(第一节)办公室女性举止礼仪
一直勤勤恳恳但却抓不住升迁机会,很有可能是你“印象管理”工作做得不到位。管理心理学家们发现,只努力工作而不会表现的话,付出往往得不到应有的回报,有调查发现,决定下属谁该升迁时,印象的重要性仅次于相处时间。
早在2000多年前,孔子说道:“不学礼,无以立。”他告诫弟子,如果不规范自己的行为举止、仪表仪态,不讲礼仪、礼貌,没有道德修养,就难以立身处世,成就一番事业,并说“文质彬彬,然后君子”。更有“礼、智、仁、信、义”五常之道的精神文明传统,造就了中国一次又一次的盛世。作为女性公务人员,懂得“礼”,才能塑造出一个良好的公众形象。不能说形象就是一切,但在节奏越来越快的今天,它已成了一张最先切入的名片,给人留下鲜明的第一印象。
如何在公司赢得好印象?除了在公司内打电话、接电话之类的技巧外,还包括将访客带到会客室、递出名片与接收名片的方法,以及替别人作介绍等各种在商业社会生存中所不可缺少的礼仪。
如果你刚进入公司,影印资料、整理文件,以及端茶倒水之类的事,会显得特别的多。或许你会觉得自己所从事的工作缺乏意义。但事实上,你所从事的工作绝不是琐碎之事。当你接听电话的那一瞬间,你就代表了公司。假使你在电话里显出失礼的态度,对方会认为这是你所任职公司的失礼,有时还可能导致谈判破裂,最终失去顾客。
那么,怎样行之有效地表现呢?以下几个方面是你必须做到的。
1.穿着专业得体。
外表决定了我们给人的第一印象,慢慢发掘每个人的“心里美”不可能,还是准备几套与你职业相称的养眼装备吧。服饰要与之协调,以体现权威、声望和精明强干为宜。女士最好穿西装套裙、连衣裙或长裙。不宜把露、透、短的衣服穿到办公室里去,否则使内衣若隐若现很不雅观。在办公室里工作不能穿短裤、凉鞋或拖鞋,也不适合赤脚穿鞋。戴的首饰也不宜过多,走起路来摇来摇去的耳环会分散他人注意力,叮当作响的手镯也不宜戴。更不要当众表演自己擅长的化妆术。
2.客人来访,应起身迎接。
小吴整理资料正在忙得不可开交,此时有位客人。小吴腾不出空,只好继续做事,同时坐着向客人打招呼。
可是,这位来客见到她的上司便对小吴坐着向他打招呼一事,表现出不满的情绪。
当然,小吴也有她的苦衷,但在这种情况下,不论手上的工作多么繁重,对于访客,都应当站起身来行礼,这是最基本的礼节。
或许小吴的心里怀着热情欢迎的想法,可是,在访客心里却不如此认为。如果被客人看到你坐在那里埋头做事,只是把头例行公事般地点一下,那么对方便很自然的有一种被忽略的感受。
当有客人来访之际,无论自己有多么忙,都应站起身来打招呼。应该主动从座位上站起来引领客人进入会客厅或接待区并为其送上饮品,如果是在自己的座位上交谈,应该注意声音不要过大,以免影响周围同事。另外,接待客人切记要面带微笑。
3.要跟访客问好。
遇到访客,无论在何种情形下,都应抢先向对方问好,这才是正确的待客之道。寒暄时的礼节为身份低的人先问候身份高的人。
而对于所有的公司来讲,访客都是居于上位者,因此必须由己方先致问候。所以当见到不认识的访客时,要先行问好。
如果当时正与同事站着谈话,或者来访者是进进出出的业者,就不在此列。
4.鞠躬时眼睛要注视对方。
鞠躬大致可以分为两类,即微微的点头致意和常见的敬礼。无论采用哪一种鞠躬方式,都必须遵守基本原则。在鞠躬的开始与结束时,都需看对方的眼睛。无论行多少次敬礼,如果眼睛看着别的地方,这种行为也无异于是忽视对方。
此外,太快把头低下或抬起,都不能算是正确的鞠躬方式。我们经常见到点头哈腰地频繁低下、抬起的公司职员,那绝不是正确的礼仪。鞠躬时应尽可能慢慢地进行。把头低下时,以能在中途作1~3次呼吸的速度进行就可以了。
5.对访客附上一句“让您久等了”。
当有约好的访客时,大部分的人会说“欢迎光临”!可是,接下来会附上一句“让您久等了”的人,却不多。假设你的身份是来访的客人,如果对方对你说声“让您久等了”你会在心里暗想,“原来这家公司很看重我”。
会不会说这句“让您久等了”,难道别人对你的评价就会不同?答案是肯定的。当你的上司看到你如此向访客问好后,必定会对你刮目相看。这并不是说只能使用“让您久等了”这句话,可以根据不同的时间和场合,加上额外的话。
如果是经常出入自己公司的来者,说上一句“天气这么炎热,您辛苦了”之类慰劳对方的话,效果也会很不错。没有人会对别人发自内心的关怀话语感觉不快,因此应积极地向别人问好。
