(一)签字仪式礼仪
在商务洽谈之后,如果达成协议,下一步就是要举行签字仪式,在签字仪式中有一些礼仪应该遵守。签字仪式是商务活动中关键性的一环,前期的所有工作都是为了最后成交的这一刻。在正式签字之前,需要认真准备好签字的文本,双方在洽谈或谈判结束后,应指定专人按谈判达成的协议准备好待签文本的定稿、翻译、校对、印刷、装订、盖印等工作。在准备文本的过程中,除了要核对谈判协议条件与文本的一致性以外,还要核对各种批件,如项目批件、许可证、设备分交文件、订货卡等是否完备,合同内容是否与批件内容相符,等等。待签文本应该装订成册,并用仿皮或其他高档质料作为封面,以示郑重。
在签字仪式上的签字人员、助签人员以及随行人员应当穿着具有礼服性质的深色西装套装,并且配以白色衬衫与深色皮鞋。
一般来说,签字仪式分为双边签字仪式与多边签字仪式。签字场地的选择要求光线明亮、整洁、庄重,签字桌一般是横放在签字厅。一般情况下,在签字桌上应事先安放好待签的文本以及签字笔、吸墨器等签字时所用的文具,同时,最好在签字桌上摆放一些鲜花,以增加生气。在双边签字仪式中,双方签字者面对房间正门而坐,双方参加签字仪式的其他人员,一般需要呈直线型单行或者多行并排站立在签字者身后,并面对房间正门。站在右侧的人是客方,站在左侧的是主方。而且,双方地位高的人分别站在中间,站在最外面的人地位相对较低,如果站立的参加人员有多排,一般还要讲究前排高于后排,站在第一排的人的地位较高。多边签字仪式,即参加者是三方或三方以上。多边签字仪式的基本礼仪和双边签字仪式一样,但是多边签字仪式讲究签字者要按照约定的顺序依次签名。
签字人签署文本的顺序是先签署己方的文本,再接着签署他方保存的合同文本,即礼仪上通称的“轮换制”。签字完成后,各方签字人应热烈地握手,互相祝贺,并相互交换各自方才使用过的签字笔,作为纪念。全场的人员应该鼓掌,表示祝贺。礼宾小姐此时用托盘端上香槟酒,有关人员,尤其是签字人当场干杯,庆祝签字仪式成功。退场时注意,首先是各方最高领导及客方先退场,然后东道主再退场,签字仪式以半小时为最宜。
(二)剪彩仪式礼仪
在商务活动中,剪彩仪式是一项极其重要、不可或缺的程序。剪彩礼仪源于美国,最初是作为新店开张的一项促销活动,后来演变为一种重要的商务仪式。
剪彩仪式正式举行之前,需要舆论宣传、发送请柬、布置场地、培训人员,等等,最重要的是邀请剪彩的人员。除此之外,要预先准备好剪彩仪式上所需要使用的特殊工具,如红色缎带、新剪刀、白色薄纱手套、托盘以及红色的地毯。
在剪彩仪式上,除了主持人,剪彩的人员主要是由剪彩者和礼仪小姐组成。根据国际惯例,剪彩者可以是一个人,也可以是几个人,但不应该多于五人。若剪彩者是一人,则其剪彩时居中而立即可。若剪彩者是多人,一般的规矩是:中间高于两侧,右侧高于左侧。剪彩者多由上级领导、公司合作伙伴、社会名流以及客户代表所担任。
在正常情况下,剪彩仪式应在行将启用的建筑、工程、展销会或博览会的现场举行。在活动现场可略作装饰,在剪彩之处需要悬挂写有剪彩仪式的具体名称的大型横幅。
剪彩仪式的第一步是请来宾就位。在剪彩仪式上,通常只为剪彩者、来宾和本公司的负责人安排坐席。在主持人宣布仪式开始后,乐队奏乐,全体到场者应热烈鼓掌。然后安排简短的发言,最后就是最重要的一项程序:剪彩。剪彩之后,剪下来的红花团应准确无误地落入托盘者手中的托盘里,切勿使之落地。剪彩者在剪彩成功后,可以右手举起剪刀,面向全体到场者致意。接下来就是依次与主人握手道喜,并列队在引导者的引导下退场。退场时一般从右侧下台。
(三)商务庆典礼仪
在商务活动中,商务人员参加庆祝仪式的机会会很多,有可能应邀参加某外事公司的庆祝仪式。受邀参加商务庆典的人员一定要注意个人的形象,仪容要整洁,服饰要规范。一般男士和女士都要穿着正式的职业服。
参加庆典的人员一定要守时,这是树立公司形象的需要。如果在庆典上各方面的礼仪都做得好,会在很大程度上影响别人对你和你公司的评价。