乱的文件表明你需要别人的帮助，可是情况还不算太坏。有一位会计师，他的办公室里总是堆积了好几叠文件。最底下的一叠文件大约有6英寸厚，用橡皮筋或纸绳捆在一块儿。有时一叠文件放在其他两叠的中间，而有时则三四叠堆在一起，其中有些已无从辨认。甚至会计师也不知道，更不在乎里面写的是什么。其实，只要翻翻里面的文件，就可以发现，有些文件根本就没有用处。这些文件全记载着过期的法律规定和已去世的客户资料，而这些人的遗产早就处理好了。这位会计师喜欢这些堆积的文件，对他来说，再也没有比这更好的资料了。
如果你喜欢堆积文件——假使你心里觉得有必要保留的话——那劝你改掉这些习惯，你需要的是另一种方式的协助。
假如你是因疏忽或缺乏训练而养成这种习惯，或者你觉得这些文件若搁在手边，做起事来会更有效率的话，那么你还有药可救。
老实说，这些文件对你来说无疑是一项重担。试着加以处理吧，否则它们会降低你的工作效率。就像一辆汽车上，如果净是旧零件，你就无法迅速把车修好一样。
看看你面前所堆积的东西，然后查阅一下其内容。在这些文件中，哪些对你仍有用处？如果你跟周围的人一样，那么你可能会有75％的文件是没有用的。除非你在找资料，否则你是不会去看它的。如果没有这些文件放在你面前，你也不会有失落的感觉。而当你堆放的旧年度报告和上个月的文件不见时，你将因此而降低工作效率。
从现在起，每当你翻阅文件，寻找你所要的资料时，随手拿支笔或签字笔，在文件边上轻轻地做个记号。而在你下次找别的资料时，同样也在上面做个记号。
不妨用一种好玩的心理，写下你预估翻阅的次数。我们敢说，你算得一定不够。你所得到的记号必然会比你所想象的来得多。在某种情况下，有人曾经翻阅同一份文件达137次，然而文件依然对他构成妨碍。因此在你寻找资料时，开始计算一下你翻阅这些文件的次数吧。一旦你确定这些文件会妨碍你的工作效率，你就能找出补救措施。
2．消除各种降低效率的因素
试着养成在一张十分干净、简洁的桌子上工作的习惯。而放在桌子上的文件，也一定要是最重要的，而且对你有益。把其他不相关的东西搁置一旁吧。
这里我们用“离久情疏”这句话可能比较合适了。如果是重要文件，大多数人都会把文件放在醒目的地方，以免自己忘了。他们担心，假如他们把文件存档的话，他也会忘了文件上所提到的工作或职责。
他们这么做也许并没错。可是这不能构成积压文件的理由。你是否得和亲戚住在一块，才能记得他们呢？你是否也得时时看到这些文件，才能把它们记在心里呢？
这些文件的真正作用是让你无法专注于某一件相当重要的工作。每当你扫视面前堆着文件的桌子，你会因惦记着去做某件事而分心。从复杂凌乱的记忆中选择自己应该记住的某一要事，这是相当重要的。其关键就在“有选择性”这四字上。假使你经常或普遍用它的话，这种方法会产生负面效果——就跟你积压的文件一样。
