3.举例说明
举例说明是通过列举实际事例来说明事物的特征、解释抽象的事理或深奥的科学知识的说明方法，其作用是把抽象、复杂的事物或事理说得具体而通俗易懂。
举例说明应力求选例的典型、真实、具体、生动，不能选择缺乏共性的特殊例子来以偏概全；不能道听途说，信手拈来，甚至用虚假错误的东西来说事。举例还要注意例子的代表性。
4.分类说明
分类说明是把被说明的事物按照一个统一的标准划分成不同的类别，然后分门别类加以说明的方法。其作用是区分出各个类别的差异，使被说明对象的种类明确，使读者更好地把握某一事物的特征。
给事物分类，不仅要求了解事物的全貌，还要求具体了解各个部分的分属类别。如说明人体的各类器官，就有必要了解人体的全部器官，再具体了解哪些属于神经系统，哪些属于呼吸系统，哪些属于消化系统，哪些属于血液循环系统，等等。只有这样，才能正确地进行分类说明。
5.数字说明
数字说明是用具体数字说明某事物或事理特征和本质的说明方法。其作用是具体、准确，比一般说明法更有说服力。如《洲际导弹自述》一文中就用不少数字来说明导弹的威力：“弹头的重量一般在一吨左右，爆炸的威力有的相当于一百万吨，有的相当于几十万吨的梯恩梯炸药。”需要注意的是，引用的数字，一定要准确无误，不准确的数字绝对不能用，即使是估计的数字，也要有可靠的根据，并力求近似。
6.比较说明
比较说明是通过事物或事理之间的比较来说明它们特征的方法。其作用是准确、鲜明地揭示事物或事理的特征，增强说明的效果。
使用比较说明法，要求用来相比的事物或事理同被说明的事物或事理之间有某些相同或类似之点，而且为人们所熟知。
7.图表说明
图表说明是借助插图、表格、照片来说明事物特征的方法。其作用是容易把含多种要素的复杂的事物或事理表述清楚，收到形象直观、醒目清新、一目了然的效果。
运用图表说明时应从文章的实际需要出发，选择最能显示事物特点的图表，并要注意安排适当，做到图文和谐。
（三）议论
议论就是作者对客观事物或问题进行分析、评说，表明自己的观点和态度。议论具有论点、论据、论证三要素，但在大多数的应用文中，不要求三要素齐全，也不要求论证过程完整，而是根据文种的不同，或叙述事实后就下结论，或提出观点后就举例证明，不需要周详的论证推理过程。在应用文中，议论的作用是使文章主旨鲜明、深刻，具有较强的哲理性和理论深度。
1.论点
论点是作者对所论述问题提出的见解、主张和表示的态度。在较长的文章中，论点有中心论点和分论点两种： 中心论点是作者对所论述问题的最基本的看法，是作者在文章中所提出的最主要的思想观点，是全部分论点的高度概括和集中；分论点是从属于中心论点并为阐述中心论点服务的若干思想观点。
中心论点同中心思想既有联系，又有区别。中心论点是作者对所提出问题所持的总的主张、总的观点，是贯穿全文的总判断；中心思想包括中心论点，中心论点是中心思想的核心。但是，中心思想并不等于中心论点，它除了包括中心论点外，还包括写作目的和作者所提出的希望、要求、号召等。分论点是从属于中心论点的，分论点之间的关系是很复杂的，主要有两种：一种是平行关系，即各个分论点是平行的，它们从不同的侧面共同阐明中心论点；另一种是递进关系，各个分论点在意思上是递进的，它们层层深入地说明中心论点。
2.论据
论据就是证明论点的理由和依据。论据可分为两类：一是事实论据，二是理论论据。
（1）事实论据
所谓事实论据，是指用来证明观点的事例和相关数据。事实性论据是对客观事物的真实描述和概括，具有直接性、现实性，是证明论点的最有说服力的论据，所谓“事实胜于雄辩”就是这个道理。事实性论据包括具体事例、概括性事例和数字三种。
论点提出后，要想让读者信服，就得用事实说话。一个典型的事例胜过千万言理论的说教。不过这些事实必须确凿可靠，具有代表性，能充分有力地证明论点，使论点具有无可辩驳的说服力量。
（2）理论论据
理论性论据是指那些来源于实践，并且已被长期实践证明和检验过，断定为正确的观点。它包括马列主义、毛泽东思想的基本原理，党在不同时期内的路线、方针、政策，科学的定义、法则和规律，一般的公理、常识及成语、谚语等。
