“制造费用分配表”是由会计人员在月终根据“制造费用”账户本期借方发生额,选择适当的分配标准,将制造费用分配到有关产品成本而编制的。
“产品出库单”是由销售部门在产品销售时填制的。在“产品出库单”上,要填写能证明产品销售实际情况所必要的资料,如产品名称、规格、单价、数量、金额、销往地点或单位、结算方式及该销售业务的合同负责人、经办人等。
累计凭证,如“限额领料单”的填制应首先在单中注明某种材料在规定日期内的领用限额。每次领、退料时在凭证上逐笔登记,并随时结出限领余额,到规定期限终了时,即可求出实际领用的材料总数,并与限额相对比,送交会计部门作为会计核算的依据。
汇总凭证,如“发料汇总表”的填制应首先在单中列示领料单位、部门和领用材料的品种、单价、数量、金额,然后将各部门领用的各种材料加以汇总,即可求出本期发料总数量、总金额,此汇总表也可作为会计核算的依据。
原始凭证是具法律效力的书面证明,是进行会计核算、处理交易或者事项的唯一依据,它的填制应该做到记录真实、内容完整、手续完备、书写清楚规范、填制及时等要求。
记录真实,就是要实事求是地填写交易或者事项的发生情况,填写在原始凭证上的内容和金额,必须真实可靠,符合有关交易或者事项的实际情况。
内容完整,就是要按照规定的格式和内容逐项填明交易或者事项的完成情况。填写在原始凭证中的基本内容和补充内容要按规定的格式和内容逐项填写齐全,不得遗漏。
手续完备,就是指原始凭证的填制必须要以完备的手续为依据,各有关经办单位、人员要认真审核并签章,对原始凭证的真实性、合法性负责。
书写清楚、规范,是指原始凭证上的文字和数字必须填写清楚,整齐规范,易于辨认。如果出现书写错误,若允许在原始凭证上更改,应按规定的方法更改。有关货币资金收付的原始凭证、银行的结算凭证如果出现错误,不得在凭证上进行更改,只能按规定的手续报废,重新填写。
填制及时,就是要求根据交易或者事项的完成和执行情况及时填制原始凭证。切忌先办理交易或者事项,后办理凭证手续,以免造成责任纠纷,使财产受到不应有的损失。
2.3 原始凭证的审核
一切原始凭证填制或取得后,都应按规定的程序及时送交会计部门,由会计主管或具体经办该事项的会计人员进行审核。原始凭证的审核主要从以下两方面进行:
(1)审核原始凭证所反映的交易或者事项是否合法合理。即以有关的法律法规、财经制度、预算、合同等为依据,审核原始凭证反映的交易或者事项有无不符合法律法规的情况;有无违反有关财经制度的规定;有无违反预算、合同事项的规定;有无伪造、涂改、虚报冒领、贪污等违法行为;
(2)审核原始凭证的格式是否符合要求,内容是否完整,手续是否完备,文字是否清晰,交易或者事项的实物数量、单价、金额的计算是否正确等。
在审核中,对于内容不全、手续不完备、数字差错以及不符合实际情况的原始凭证,应该退回经办业务的部门和人员,请其补办手续或进行更正;如果发现有违反国家财经制度规定的开支,会计人员应拒绝付款和报账,并协同有关人员及时进行纠正;如发现有违反国家法律法规、伪造涂改凭证等违法行为,应及时报告有关部门或人员,按情节轻重进行处理。只有经过审查无误的原始凭证,才能作为证明交易或者事项发生的合法依据来编制记账凭证,据以记账。
3.1 记账凭证的基本内容
前已述及,记账凭证是会计人员根据审核无误的原始凭证,按照交易或者事项的性质和应用的会计科目加以归类整理而编制的凭证。记账凭证是登记账簿的直接依据。按照记账凭证所反映交易或者事项中货币资金收付情况,它又分为收款凭证、付款凭证和转账凭证三种。这三种记账凭证尽管在格式和内容上略有不同,但它们也必须具备一些基本要素,具体包括:
(1)记账凭证的填制单位和记账凭证的名称;
(2)填制凭证的日期和编号;
(3)交易或者事项的简要说明;
(4)所附原始凭证的张数;
(5)应借、应贷的总分类科目及明细分类科目;
(6)填制、审核、记账和会计主管人员的签名或盖章。
3.2 记账凭证的填制方法和要求
记账凭证除用于调整账项、结账和更正错误等事项可根据有关账簿记录直接填制外,其余都必须根据原始凭证或汇总原始凭证填制。
收款凭证和付款凭证应根据反映库存现金、银行存款收付业务的原始凭证分别编制。由于收款凭证反映的交易或者事项是现金或银行存款增加,因而,收款凭证左上角的“借方科目”必然是“库存现金”或“银行存款”科目,在凭证中的“贷方科目”栏则应填制与“库存现金”或“银行存款”相对应的贷方科目。付款凭证反映的交易或者事项是现金或银行存款的付出,因而,付款凭证左上角的“贷方科目”必然是“库存现金”或“银行存款”科目,在凭证中的“借方科目”栏则应填制与“库存现金”或“银行存款”相对应的借方科目。库存现金与银行存款之间的相互划转,如将现金存入银行或从银行提取现金,为了避免重复记账,可以只编制付款凭证,不编收款凭证。
转账凭证是根据有关转账业务的原始凭证编制的,作为登记有关总账、明细账的依据。转账凭证可以根据每一原始凭证单独填制,也可根据原始凭证汇总表填制。
各种记账凭证都必须按照规定的格式和内容,正确、及时地加以填制,凭证中所列的数字、文字必须填写清楚。此外,各种记账凭证的填制还应该注意以下几点要求:
(1)为了使会计核算资料系统、完整,便于记账和事后检查,记账凭证填制后应予以编号。编号时可以按收款凭证、付款凭证和转账凭证分别编号,其连续编号一般应每月更换一次;
(2)一般来说,每张记账凭证只能填制一项或若干项同类交易或者事项的会计务录,特别是填制转账凭证时,如果将不同类型的交易或者事项填制在一张凭证上,就不能清晰的反映交易或者事项的内容,容易混淆有关科目的账户对应关系;
(3)记账凭证的填制,必须使用国家有关部门统一制定的总账科目名称,不得任意变更名称和核算内容。这样,才能保证会计信息在企业内部的统一和对外的口径一致。
3.3 记账凭证的审核
记账凭证填制后,必须经过认真的审核,才能登记账簿。记账凭证审核的主要内容是:
(1)记账凭证是否附有齐全的原始凭证,所附原始凭证的内容是否与记账凭证的内容相符;
(2)根据原始凭证所反映的交易或者事项所作的应借、应贷会计科目的账户对应关系是否正确,借、贷金额是否相等;
(3)记账凭证中的各项目是否填制完备,有关人员的签章是否齐全等。
在审核记账凭证的过程中,如发现科目错误、借贷方向错误或金额错误,应当按照规定的方法及时加以更正,只有经过审核无误的记账凭证才能作为记账的依据。
会计凭证的传递,是指会计凭证从填制或取得时起到归档保管时止,在本单位内部各有关部门和人员之间的传递程序和传递时间的总称。这一传递过程,包括会计凭证的审核、记账、装订、归档几个环节。