诸葛亮草船借箭的故事想必谁都知道。其实更令人惊叹的也许不是他神机妙算、料事如神的非凡本领，而是他在借箭前的准备工作。试想，如果没有之前一系列的铺垫，又怎能“万事俱备，只欠东风”呢？对于职场人来说，也许并没有神机妙算的能力，也没有料事如神的本领，但是，充分的准备工作却足以让我们做事取得似有这些能力和本领一般的效果。
要做就做效率高手
思明在一家效率不错的公司上班，主要负责为各种活动提供创意方案并执行监控。在工作中，他总是感觉时间不够，任务太多。尤其是进入工作的旺季的时候，更忙得不可开交，因此整天焦虑、郁闷、忙碌。最能代表他生活状态的词就是——忙碌。每天忙得像蜜蜂，从早忙到晚，还害怕把什么事情落下，也像无头苍蝇，虽然制订了N多种工作计划，但是都因为时间不够、计划不周而没办法去完成。他觉得整天的生活都是将就着过，就连和女朋友的约会都推掉了许多回，几乎没有一点空余的时间。
像思明这样每天都为工作忙得焦头烂额，并以工作忙作为借口的职场白领很多。他们的软肋就在于，想要的东西太多，不会取舍，对自己以后的发展方向没有一个明确的目标。因此，即使知道是自己力所不能及的工作，也会把大量的时间耗费在毫无意义的期待中。其实，思明不是职场中的特例，像他这样的人，在职场中为数不少，那么我们怎样才能成为一个职场效率的高手，让自己职业生涯更有条有理呢？
首先，简化自己的生活。找出真正重要的事情或是目标，不要任何事情都包揽来，要抓事情的核心。并定期对工作进行检查，清理一些烦琐的事情，或是下放一些任务和权力。要写会不断找各种方法克服混乱，全心处理重要工作，精简文书，避免浪费时间，并且妥善管理各项项目。
其次，拒绝或远离琐事。这是一个很大的取舍问题，要懂得放弃。不要事必躬亲，不要总担心自己一件事没做就落下了许多东西，而要减少亲自参与的活动。不要担心会不会删减过度，要知道你要做的都应当是最有必要、最核心的工作。而如果你时间充裕，或者发现有些活动确实比当初想象的要重要的时候，完全可以回过头去参加一些活动。
再次，每次只做好一件事情。许多职场人对这句话的理解是有偏差或者是狭隘的，其实这句话的意思很灵活，有时候，它还意味着学会拒绝。要学会拒绝同事浪费你的时间，如果你让同事觉得总是可以随传随到，那么他们必定会动不动就喊你去帮忙，这样你的工作就可能随时被别人打断，也就做不到一次做好一件事了，更何况给别人帮忙是需要占用自己一定时间的。因此，切记不要总是在工作或是时间方面给同事让步，以免打乱自己的工作计划。当然，直属领导的要求除外。
第四，集中心力。据有关研究调查发现，成功人士一般都具备特殊的才能，他们清楚地知道自己每天能为公司做出什么贡献，然后集中全部心力先完成这件有贡献的事，只有把这件最主要的、有贡献的工作完成了才会接着去考虑别的工作。
最后，做工作日记。掌握生活的第一步，就是找出时间用在哪里。每天都以简短但清晰的语言记录你当天所做的工作。如果有意外收获的话，也可以简单记录一下，如果之前有没有记录的，也要回忆一下记下来，但是工作日志内容的延时记录最好不要超过一周，因为发生后时间间隔长了，记忆就不清楚了，以上针对做过的工作。另外，对于未来的工作要做工作计划，把一天要做的事或是第二天要做的事大概记录一下，并分清主次，真正执行的时候，按照重要性进行。一天下来，再翻开计划看看，哪些是按照预想完成的，哪些是没有完成的，哪些是超过预想完成的，分析一下原因，再做第二天的计划时，要避免重复当天的失误，争取有新的进展和突破。让生活变得有条理，是提高工作效率的最关键之处，这涉及怎样运用和安排自己的时间。
一开始的时候要严格按照这些计划来做，可能会有点难度，但是一定要坚持下去，因为一个良好习惯的形成总是需要经过一个磨合的过程和一定时间的累积。按照这个计划实行了，你就可以发现有多少事情是干扰你的、有多少事情是可以避免的以及花在重要事情上的时间是多少，这样，你就能像看电影一般在脑海里再现一遍自己的工作过程，知道自己的时间安排和实际工作效率是怎样的，从而不断改变以后的工作方式。
提高工作效率是很多职场人都在孜孜追求的，也是大多数职场精英能够完成更多工作的关键所在。其实，只要掌握其中决窍，做个职场效率高手并不是那么困难。
