7.2“赢在团队”理念的实践
在非洲的草原上：
如果见到羚羊在奔逃，那一定是狮子来了！
如果见到狮子在躲避，那一定是象群发怒了！
如果见到狮子和大象集体逃命的壮观景象，那是什么来了？？？
——蚂蚁军团！！！
蚂蚁的团队合作，在各个行业中被管理者借鉴，促使团队成员像蚂蚁一样紧密团结、彼此合作，形成合力，达到目标。而对会展来讲，更需要团队协作。因为会展业是资金、技术、人才密集型产业，又是一个实践性、综合性极强的行业，会展是一项操作性极强的系统工程，涉及展览策划、文案、项目推广、招展招商、展示设计与工程、展会服务各个环节，在时间、空间、人员、物流等方面都需要配备高素质的操作人员。会展经济独特的运行规律决定了会展学科的复杂性，从会展所涉及的知识领域来看，会展学科涉及信息学、管理学、经济学、旅游学、建筑学、运输学、口岸学、艺术学、环境科学等众多学科，有很强的综合性。所以，会展人员单靠自己的力量，单打独斗、埋头拉车是行不通的。会展的行业特点决定了这是一个系统工程，需要团队迎战。浙大城市学院组建的会展团队，由专业教师团队、企编员工团队、专业学生团队三部分组成，是产学研三位一体的团队。通过项目的运作融入教学，达到教育教学目的。
7.2.1羚羊与狼——团队中的合作
在动物界，狼并不是上帝的宠儿，也不属于绝对的强者，它没有绝对的速度，也没有庞大的身躯。羚羊是草原上跑得最快的动物之一，但它们却常常成为狼群捕食的对象。为什么？除了羚羊本身弱小之外，最主要的原因是它们没有互相保护的团队精神。遇到敌人袭击时，羚羊就会分散逃跑。分散开的羚羊即使跑得再快，也逃不过狼群的围追堵截。著名作家姜戎在《狼图腾》一书中描绘了不少有关狼的故事，特别是讲到了鲜为人知的狼性文化。在他看来，狼性文化其实就是狼“敏锐的嗅觉，不屈不挠、奋不顾身的进攻精神和协同作战的团队精神”。一旦攻击目标确定，头狼发号施令，群狼各就各位，嗥叫之声此起彼伏，互为呼应，有序而不乱。待头狼昂首一呼，主攻者奋勇向前，佯攻者避实击虚，助攻者嗥叫助阵。这种高效的团队协作精神，使它们在攻击目标时往往无往而不胜。
的确，独狼不是最强大的，但狼群的力量则是空前强大的。
在日益讲求分工协作的现代社会，孤单勇士独立实现抱负的机会越来越少，而一支默契而富有战斗经验的团队往往能够共同达成“绝非一人所能完成的事情”。
2010年10月中旬，会展中心的老师和同学们一起迎来了一年一度的大考：
第三届中国城市会展高峰论坛，其中陈勇（会展中心老师）、戴晟昱（会展中心学生干事）、徐京京（会展中心学生干事）组成一支三人团队，担负起论坛会议流程策划及执行的任务。尽管不是第一次参与大型会议活动，但这样深入地介入到会议项目的核心内容，戴晟昱与徐京京还是第一次。我们的分工是这样的，陈勇负责会议流程、气氛营造以及现场布置的策划与实施；戴晟昱依照会议脚本完成PPT的制作，并与参会演讲嘉宾保持联络，以及时更新内容；徐京京的主要工作则是配合小戴共同完成PPT的制作及现场的播放。由于时间紧，主要出席嘉宾多次变化，我们的会议脚本多次修改，最后一次的修改可谓是到了火烧眉毛的时候——离大会开幕只剩一个晚上的时间。而当时陈勇还要根据内容的变动配合多媒体制作人员修改视频、音频内容，根本腾不出时间来修改脚本。这时，戴晟昱主动挑起了重担，加班到凌晨两点完成了脚本及议程PPT的修改。