谦恭有礼，人人欢迎。——托马斯·福勒
Ⅰ营造一流的工作环境
有人说，人一生有两个最重要的地盘：一个是自己的家庭，另一个就是办公室。在家庭中，在父母和长辈的关心照顾下，你在这里成长；在办公室，你和你的上司、同事，一起奋斗，开创你自己的事业。
办公室是机关、团体等公共部门和企业、公司处理日常事务、进行公务商务洽淡、协商、交接的场所。
一般说来，只有符合下列条件者，才能称为办公场所：
①一个有许多人聚集在一起，为同一目标而努力的地方。
②它有组织层级和架构。
③绝大多数的员工每天都会来报到的地方（除了少数请假或有事者），因为他们受雇于该组织而来此上班。除了上述员工以外，就再也没有其他人受雇于此了。
因此，办公场所不是社交场所，不是朋友聚会场所，不是俱乐部、饭店和慈善机构，而是有规则和程序可循，为同一目标共同奋斗的地方。
（一）办公室的布置
办公室一般由办公场所、文件框、电话机、写字台四个部件组成。办公室布置要达到大方、美观、明亮以利于工作的进行。
有些人认为自己的办公房间乱点没关系，其实不是这样的，办公室的布置常常和工作效率联系在一起。你应当看看自己桌上是否材料堆积如山，自己的私人物品是不是放得满满的，保持办公室环境的干干净净是最起码的要求。
（1）办公桌
办公桌应放在房间中光线较好如正对门口的地方，与窗户保持15～2米的距离，如果是多人的办公室，可采用隔板，把各个工作人员的办公区域分隔开来，保持各自工作区的独立和不受干扰。
办公桌是自己在公司办公的地方，它应该放上这样的几件东西。
◎相架
在办公室里应该有一个精致小巧的相架，照片可以是你家人或你自己，也可以是你努力奋斗的对象。
◎记录用品
笔座，容易书写的好笔和空白便条纸是不可缺少的物品。如果你和重要用户或上级领导通话，需要记下重要事情却找不到纸和笔，那就未免太狼狈了。
◎书夹
可以把常用的书、资料摆在桌上，不妨挑个你喜欢的书夹把它们整理好。你也可以把每天都要用到的东西，如胶水、钉书机放在桌面上。
◎抽屉或书架
办公桌是最容易弄脏的地方，放得乱七八糟的书籍或会议文件，要根据日期和内容装订起来放到抽屉中或书架上。摆在桌面上的东西要少，要使桌上的空间尽量大一些。
抽屉里不要摆得乱七八糟，可以分段整理，使自己取放都方便。
（2）文件柜
办公室文件柜的摆放应以利于工作为原则。通常情况下，靠墙角放置，不宜占据较大的办公空间；也可放置在离工作人员较近的地方，以便随时查找资料，整理、收藏文件；柜内文件要及时清理，归档，建立目录，使之系统化，条理化。还要注意防虫防鼠。有的办公室除设置文件柜外，还设置了保险柜。一些重要的文件、清单、保险单、账目、现金、支票等放在文件柜中不太安全，就应把它们放置在保险柜中，以防遗失和被盗。所有的公务文件和票据，工作人员均不得私自带出办公室。
（3）电话机
办公室电话的摆放应以便利接听为原则。一般放在办公桌或写字台的右前缘。如果在同一写字台或办公桌上要安置几部电话，则应放置在办公桌或写字台的左右前缘。
可以根据企业形象和办公室的空间大小，选择一些油画、水墨画、字幅和工艺品等作为挂在办公室墙壁上的装饰。但格调要雅，因为这些物品是无声的语言，反映了公司品位和你的个性，应该以优雅、和谐、轻松、宁静等情调为主，不宜摆设充满恐怖、紧张、死亡的题材或调情的作品。
