世界上的事物可归纳为两种特质——有效率的以及没有效率的；而人亦可归纳为两种人——有效率的人以及没有效率的人。——萧伯纳
Ⅰ会议前的准备工作
会议是党政机关、企事业单位和群众团体处理重大事务，商讨问题做出决策、交流信息、总结经验、协调关系的重要工作形式。
在商务活动中，据统计数据显示，一般的工作人员平均每周要花4小时开会。这样，一个人一生中大约有整整一年时间花在开会上，中层管理人员有35%的工作时间在开会。对于高层来说，据统计，他工作时间约32%是在与别人的单独会议上，34%是在与一群人的会议上，而有的大公司的总经理每天的预定会议就占去了59%的工作时间。
会议对于政府部门贯彻执行政策，集思广益，统一思想，有效地推动工作很有意义。对于企业和公司来说，会议对于发展业务同样必需，英国英特尔计算机公司总裁安德鲁·格罗夫说：“会议是管理工作得以贯彻实施的中介手段。”
许多会议常常因为没有计划好或毫无准备而搞得一团糟。不充分考虑出席对象、会议议程以及会议宗旨是不符合礼仪规范的，因此，开好一个会议，准备与筹划十分重要。
根据3M公司会议管理研究所的看法，在筹划一个正式会议或准备一次非正式会议时应遵循如下几个步骤：
①确定会议宗旨——确认这些宗旨都能在指定的时间内实现。
②选择出席对象——根据既定会议宗旨确定。
③设备安排——确认能提供所必需的设备。
④准备会议议程——按逻辑顺序排列，每个议程都标上名称和时间。
⑤制定基本准则——以保持行为规范。
⑥发出邀请——让他们有时间做好准备。
⑦与非出席者联系——使他们也能获得有关信息。
会议能否成功地举行，除了主持人及会议进行的技巧控制以外，会前的计划和准备非常重要。成功的会议，需要做到五个明确和具备三个必要条件。
五个明确：
①主题明确。也就是会议公开打出的题目或公开提出的“旗帜”要明确鲜明，避免造成任何歧义或误解。
②与会者明确。明确自己在会议中的角色。
③目的明确。包括两个方面，一是会议本身的目的，二是与会者的目的。
④时间明确。包括何时召开，会议将持续多长时间。
⑤地点明确。包括大致地理位置、具体的会议地址。
另外，要成功地举办一次会议，还应具备三个必要条件：
①所有与会者，包括会议举办者与参加者，应有某种共同目标。
②具备与会议规模相适应的经济、物质条件。
③制订完善、周密的会议计划。
（一）确定会议宗旨
公务和商务会议的召开，都有明确的目标和任务，这就是会议的宗旨。因此，会议计划的第一项任务是这次会议是否必要。要考虑对于政府部门和企业的日常工作有无意义和作用，意义和作用到底有多大，是否一定要通过会议这种形式。
明确理解会议的宗旨有助于确定会议是否必要，希望通过会议得到什么结果，以及开会是不是获得这种结果的惟一途径。
作为会议组织者，还要考虑会议的类型。在商务中，主要的会议种类包括旨在解决问题的会议，调查问题的会议，小组会议，培训会议，工作回顾或展示会议、以及为鼓励员工而召开的动员会议等等。
（二）成立会务组
为了保证会议的顺利进行，可以挑选工作人员成立会务组。会务组可以再分为会务小组和接待小组，前者侧重负责布置会场、会议文件的准备、分发，后者主要负责与会人员的迎送、食宿、购买等事宜。
一般说来，大型会议设秘书处来负责会议的组织和协调工作。
秘书处下设：
①秘书组，负责会议的日程和人员安排、文件、简报、档案等文字性工作。
②总务组，负责会场、接待、食宿、交通、卫生、文娱和其他后勤工作。
③保卫组，负责大会的安全保卫工作。
（三）确定会议议程
