③内容平衡。发言人的内容应都是围绕一个主题内容，不同内容安排在一起不便于集中思考和会后讨论，因而效果不好，如果内容属同类，可以只安排一个人发言。
（3）记录
会议记录是对发言内容进行的客观文字记录，一次重要的会议，应当有专人作记录员。
记录分详细记录和摘要记录，一般使用专门印制的会议记录本或者一般笔记本，其内容应包括：会议名称、时间、地点、出席人、列席人、缺席人、主持人、发言人和记录人。
（4）选举
大会会型可能有选举议程，就必须按照《选举法》规定的程序进行。
◎准备选票
事前应根据选举形式准备好选票。
事前应该掌握具有投票权的人数，弄清候选人的名单，然后印制选票。选票应印两套，其中一套作为第一次投票无效时备用，选票应盖上秘书处印章，由专人密封保存。
◎投票
根据投票人的多少，准备投票箱，人数多的会议，投票箱按区分设，要事先划定投票路线和投票顺序。
在票箱前要有大会推选监票人监票。投票前，大会主持人要讲清楚投票注意事项。
◎选举统计
打开票箱后，先核对投票张数与发票张数是否一致。投票数多于发票数的，则为选举无效，应重新投票。每一张票的有效、无效，按大会规定统计。
（三）常见会议礼仪
（1）代表大会的礼仪
代表大会包括人民代表大会、党员代表大会、共青团代表大会、职工代表大会、妇女代表大会等各种类型。代表大会的礼仪，应注意以下四点：
①代表的产生要符合各种代表会议本身的规定。
②代表会议可以设主席团。会议正式开幕时，主持人（或主席）要向全体代表宣布整个会议议事日程，并分发文件（会议报告等）。在会议过程中，还可以印发简报。
③代表们对于会议报告所提出的意见，会议应认真听取。
④代表会议一般都要进行选举，选举要按程序进行。
（2）例会的礼仪
例会指固定时间、固定与会人员、固定地点的制度性会议。会议的内容以传递信息、交流情况、安排和布置工作为主。例会礼仪应注意以下几点：
①例会无需事先发通知，但如临时取消，应及时通知全体人员。确实不能出席的应当请假或安排人员代表自己参加并告知主持人。
②座位多安排成“口”字型或“圆桌型”，会议时间力求简短。
③例会一经形成制度，非遇十分特殊的情况，不能取消或改期。
（3）报告会的礼仪
报告会是请专家学者、先进人物或领导干部以及其他有关人士进行专门报告的会议。常见的有形势报告会、学术报告会、劳模报告会或先进事迹报告会。其礼仪有：
①报告人一定要有名望，会前会后宜派专车迎送，还应有对等的组织人员陪同，要妥善安排其衣食住行。
②报告会要设主席台。报告人作报告时，主持人要在场作陪，而且必须同所有与会者一起认真倾听，不能分心去看书刊杂志等，也不能显露出疲惫、焦灼等神情。
③报告会如要录音，必须事先征得报告人同意。
④报告会的参加人数不限，但不能太少，座位排列成“教室型”。
⑤有的报告会，听报告的人可以递“条子”发问，由报告人作答，形成“对话”的形式。口头提问亦可。
⑥报告结束后，主持人可以作扼要、简洁的讲话，并向报告人致谢。同时，请报告人先退场，然后听众再退场。
（4）座谈会礼仪
座谈会是邀请有关人士一起，围绕某一问题进行讨论，或为沟通情况、增进情感而进行交谈的会议。座谈会礼仪有如下几点：
①通知要明确开会的时间、地点、座谈的内容及对与会者的具体要求，并及时发送到被通知对象手中，使与会者早作准备。
②主持人首先介绍会议目的，内容和座谈形式，座谈会要在平等的气氛中举行，主持人要同与会者围坐在一起，在介绍与会者相互认识后即迅速引导发言，防止出现“冷场”的现象。
③座谈会鼓励发言和争论，活跃会场气氛，使与会者知无不言，言无不尽，营造热烈、融洽的气氛。
