如果你不注重电话礼仪，不注重打电话或接电话时的一些小细节，比如选在不合适的时间打电话、接电话太迟、在电话中唠唠叨叨、过电话太重等，你已经在对方的心目中留下了不好的印象。
某公司的经理在会议室接待一个对方时，突然秘书前来转告他有一个紧急电话，是公司老板为一件项目的失利大发雷霆。一听到这个，经理心中惊恐万分，也顾不得和对方解释，就急匆匆地离开会议室，前去接听电话。经过经理百般解释，公司老板才知道这原来是个误会，是某位下属不小心送错了材料所致。和公司老板通完电话，经理才想起对方还在会议室里，急匆匆赶到会议室，可惜对方早已经离开了，对方留给经理秘书一句话：“你们经理实在太忙了，我看这个合约的事情还是等以后再说吧！”
事后，不管这位经理如何解释，对方都没能原谅他的失礼，一笔生意也就此泡汤。
遇到这种接待对方和接听电话都要顾及的时候，不仅要分清主次，更要不失礼节。
打电话的时间，可别选错
给别人打电话，最好是事先约定一个通话时间，或者是选择一个对方方便的时间。选择适宜的通话时间，关键是要替对方考虑，这个时间对于他来说是否合适。此外，选择通话时间也要考虑到你和对方的交往程度。只要考虑到这两点，就可以找到一个适宜打电话的时间，也会让客户更容易接受你，赢得一个更高的起点。
在不恰当的时间打电话是很失礼的，尤其是在拨打商务电话时，更应该注意时间是否恰当。现代社会由于工作关系，很多人作息时间并不一致，因此，不要以自己的作息来规范别人。初次认识交换名片或互留电话时，可先询问对方方便接听电话的时间。
如果你对对方的作息时间不了解，那么一般而言，大多数人一天的作息时间如下：
1.早上8∶00-10∶00
这段时间大多对方会紧张地做事，这时接到一般的电话也无暇顾及。所以这时你不妨安排一下自己的工作。
2.10∶00—11∶00
这时你的对方大多不是很忙碌，一些事情也会处理完毕，这段时间应该是电话沟通的最佳时段。
3.11∶30-下午2∶00
午饭时间，除非你有急事，否则不要轻易打电话。
4.下午2∶00-3∶00
这段时间人会感觉到烦躁，尤其是夏天，所以，不要去和对方谈过长时间的话。
5.下午3∶00—6∶00
电话通话十分的重要，尤其是在商务沟通中。由于在商务电话沟通过程中，为了达到成交的目的，往往需要与对方进行三番五次的沟通。在这一过程中，如果有重要的事情需与对方沟通，可以事先约好时间。这样才能保证商务计划的顺利进行。
曾经有个著名的网站邀请培训师给他们公司做一场内训，因为培训师的时间很紧，便由助理帮他约好时间。该网站的培训部要求他们公司的几个经理全部在线上，在电话里聆听他们将要讨论的细节，这样他们通过电话就把所有的问题解决了。
如果他们没有提前预约，到时候一定会因为有人临时有事而不能参加讨论，那么耽误的便是大家的时间，问题也不可能那么容易就得到解决。
另外，打公务电话尽量要公事公办，不要在别人私人时间，特别是在节、假日时间里麻烦对方。如果能有意识地避开对方的通话高峰时间、业务繁忙时间、生理厌倦时间，打电话的效果会更好。
会计师最忙是月头和月尾，不宜接触；医生最忙是上午，下雨天比较空闲；销售人员最闲的日子是热天、雨天或冷天，或者上午9点前下午4点后；行政人员10点半后到下午3点最忙；公务员最适合的时间是上班时间，但不要在午饭前后和下班前；教师最适合的时间是放学的时候；家庭主妇最适合的时间早上10点至11点；忙碌的高层人士最适合的时间是早上8点前、下午5点后。
总之，在你所从事的业务与对方的工作有直接利害关系的情况下，你可以在对方工作时间拨打电话，这样可能会更有利于沟通；如果你的业务对对方的工作没有直接的利害关系，对方可能对这样的事情不太感兴趣，你最好要等到对方清闲下来的时候再拨打电话。
接电话，别让铃响多于三声
每个人打电话时，人们都习惯于在等待电话被接通前的时间里最后调整一下思绪，再次在心里重申着此次去电的目的。这个电话被接通前的等待时间，往往被人们的惯性所设限，大多以电话铃响三声为限，电话铃三声之内接听，则容易打乱等待者的思绪，而电话铃响过了三声还无人接听，等待者就会焦躁起来，不满情绪由此滋生。因此，在电话铃响过三声之后才接起电话，就要做好面对来电者的怒气和不满的准备，给予对方合理的解释，并致以诚挚的歉意。这才能扭转因接电话失礼而在对方心中造成的恶劣印象。