议程是必须做的事，会议议程就是“在会议上要考虑的事务”。
（1）议程的作用
在会议举行之前，会议议程必须制定出来。因为议程表就像一张地图，当我们明确了方向，知道自己要到哪儿去，我们就能走得更远。美国通用汽车公司前总裁托马斯·默菲是一位成功的公司领导人，他说：“会议的议程必须事先准备妥当，并分发给与会者，这样可以使他们心中有数，做好倾听、发言的准备。必要时还可以向有关的部门收集信息，以便会上提出准确的数据和资料。”会议议程起着重要作用，有利于达到会议目的，提高会议效率。
（2）议程的内容
一般说来，会议议程应包括：
①会议时间和地点。
②会议目的。
③会议议题的顺序。
会议议题的顺序对会议顺利进行举足轻重，主席在制定会议议程时必须记住：
①某些议题将使会议团结一致，而另外一些可能会分裂会议。
②任何会议初期应比结束前更有创造性。此时，与会者精神饱满，因此，把需要创造性和投入大量精力的议题放在会议议程的前半部分。
③整个会议持续时间不应超过两个小时（以60～90分钟为宜），如果会议开上两个小时之后，就很难讨论出个有意义的结果来，通常只有一个半小时就足够把所有的议案理出一个头绪了。
④会议议程议题清楚明确，使成员有机会在会前集中其思想和信息，这样会使正式会议信息充足，效果更佳。
⑤会议的议题所需的支撑材料往往会影响会议议程与实际开会的间隔时间。例如，若支撑材料庞大，内容复杂，那么一周的间隔也就够了；材料不多或没有那么多议程，开会前三两天发出即可。当然，会议议程发放过早对保证出席会议并不必要，因为有的成员会丢失或忘记有会议议程这回事。
（3）商务会议议程的确定
在确定会议议程之前，应先征求会议成员的意见，询问他们希望讨论哪些内容。可以采用意见咨询表的形式向与会者提问一些问题，如：
①你在会议上发言的论题是什么？
②你的发言需要多长时间？
③你希望讨论什么样的问题或事情？
一旦明确会议有哪些议程，就能确定会议所需的时间。在选择会议日期和时间时，应考虑到其他人的日程安排。一般来说，星期五下午和星期一上午不适合开会。
每个会议都要有10%～15%的时间用于开场白。这段时间一般用于致欢迎词、作介绍、声明会议目的、让参加者“接受”这个目的、确立基本准则、分配各自的工作、处理日常事务以及评论议程表等等。
应该按照讨论的顺序列出议程表的项目，一定要列出谁负责某个特定的议程项目。确定每个议题时间分配是整个会议周密组织的关键一步。
下面是会议议程表的样本，这是一个最基本的格式，你可以参考它。
2∶05～2∶10开场白（欢迎词、介绍会议目标、宣布基本准则）。
2∶10～2∶25目前的销售额数据。伊丽莎白·斯特拉顿将提供最近一个月的数据，并讨论本年度截止目前的数据。
2∶25～3∶00营销预算。我们要对提议的营销预算进行评议，并提出修改方案（该预算与议程表一起分发，而且在会议前要做好背景材料和政策方面的工作）。
3∶00～3∶25管理培训计划。人事部门要求我们挑选两位高级职员向受训者阐述公司的营销计划（如果你是出席者并想承担这份工作，这将是你在会前争取支持的信号）。
3∶25～3∶30结束语（论述已圆满完成的项目，回顾一下会议程序，感谢各位的光临）。
（四）确定与会人员
会议并不是参加的人越多越好。出席会议的人数越多，这个会就越复杂，时间也越长，费用就越高。有研究表明，当4个人的会议增加到5个人时，其复杂的程度将增加127%。
3M公司会议管理研究所在宾夕法尼亚大学沃顿商学院和明尼苏达大学进行的研究表明，不同类型会议的理想出席人数：
