学习目标
会务文书是会议上经常使用的各种文书的总称，它包括开幕词、闭幕词、会议报告、会议记录等。这些会务文书是会议的重要文件、档案和材料，记载了会议的全部内容和议程。本章将分别介绍几种常用会务文书的写作知识和方法。通过学习，使学生掌握会务文书的写作方法与技巧，帮助学生规范写作会务文书。
（第一节）开幕词
【知识要点】
开幕词是党政机关、企事业单位和社会团体的领导人，在会议开幕时所作的讲话
开幕词具有宣告性、指导性和鼓舞性的特点
开幕词通常由标题、日期、署名、称谓及正文五部分组成
开幕词的写作要注意营造庄重热烈的会议气氛
【能力要求】
能利用相关资料写出内容规范、结构完整的开幕词
一、开幕词的概念
开幕词是党政机关、企事业单位和社会团体的领导人，在会议开幕时所作的讲话，旨在宣告会议开始，阐明会议的指导思想、宗旨、重要意义，交代会议的任务、要求及有关事项，对会议的进行起着重要的指导作用。其特点是：
（一）宣告性
开幕词是会议开始的序曲，是会议内容中一个必不可少的程序，标志着会议的正式开始。之后，会议的各项议程才能陆续展开。因此，开幕词具有宣告会议开始的特性。
（二）指导性
开幕词一般要阐明会议的目的、意义、宗旨、任务和议程安排等内容，这对引导会议朝着既定的正确方向顺利进行，保证会议的圆满成功，有着重要的意义。
（三）鼓舞性
开幕词带有对会议召开的良好祝愿与希望，并通过向与会者介绍会议的议程和宗旨等，激励与会者的参与意识，调动其开会的积极性。
二、开幕词的结构与写法
开幕词通常由标题、日期、署名、称谓及正文五部分组成。
（一）标题
开幕词的标题通常有三种写法：一是用会议名称作标题，如《中国共产党第十六次全国人民代表大会开幕词》、《中国人民政治协商会议第五次会议开幕词》、《第二届中博会开幕词》；二是会议名称前加致辞人姓名，其形式是“×××同志在×××会上的开幕词”，如《曾庆红同志在第四次信访工作会议开幕式上的讲话》、《李鹏总理在第23届国际人口科学大会开幕式上的讲话》；三是采用正副标题式，正标题揭示开幕词的宗旨、中心内容，副标题注明会议名称及“开幕词”，如《我们的文学应该站在世界的前列——中国作家协会第四次代表大会开幕词》、《振奋精神繁荣文艺——在××省××会议上的开幕词》。
（二）日期
日期标注于标题的正下方，外加圆括号。
（三）署名
日期的正下方注明致辞人姓名。在标题中如果已显示出致辞人姓名，可以不另行署名。
（四）称谓
称谓要根据会议的性质和与会者的实际情况来确定，一般是身份从高到低，性别先女后男，称谓的选用要覆盖全体人员，不能遗漏。称谓应顶格书写，后面加冒号，如“各位代表、各位来宾”，“朋友们”，“同志们”，“各位嘉宾、女士们、先生们”，“各位老师、各位同学”等。
（五）正文
一般包括开头、主体和结尾三部分。
1.开头。以简洁的话语开门见山地宣布会议开幕，宣布会议名称要写全称，以示庄重。一般只有一句话，如“中国共产党第十五次全国人民代表大会现在开幕”、“中华人民共和国第十二届运动会现在开幕”。有的还在开头部分对会议召开的背景、意义、会议的筹备情况、出席会议的人员情况作简要的介绍，并对会议的召开表示热烈的祝贺，对与会人员的到来表示热烈的欢迎，以渲染会议气氛，激发与会者的热情。
2.主体。这一部分是开幕词的核心，一般包括以下内容：
（1）会议召开的意义和指导思想；
（2）会议的性质、目的及任务；
（3）会议的主要议程和安排；