因此，电话铃一响，应尽快接听，而不要置若罔闻，或有意延误时间，让对方久等。拖延时间不仅失礼，甚至会产生许多不必要的误会。
某家干洗店的新员工表示，经常有对方打电话询问衣服是否洗好。由于洗好的衣服上都有一个号码牌挂在外面，他就请这位客人稍等，然后放下听筒去外面查看。他只顾着自己赶紧找那号码牌，等找到以后去接电话，而客人却早已等得不耐烦而挂断电话。
在遇到这种因找资料而需要对方等待的情况时，注意不要让对方久等，最好在15秒之内给出答复。如果不能及时寻找到资料，可请对方先挂机，等寻找到资料后再给对方去电话。无论遇到何种情况，让来电者在电话一旁长时间等待，都是一种极其失礼的行为，极容易导致对方的反感。
此外，在某些特殊情况下，人们实在难以遵循“响三声就接”的接听电话原则时，则应注意灵活处理。
如果电话过于紧急而不得不接时，就需要向被接待的对方致以诚挚的歉意，在获得对方谅解的情况下再去接电话。或者是接起电话向来电者致歉，另约时间回电，再继续对对方的接待工作。
总之，电话铃声一旦响起，要立即放下手头的事，在铃响的第一时间段内，也就是电话铃响三声的时候，迅速接起电话，即使是离电话机很远也要赶紧过去接电话。
接听是否及时，不仅反映了一个人待人接物的真实态度，更代表了一个公司工作效率的高低，直接影响到来电对方对公司的印象。
电话暂停，别让对方等太久
接听电话时，有时会遇到须搁置电话或让对方等待的情况，这时要给予说明并表示歉意。让对方等待时，切记不可让对方等太久，在电话搁置15秒钟之后一定要有所回应，表明你时刻关注对方。
有些人认为，反正我在为你查找咨询材料，所以让你在电话中等候一些时间也是无所谓的。但是，不管你是否在为对方查找咨询材料，你所做每一件事的劳动时间，实际上代表着你这家公司的工作效率，以及你的办事能力。同时，你是否礼貌应对会影响到公司的形象。
另外，如果你只是将电话搁在一边而没有按等候键的时候，你办公室其他人员的谈话就会传到对方耳里，这些谈话可能有公司的机密，也可能是一些无关人员的闲聊，这样无形中要么泄露你办公室的机密，要么让对方感到你公司的员工怎么上班时谈论这些与工作无关的事情，从而影响公司在对方眼中的形象。
所以，为了表示礼貌，在让人“稍候”时应先征询其意见。不过为避免误解，不要这样问：“能否问一下您是否能持机稍候？”因为如果对方回答“可以”时，也许意味着“可以如此提问”，而并非“可以持机稍候”。正确的说法应该是：“您能持机稍候一会儿吗？”或“您可以持机稍候吗？”说完要等一下，待得到对方的肯定答复后再离开。到再次拿起话筒时，还要先表示一番谢意。
让人等候时，每隔15～30秒钟就应核实一下对方是否还在等着，并让对方知道你此时在干什么。如说：“还要几分钟才能整理好您要的资料，麻烦您久等了。要不，过会儿我再给你去电话？”要让对方有选择的余地才合乎礼仪，因为这表示对对方意愿的尊重，同时也表明你在时刻关注对方。
需请对方等候多久，不能含糊其辞，更不能弄虚作假，一定要诚实。在不确定的情况下，不要说：“我马上就回来。”可以说：“请等我接完那个电话马上再来。”若不能在短时间内找齐对方所需要的资料，最好不要让他久等，应另约时间回话。
要是自己处理不了，转交旁人办理时，应先接通那个人的电话，再转过去，以免来电人联系不上。
对将要接听电话的人，应扼要介绍一下来电人的要求，以免来电人再次重复，同时也可使接电话的人知道来电人已等了很久，这样，不致再添不必要的麻烦。
如果做到这些，你的对方一定会因为你如此礼貌而对你以及公司产生好感，这样，就更容易促进合作的达成。
另外，如果让对方等候时，要注意委婉的礼貌用语，例如可以说：
对不起，您所要的资料我需要到文件柜里找一找，可能需要两分钟。
您是等待呢还是我查到后再给您打过去？
(让对方等待时间不超过30秒，超过时要有所回应)请稍等……我已找到了部分资料，但还有一些……
谢谢你等了这么长时间，你刚才要的资料(继续谈话)……