简单量化出效率
据说在麦当劳有这样一个规定：倘若鸡腿烤出20分钟后还未卖掉，那就一定要丢掉，这对很多其他餐馆来说是很难做到的。鸡腿烤出20分钟内就要消费，这是麦当劳的标准，也许就是这个标准才使得麦当劳能够在全球迅速扩张。
然而，这个标准执行起来可不是那么容易的，因为要达到这样一条看似简单的标准，背后需要做许多细致的工作。比如，顾客太多时，现烤是肯定来不及的，那就需要客人排着长队来等，但不是每个人都愿意在排队等候上浪费时间的，这就很可能流失顾客；而如果客人少，烤的鸡腿过多时，又只好扔掉，这无疑会使经营成本大大增加。
那么，怎样能达到一个平衡呢？既不能让客人等候太久，又不能因烤的太多卖不出而导致浪费。没有什么捷径，需要的只是对顾客的需求进行详细的纪录，找出客人数量与烤鸡腿数量的比例关系，就可以保证两者都不误了。
同样的工作并不只出现在烤鸡腿上，其他种类的食品或是公司也有相应的标准要去执行，这其中的细节也同样烦琐和复杂，这就形成了一门量化管理的学问。
什么是量化管理呢？量化管理又称管理的数量统计法，是指以数字为基础，用数学的方法来考察和研究事物的运动状态和性能，以求对事物存在和发展的规模、程度等做出精确的数字描述和科学控制，并实行标准化操作的管理模式。
通常，在量化管理中包含三个要素——时量、数量和质量，这三个要素便是由上而下安排任务时的执行标准。
“时量”主要指完成任务所用的时间；“数量”指所完成任务的数额；“质量”则是指任务所要达到的标准。这三个要素相辅相成，缺一不可。
下面，我们把工作任务的标准做进一步分析，使大家可以更细致地了解自我量化管理的方法。
任务的种类
在进行任务的量化之前，首先要对每一种岗位的工作任务有定性的认识，明确该任务属于哪种类型。只有做到心中有“数”，方能进行下一步的工作。从内容和性质上来分，岗位工作任务可分为技术性岗位和管理性岗位两类；从发生概率和频率上来分，岗位工作任务则可分为突发性任务和可见性任务。
分解任务
在分解任务的过程中，我们可以先总结一下以前的工作任务，然后将这些任务分解成诸多细节。这些工作细节必须由点组成，它们必须是无数个最小的细节点，要将其分解到不可再分为止。只是在分配任务时，需要着重考虑以下几个方面：
（1）工作任务名称。也就是所反映这个工作是“做什么”的。
（2）把内容和过程进行简化。即对本项工作任务的相关指标、方法和操作步骤等，进行概括说明，并力求做到简洁、明了。
（3）制订标准，然后努力去达到。这是指在时间、数量和质量等方面的标准，该步骤是最为关键的一步，对这一部分的制订要越详细越好，并要将数据牢记于心。
（4）注重细节。就是把工作细节进行分解，然后再一一应用到工作行动中，要特别注意的是，在工作的行动中，每一步都要紧靠细节要求。
如果按照以上四个步骤施行的话，可以保证工作任务顺利完成，并且有效摆脱之前那种“上级不满意”、“下级无功绩”的现象，也不会让领导在安排任务时总说一些“赶快去办”、“抓紧完成”之类的催促之词。
把公司中的工作进行量化，用量化管理的理念来支配它们，这样就能使原本看似复杂的工作变得简单，也更具可操作性，并大大提高效率。因此，如果企业中每个员工都建立起一套自我量化管理法的话，他们的工作效率必定大有改观，同时企业的整体效率也会随之提升。
别让今天的工作伴你入眠
今日复今日，今日何其少，今日又不为，此事何时了？人生百年几今日，今日不为真可惜，若言姑待明朝至，明朝又有明朝事。
这首著名的《今日诗》道出了现代职场的重要法则，告诉我们一个亘古不变的职场真理——今日事，今日毕。
是的，凡事都不要拖延。可是人性本身就是放纵、散漫的，这主要表现在对目标的坚持、时间的控制等做得不到位，不能按时完成一些事情。而一旦拖延开始影响工作的质量，就会蜕变成一种自我耽误的形式。而如果一而再，再而三地拖延某件工作，或者花大把时间实行你那“一旦……”的假想，你就为自我耽误落下了基石。这时，即使你有诸多巧妙的借口，或有意去忙些无关紧要的杂事以逃避某项任务，都无济于事，只能使你在这种坏习惯中陷得更深。过多的延迟，会浪费很多时间，也会给工作带来许多不必要的压力。