（4）会议的奋斗目标及深远影响；
（5）表达对与会代表的希望和要求，并对会议作出预示性的评价。
这一部分是正文的重点，要写得条理清晰，重点突出。行文则要明快、流畅，评议要坚定有力，充满热情，富于鼓舞力量。
3.结尾。一般分两个层次：
（1）向有关人员表示感谢；
（2）用凝练的、富有鼓舞性的语言发出号召或表示良好祝愿。
写法上常以呼告语领起一段，往往用“预祝大会圆满成功”之类的语句或以振奋人心的号召结束全文。
三、开幕词的写作要求
（一）掌握会议基本精神
开幕词中需要介绍会议的相关情况，只有对会议主题充分了解，才能保证开篇语不跑题。掌握会议基本精神是写好开幕词的基础。
（二）重点突出，详略得当
写作时应该把握会议的性质，掌握会议的主题、精神，了解会议的全面情况，重点阐述会议的意义、任务和要求，而对会议本身的情况，如筹备情况、会议议程等，则要概括说明，点到为止。
（三）文字简洁，语言明快、流畅
开幕词要简洁明了、短小精悍，最忌长篇累牍，言不及义；多使用祈使句，表示祝贺和希望；适当口语化，注重与会议气氛和谐融洽。
（四）营造庄重热烈的会议气氛
开幕词除庄重严肃外，还要求做到语气热情友好，感情热烈，且富有号召力和鼓舞性。
例文
2008亚太都市发展论坛致词
（2008年11月3日）
中国华东理工大学副校长马玉录
尊敬的各位来宾，女士们、先生们：
在中国政府大力倡导建设“文明城市”、“资源节约型城市”，上海人民以“文明的城市，美好的生活”为愿景，迎接2010年上海世博会的时候，2008年首届亚太都市发展论坛今天在这里隆重开幕了。首先，请允许我代表华东理工大学，代表论坛组委会，向来自海内外的嘉宾表示热烈欢迎和衷心感谢！
众所周知，21世纪是城市的世纪。21世纪以来，亚太地区在世界格局的地位与角色日益突出；亚太都市经济、文化与社会发展及其公共政策等，既有其区域性特点，又有超越区域本身的相同性的一面，引起了国内外政府和专家学者的广泛关注。特别是进入21世纪以后，亚太地区的城市化与社会现代化的步伐在不断加快，这突出了对社会公共政策的需求，突出了社会公共政策与都市“文明发展”、“和谐发展”的紧密关联，突出了社会公共政策在21世纪亚太地区城市化与现代化进程中的作用。2005年以来，华东理工大学人文学科就开始关注和研究中国城市的文明、和谐发展，重视与亚太地区的学者探讨、交流亚太都市发展。
今天，华东理工大学与新西兰奥克兰科技大学、中国浦东干部学院共同举办亚太都市发展论坛，旨在搭建国内外专家学者和政府官员的交流平台，促进高校、科研院所与政府、企业的合作。通过跟踪研究亚太都市经济社会发展中的热点问题，搜集和发布相关信息，总结经验与教训，取长补短，加强亚太区域间的彼此联系，制定适合都市和谐发展的社会公共政策，提出地区性或全球性的倡议，推动亚太地区都市的文明、健康、和谐发展。
本次论坛主题是“公共政策与都市和谐发展”。我们衷心希望以这个论坛主题为良好开端，热情对话，广泛交流，进一步推进改革和发展，为推动亚太地区都市的文明、健康、和谐发展做出实质性贡献。
最后，预祝2008首届亚太都市发展论坛圆满成功！祝中外来宾在上海生活愉快！谢谢大家！
（第二节）闭幕词
【知识要点】
闭幕词是在重大会议即将结束时，由有关领导人向全体与会代表所作的总结性讲话
闭幕词具有总结性、概括性和号召性的特点
闭幕词通常由标题、日期、署名、称谓及正文五部分组成