选择论据应该注意以下几点。
① 论据要真实。论据是论点得以成立的依据，如果论据虚假，论点也就难以成立。因此，论据真实是选择论据的最基本的要求。作为事实论据的事实必须确凿，不能道听途说；作为论据的理论不能断章取义，不能歪曲原意。
② 论据要典型。论证有没有说服力，不完全在于论据的多少，而主要在于论据是否有代表性。
③ 论据要充分。论据充分是指论据与论点之间必须要有逻辑联系。论据与论点缺乏必然的逻辑联系，就不能起到证明论点的作用。
3.论证
论证是运用论据来证明论点的过程。论点解决“要证明什么”的问题，论据解决“用什么证明”的问题，论证解决 “如何进行证明”的问题。论证反映了论点与论据之间的逻辑关系，它把论点、论据恰当地加以安排，用论据证明论点，最终使论点确立起来，让人信服。
论证有立论和驳论两种方式。
（1） 立论
立论是指针对客观事物或问题，直接提出自己的见解和主张，表明自己的态度，并且运用充分有力的证据从正面来证明自己论点正确性的论证方式。
立论的过程是运用概念、判断和推理等逻辑思维形式，对客观事物进行分析和判断，在此基础上提出自己的观点和主张，然后通过摆事实、讲道理，从正面直接证明自己的观点和主张。立论的最终目的是正确地揭示出客观事物的本质和规律。
（2）驳论
通过揭露和驳斥错误的、反动的论点来确立自己的论点的论证方式就是驳论。驳论的作用在于“破”，即辨别是非，驳斥错误的观点，同时树立正确的观点。
在一篇文章里，立论和驳论往往是相辅相成的。进行驳论，事先必须占有材料，对错误言论进行周密的分析，弄清它的症结所在，集中一点，击中要害，这是驳论的要领。驳倒了错误的论点，正确的论点才能确立起来。
进行驳论，关键是要选准角度。如同打仗一样，进攻的角度选得不好，就不能给敌人以致命的一击。从反驳的角度来分，驳论可分为以下三种。
① 驳论点。驳论点就是拿出确凿的事实证明对方的论点是错误的。
② 驳论据。就是证明对方的论据是虚假的。论据是论点得以成立的根据。错误的论点，往往是以虚假的论据为依据的，因此凡是建立在虚假和错误论据基础上的错误的论点，只要论据驳倒了，论点也就站不住脚。反驳论据的最终目的还是为了反驳论点。
③ 驳论证。有的文章，用错误的推理来掩盖其论点的荒谬，对此就可以采用驳论证的方法，指出对方论证过程不合乎逻辑，从而驳倒对方的论点。
论证方法应该从两个层面上来看：从大的层面上来看，论证方法主要有演绎论证、归纳论证和类比论证三种；从小的层面上看，论证方法有例证法、引证法、对比法、比喻法等不下十余种。在应用文写作中，常用的论证方法主要有以下几种。
一是例证法。例证法也叫事例论证，是用令人信服的典型事例来证明自己论点正确的一种方法。它是应用文写作中最常用的一种论证方法。
二是引证法。引证法也叫道理论证，是通过引用名人名言、反映科学规律的定理、原理、谚语、警句等来证明自己观点正确可信的一种论证方法。引证法在写作中的使用频率仅次于例证法。由于引证法引用的是世人公认的道理或原理等，能够深刻地反映事物的本质，所以具有巨大的说服力。
三是喻证法 。喻证法是用设喻来论证论点的方法。在应用文中，设喻可以使论点更易懂、更风趣、更容易获得读者的认同。喻证法能化抽象为具体、化艰深为浅显、化枯燥为生动。
四是对比法 。对比论证就是把正反两方面的论点和论据加以剖析对照，达到否定错误观点，树立正确论点的目的。
在实际写作时，各种表达方式的使用不是单一的，而是综合的。究竟侧重于使用哪一种表达方式，要由文章的具体内容来定。
六、应用文的语言
语言是表达思想、构成文章的基础。一切文章，从内容到形式，都要靠语言来支撑，没有语言，就没有文章。任何思想，只有用准确的语言表达出来才能成为现实的思想，才能在人与人之间进行交流。相对于文学语言来讲，应用文的语言具有平实、准确、简洁和得体四个基本特点。
（一）平实
