现代经济环境中,电子商务、网上交易、虚拟企业、网络公司等新型企业和交易模式构成了网络经济时代的主体。伴随着计算机和Internet技术的广泛应用,经济生活中的生产、交换、分配、消费等经济活动均与网络密切相关,处在网络时代的现代会计也在发生着重大变革。网络财务的异军突起,展示了现代网络技术对传统会计理论的渗透;会计信息的来源被拓宽;资料的采集成本被降低;数据处理速度加快;信息输出方式具有可选择性,网络财务比传统财务会计更科学、更有效、更进步。任何事物的发展都是肯定和否定的对立统一体,网络财务的发展,使会计信息失真有了新的表现形式,同时也为其防范带来了新的问题。
4.4.1 网络财务系统会计信息失真的主要原因
会计信息失真,从其根源来看有以下两种情形;一是不合法会计信息失真,即会计信息的加工和处理违反了有关法律法规的要求;二是合法会计信息失真,即失真的会计信息产生于合法真实的原始凭证,并且其依据的是合法合规的会计处理过程。对于非法会计信息失真,现行的法律法规基本能够予以约束,但对合法会计信息失真目前还没有建立十分有效的监督机制。网络财务中以上两种情形都有可能发生。值得注意的是,由于网络财务环境及计算机技术的使用,会计信息失真的表现形式更隐蔽,某些看似合法会计信息失真实为非法会计信息失真。
4.4.1.1 虚拟会计账务成为可能
网络财务系统中,会计软件成为会计核算的主要工具,几乎任何一个会计软件都能提供虚拟账务的功能。通过对国内主要会计软件功能的考察我们发现,一般会计软件都能够同时提供至少9套、最多9999套甚至更多的账套处理功能。多账套处理功能是集团或系统内部财务管理网络化的前提条件。假定某集团公司下属有若干分公司,若每一主体都独立地采用一套会计软件核算系统,则很难实现资料共享和网络数据传输,当分公司需向集团报送财务报表时,仍需通过纸张或磁盘为介质,如此一来,网络财务的优越性就得不到充分发挥。因此,绝大多数会计软件都允许用户设置多个账套以满足同一集团或同一系统网络管理的要求,这样,不论该集团(企业)有多少个分支机构;都只需购买一套软件即可。以下是会计软件账套设置的基本模式。
账套序号账套名称系统管理员
第1套XX集团公司财务部Super1
第2套XX集团公司A分公司Super2
第3套XX集团公司B分公司Super3
通过以上设置可知,若某集团公司有3个会计主体,它可设置3套账,但会计软件可以提供给它的不是3套账而是更多。那么,这3套账以外的账套有何用处呢?这便是虚拟账套的来源。虚拟账套有以下作用:①模拟企业未来生产经营状况,以做出生产经营预测;②模拟投资收益状况以做出投资决策:③按销售计划模拟销售状况以做出销售决策;④向投资者提供未来盈利能力预测。
值得注意的是,会计软件的操作者使用虚拟账套很可能不是为了模拟未来的生产经营、销售、投资状况,而是利用它来区分对内账和对外账,即所谓的真账假账,那么虚拟账套就成为假账的制造途径了。也许我们可以要求软件的销售商限制软件的账套数(并且完全可以做到),但通常销售商为了推销其产品,增强竞争力,一般都将软件可提供的账套全数奉送。
4.4.1.2 财务报告多元化
在以信息为中心的现代财务会计理论中,财务报告的充分披露受到特别关注,但是,传统会计模式在信息披露方式、内容等方面都无法满足现代经济尤其是网络经济的要求。由于网络这一无限空间技术的存在,更多的企业内、外部信息使用者、决策者希望企业提供更具个性化的财务报告,有人将这种报告形式称为“会计频道”,这意味着企业将家电视台一样制作不同风格的“节目”(财务报告),供不同口味的“观众”(信息使用者)选择,这也是财务会计基本理论中对会计信息相关性要求的具体表现。受到处理技术和信息载体的约束,以算盘、纸张为工具的传统会计很难实现财务报告的多元化和短期化,通常的情况是以年、季、月为会计分期编制财务报告,并且对企业的管理者、投资者、债权人、银行税务等不同的信息使用者均提供相同的财务报告。凭借现代网络技术和通信手段,网络财务不仅能够提供短期报告——会计分期至周、日甚至小时,同时还可针对不同的信息使用者提供侧重点不同的财务报告。也就是说,在网络财务环境下,财务报告的编制不再是单一的,而是多元的,不再是定期的,而是随时的。网络财务的这一优越性同样可能成为企业编制虚假财务报告的手段。当企业针对不同信息使用者提供不同财务报告时,其目的不是为了体现会计信息的相关性,而是为了企业的某种特殊目的。如送给意向联营单位的是“如意表”,送给开户行的是“高兴表”,送给税务部门的是“叫苦表”,企业留存的是“如实表”。如果说传统手工会计方式下每月要提供这么多套报表还真有点勉为其难,那么网络财务系统中这些报表的编制可以随时随地得到。