解决问题型少于5人
调查问题型少于10人
工作回顾或展示型小于30人
动员型越多越好
在政府部门召开的会议上，确定与会人员可采取以下办法：
①查找有关文件、档案资料。
②请人事部门提供。
③征求各部门意见。
④请示领导。
（五）拟发会议通知
与会人员确定后，即可向与会人发出通知，以便他们做好参加会议的准备工作。有时准备工作量比较大，而距离开会时间还远，可以先发一个关于准备参加会议的通知。在开会前，再发出开会通知。
通知一般用书面形式。内容包括：会议名称、开会的目的、内容，与会人应准备、携带什么，开会日程、期限、地点、报到的日期、地点、路线等。必要时，还应写明会费和差旅费报销等事宜。会议通知印好后，应盖上举办单位章再发出去。
（六）会场布置
（1）会场选择
与会人员确定并且发出通知以后，就要选择、布置会场。选择会场时，要根据参加会议的人数和会议的内容来考虑。可以先思考下面七个问题：
①会议室是否足以容纳所有的出席者和必要的设备？
②会议室是否有充足的通风和照明设备？
③会议室是否受室外活动的干扰？
④会议室的设施是否能满足会议的要求和时间的长短？
⑤会议室地点是否对所有出席者都方便？
⑥会议室的费用是否可以承受？
⑦会议室在你需要时是否有空？
具体来说，要达到以下标准：
①大小要适中。会场太大，人数太少，空下的座位太多，会给与会人员一种不景气的感觉；会场太小，人数过多，挤在一起，不仅显得小气，也根本无法把会开好。
②地点要合理。临时召集的会议，一两个小时即散的，要考虑把会场定在与会人员较集中的地方；超过一天的会议，会场要尽可能离与会者的住所近一点，免得与会者劳碌奔波。
③附属设施要齐全。会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等各种设备都要配备齐全。对所有附属设备，要逐一进行检查。
④要有停车场地。现代社会召集会议，“一辆自行车一把伞”赶来开会的人已经没有了。单车、摩托、汽车都要有停放处，会才开得成。
（2）会场布置
会场选定后，接着布置会场。会议的气氛在一定程度上要靠会场的布置来渲染。会议室应当根据会议的内容来安排，或庄重肃穆、或郑重宏大、或热烈欢快。例如，人民代表大会的会场要布置得隆重庄严，庆祝大会的会场要布置得喜庆热烈，纪念性会议的会场要布置得肃穆典雅，业务洽谈会、看样订货会、经验交流会的会场要布置得和谐亲切。总之，会场的布置应与会议内容相协调。
◎会场设计
会场中的桌椅和摆放形式对与会者心理和会议的顺利进行非常重要。一般而言，会场形式依会场的大小、形状、会议的需要、与会人数的多少而定，通常呈大方形、圆形、方形等。
①圆桌式与方桌式。在圆桌或者方桌的周围安放椅子，可以让与会者互相看得见。领导和会议成员可以无拘无束地自由交谈，适合于召开15至20人左右的小型会议。
②“口”字型。如果出席会议的人较多，可以把桌子摆成口字型，内侧也可以安排座位。
③“匚”字型，“V”字型。摆成“匚”字型、“V”字型时，要注意主席位置，要有黑板或银幕。就像研讨会使用黑板或幻灯那样，要让与会者不必挪动座位就可以看到。
④教室型。目前中国最通行的开中大型会议的会场形式，其特点就是容纳的人多，有气势，容易布置，容易选择现成的场地，如：礼堂、教室、影剧院均可。
各种会场的图形如下：
圆桌式与方桌式
“口”方型
“V”方型教室型
◎主席台设置