办公室是单位或公司分配给每个人的工作空间，虽然“所有权”并不是个人的，但人们都不喜欢别人侵占他的领地，不经允许进入他的空间和使用办公设备。因此，在办公室工作，你应该懂得下面的“宜与忌”。有关“尊重他人领地”的宜与忌
宜忌在征得同意后才能进入办公室，借用、移动或使用设备把东西放在别人桌上尊重他人财产和空间的拥有权。及时归还借用的物品，并不得损坏乱翻抽屉或文件，偷看桌上的文件公用场所使用后要收拾干净，即使不是你弄脏的也要如此留下一片狼藉。办公用品要轮流使用个人办公环境脏乱，非职业化
（二）办公设备的使用礼仪
办公场所的设备经常供办公室人员共用，因此使用办公设备有基本的应遵守的规则。
①学会正确使用设备。如果不会用就不要乱动，否则将会给别人带来不便。
②如果与人共用，要依序排队。
③如果纸没了，要重新装满。
④如果设备坏了，可以尝试自己修或者找人来修。
⑤借用的东西应及时归还并且保持原样。
⑥不要拿走、借出或偷看不是自己的东西。
⑦当你用完办公设备仪器之后，要保证环境和设备干净整洁，以便他人继续使用。
（1）使用计算机
在政府机关或公司的办公室中，基本上都配备了电脑。办公室许多日常工作已离不开电脑。电脑正在给办公室带来一场革命，实现办公自动化、信息化，提高了办公效率，减轻了工作量，使员工能够更好地为本单位、本公司服务和工作。尤其是网络更为办公室开辟了一个崭新的时代，一定程度上实现办公的网络化。
如果在办公室中，你单独使用或与人共用一台电脑，你知道使用规则吗？
①学会正确地使用电脑。不要让电脑因你的错误操作遭受损失，如丢失文件等。
②与他人共用电脑时，要与他人协调好电脑的使用时间，应根据任务量的轻重缓急区别对待。
③给打印机装满纸，换好色带，补足空白软盘。
④简易的故障，可以自己修理。不能修理时，应找有关修理人员来。
⑤未经允许，不要使用别人的磁盘或登录密码，不要偷看别人的文件。注意机密文件的保密。
⑥清理好自己文件，及时更改你的软盘标签。这样可以提高工作效率。
⑦不要在病毒发作日使用电脑，否则，可能损害计算机和丢失所有信息。
⑧不要在工作时间玩电脑游戏。
⑨当你工作结束后，应保持环境和设备的整洁，以便后面的人继续使用。
（2）复印机的使用
使用复印机须注意以下几点：
①一般说来，先到者先用。如果两个人同时到达，复印量少的人先用。
②如果别人仅复印一两页，而你的工作量很大，应让他先印。如果你去复印时，别人正在大量复印，你可以请求让你先复印一两页。
③完成一项巨大的复印工作后，应检查复印纸，如有必要应予补充。
④不要用复印机复印私人文件，除非使用自己的纸，还要趁休息时复印，而且应确认这种做法是符合办公室的规定的。
⑤进行必要的维护，诸如更换碳粉或处理卡纸的问题。如果不知道怎样处理，应请别人来帮助处理。不要把问题留给下一个使用者。
⑥用完后不要忘记重新设置复印机，一般设置尺寸为A4型。
（3）如何收发传真
传真在远程通信方面可取代邮递，其所含的信息量又远远大于电话能传达的。收发传真时，有下列的使用规则：
①选择好发传真的时间，以有利于工作为原则。为节省费用，发长途传真时可选择清早或吃午饭时。
②当接收方的传真设备为多人共用时，应事先给收件人去电话，告诉他什么时间发去传真。未经对方同意不能擅自发传真，否则是无礼的表现。
③使用有本公司名称的公文纸，在第一页前加传真封面，列出收件人姓名、传真号、电话号码以及所在部门的名称，发送人的姓名、传真号、电话号码以及所在部门名称以及传送文件页数等信息，还应包括发送的时间和日期，是否急件等。