闭幕词的写作要注意与开幕词前后呼应，与会议基调保持一致
【能力要求】
能利用相关资料写出比较完美的闭幕词
一、闭幕词的概念
闭幕词是在重大会议即将结束时，由党政机关、企事业单位和社会团体的主要领导人向全体与会代表所作的总结性讲话。闭幕词是对会议作出的正确评价和总结，是向与会者提出贯彻落实大会精神的要求和希望。
闭幕词与开幕词相对应，首尾呼应，显示出会议组织的严密性和有序性。致闭幕词的领导人，跟致开幕词的领导人一般不是同一个人，通常与致开幕词者身份相当或略低。其特点是：
（一）总结性
致闭幕词是会议的最后一项重要议程，是重要领导人代表会议组织者对会议的重要内容、会议的基本精神和进程进行简要的总结并作出恰当的评价，使与会人员对会议有更加全面的了解和掌握，以便会后贯彻会议的主要内容和基本精神。
（二）概括性
闭幕词应对会议进展情况、完成的议题、取得的成果、会议精神及会议的意义和深远影响等进行高度的语言概括。因此，闭幕词的篇幅一般都短小精悍，语言简洁明快。
（三）号召性
为激励参加会议的全体成员实现会议提出的各项任务而奋斗，增强与会人员贯彻会议精神的决心和信心，闭幕词的行文要充满热情，语言要坚定有力，富有号召性和鼓舞性。
二、闭幕词的结构与写法
闭幕词通常由标题、日期、署名、称谓及正文五部分组成。
（一）标题
与开幕词的标题结构基本相同，常见的写法是《××××大会闭幕词》或《×××在××大会上的闭幕词》，如《湖南现代物流职业技术学院第三届学代会闭幕词》、《中国作家协会第七次全国代表大会闭幕词》、《贾庆林在全国政协十一届二次会议闭幕会上的讲话》。也有主副标题的写法，将主要内容或主要观点概括成一句话做主标题，再用“××大会闭幕词”做副标题，如《贵在落实——政协东台市第十二届委员会第二次会议闭幕词》。
（二）日期
日期标注于标题的正下方，外加圆括号。
（三）署名
日期的正下方注明致辞人姓名。在标题中如果已显示出致辞人姓名，可以不另行署名。
（四）称谓
称谓要根据会议的性质和与会者的实际情况来确定，一般跟开幕词相一致。
（五）正文
一般包括开头、主体和结尾三部分。
1.开头。先用概括性的语言对会议作一个总的评价，然后简要说明大会的经过，强调圆满地完成了预定的任务或会议胜利闭幕，并对有关工作人员为筹备、组织会议所付出的辛勤努力予以肯定和感谢。
2.主体。一般包括以下三方面的内容：一是概述会议的基本情况和通过的重要事项及基本精神；二是评价会议取得的成果、意义和深远影响；三是指出会议主题对今后工作的指导意义，并向与会人员提出贯彻会议决议、精神的要求和希望，增强人们贯彻会议精神的信心和决心。
3.结尾。以号召性的语言表明信心，提出希望，表示祝愿等；最后郑重宣布会议闭幕。通常用的结束语是“现在，我宣布：××（会议名称的全称）胜利闭幕！”
三、闭幕词的写作要求
（一）闭幕词要求言简意赅，与会议的基调保持一致。切忌长篇大论、空话连篇。
（二）闭幕词行文要热情洋溢，语言要简洁有力，富于感染力，起到激发斗志、增强信念的作用。
（三）闭幕词要适合口头表达，写作时语言要求通俗易懂、生动活泼、庄重热情。
（四）闭幕词要注意与开幕词前后呼应、首尾衔接。
例文
2008亚太都市发展论坛致词
（2008年11月4日）
中国华东理工大学副校长涂善东
尊敬的各位来宾，女士们、先生们：