所谓平实，是指平易、质朴、实在。平实，强调文风朴实无华，通俗易懂；强调直接说事，客观论理；强调语言的自然，不施粉饰，不露斧凿之痕。
平易就是意思表达清楚、通俗、易懂。因为文章是写给人看的，让人一看就懂的文字，才能产生亲切感，才能让人倍加喜爱，让人有精神上的愉悦。与此同时，读者看懂了，把作者的意图领会了，十分信服并且接受了作者的观点，用应用文中的正确思想指导自己的行为，文章的实际应用价值才能充分地发挥出来。如果读者一看不知所云，晕头转向，领会不了作者的写作意图，其行为与作者的意愿相悖，应用文的价值就没有了。
质朴是指应用文的语言必须自然、朴素，没有经过粉饰，不含任何虚伪的成分，也没有夸大和溢美之词。那些华而不实的词句在应用文中是绝对不能用的。质朴的语言具有一种“清水出芙蓉，天然去雕饰”之美，运用质朴的语言来写应用文，不但能够写得真切，而且可以写得生动。老舍先生说过：“文字不怕朴实，朴实也会生动，也会有色彩。”
实在是指应用文的语言表意直接，不绕圈子；每句话都落在实处——或说事，或论理，没有废话；说事客观、具体，不给读者留太多的想象空间，以免其误解作者的意图。
（二）准确
所谓准确，是指意思表达真实、明确和恰如其分，没有含混不清的地方，没有言过其实的地方，没有褒贬失当的地方。语言的准确表现在内容上主要体现为所写事实清楚、确凿，所用数字准确无误；表现在词句的运用方面主要体现为以下几点。
① 严格区分词义的大小和轻重，词语的选用要恰当。汉语词汇丰富，同义词、近义词很多，它们的意义大多只有细微的差别，如果不严加区分，很容易造成表意不准确的问题。
② 注意词义的修饰、限定，防止产生歧义。一词多义是汉语的一大特点，为了确保作者意思表达的正确性，最大限度地减少读者的误解或曲解，在遣词造句方面要注意定语、状语和补语的使用，以使句子中心词的意思更加明确、具体，避免产生歧义。
③ 注意关联词语的使用和句式的选择，以使句间关系紧密，语气贯通。
④ 注意语言逻辑关系，防止概念不清或判断失当。正确的语言逻辑关系，不仅可以使语言条理清晰，而且能够反映出事物的内部规律，将事物的概念表述得清清楚楚，使判断准确无误。
（三）简洁
简洁就是简练、干净，就是以最少的文字表达尽量多的内容。说通俗一些，简练就是没有废话，没有词藻堆砌，没有不必要的词句重复，言简而意赅。选词造句，要让人一看就知道讲的是什么，明白该如何去做，没有枝蔓，不晦涩难懂。
应用文的写作以传递信息为主，信息传递要迅速、准确，行文就要简洁。具体来讲，应用文语言的简洁主要在于两点：一是文字简练，即用最少的文字表达尽量多的内容；二是坚决杜绝套话、空话、废话，竭力将可有可无的字、词、句、段和空话、套话删去。
（四）得体
应用文是为解决实际问题而写的，其语言要受明确的写作目的、特定的读者对象、一定的使用场合等条件的制约，因此一定要得体。应用文语言的得体包括以下几点。
① 要符合作者的地位和身份。即叙事论理、遣词造句一定要注意作者的身份，要能正确体现出作者和受文对象之间的特定关系。如下级对上级的请示，可以用“请研究、批复”的话，但不能用“务必同意”之类的词句。
② 要注意特定的场合，如贺喜时不说丧气话、严肃的场合不说俏皮话等。
③ 要注意让对方乐于接受、易于接受。要分对象，采用对方乐于接受、易于接受的言语，一般人忌讳的话尽量少说或不说。此外，还要注意适合对方的文化程度、专业水平等，使对方易于理解、易于接受。例如对文化程度不高的人，尽量多用平易通俗的词语，不要使用生僻的字词，不要过多地使用专业术语。
④ 语言色彩要符合特定的行文目的及文章内容的性质。如颁布政令的语言要庄重严肃，通报错误的要义正辞严，申请、请示的要平和委婉，等等。
⑤ 要正确使用应用文的习惯语，切实弄清它们的含义和用法，如信函中的称谓、问候和致敬语等。
⑥ 要符合应用文的语体要求，具体地讲就是语言的运用要注意符合不同文体的要求。
写作应用文，说什么、不说什么，怎样说、何时说等，都要认真考虑。语言得体将有利于处理事务、沟通关系，达到应用文写作的预期目的。