6.记住访客的基本资料。
虽然自己所任职的公司名称已在询问台被问过一次,但是没过多久,又被重复问:“请问您是哪一位?”任何人都会有不被重视的感觉。为了避免使对方产生不快,当听到访客的公司名称、姓名之后,应记录下来,以免遗忘。
若将对方的公司名称或人名弄错,是非常不礼貌的。如果是难以听清楚的名字,就应复述一遍,或向对方问清楚,以便将正确的公司名称、姓名记住。
当有多位访客时,应以不让访客看到的方式作记录,然后交给公司内的人。如果访客的人数太多,也可以只记下公司名称及其代表者的姓名。
7.引导访客到会客室。
对于访客,不能用手一指会客室,说一句“请到那里等候”就算完事了。将访客带到会客室,才是应有的礼仪。
有人会认为将客人带到会客室,是件简单的事。但我们常看到会有人自顾自地走在前方,而忽略了后方的客人,认为客人会自己跟上来,甚至不管访客有没有跟来,便径自地往前走去。这些都不是接待客人所应有的态度。一旦让客人产生自己被拖着在公司内到处走的印象,相信他会感到不愉快。
正确的方法是:带路时,应配合访客的步调,走在距离对方大约1米的斜前方,而这是为了让访客走在走道中的中央。此外,不时回头看看访客是否跟上自己,也是非常重要的一点。
8.不可以貌取人。
所谓“人不可貌相”,不能因为对方的身材魁梧,就断定他的职务高,也可能存在相反的状况。如果凭外貌来判断对方的职务,有可能闹出很大的误会。
当有一位或者两位客人来访时,根据对方的态度,大致能判断出谁的地位较高;可是当有许多人来访时,就很难分出谁是上司,谁是下属。
遇到这种情况,只要确认谁是上司或负责人就行了。当对方突然来访,没有时间加以确认时,不要按照自己的看法随意作出判断。应将他们带到会客室,交给主管去安排。
9.进会客室前先敲门。
以下是常发生的情形:职员将访客带到会客室,心想里面空无一人,于是将房门打开,却发现里面有人。因此,在进入会客室前别忘了要先敲门。如果有人,里面负责接洽的职员会作出反应,从而避免使访客意外撞见的失礼之举。
为了避免失礼,不只限于会客室,包括其他所有的房间,在进去之前都应养成先敲门的好习惯。
10.哪里是上座,哪里是下座。
将访客带到会客室后,必须清楚哪里是上座,哪里是下座。
根据会客室的不同,上、下座也会不一样,但基本是,靠近入口的座位是下座,靠近里面的座位是上座。当拜访其他的公司时,千万别大模大样地坐在上座之上,以免给对方造成不好的印象。
此外,当访客中的主管随其他人一起进入会客室,或他已先到并在此等候时,应让他决定把访客安排在哪儿。要是有对方的主管在场,你却在一旁指手画脚地分派座次,就会显得越俎代庖。
(第二节)女性参加舞会有规矩
在各式各样的社交性聚会当中,若以号召力最强、最受欢迎而论,恐怕要首推舞会了。实际上,舞会也的确是人际交往,特别是异性之间所进行的交往的一种轻松、愉快的良好形式。在优美的乐曲,美妙的灯光,高雅的舞姿的相互衬托下,人们不仅可以从容自在地获得自我放松,而且还可以联络老朋友,结识新朋友,进一步扩大自己的社交圈。舞会的所有参与者,在舞场之上均需检点个人的行为举止,注意自己的临场表现,参加舞会同其他社交方式一样,需要讲究礼仪。
舞会着装要求:
1.如果是亲朋好友在家里举办的小型生日party等活动,要选择与舞会的氛围协调一致的服装,女士则最好穿便于舞动的裙装或穿旗袍,搭配色彩协调的高跟皮鞋。
2.如果应邀参加的是大型正规的舞会,或者有外宾参加,这时的请柬会注明:请着礼服。接到这样的请柬一定要提早作准备,女士的礼服在正式的场合要穿晚礼服。晚礼服源自法国,法语是“袒胸露背”的意思。有条件经常参加盛大晚会的女士应该准备晚礼服,偶尔用一次的可以向婚纱店租借。近年也有穿旗袍改良的晚礼服,既有中国的民族特色,又端庄典雅,适合中国女性的气质。
3.小手袋是晚礼服的必需配饰。手袋的装饰作用非常重要,缎子或丝绸做的小手袋必不可少。晚礼服一定要配戴首饰,露肤的晚礼服一定要配戴成套的首饰:项链、耳环、手镯,晚礼服是盛装,因此最好要佩戴贵重的珠宝首饰,在灯光的照耀下,首饰的光闪闪会为你增添光彩。
舞场礼仪:
1.邀人。一般情况下,女士是不用主动邀请男士的,但特殊情况下,需要请长者或者贵宾时,则可以不失身份地表达:先生,请您赏光。或:我能有幸请您吗?不要总和一个人跳?依照正规的讲究,结伴而来的一对男女,只要一同跳第一支舞曲就可以了。从第二支曲子开始,大家应该有意识地交换舞伴,认识更多的朋友。
2.不要轻易拒绝邀请。舞会是通过跳舞交友、会友的场合,所以在舞会上女士不能轻易拒绝他人的邀请。女士可以拒绝个别“感觉不佳”的男士的邀请,但要注意分寸和礼貌用语,要委婉地表达。女士面对两位或者两位以上的邀请者,最能顾全他们面子的做法,是全部委婉的谢绝。要是两位男士一前一后走过来邀请,则可以“先来后到”为顺序,接受先到者的邀请,同时诚恳地对后面的人:很抱歉,下一次吧。并要尽量兑现自己的承诺。
3.同性不宜共舞。根据国际惯例,两位男士共舞等于宣告他们不愿意邀请在场的任何一位女性,无形中表明他们是同性恋关系。
两位女士也应尽量不共舞,尤其是在有外宾的情况下以及在国外的舞会上,我们要注意这一点。
4.何时离开舞会。无论是参加朋友的私人舞会,还是正式的大型舞会,遵守时间是首要的礼仪,要准时到达。至于什么时间离开舞会较为合适,朋友的私人舞会最好要坚持到舞会结束后再离去,也是对朋友的支持。至于其他的舞会,只要不是只跳了一支曲子显得应酬的色彩过浓就可以了。
(第三节)做客的礼仪
做客拜访是日常生活中最常见的交际形式,也是联络感情、增进友谊的一种有效方法。西汉戴圣《礼记·曲礼上》:“礼尚往来。往而不来,非礼也;来而不往,亦非礼也。”指礼节上应该有来有往。人与人之间的关系往往就是在这有来有往中建立起来的。
在走亲访友之前应做好必要的准备,如果计划不周,到主人家里时会手忙脚乱,甚至出现令人尴尬的场面。
1.预约。当你决定去拜访某位亲友时,事先最好给对方去封信或打个电话,预先约定一个时间以便对方事先做好安排。如果事先已经约定好了时间,就应遵守约定,准时到达,以免让别人久等。
如果发生了特殊情况不能前去,应尽可能提前通知对方,并表示歉意。随便失约是很不礼貌的事情。
2.应约。当接到别人邀请做客的信件或电话后,要认真考虑是否愿意前往,无论答应还是拒绝都要及时告诉对方,以免让友人焦急等待。一旦应邀,一定要守约,没有特殊理由不能失约。
3.服装仪表。应邀做客时服装和仪表都应该注意修饰,服装应整洁、庄重,仪表应端庄大方,以示对主人的尊重。但不要过于华丽,避免炫耀之嫌。如果是赴宴,客人赴宴前应根据宴会的目的、规格、对象、风俗习惯和主人的要求考虑自己的着装,着装不得体会影响宾主的情绪,影响宴会的气氛。
4.叩门按铃。到达主人门前,应先擦干净鞋上的泥土,然后按铃或敲门,敲门要把握好力度和节奏,切忌用力敲打或用脚踹门。
5.进门问候。到达主人家里,不应直接入屋内,除了向主人问候寒暄外,还要同主人的家属及客人打招呼。待主人安排或指定座位后再坐下,同时要注意坐的姿势。
6.接受烟茶。主人端茶递烟要起身道谢,双手应接,主人端上的果品,要等年长者先动手之后,自己再取,果皮果核不要乱扔乱放,烟灰烟蒂应弹在烟缸内。
7.谈话要专心。不要在房间里走来走去,切不可左顾右盼,更不可乱翻东西。
8.辞行的机会。在与主人谈话过程中,如果发现主人心不在焉、长吁短叹、蹙额皱眉或不时看表,来访者应寻找“煞车”的话题并告辞。告辞不应在对方说完一段话后立即提出,可选在两人沉默的空间。如果主人有新客人来访,应同新客人打过招呼之后,尽快告辞,以免妨碍他人。
9.告辞的方式。告辞之前要稳定,不要显得急不可耐。辞行时应向主人及家属和在场的客人一一握手或点头致意。如果来访的客人很多,自己有事提前离开,就应低声向主人告辞并表示歉意,以免惊动其他客人;如果已被其他客人发现,就应礼貌地致歉和告别。
10.进餐。如果被留下就餐,主人安排好了菜,客人就不要再点菜了。如果你参加一个尚未安排好菜的宴会,就要注意点菜的礼节。点菜时,不要选择太贵的菜,同时也不宜点太便宜的菜,太便宜了,主人反而不高兴,认为你看不起他,如果最便宜的菜恰恰是你真心喜欢的菜,那就要想点办法,尽量说得委婉一些。进餐时举止要文明礼貌,“不马食,不牛饮,不虎咽,不鲸吞,嚼食物,不出声,嘴唇边,不留痕,骨与秽,莫乱扔”。面对一桌子美味佳肴,不要急于动筷子,须等主人说“请”之后你才能动筷。主人举杯示意开始客人才能用餐。
11.注意做客的时间长短。在《北京土语辞典》中,有个词儿叫“屁股沉”,这个词语形象地刻画出了一些客人的“韧劲儿”。