主席台，设在代表席对面的地方，和与会人员面对面。由于会议多数在礼堂、会堂、影剧院等场所召开，主席台一般设在舞台上。中型会议的主席台，设在舞台上面或下面均可。小型会议可以不设主席台。
现在一般在主席台前设讲台，用于发言人讲话。主席台上可适当摆放鲜花。主席台背后悬挂会标或旗帜，会议名称的标准悬挂在主席台上方。
主席台席次：
1086421357911主席桌
◎座次
与会人员的座次应统一安排，由于座位有前有后，有正有偏，在排座位时要妥善安排，照顾全面，可以采用以下方法排列：
①按汉字笔划排列。也就是按汉字笔划的多少，从少到多的顺序排列。笔划数目相同的，按起笔横、竖、撇、折的顺序排列；起笔相同的，再按第二笔顺排列，依此类推。如召开全国性会议，可按各省（自治区、直辖市）名称的笔划多少排列座次区域。召开政治协商会议、人民代表大会等，为了体现平等精神，也可以按姓氏笔划排列座次。
②按地理位置排列。例如，召开全省性会议，可以按统一的市、县排列顺序，安排各市、县人员的座次。
③按行业系统排列。如召开全市性会议，可以把同一个系统的单位，集中排列在一起。
（3）印制证件
证件是出席会议的证明，是与会人员身份、资格、权利、待遇的凭证。代表证、记者证、工作人员证要用不同颜色的字或纸印刷，以作区别。
（七）迎接与接待
（1）迎接与会人员
通知上预定的报到日期到了，工作人员要提前分赴机构、车站、码头，携带车辆和作为迎接的标志，迎接从各地赶来参加、主持会议的人员。
（2）接待
与会人员必须到签到处签到。在签到处的服务人员要穿戴整齐，在胸前或胳臂上佩带标志。同时，签到笔的笔帽拧去，签到的本子打开，签到负责人彬彬有礼地站在一边。
签到后，让服务人员把他们领到各自房间，给他们倒上一杯水，可随意攀谈几句。
Ⅱ会议进行过程中的工作
（一）商务会议过程
（1）确定会议规则
会议的基本规则有助于会议的顺利举行。在会议一开始前就应宣布这些规则，可以在进入正题之前强调规则的重要性。
谈到会场规则时，语气非常重要。要以一种友善、老练的方式表述，这样人们才愿意遵守。
会议规则可参考如下：
①开诚布公。
②寻找运用信息的方法。
③不作人身攻击或贬低他人（包括使用形体语言）。
④不可夸夸其谈。
⑤休息结束时准时返回会场，如果需要去休息室或取咖啡可直接离席。
⑥会上提到的内容均属保密，不得外传。
⑦可以在任何时候提问。
⑧积极参与。
⑨把私事置之门外。
（2）会议主持人如何主持会议
◎遵守会议的时间规定
准时开会是会议的一条规则。应鼓励人们准时到会，甚至可采取措施惩罚迟到者。
时间一到，不管所有人是否到齐，应在5分钟内开始会议。不要为迟到者重复已经讲过的内容。
如果与会者发现自己无法出席或可能会迟到时，应尽早通知主持人。
只要可能，主持人应按时结束会议，虽然有可能没有完成某些议程。
◎阐述会议宗旨
在会议开始时，将会议宗旨再阐述一遍或把它张贴在墙上，让参与者时刻记着会议宗旨。必要时，可对它们的重要性再强调一下，防止偏离该宗旨的话题。
◎按照主次先后安排会议议程
留意先讨论紧急的事项，而把较为次要的议题的讨论放在会议的后部进行。这样可以保证优先处理紧急事项，而那些次要问题，如果时间不够的话，则可留在以后再说。同时，还应在每一次会议上限定讨论的事项，要估计到每一个议题讨论的时间总要比你预想的长。
◎掌握时间
主持人要对每一个议程设定时间限度，这样能够掌握整个会议的进度，适时地引导与会者归纳、总结并作出决议。
制止无缘无故打断会议的行为以控制整个会议时间。
控制休息时间，不管每个人是否都已回到会场，会议应准时重新开始。
