迎来送往，是社会交往接待活动中最基本的形式和重要环节，是表达主人情谊、体现礼貌素养的重要方面。尤其是迎接，是给客人良好第一印象的最重要工作。给对方留下好的第一印象，就为下一步深入接触打下了基础。
迎接客人要有周密的部署，应注意以下事项：
1．对前来访问、洽谈业务、参加会议的外国和外地客人，应首先了解对
方到达的车次、航班，安排与客人身份、职务相当的人员前去迎接。若因某种原因，相应身份的主人不能前往，前去迎接的主人应向客人作出礼貌的解释。
2．主人到车站、机场去迎接客人，应提前到达，恭候客人的到来，决不能迟到让客人久等。客人看到有人来迎接，内心必定感到非常高兴；若迎接来迟，必定会给客人心里留下阴影，事后无论怎样解释，都无法消除这种失职和不守信誉的印象。
3．接到客人后，应首先问候“一路辛苦了”“欢迎您来到我们这个美丽的城市”“欢迎您来到我们公司”等。然后，向对方作自我介绍，如果有名片，可送予对方。
4．迎接客人应提前为客人准备好交通工具，不要等到客人到了才匆匆忙忙准备交通工具，那样会因让客人久等而误事。
5．主人应提前为客人准备好住宿，帮客人办理好一切手续并将客人领进房间；同时向客人介绍住处的服务、设施，将活动的计划、日程安排交给客人，并把准备好的地图或旅游图、名胜古迹等介绍材料送给客人。
6．将客人送到住地后，主人不要立即离去，应陪客人稍作停留，热情交谈。谈话内容要让客人感到满意，比如客人参与活动的背景材料、当地风土人情、有特点的自然景观、特产、物价等。考虑到客人一路旅途劳累，主人不宜久留，让客人早些休息。分手时将下次联系的时间、地点、方式等告诉客人。
（1）迎宾的仪式
迎宾所指的是在人际交往中，在有约在先的情况下，由主人一方出专人，前往来访者知晓的某一处所，恭候对方的到来。在一般情况下，迎宾仪式包括如下内容。
①宾主双方热情见面。
②向来宾献花。献花者通常应为女青年或少先队员。若来宾不止一人，可向每位来宾逐一献花，也可以只向主宾或主宾夫妇献花。向主宾夫妇献花时，可先献花给女主宾，也可以同时向男女主宾献花。
③宾主双方其他人员见面。依照惯例，应当首先由主人陪同主宾来
到东道主方面的主要迎宾人员面前，按其职位的高低，由高而低，一一将其介绍给主宾。随后，再由主宾陪同主人行至主要来访人员的队列前，按其职位的高低，由高而低，一一将其介绍给主人。
④主人陪同来宾与欢迎队伍见面。
（2）迎宾的前期准备
在迎宾工作之中，要进行必要的先期准备，以求有备而行，有备无患。
①掌握基本状况。一定要充分掌握迎宾对象的基本状况，尤其是主宾的个人简况，如姓名、性别、年龄、籍贯、民族、单位、职务、职称、学历、学位、专业、专长、偏好、著述、知名度等。必要时还需要了解其婚姻、健康状况，以及政治倾向与宗教信仰。在了解来宾的具体人数时，不仅要务求准确无误，而且应着重了解对方由何人负责、来宾之中有几对夫妇等。来宾此前有无正式来访的记录。如果来宾，尤其是主宾此前前来进行过访问，则在接待规格上要注意前后协调一致。无特殊原因，一般不宜随意在迎宾时升格或降格。来宾如能报出自己一方的计划，如来访的目的、来访的行程、来访的要求等；在力所能及的前提之下，应当在迎宾活动之中兼顾来宾一方的特殊要求，尽可能地对对方多加照顾。
②制定具体计划。一定要详尽制定迎接来宾的具体计划，有助于使接待工作避免疏漏，减少波折，更好地、按部就班地顺利进行。根据常规，它至少要包括迎送方式、交通工具、膳宿安排、工作日程、文娱活动、游览、会谈、会见、礼品准备、经费开支以及接待、陪同人员等各项基本内容。
单就迎宾而言，接待方亦应有备在先，最为重要的有五项内容，即一是迎宾方式，二是迎宾人员，三是迎宾时间，四是迎宾地点，五是交通工具。
③确定迎宾方式。明确要不要搞迎宾活动，如何安排迎宾活动，怎样进行好迎宾活动。一定要精心选择迎接来宾的迎宾人员，数量上要加以限制，身份上要大致相仿，职责上要划分明确。在迎宾工作中，现场操作进行得是否得当，乃是关键的一环。
④注意迎宾时间。要预先由双方约定清楚，要在来宾启程前后再次予以确认，要提前到达迎宾地点。
⑤确定迎宾地点。交通工具停靠站，如机场、码头、火车站、长途汽车站等；来宾临时下榻之处，如宾馆、饭店、旅馆、招待所等；东道主一方用以迎宾的常规场所，如广场、大厅等；东道主的办公地点门外，如政府大院门口、办公大楼门口、办公室门口、会客厅门口等。前三类地点多用以迎接
异地来访的客人。其中广场，主要用以迎接贵宾。第四类地点也就是办公地点门外，则大多用以迎接本地来访的客人。
⑥确认来宾的身份。通常有四种方法可行。
第一，使用接站牌。使用接站牌时，牌子要正规、整洁，字迹要大而清晰，不要随便用纸乱写。尽量不要用白纸写黑字，让人感到晦气。接站牌的具体内容，有四种主要写法：一是“热烈欢迎某某同志”，二是“热烈欢迎某单位来宾的光临”，三是“某单位热烈欢迎来宾莅临指导”，四是“某单位来宾接待处”。
第二，使用欢迎横幅。
第三，使用身份胸卡。
第四，自我介绍。
在方便、务实的前提下，上述四种确认来宾的方法，可以交叉使用。
⑦施礼问题。在迎宾之时向来宾施礼、致意，最重要的是要做到下列四点：一是与来宾热情握手；二是同来宾主动寒暄；三是对来宾有问必答；四是为来宾服务周到。接到来宾后，在步出迎接地点时，迎宾人员应主动为来宾拎拿行李。不过，对于来宾手中的外套、提包或是密码箱，则没有必要为之“代劳”。
⑧引导问题。来宾的引导，指的是迎宾人员在接待来宾时，为之亲自带路，或是陪同对方一道前往目的地。在一般情况下，负责引导来宾的人，多为来宾接待单位的接待人员、礼宾人员、此事负责人，或是接待方与来宾对口单位的办公室人员、秘书人员。在宾主双方并排行进时，引导者应主动在外侧行走，而请来宾行走内侧。若三人并行时，通常中间的位次最高，内侧的位次居次，外侧的位次最低。宾主之位此时可酌情而定。在单行行进时，循例应由引导者行走在前，而使来宾行走于其后，以便由前者为后者带路。
在出入房门时，引导者须主动替来宾开门或关门。此刻，引导者可先行一步，推开或拉开房门，待来宾首先通过。随之再轻掩房门，赶上来宾。出入无人控制的电梯时，引导者须先入后出，以操纵电梯。出入有人控制的电梯时，引导者则应后入先出，这样做主要是为表示对来宾的礼貌。出入轿车，如果引导者与来宾出行，宾主不同车时，一般应引导者坐车在前，来宾坐车居后；宾主同车时，则大都讲究引导者后登车，先下车，来宾先登车，后下车。在引导来宾时，切勿一味沉溺于高谈阔论，免得令来宾走神，“一失足成千古恨”，当众跌跤失态。
