在涉外商务交往中，用电话联系业务是必不可少的一项环节。电话的发明，使我们的商务交往在效率上得到了质的飞跃，即使在千里之外，也可以电话为中介，进行业务商谈。所以，电话礼仪也随之成了商务礼仪的一个重要内容，不会打电话、接电话在很大程度上会影响商务交往。
（一）商务交往中的电话礼仪
1.使用座机的礼仪
如果要用座机进行商务洽谈，要注意打电话的时间和时机。不要在休息时间打电话，每天上午7点之前、晚上8点以后、午休时间和用餐时间，皆不宜打电话。公务电话千万不要打到人家里，占用人家的私人时间。与此同时，还要避开对方通话高峰期、业务繁忙期、生理厌倦期。如星期一刚上班时，或周五还差半小时下班时最好别打，因为此时人的精神状态都没完全投入到工作中。要选一个对方心平气和、专心致志工作的状态时打电话效果会最好。通话时间一般应遵守“三分钟”的原则，打电话的人应当有意识地将通话时间限定为三分钟内，除非有很重要的事要谈。如果电话中途因故障而中断，要由打电话的人再打回去。
在商务交往中，打电话一般都有一定的商业目的，或者是交流信息、或者是商务谈判，所以，在打商务电话之前，一定要有所计划和准备。要事先决定好你是要一个肯定的还是否定的答案。时时要考虑到你想用电话来达成的特定目标的条件。所以，要先准备一份备忘录，涵盖电话中要谈论的重点，打电话时应集中精神，不可一心二用。
如果是和对方谈业务，尽可能主动打电话。如果有人打电话给你，而你还没有准备好，可以用类似的说辞“对不起，我有一个重要的会议，什么时间你方便了，我给你打过去”或者“这会儿我已安排了别的事，我一会儿给你打过去”等，用这样的方法既礼貌，也不会失去和对方联络的机会。
接听电话的礼仪和打电话的礼仪同样重要。一般情况下，最佳的接电话时间是在电话铃响过两次之后，不要只响一次就接，那样会显得仓促，也不要拖好久才接，如果刚好电话不在身边，响了好几声才接到，就要跟对方解释并道歉。
拿起话筒后，首先要说“您好”，接下来把自己的名字、公司名称或自己的身份告诉对方。等对方有了明确答复或客气的问话后再谈正事。接电话时要保持和善和热情，即使是人家打错电话也不能冷漠对待。
在办公室里，有时候刚好同事不在，而他办公桌上的电话响了，需要代接电话，要注意首先要有礼貌，告诉对方他要找的人不在，然后再问他是谁？是否有什么话需要转达？其次，就是要及时地把准确的信息传达给同事。
2.使用手机的礼仪
手机便于携带，随时随地都可以传达信息，因此是广大商务人员必备而且使用最为频繁的电子通信工具。在涉外交往中应该注意手机的使用礼仪。
一般说来，外出的时候要把手机放在随身携带的公文包里，也可以放在上衣兜里，如果是夏天，只穿一件很薄的衬衣，手机最好不要放在上衣兜里，这样会影响服装的整体外观。在使用手机的时候，不要总拿在手里，更不能拿出来炫耀，那会给人留下幼稚的印象，影响以后的谈判和合作。
在公共场所使用手机的时候，一定要注意社会公德，不能扰乱正常的社会秩序和他人的正常生活。首先，不应该在公共场合，如在汽车上、餐厅里、电梯里等，旁若无人地大声打电话。在开会、与客户见面等场合最好不要当众使用手机，以免给人留下一心两用、不懂礼节的坏印象。
（二）商务传真礼仪
在商务交往中，经常需要将一些重要的文件、资料、图表即刻送达身在异地的客户手里。传统的邮寄书信的联络方式，由于效率和其他方面的原因，已难以满足快速发展的社会需要。于是，传真便应运而生，而且成为商务交往中重要的通信工具之一。
传真操作简便，传送速度快，而且可以将一切服装的图案在内的真迹传给对方。使用传真要注意一定的礼仪规范：首先要把自己公司使用的传真机号码正确无误地告诉交往对象。为了保证万无一失，有必要在发传真之前，最好先打一电话，告诉对方注意接收传真。这样既提醒了对方，又不至于发错传真。在发传真时要注意内容简明扼要。商务人员发传真时必须牢记维护公司的形象，处处不失礼数，一般不可缺少必要的问候和致谢语。
在使用传真设备时，要注意它的时效性。因此，在收到他人的传真后，应当第一时间告之对方。需要办理或转交、转送他人发来的传真时，千万不要拖延时间，以免耽误对方的要事。
（三）商务电子邮件礼仪
随着因特网和电子邮件在商务领域中的普及和应用，电子邮件礼仪已经成为商务礼仪的一部分，并且对于客户关系的影响日益显著。要写好商务电子邮件应注意以下的礼节：一是要注意措辞，在写邮件之前，需要明白收件人的年龄、身份以及和自己公司的远近关系，然后选择最合适的措辞，简洁明了表达你的内容；二是在发邮件之前通知收件人，尽量在发邮件之前得到对方的允许，确认你的邮件对他有价值；三是小心使用附件功能，附件越大，下载时间就越长，占用收件人的电脑空间就越大，所以邮件要避免那些冗长的附件；四是注意使用抄送功能，如果滥用抄送功能发邮件，收件人有可能会以处理垃圾邮件的方式一删了事。
（四）商务书信礼仪
在现代商务活动中，虽然手机、传真机和电子邮件逐渐普及，并以其快捷和方便的特点得到商务人士的青睐，但是，传统的商务书信依然以它自身的优势在商务通信中占据了一席之地。首先，传真和电子邮件等通信文件的书写依然要遵循和借鉴书信礼仪的规范；其次，商务信函是普遍承认的具有法律效力的经济交往工具，所以，商务书信礼仪仍然有其学习的必要性。
商务书信应使用印有公司抬头的专业纸，质量应尽可能优质。书信的内文由称谓、正文、敬语、落款及时间四部分组成。
称谓应该在第一行顶格写，后加冒号，以示尊敬。称谓要准确得体，符合寄信人和收信人之间的特定关系。在商务信函中，称谓可以是收信人的姓氏、姓名和他的职务、职称的组合，如“汪经理”“李海工程师”等。如果不知道对方的姓名和头衔，在发信前最好问清楚，如果不方便问，可以使用职务等中性称呼，如“经理”“董事”等，也可以用“方先生”“杨小姐”，用这些称呼也不会失礼。
正文是整封信最重要的部分，内容要准确、详略得当，该具体的部分要不惜笔墨。同时语言要通顺，用词恰当，决不能出现错别字，那既是不认真的表现，也是对收信人的不尊重。
在书信结尾时要向对方表达你的美好祝愿，一般用“此致、即颂、顺祝”等词紧接正文末尾。下一行顶格处用“敬礼、生意兴隆、安康”等词与前面呼应。
在书信的最后，写上写信人的姓名和写信日期。在商务书信中，一般要署上全名以示庄重和严肃。商务信函一般还要盖上公司的公章，因为这象征着信的内容代表着公司的集体意见，而不是写信人自己的意思。
