总账中的初始化设置完成后，就可以开始进行日常账务处理了。日常业务处理的任务是通过输入和处理各种记账凭证，完成记账工作，查询和打印输出各种日记账、明细账和总分类账，同时对个人往来和单位辅助账进行管理。
4.3.1 填制凭证
记账凭证是登记账簿的依据，在实行计算机处理账务后，电子账簿的准确与完整完全依赖于记账凭证，因而使用者要确保记账凭证输入的准确完整。记账凭证是总账系统处理的起点，也是所有查询数据的最主要的一个来源。日常业务处理首先从填制凭证开始。
记账凭证的内容一般包括两部分：一是凭证头部分，包括凭证类别、凭证编号、凭证日期和附件张数等；二是凭证正文部分，包括摘要、会计分录和金额等。如果输入会计科目有辅助核算要求，则应输入辅助核算内容。
1.增加凭证
在总账中，记账凭证的来源有三种：一是根据审核无误的原始凭证直接在计算机上编制记账凭证，或是由人工编制记账凭证，再输入计算机；二是从其他业务系统自动传递到总账中的凭证；三是从外部导入的凭证，如凭证引入或接口开发。
填制记账凭证时，应先输入凭证头部分，然后输入凭证正文部分。企业应该根据具体经济业务内容，采用不同方式填制完成。
（1）输入凭证头部分。记账凭证的凭证头部分包括：凭证类别、凭证编号、凭证日期和附件张数。
1）凭证类别。输入初始化时已定义的凭证类别代码或名称。
2）凭证编号。一般地采用自动编号时，计算机自动按凭证类别按月对凭证进行顺序编号。编号由凭证类别编号和凭证顺序编号组成，如收款001、收款002等。
3）凭证日期。凭证日期包括年月日，如果在选项中选中制单序时控制，当前新增凭证的凭证日期不得小于前一张凭证的日期；如果在凭证的选项中指定“登录日期”，凭证日期自动显示为当前系统的登录日期；如果在凭证的选项中指定“新增凭证类别最后一张日期”，凭证日期自动显示为该凭证类别下最后一张凭证上的日期。凭证日期应大于等于启用日期，不能大于系统日期。
4）附件张数。附件张数指本张凭证所附原始凭证张数。
例4.5 业务2，3日，提现金备发工资。
借：现金（1001）
10000
贷：银行存款/工行存款（100201）10000
根据光华公司业务填制凭证头部分。
操作步骤：
1）单击“凭证”—“填制凭证”，进入“填制凭证”窗口。
2）单击工具栏上的“增加”按钮，增加一张新凭证。
3）在“凭证类别”下拉列表框中选择“付款凭证”选项。
4）在“制单日期”处输入“2006.12.03”。
5）在“附单据”处输入“1”。
由于系统默认凭证保存时不按凭证号顺序排列而按日期顺序排列，因此如不按序时制单将出现“凭证假丢失”现象。如有特殊需要可将其改为不按序时制单，则在制单时凭证号必须按日期顺序排列。
凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号不能修改。
（2）输入凭证正文部分。凭证正文部分包括：摘要、科目、方向、金额和科目辅助核算内容。
“提示”
1）摘要。即对本凭证所反映的经济业务内容的说明，凭证的每行必须有摘要内容，不同行的摘要内容可以不同，每行的摘要将随其内容在明细账、日记账中出现。
2）科目。输入科目时，一般输入科目编码，计算机将根据科目编码自动切换为对应的会计科目名称。输入的科目编码必须在建立科目时已经定义，必须是最末级的科目编码。
3）方向。每一科目的发生额均应有它的方向，即借方或贷方。
4）金额。金额不能为“零”，红字以“—”号表示，会计科目借贷双方金额必须平衡。
例4.6 根据业务2填制凭证正文部分。
操作步骤：
1）输入摘要：提现备发工资；
2）输入科目：1001；
3）输入借方金额：10000.00；
4）按“Enter”键，继续输入下一行；
—88—
5）如果借贷方均无辅助账科目，则输入贷方内容后单击工具栏上的“保存”按钮即可。
“提示”
1）当前新增分录完成后，按回车键，系统将摘要自动复制到下一分录行。
2）会计科目通过科目编码或科目助记码输入。
3）合计：自动计算借方科目和贷方科目的金额合计数。
4）制单人签字：由系统根据登录总账系统时输入的操作员姓名自动输入。
5）对某张凭证作部分修改即可形成新凭证。
2.输入科目辅助明细项目和科目备查内容
如果在科目设置时定义了相应的“辅助账”，则在输入每笔分录时，同时耗辅助核算的内容。如果一个科目同时兼有几个核算要求时，则要求同时输入有关内容。
（1）输入需待核银行账的凭证。当输入的科目需要待核银行账时，要求输入对应的发生日期、结算方式和票这些信息在进行银行对账时使用。
例4.7 根据业务2，继续输入相应凭证。
操作步骤：
1）在凭证体第二行输入“100201”科目（银行科目）时，打开“辅助项”对话。
2）在“辅助项”对话框中，依次输入结算方式、票号及发生日期。
3）单击“确认”按钮，返回。
“提示”
1）如果在初始设置中选择了支票控制，该结算方式设为支票管理，则银行账辅助信息不能为空，而且该方式的票号应在支票登记簿中有记录；
2）辅助项的发生日期系统自动默认为凭证日期，可根据实际情况进行更改。
（2）输入有外币核算要求的凭证。当输入的科目有外币核算要求时，要求输入外币数额和记账汇率。
例4.8 业务3，5日，收兴华公司投资资金10000美元。
借：银行存款/中行存款 74250
贷：实收资本（3101） 74250
操作步骤：
1）在填制凭证对话框中，单击“增加”按钮，选择凭证类别并修改凭证日期。