第二天早上8点50分，离开场仅有10分钟的时间了，部分领导、嘉宾已经入场，在议程管理组的操作平台旁，戴晟昱、徐京京正在紧张地工作着。由于大多数演讲嘉宾的PPT是刚刚拷贝的，甚至个别演讲嘉宾的PPT还没有交上来，她们需要把新收到的内容按照设计流程进行编排。这时组委会的一位领导到工作台前巡视，要求小戴把视频及议程PPT内容再播放一遍，以确认无误。尽管视频内容我们前一晚以及早上已多次试播，故障及错误都已排除，但由于焦虑，这位领导还是想亲眼过目一下。这意味着戴晟昱和徐京京必须停下手里的编排工作，而时间根本不容许再试播一遍。一方是领导的要求，一方是实际工作的需要，是听从领导的指令，还是坚持完成手头更总要的工作？戴晟昱迟疑了几秒钟之后做了一个决定：坚持做正确的事情！她坚定地告诉领导：没有时间试播了，请相信我，一切都没有问题！领导也犹豫起来：你确信没有问题？戴晟昱：没问题！一切后果我承担！10分钟后，会议如期举行，一切按照设定的一样顺利操作，直到大会圆满结束。
事后我们回顾这件事情，大家都佩服戴晟昱的魄力与决断。而作为团队的成员，我则更深切地体会到小组内三个人协作的重要。在执行这个项目的日子里，大家一起分担着工作的压力，无论是幕后准备的过程，还是现场最紧张的时刻，三个人都是彼此配合，互相关照，正是这样默契的协作，才使得我们出色地完成了议程组的任务。
7.2.2从长两寸到短四寸——团队中的分工
有一个寓言故事，说阿东明天就要参加小学毕业典礼了，怎么也得精神点把这一美好时光留在记忆之中，于是他高高兴兴上街买了条裤子，可惜裤子长了两寸。吃晚饭的时候，趁奶奶、妈妈和嫂子都在场，阿东把裤子长两寸的问题说了一下，饭桌上大家都没有反应。饭后大家都去忙自己的事情，这件事情就没有再被提起。
妈妈睡得比较晚，临睡前想起儿子明天要穿的裤子还长两寸，于是就悄悄地一个人把裤子剪好叠好放回原处。
半夜里，狂风大作，窗户“哐”的一声关上把嫂子惊醒，猛然醒悟到小叔子裤子长两寸，自己辈分最小，怎么也得自己去做了，于是披衣起床将裤子处理好才又安然入睡。
老奶奶觉轻，每天一大早醒来给小孙子做早饭上学，趁水未开的时候也想起孙子的裤子长两寸，马上快刀斩乱麻。
最后阿东只好穿着短四寸的裤子去参加毕业典礼了。
一个团队仅有良好的愿望和热情是不够的，要积极引导并靠明确的规则来分工协作，这样才能把大家的力量形成合力。特别是会展项目的运作纷繁复杂，没有明确的分工，就会乱成一团。我们在会展项目的运作过程中，特别注重团队的分工。
2010上海世博会“收官”阶段和第十二届西湖博览会开幕之际，2010第三届中国城市会展高峰论坛暨政府主导型展会创新发展论坛在杭州举办，会展中心承担了整个会务的策划及组织实施。整个会务工作千头万绪，非常繁重。
以接待小组为例，团队成员由教师及学生搭配组成。其中总协调人（指导教师）：莫伟维；组员10人（专业学生）：叶斐、胡锡姣、贺冬晓、周卓祺、宣昉、陈燕、沈袁、李强强、冯元颖、丁倩莹。团队成员中，除了总协调人具有社会经验外，其他都是大二的学生。团队成员的特点是年轻有朝气，工作热情和积极性很高，但是，普遍缺乏会展实务经验。如何使团队分工清晰、各司其职、有条不紊，是整个接待工作是否成功的关键。为此，我们制订了详细、严格的工作计划表，明确了各块工作的要求、成员分工及注意事项。
接待前，由指导教师召集团队成员多次开会预演整个过程，并人均一张分工计划进行模拟。整个接待过程中，指导教师及时巡查各个环节，及时指导，整个接待过程如行云流水，非常流畅，得到了与会嘉宾和相关领导的好评。