做任何一件事情都要给自己定一个时间限制，然后想尽一切办法在这个时间内完成，而不要总想今天没完成还有明天，明天还有后天。任何事情如果没有时间限定，就如同开了一张空头支票。只有给自己一定的时间压力，才能产生效率，把工作做得利落干净。所以最好制订每日的工作时间进度表，记下当天要做的事情，或在前一天晚上就计划好第二天的工作，并定下比较严格的期限。每天都有目标，也都尽量让这些目标都落到实处、产生结果，对工作做到日清日新。
这一点上，海尔集团就是一个很好的当日事、当日毕的榜样：
在海尔，每人、每天都要清理、检查自己的工作，即对每天的任务做到“日日清”。他们所谓的“日日清”系统，包括以下两个方面的内容：其一是“日事日毕”，也就是对当天遇到的问题或异常现象都必须要在当天弄清原因，分清责任，并及时实施处理措施，不积累问题，这为确保目标得以实现奠定了坚实的基础；其二是“日清日高”，这是为了对工作中的薄弱环节不断提高和改善，要求职工给自己定个标准，每天进步1%，日积月累就可以发生质的飞跃。
对于海尔的客服来说，这个要求就更高了。客服人员对于客户提出来的任何要求必须在当天给予答复，不管这些要求是大事，还是“鸡毛蒜皮”的小事，都必须与客户就工作细节协商一致。然后严格地按照协商的细节认真落实，绝不能有半点含糊，办好后必须及时反馈给客户。倘若遭到客户抱怨或投诉，对于自己能解决的问题，一定要在第一时间予以解决；不能解决的，要及时向有关部门汇报，然后尽快解决。
也许正因为海尔这种工作作风，才使得它的产品走入如此多消费者家中。许多产品之所以占有不了市场，跟一家公司或一名员工做事拖拉有很大的关系，每个人都有自己的一些习惯，做事拖延的原因也就可能五花八门：一些人是因为不喜欢手头的工作；另一些人则不知道该如何下手；再有一些人甚至总觉得没必要那么着急完成，还有明天呢……这样一来自然就形成了整体拖拉的现象。
要去除拖拉的坏习惯，养成更有效率的好习惯，首先必须找出导致办事拖延的情境。在这里我们找出了出现这种情况的大部分原因，并给出了相应的解决办法：
（1）因为工作枯燥乏味，不喜欢工作内容，对现有工作失去了激情导致对工作的拖拉。出现这种情况，就可以试着把事情授权给下属，让他们去做，自己做一些更愿意做的事情来调节一下情绪，或者雇佣公司外的专职服务。寻找一种可能，让别人来代劳你厌烦的事情，这样不是偷懒，也不是推卸责任，只是为了更好地应用你的精力，提高办事效率，创造出更多的价值来。
（2）工作量过大，任务艰巨，时间不够用，无奈只得把工作往后拖。对于看似没完没了或无法完成的任务，可以列一个工作时间计划表，将任务分成自己能处理的零散工作，一次做一点，把时间和任务都规划好，确保每天都完成当天的小部分任务，直到最终完成整项工作。
（3）工作不能取得立竿见影的效果，不能马上看到结果或是效益，缺乏积极性而拖拉。针对这种原因，可以自己去设立一些“微型”业绩。要激励自己去做一项几周或几个月都不会有结果的项目很难，但是可以建立一些临时性的“成就点”，让自己每次都会有一个小小的突破和收获，这样就会有满足感，拖拉的习惯改掉了，也肯定不会把今天的工作拖到明天，因为谁想把本属于今天的成就和荣誉放到明天呢？
（4）工作受阻，不知从何下手，只得用拖延的办法来解决。遇到这个情况不妨去尝试一下利用主观判断开展工作。例如你不知是否要将一篇报告写成两部分，这时可以先假定一下，这个报告就是一部分，接着按照这个假想马上开始工作。如果这种方法不得当，在工作的过程中，你会很快意识到，至少会比坐在那里等待要更快意识到，一旦意识到了这个不得当，就马上调整，进行一些必要的修改。如此，一份看似很难、势必拖延一段时间的工作就很快完成了。
唐朝百丈禅师说过一句名言：“一日不作，一日不食。”是的，生命的真理就是如此，兢兢业业，不断地追求和努力。人生何其短暂，不要荒废，也不能磋跎延误。今天的事情当然要在今天完成，就如今天的饭不能拖到明天去吃，今天的水不能等到明天去喝，今晚的觉也不能拖到明晚去睡一般。道理如此明白，时间如此珍贵，所以各位职场达人们，切记：别让今天的工作伴你入眠！