历时两天紧张而愉快的思想交锋，智慧碰撞，在与会嘉宾的共同努力下，圆满完成了会议的各项议程，即将顺利闭幕。在此，我谨代表亚太都市发展论坛举办方——华东理工大学、中国浦东干部学院和新西兰奥克兰科技大学对出席本次论坛的各位领导、各位嘉宾和新闻界的朋友们，以及为论坛成功举办付出辛勤劳动的全体工作人员表示衷心的感谢！
本次论坛是一次成果丰硕的盛会。论坛时间虽短，但内容丰富、气氛热烈，达到了预期目的，取得了圆满成功。一是亚太地区的城市踊跃参会，交流了亚太都市发展的热点问题，探讨了亚太都市文化与社会发展、亚太都市发展规划、公共服务型政府建设以及都市住宅、医疗、社会保障与公共政策等领域的重要问题，提高了对亚太都市在经济社会发展中的地位与角色的认识。二是拓宽了思路，带出了深层次的问题。与会领导、专家从人类生存的角度，从国家战略的高度，从技术的层面，从历史的经验教训等视角，讨论了亚太都市发展中所存在的技术、经济、文化、制度等问题。三是提出了对策建议。与会领导、专家不仅提出了问题，而且提出了许多具有可操作性、前瞻性和战略性的建议，特别是论坛很荣幸地邀请到了25位市委书记参加，搭建了国内外政府官员和专家学者的交流平台。这为论坛组委会汇集大会建议，向政府相关部门提供可操作的参考意见奠定了基础。
论坛即将闭幕，我们华东理工大学人文学科将与新西兰奥克兰科技大学、中国浦东干部学院以及与会的亚太地区的都市共同努力，以这个论坛为开端，广泛对话与交流，为推动亚太地区都市的文明、健康、和谐发展做出新的贡献。最后，我代表论坛组委会预祝中外来宾工作顺利，精神愉快，未来的生活更加美好！谢谢大家！
（第三节） 会议报告
【知识要点】
会议报告是在重要会议上，主要领导人或相关代表人物发表的指导性讲话
会议报告具有理论性、针对性、权威性和指导性的特点
会议报告通常由标题、日期、署名、称谓及正文五部分组成
会议报告的写作要求观点鲜明，实事求是，重点突出，阐述深刻
【能力要求】
能利用相关资料写出合乎规范的会议报告
一、会议报告的概念
会议报告是领导人在会议上对工作、形势或问题，作出介绍、分析、评价或总结，并发表指导意见的书面文稿。会议报告具有交流思想、通报情况、报告工作、宣传当前党和国家的方针政策及教育、鼓舞群众等作用。许多会议报告经过大会批准通过后，成为下一阶段工作的指导性文件。其特点是：
（一）理论性
会议报告是在广泛深入调研、充分占有材料的基础上，纵览全局，找准焦点，围绕实际工作中出现的问题，尤其是那些迫切需要解决的、带有普遍性的、人民群众最关心、最直接的问题进行透彻分析，细致研究，从而抓住问题的关键，对症下药，达到推动各项工作健康发展的目的。所以，在分析研究中，它必须依据有关方针政策，结合实际对所提建议、对策、问题等进行认真研究，反复推敲，从理论和实际的结合上把握哪些是最有价值、最需要解决的问题，充分考虑所提意见的针对性、正确性、合理性、可靠性，使意见和措施能真正有助于解决实际问题。因而，会议报告既注重事实分析，又必须从理论的高度上进行归纳概括，从而指导实践。
（二）针对性
会议报告的核心，是对实际问题的分析和解决。它一般要总结成绩经验，说明现状和存在问题，部署工作，规划未来等。它要求在分析的基础上提出解决问题的意见或对策，具有很强的针对性，应在实际工作中行得通，推广得开，能够保证得以贯彻执行。
（三）权威性
会议报告不是以个人名义在大会上讲话，而是代表一级党政机关，具有相当的权威性。其报告内容是经过领导班子集体讨论通过的，体现着党政领导集体的意志。
（四）指导性