4.4.1.3 原始凭证的淡化
原始凭证是会计核算的起点,也是记录大量经济业务发生的最初凭据。在网络财务系统中,企业通过网络将采集资料的范围扩展到企业外部,如银行、客户、供货商。其采集资料可以通过网上交易、电子银行、网络结算中心来实现,因此网络财务系统输入端的信息采集不再需要大量的会计人员根据原始凭证录入,利用网络技术,会计信息直接从一台计算机传到另一台计算机,传统的原始凭证在现代网络财务环境中不再处于至关重要的地位。原始凭证在很大程度上限制了制造假账的可能,而当原始凭证不再成为会计核算的凭据时,一方面扩大了采集信息的渠道,同时也为假账的制造者提供了更广阔的空间。
4.4.1.4 更改历史资料不留痕迹
传统会计工作中每月的结账都有很明显的标记,如果要修改已经结账的记录,则只能通过红字冲销等方法更正,这是因为在现实生活中,我们不能要求时间倒转回去。但计算机里的时间却可以上下自如,比如当日历时间为×0年1月1日时,计算机内的账务时间既可以是1990年1月1日,也可以是2010年1月1日。总之可以是合法日期中的任何一天。为了给不经意产生的错误以更正的机会,许多会计软件设置有“重新登账”功能,按照更改后的凭证重新登记的账簿将覆盖更正前的账簿,相当于错误根本就没有发生过。这样更改后的资料不留任何痕迹,为预谋更改账簿记录的人提供了方便。
4.4.1.5 操作权控制成为内部控制的主要方式
传统会计中内部控制主要通过账证核对、账账核对、账表核对、账实核对等方法来进行。这些方法在网络财务中已不适用,因为网络财务系统中所有的账簿和报表都是由计算机根据凭证记录自动生成的,几乎不存在账证不符、账表不符的情况。网络财务系统主要通过操作权限控制来进行内部控制,为每一不同职能的用户(如会计或出纳)设置不同的权限,通过口令或密码来控制各自的权限。这种方式的不足之处在于:一旦出纳得知了会计的密码或会计得到了出纳的密码,则控制作用就会被解除,会计信息的真实性得不到保证。
4.4.2 网络财务系统信息失真的防范
通过以上分析,我们知道网络会计由于本身的数据采集和信息处理的特点,致使会计信息从采集、处理到输出具有更大的灵活性,又加上一些人为的干扰,致使会计信息失真。把这些会计信息失真的责任完全归咎于网络财务的功能特点未免有失偏颇,要想提高会计信息质量,使其真正相关、可靠,必须从以下几个方面入手。
4.4.2.1 建立网络财务的理论体系
网络财务系统的账务处理程序、数据采集方式、信息处理技术与传统手工会计有很大的不同,会计信息更准确、更及时、更相关、更可靠。因此,有必要建立适应网络财务核算特点的网络财务会计理论体系,规范网络财务会计信息的质量要求,明确相关性、重要性的具体内容。一般认为,会计基本假设和一般会计原则是财务会计理论的基础,网络财务会计在会计基本假设和一般会计原则上是否有突破,还是在原有的理论基础上进一步延伸,这些问题都应在网络财务理论中予以明确,相关的会计实务才有理可依。
4.4.2.2 加强网络财务系统的法律监督
从以上分析中我们看到,网络财务系统中的会计信息失真主要是利用了网络财务系统的优越功能,因此,有关部门应加大网络财务系统功能合法性的审核力度。从目前的情况看,软件开发商为了推销其产品,几乎是有求必应。只要是用户提出的,不论其是否合法,都给予满足。有关部门应以法律法规的形式规范软件功能,对不符合会计制度和内部控制要求的功能不予审核通过。
4.4.2.3 充分利用社会审计力量,加强对会计信息质量的审计和监督
会计师事务所、审计师事务所的注册会计师、注册审计师站在第三者的客观公正的立场上,能够以超然独立的姿态对会计报表是否真实公允地反映企业财务状况、经营成果及财务状况变动发表审计意见。另外,投资者、债权人、银行税务部门也应提高监督意识,防止企业提供的多元化报表编制基础不一致。
4.4.2.4 加强会计队伍建设,提高会计人员素质
一方面,会计人员应加强职业道德意识,具备强烈的责任感,遵纪守法,廉洁奉公;另一方面会计人员要提高专业知识和技术素质,精通网络财务系统,识别不合法系统的功能。