④如果要传送图片，应选择黑白的，彩色的传真效果不好。
⑤如果你要发传真时，发现已有一份传真，应将它放在收件箱或交给本人，不是给你的传真就不要乱翻。
⑥更换色带，加满纸。如维修时，可以找有关人员。
（三）保持洗手间的干净整洁
洗手间是公共场所，各种人从这里进进出出。因此，在洗手间里，你不仅应注意自己的行为举止，还要注意言谈。
洗手间的最基本的礼仪规则。
①保持洗手间清洁，马桶或小便池用后要冲水。要将马桶垫圈放下来，并保持垫圈表面清洁，用后把卫生纸放回原处。
②要关好水龙头。
③妇女卫生用品和卫生纸用后扔入垃圾桶里。
④如遇设备故障，应及时向有关人员报告。入厕前后不要忘记洗手。
Ⅱ主管和职员的办公礼仪
（一）优秀主管应有的礼仪
在单位和企业里面，主管是老板和员工的中间层，一位优秀的主管应该具有良好的个人品质以及如何激发员工为团队工作的能力，自己也要具有团队合作精神，为员工留下较深的印象。
（1）要有良好的个人素养和宽广的胸襟
在公司或社交场合穿上适宜的服饰。俗语说：“佛要金装，人要衣装。”绝大多数人都以貌取人，你必须有套体面的衣服。
不要居功自傲，不要因现有地位和成就而沾沾自喜，以为高人一等。相反，你要把部门的成绩归功于大家的努力，这样做会让你得到下属员工的爱戴和尊敬。要勇于为团体承担责任，当事情出了差错时，而不要在高层主管面前推诿责任。
对下属员工要平易近人，主管得不到下属配合，就不能有效完成部门任务。平易近人能得到下属的支持。宁要慷慨过甚，不要太吝啬过度。身为主管，有时在吃饭付账时要主动买单。
养成良好的电话交谈礼仪。如：
①使用自己的电话机。
②讲话时间不宜过长，不要讲个没完没了。更不能在工作时间办私事。
③你约好的客人已经坐在办公室时，一般不要再接听电话。
④通话对象如果是个大忙人，注意为他节约时间。
⑤不要在电话中大发雷霆。
⑥当拨错电话号码时，说声对不起。
要信守承诺，说到一定要做到。别人来电，务必在24小时内回话，或至少找人代为处理。
有来宾走进办公室时，不论长辈或同辈，都应起立相迎以示尊重。学会向他人介绍引见。把男士介绍给女士，辈份、地位低的介绍给辈份高和地位高的人。
绝不可要求部属遵守一项你自己都不遵守的规定。
（2）团队合作精神
不管有无正式的组织，凡是同一个办公室的员工和主管都应该具备团队精神。所谓团队精神，是指一些人以共同的行动追求共同的目标。
组合起团队，创造良好的合作气氛，必须由主管来主导，员工自下而上是培养不出团队精神的，一个团队是否有团队精神，其主管必须：
①所有时间内都须维持良好而亲切的态度——敞开大门面对所有自己的部属，欢迎他们，并显示出对他们的尊重。
②把好处与那些做出贡献的人分享，并让他们知道自己对组织是有所贡献的。
③如果属下必须连夜加班时，得尽可能注意到他们的安全问题。
④当属下说明他们其中一人有生病、过于忧虑、压力太大，或是心中有所疑惑等事情时，必须流露出高度的关怀之意。
⑤有了好消息得让所有相关的同仁们知晓。若有了成就，上级也要对每位相关的属下表达肯定及感激之意，而不是贪得无厌地把所有功劳归到自己一个人身上。
⑥阻止谣言或风言风语的传播。不要飞短流长、搬弄是非。
⑦在作出决定前可向人请教一番——尤其是当这些决策和他们有关时更应如此。
⑧耐心聆听别人所说的话，千万不要让对方得到这个印象：他们说话的时机不对。
⑨鼓励大伙儿在一起工作。