7.2.3把信送给加西亚——团队的执行力
100多年前的一个傍晚，出版家阿尔伯特·哈伯德创作了一篇不朽的文章——《把信送给加西亚》。故事中的英雄，就是安德鲁·罗文，一个送信人。美西战争爆发时，罗文是年轻的美国陆军中尉。当时，美国总统麦金莱急需立即与古巴的起义军首领加西亚取得联系。加西亚在古巴广阔的山脉里——没有人确切地知道他在哪里，也没有任何邮件或电报能够送到他手上。而美国总统麦金莱又必须尽快地得到他的合作。怎么办呢？有人对总统说：“如果有人能够找到加西亚的话，那么这个人就是罗文。”于是总统把罗文找来，交给他一封写给加西亚的信。罗文中尉立即出发了——经过4天的船路到达古巴，再经过3个星期，徒步穿过这个危险的岛国，终于把那封信送给加西亚。期间自然避免不了许多促使其成功的偶然因素，但是，个人的努力以及这位迫切希望完成任务的年轻中尉的勇气和不屈不挠的精神是成功的必然因素。美国陆军司令为了表彰他的努力，为他颁发了奖章，并给了他极高的赞誉：“罗文出色的成绩是军事战争史上最具冒险性和最勇敢的事迹。”
2009年，全国独立学院图书馆会议在浙大城市学院召开。本人作为会展中心的一名干事，从会议的筹备、推广到如期举办，历经两个多月。期间全程参与，感触良多。特别是在会议的推广阶段，我们一直在摸索中前进，克服了一个又一个困难，坚韧地完成了目标任务，印象很深刻。
3月底4月初，我们便开始规划着工作蓝图：确认全国高校名单，查找联系方式（最初只能通过网站一个个找）。由于很多高校都只留招办的电话，这便无形中加大了我们的工作量，如何找到有效的区域和点，一直是个很困扰的问题。
4月初到4月中旬，我们开始电话联系各大高校，包括确认信息及邀请函的发送。最初的这个阶段，我们以为只要把邀请函发给对方，便能转交到相关部门，那么接下来的一个星期之内再做个回访，对方就能给予答复，即确认是否能参与会议。然而事实证明，我们太过乐观！因为当我们回访的时候，大多数的学校相关领导并不知道有这么个会议，也就是说，邀请函并没有及时交到他们手里！
此时已接近4月底，筹备时间所剩不多，我们及时调整了战略，把全国各大高校分割成五个区：中部、西部、东部、南部、北部。各区由老师带队，重新审核各高校名单，全面撒网、重点突击。这个阶段是最累、也是相当锻炼人的过程，因为必须在短时间内确认有效的区域和点，然后逐步重点突击。这个阶段，我负责的是中部地区，跟着郁全胜老师学到了很多很实用的东西，包括邀请的技巧，如：打电话的时候注意长短句结合、控制语速，把自己当组委会的工作人员，要底气十足，尽早了解对方的身份以便深入问题，强调互动、拉近彼此沟通的距离等。还包括及时记录对方的参会意愿，给信息做上不同的记号，如确定不能来的及时打“×”，需要进一步确认的打“△”，重点跟进的打“☆”，有疑问的打“？”等。
对这些目标对象分类后，我们再次对确定参会的进行了确认，对重点跟进的不断追踪服务，对进一步需要确认的也做了进一步的联系和沟通，这时候大家有了些已经参会的基础，信心大增。到5月初，我们有条不紊地完成了既定目标，前期的推广工作顺利完成，为之后会议的举办奠定了坚实的基础。这个过程中，我们有过犹豫彷徨，有过灰心，但是在中心老师的带领下，我们还是坚韧不拔地克服一个一个困难，一步一个脚印地完成了任务，体会到了收获的喜悦。