2）输入凭证摘要，输入第一行科目编码“100201”，由于该科目为外币核算科目，需要在“外币”框中输入外币金额。
3）继续输入该凭证的其他内容。
“提示”
1）如果还有其他辅助核算，则先输入其他辅助核算后，再输入外币信息。
2）如使用固定汇率，汇率栏中内容是固定的，不能输入或修改。如使用变动汇率，汇率栏中显示最近一次汇率，可以直接在汇率栏中修改。
（3）输入有个人往来账核算要求凭证。
例4.9 业务8，18日，王伟报销差旅费2000元，收回现金200元。
借：管理费用（5502） 1800
现金（1001） 200
贷：其他应收款/其他个人应收款（113302） 2000
操作步骤：
1）单击“增加”按钮，输入一张新的凭证，当输入分录贷方科目“113302”时由于该科目为个人往来核算科目，需要在“辅助项”对话框中输入辅助信息；
2）在“辅助项”对话框中，依次输入部门、个人、票号和发生日期；
3）单击“确认”按钮，返回。
“提示”
1）在输入个人信息时，若不输入部门名称，只输入个人名称时，系统将根据所输入的个人名称自动输入其所属的部门。
2）输入的部门名称要求在部门目录中预先定义好，否则系统会发出警告，要求先到部门目录中对该部门进行定义后，再进行制单。
4.3.2 出纳及主管签字
会计凭证填制完成之后，如果该凭证是出纳凭证，且在系统“选项”中选择“出纳凭证必须经由出纳签字”，则应由出纳核对签字。
出纳凭证由于涉及企业现金的收入与支出，应加强对出纳凭证的管理。出纳人员可通过“出纳签字”功能对制单员填制的带有现金或银行科目的凭证进行检查核对，主要核对出纳凭证的出纳科目的金额是否正确。审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后再核对。
操作步骤：
（1）进入凭证菜单下的出纳签字界面，选择本次进行出纳签字的凭证的范围。
（2）选择需要出纳签字的凭证，单击工具栏上的“签字”按钮即可。
（3）签字后，凭证下方出纳处显示当前操作员姓名，表示这张凭证出纳员已签字。若想对已签字的凭证取消签字，单击工具栏上的“取消”按钮，即取消签字。
“提示”
（1）企业可根据实际需要在“选项”设置中选择或取消“出纳凭证必须经由出纳签字”的设置。
（2）出纳签字可填补结算方式和票号。
（3）凭证合并状态可以进行出纳签字，但不能填补结算方式和票号。
（4）凭证一经签字，就不能被修改、删除，只有取消签字后才可以修改或删除。
（5）为了加强对会计人员制单的管理，系统提供“主管签字”功能，会计人员填制的凭证必须经主管签字才能记账。
主管签字的操作参见出纳签字。
“提示”
（1）已签字的凭证在凭证上显示为当前操作员姓名和红色框。
（2）取消签字只能由出纳入自己进行。
“一点通”
（1）如何进行成批出纳签字？
为了提高工作效率，系统提供对已审核的凭证进行成批签字的功能，单击“主管”—“成批出纳签字”，可进行签字的成批操作。若想对已签字的凭证，进行成批取消签字，可单击“成批取消签字”。
（2）出纳签字时如何补录“结算明细”？
如果在录入凭证时没有录入结算方式和票据号，系统提供在出纳签字时进行补录的功能。选择“出纳/票据结算”，打开“结算内容录入”对话框，其中列示所有需要进行填充结算方式、票据号、票据日期的分录，包括已填写的分录；填制结算方式和票号时，针对票据的结算方式进行相应支票登记判断。
“提示”
（1）已签字的凭证，不能填写票据，只能取消签字后才能进行。
（2）签字人不能与制单人相同。
（3）取消签字必须由签字人本人进行。
4.3.3 审核凭证
审核是指由具有审核权限的操作员按照会计制度规定，对制单人填制的记账凭证进行合法性检查。主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等。审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后，再审核。经过审核后的记账凭证才能作为正式凭证进行记账处理。
审核方法有屏幕审核和对照审核。
1.屏幕审核
屏幕审核可直接根据原始凭证，对屏幕上显示的记账凭证进行审核，对正确的记账凭证，单击“审核”按钮，计算机在凭证上填入审核人名字；对错误的记账凭证，不予审核或单击“标错”按钮。如果标错，计算机在凭证上标明“有错”字样。
例4.10 对已输入的凭证进行审核签字。
操作步骤：
（1）以张三（001）身份登录总账系统，单击“凭证”—“审核凭证”，打开“凭证审核”对话框，选择要审核的凭证范围。
（2）单击“确定”按钮，打开“凭证审核一览表”对话框。
（3）单击“确定”按钮，进入“审核凭证”窗口。
（4）对当前显示的凭证进行检查后，单击工具栏上的“审核”按钮，系统自动在审核处签上张三的名字。
（5）全部凭证审核完毕后，单击工具栏上的“退出”按钮，退出。
“提示”
（1）审核人和制单人不能是同一个人。
（2）若想对已审核的凭证取消审核，单击“取消”按钮，取消审核。
2.对照审核
对照式审核是通过对凭证的二次输入，达到系统自动审核凭证的目的，确保经济业务处理不会发生输入错误。
操作步骤：
（1）单击“对照式审核”按钮，再次输入凭证。
（2）单击“对照检查”或“审核”按钮，与待审核凭证对照检查，可查看全部凭证、已审核凭证和审核发现有错误的凭证。
（3）审核完毕，继续进行下一张凭证的输入。