⑩即使是自己一个人工作，也要像在团体里工作一样，得随时注意自己的行为举止。
（3）关心部属和他人
如果你是一位高层主管，务必确保每一位部属拥有一个良好的工作环境，如办公桌要方便使用，椅子要舒适，照明要好。
可以帮助训练年轻的同事，不仅教他们做事，还要教他们做人。可以提提建议，耐心回答他们提出的问题，在他们学习工作的过程中充当一位友善的辅导员。
部属有突出表现时，应即时向他道贺并且公开加以表扬。
同仁遭到误解时，应在适当的时机替他向大家或更高层主管解释。这表明你对同事的态度。同仁遭逢坏消息，要加以慰问，可以叫到一旁拍拍他的肩膀，询问自己能否帮上忙。
同事精神沮丧时，给予他鼓励。人生常会遇到不如意之事，别人的鼓励可能使人一下子振作起来。因此，关照同事是主管的职责。
同事住院、受伤或生病时，可以和其他同仁一起表达慰问和支持，如送一束花，提供有关办公室的信息，一个星期去探望他一次。
介绍同事时，设法让每个人听起来都很重要。
（二）称职员工的办公室准则
（1）准时上、下班，保持环境整洁
上班时间，不是来公司的时间，而是开始工作的时间。从进门到坐到自己的座位上，至少需要几分钟时间，因此，应在开始工作前10分钟到达公司，如果是新来的公司职员，还要再提前一些，负责打扫卫生及打水等工作。上班是否准时，反映你对工作是否敬业。
到了下班时间，如果已经做完了工作，就可以向周围的同事打声招呼，“我先走了”，再自行离去。看到上级正在忙工作时，最好问一声：“需要帮忙吗？”确实不需要时，你可离去。
下班之前，应将办公桌上的文具和文件等放整齐，将椅子放回原位。
（2）穿着整洁，修饰得体
工作时间，必须穿着正式。白领男性和女性如何选择服饰，本书前面已经作了详细介绍。同时男女两性在穿着方面有如下差异：
①穿着邋遢的男性上班族会给人一种粗心大意、不规矩的印象，同时也会认为这种男士需要照顾。
②而穿着邋遢的女性上班族则会给人一种不端庄、自甘堕落的印象。
③一个男士若是穿着太潇洒或说过分火辣辣的话，则会被认为是个有野心且略显轻浮的人。
④一个女人如果穿得太漂亮，会让人觉得她在事业或性方面（或同时在这两方面）“野心勃勃”。
女职员不能在写字楼内化妆，尤其是有异性同事时。不能在办公桌上摆满化妆品。如果办公室设有女衣帽间，这可兼作化妆间，否则，就只能用洗手间代替了。
（3）承担风险，不推诿责任
勇于承担责任，不要诿过给同事，这是工作的一种良好的态度。如果有轻微的事被弄错了，上司追问起来，即使那件事大家都有点儿责任，你就直截了当地给上司解释明白，自己先向他道句歉，承认就算了，当然你可能挨一顿骂，可是却会在办公室中赢得一个忠实的美名。
（4）讲求效率不干私事
私人事情不要带到办公室去。每个人都要谨记，公司给你薪金，目的就是需要你做好本职工作，所以你应该尽责地做你份内的事情。
有许多公司严格地执行一些规矩，例如办公时不能接听私人电话，不能随便跑出去买香烟，规定用午膳时间，上下班要准时等。
（5）不得越级请示上司
按照常规，如果遇到棘手的事，首先要找直接管你的主管，切勿去见一个更高级的上司。须知一个大公司，它的组织和军队相似，发号施令有关连性，即使对你的顶头上司有意见，而你又偶然犯有过失时，你也先要获得他的同意才可向更高一级申诉。
（6）对上司和同事讲究礼貌
在办公室中禁止使用俗语、流行语以及亲近而不严肃的话语。尤其是那些刚参加工作的职员，由于处在下级的地位，无论对谁都要注意用尊敬的语气说话。
