◎主持人应鼓励所有与会者参与议题的讨论
会议主持人尤其应该要求那些腼腆的会议成员谈谈他们对问题的看法，同时，提醒那些发言过多的人应该把时间让给别人。主持人要把握、促进讨论。自己的发言时间不要超过整个会议时间的25%。
◎对付棘手的与会者
棘手的与会者会破坏会议，使会议不能按会议议程正常进行，因此，主持人要有效地控制他们。
①主导一切者。要表示承认讲话者对论题的了解及他作出的建设性贡献。当有人进行个人攻击时，可部分重复刚才他所讲的内容，并向大家或另外某个人询问对他的话持什么样的看法或反应，同时声明有必要从其他与会者那里听取意见。
②漫无边际者。趁到了休息时间或此人讲话停顿时打断他。中断漫无边际的讲话对他个人来说也许是无礼的，但对大家来说则是礼貌的。
③一旁闲谈者。停顿下来并直视说话者。转向他们并询问他们是否有什么问题。重新说明会议宗旨的重要性，并指出如果每次只有一个人发言，那么大家的收获会更多。
④不发言者。找出他们沉默的原因。通过小组交流使他们加入讨论。在休息时与他们交谈以听取他们的意见。可询问他们是否有什么问题，但注意不要为难怕羞的人。
⑤唱反调者。弄清他这种反对情绪究竟涉及多大范围。让反对者帮助做些事情，如担任记录员等。在休息时主动与他交谈。
不要偏离议题，使会议各项目讨论循序进行。
会议记录的任务应由与会者轮流承担。一些会议主席认为自己作记录更方便，但是不应该这么做。轮流记录以让所有人不会因抄写文件而苦恼，并使那些想学习商业写作的与会者获得实践的机会。
会议主持人应尽量避免让会议成员进行投票表决。
每个与会者在最后的决议形成以前，都有足够的机会发表自己的见解。为什么投票表决是一种很不好的方法？因为当我们投票表决时，总会有赢者和输者。输者通常都具有报复心理，而且一个存在着赢者和输者的集体肯定令人心不合，交易注定要失败。
◎作出总结
主持人需要在会议结束时留出适当时间进行总结。内容可以包括：
①会议如何富有成效。
②达到了哪些目的。
③将采取哪些行动步骤。
④谁将为此负责。
（3）与会人员礼仪
◎遵守时间
出席会议时，遵守时间是基本的会议礼节之一。只要承诺出席会议，不论职位高低，是否预备发言，都应准时到会。迟到者会令人反感，答应出席却无故不到者更会招致非议。
◎不得“走神”
会议一旦开始，就该全神贯注地聆听会议主席和其他各位发言人的讲话。不要在别人发言时看报纸，打手机，昏昏欲睡。无故早退通常被理解为一种“无声的抗议”，从而引起误会。在会议进行时如要离开会场，时间较短的，行走时应注意不要影响其他会议代表。如果时间较长或者需要提前离会，应向有关人员说明原因，并表示歉意，一般应在征得同意后方可离席。
◎避免“噪音”
为了确保会议的顺利进行，每个与会者都要避免制造“噪音”。在会议进行过程中，与会者可鼓掌。但不允许“鼓倒掌”、吹口哨、敲打桌椅、肆意起哄，也不允许任意打断发言人的发言，向其提出挑衅性的质疑，或对其进行人身攻击。不要听“随身听”，毫无顾忌的大吃大喝，也不要让自己的寻呼机和手机“叫嚣”不停。在会场上，随时用手机与会场外保持联络，是不适宜的。
◎有秩序地就座
若在主席台上就座，在走上主席台时，要井然有序，如果与会者在鼓掌致意，主席台就座者亦应微笑着以鼓掌作答；有的会议，座位上或主席台的长桌上已写明就座者的名字，应按照会议工作人员的引导，准确地入座。在会议进行时，主席台就座者要注意倾听发言人的发言，一般不应在发言人发言时阅看其他文件或与主席台上的其他就座者长时间的交头接耳。主席台就座者若有重要和紧急的事情提前离开会场，应与会议主席打个招呼，最好在征得会议主席同意之后再离席。
◎发言应简练
就会议发言人或报告人来说，在发言之前，可以面带微笑环顾一下会场四周。如果会场里掌声四起，可适时的鼓掌答礼，等掌声静落之后，再开始发言。发言或报告一般应使用普通话，并掌握好讲话的节奏。如果会场里交头接耳之声不断，要考虑适当转换话题，或将发言、报告内容适当压缩，使时间尽量紧凑。
无论主持人或其他与会人员都应在会议过程中注意使自己的行为符合礼仪规范。下表列出了不礼貌的行为举止。开会时不礼貌的行为举止
主持人与会者不能控制会议局势或讨论议题迟到早退或进进出出不准时开始或结束会议发言超过规定的时间没有介绍自己和出席者没有作自我介绍或介绍别人没有提及年轻人或刚到会者没有做预先的准备工作没有安排中间休息没有严格遵守议程表无精打采，坐姿不正心不在焉地乱涂乱画，摆弄小玩意儿，敲打手指，打哈欠打断别人的讲话嘲讽挖苦，进行人身攻击而不是就事评议，不公正批评；不参与，不倾听；阻挠议事或离题千里在下面闲聊看书，抽烟，吃零食，发出呼噜声，打嗝声故意制造混乱昏昏入睡不做会后工作
（4）会议角色列表
会议角色表列出了会议主持人和参加者各自的职责，每个与会人员必须知道自己的角色并恰如其分地去完成。会议角色表
主持人参加者会议前确定开会目的留出参加会议的时间确定参加者进一步确认是否出席与参加者初步接触，以证实他们是否有空明确自己的份内工作确定会议室，安排设备和点心确定会议主持人需要你做些什么准备议程表提出还应出席的其他参加者分配各自的工作了解会议目的制定会场规则了解什么时候在哪儿开会邀请参加者，分发议程表和补充材料做一些必要的准备工作联系非参加者最后落实会议室会议中准时开会倾听并积极参与阐述会议宗旨开诚布公，虚怀若谷遵守议程表遵守议程表及其议题掌握时间克制或避免会内闲谈和分散注意力促进讨论提出问题，确保理解对方意思对付棘手的与会者理解并记录需要采取的行动帮助解决争端允许提问明确将采取的行动作总结
会议后将房间恢复原样并归还设备对会议作出评价对会议及组织者的表现作出评价回顾会议纪要发放会议纪要向其他人作简要通报落实要采取的行动落实要采取的行动开始计划下一次会议
（二）公务会议过程
大型公务会议一般程序复杂，议程较多，延续时间较久，因此，整个会议过程一定要安排得井井有条，才能保证会议的顺利进行。
（1）签到
代表在进入会场时要办理签到手续，以便统计人数。
小型会议，可以在入口设立签到处。代表在签到簿上签名，即表示到会。
大中型会议一般可事先发签到卡，在入口处把签到卡交给工作人员即可。
签到是为了统计到会人员情况，统计人数要准确、及时、迅速，随时准备领导询问到会情况。
（2）安排大会发言
大会发言要事先排定人选和次序，秘书处可以提出的初步意见，请领导确定。
确定发言人应该注意三个平衡：
①领导人之间的平衡。高一级领导或主要领导的发言，如果是开幕词，动员性的、启发性的，应安排在第一发言。如果是总结性的，综合性的，则放在最后。如果是讨论发言，座谈发言，应交叉安排，以使会场更生动活泼。
②单位平衡。发言单位的选择，应首先注意典型性，其次才照顾单位与单位之间的平衡。