（5）工作会议礼仪
工作会议是为达成目标、统一思想，由不同人员在一起召开的会议。其礼仪要则有：
①工作会议的通知，应着重写明会议的目的，以便对方慎重选派代表参加。如有必要，还应该写明会上计划讨论的事项，以便会议参加者准备资料。
②工作性会议人数不宜过多，会议宜小，座位安排宜采用“圆桌型”或“方桌型”，也可考虑采用“工作群体型”。
③工作性会议遇到意见分歧，裁决时虽然也要“少数服从多数”，但会议主持人应冷静慎重地对待少数人的意见，尊重这些意见并交付全体人员反复推敲。
（6）经验交流会礼仪
经验交流会是请在某一方面有突出成绩的单位代表或个人介绍其成功经验的会议，其礼仪主要有如下几点：
①安排发言的人数至少要有两人或两人以上，人数太少，会变成“报告会”。
②选择经验交流的角度，每一个发言者各侧重于一方面。
③会场形式安排为“教室型”，主持者应与所有发言人并肩坐在主席台上。每一发言人发言前，主持人均应将其介绍给全体听众，并带头鼓掌表示尊重。每一发言者发言完毕，主持人都要微笑起立，带头鼓掌，表示感谢。
④听众应尊重发言人，不能在下面交头接耳，不要随便退场。
（7）纪念会礼仪
纪念会要求开得隆重庄严。其礼仪主要有如下几点：
①会场布置要素雅，不宜色彩缤纷。
②纪念个人的，一般邀请其家属参加；纪念某个事件的，一般邀请与其关系密切的人员参加。
③当被邀请者进入会场或走上主席台时，全体起立行注目礼。
④会议仪式程序一般是首先由主持人宣布会议开始、与会人起立、向被纪念者默哀；接着是主持报告，报告应简介被纪念者的生平和主要事迹，阐明纪念的意义，或者是介绍被纪念事件发生的背景、经历和历史意义；然后是各界人士发言，共表纪念的心愿。
⑤与会者在纪念会全过程中都要认真严肃，不能随便走动，更不应该自由议论，以至影响全场肃穆的气氛。
⑥会议结束后，主持者要对被邀请者表示慰问。被纪念者也可以致答词。
（8）新闻发布会礼仪
新闻发布会是党政机关、企业和各社会团体为公布与解释重大新闻而公开举行的会议，参加的人员以记者为主，故又称为“记者招待会”。其礼仪主要有如下几点：
①新闻发布会在某件有重大新闻价值的事件发生时，由单位文秘人员协助主要领导干部及时举行。
②小型新闻发布会布置成“圆桌型”，大型新闻发布会采用“长方型”结构的会场形式。会场力求安静、舒适。
③单位或部门主要领导干部担任主持人。主持人简介情况后，由文秘人员做详细发言。
④某一新闻发布到何种程序，发布单位或部门内部先要统一认识，因为意见不一致会影响会议效果。
⑤会议主办单位发言人要尊重记者提问，不能阻止记者发言。但主持人可以凭自己的才能把握会议主题，引导记者深入提问，避免重复提问。
⑥会议可以根据需要，向与会人员提供各种文字、图表、音响资料，会前会后还可以组织现场参观，但时间不宜过长。
⑦记者在发布会上要注意本身的仪表举止。提问要遵守秩序，提问完毕，要向发言人致谢，不要提别人已经提过的问题，不应提与发布会主题无关的问题。
⑧电台、电视台的记者参加新闻发布会，要防止视听设备破坏会场的气氛。
Ⅲ会议结束后的工作
会议组织者的职责不会随着会议结束而结束，最重要的是要评估会议成果。
对于重要的会议，可以采用评估表对会议进行管理，评估内容包括明确宗旨、完成任务、集中精神、倾听他人的意见、采纳不同意见以及时间安排等。
会议纪要应及时写好，不必过分详细，只要写成概要就行。可以扼要列出所达到的目的，将要采取的行动、任务分配情况、人们的评价以及下次会议的目的。
最后是把会议决策通报给有关人员。主持人应向上司作简要汇报，与会者应将会议情况通报其他人。
