（4）咨询医生：要求形象好、有专家的气质，有丰富的临床经验和病理知识，掌握本产品的特点，善于和顾客进行沟通，把握重点顾客。
（5）货管人员：负责货物的保管、出货，保证货物进出清晰无误。
（6）迎宾人员：要求佩戴绶带，微笑、礼貌、热情，引导顾客进入会场。
（7）音响、灯光人员：熟悉现场设备的操作方法，或者协调好酒店专职设备师，保证与会议的流畅配合。
（8）员工：与顾客沟通，配合主持人调动会场气氛，带动气氛，鼓动顾客积极参与节目互动，促销订单等。
（9）检测人员：熟练掌握检测设备，有一定医学知识，有一定沟通技巧，善于引导顾客发现问题，与咨询大夫、营销员互相配合。
（10）其他外围人员：签到登记，展台前介绍，维持会场秩序，送别顾客等。
选择场地
会务部应在会议前一周确定场地，并亲自到会场考察情况。在场地的选择上有以下几个要求：
（1）会场要尽量选择当地知名度较高的。要选择中高档酒店或较高档的正规会议厅，优先考虑军区干休所、招待所，省市政府招待所、会议厅、礼堂等。一方面可信度较高，另一方面还可以把老干部们吸收进来做顾客。
（2）考虑会场的地理位置，包括交通是否便利、环境是否雅致。所选择的场地要便于顾客寻找，声誉良好，离公司较近、方便往来。
（3）会场的容量关系到是否能提供给顾客一个宽松、愉悦的购物环境。所选场地的面积大小要适中，不挤迫、不空荡，要有空调。
（4）考虑配套设施是否完善。如投影屏幕的尺寸大小是否合适，灯光是否明亮，是否有窗帘可以蔽光，音响效果是否良好。视听效果往往是现场调动顾客注意力的有效手段之一，声势和气氛几乎都是靠视听效果烘托渲染的，那么能否在现场制造出“沸点效应”也与之有着直接的关系。
音响要与专业人士紧密配合，如果配合不紧密，会造成节目和气氛的脱节。灯光要有可控性，才能调动顾客的注意力。
（5）服务是否周到。进入会场是否提供指示牌、茶水，是否有酒店员工配合等。
准备物品
不同的会议所准备的物品有所不同，但基本上可以分为：产品类、宣传资料类、会场布置物品材料类、讲课设施类，由于准备的物品过于琐碎，鉴于篇幅有限，在此就不细述了。
布置会场
会场风格要喜庆、隆重、有气氛，要能让顾客心情受到极大感染。
1.迎宾区
（1）礼仪小姐要身披绸带，要主动上前迎接顾客、搀扶老人，将其领到签到区。
（2）迎宾区入口处应有醒目的引导牌。
（3）在大门口外面要有欢迎性的条幅。
（4）可以用气球拧成门，烘托热烈气氛。
2.签到区
（1）一般位于会场的入口处。
（2）签到区要干净、整洁，最好有桌布。
（3）要回收邀请函并发放资料袋和幸运抽奖券。
3.检测区
（1）桌子上的仪器要摆放有序，微循环的屏幕摆放的方向要便于顾客观看。
（2）桌子要干净、整洁，最好使用印有企业标志的桌布。
（3）检测区与讲台分开，不能放在同一区域，否则容易引起混乱。
（4）进行讲座和观看录像时，不允许检测。
4.售货区
（1）产品摆放要整齐，产品展示要醒目，包装要精美。
（2）产品促销海报要贴在售货区的后上方，位置要醒目，形式要大方。
（3）将验钞机、收款收据、手提袋、购物袋、胶带等准备齐全。
（4）考虑到产品的安全性，可以只在会场上签订单，然后送货上门。
5.展板陈列区/样品展示区
（1）陈列要醒目、有序、整体统一，灯光要明亮，展板最好放在进、出
口处。
（2）样品要干净、整洁、醒目、突出，最好码成堆，这样能激起顾客的购买欲望。
（3）样品的陈列台要精美，有灯光照射，衬托出产品的高品质和高档次。
（4）样品展示区要设在较醒目的位置，如主席台两侧，检测区旁边。
6.礼品区
（1）礼品区要与售货区相邻，便于销售。
（2）要体现礼品价值，礼品要大而醒目，包装精美。
7.顾客区
（1）要有序，每桌7人，其中1人为员工。
（2）顾客区的布置要便于顾客观看投影、录像。
（3）桌椅布置要与活动的主题相搭配。在使用上，应方便、有序，即有利于顾客来回走动，又要坐得舒服。
8.专家咨询处
（1）专家咨询处的桌子最好用印有企业标志的桌布。
（2）咨询桌上要放有印有“医学顾问”职称的标签，如××教授，××主任医师。
（3）桌子正上方要悬挂印有“咨询区”的展示牌，专家展牌要醒目。
（4）咨询处与售货区相邻——咨询后便于顾客购买产品，咨询点要干净、整洁。
9.其他区
（1）在出口的正上方、两侧的墙上，都可以悬挂条幅，主席台正上方要悬挂带有活动主题的条幅。条幅的内容要能突出活动的目的，烘托整个活动现场的气氛。条幅的内容、色彩、字体要协调一致，要整洁、醒目。
（2）主席台悬挂的投影屏幕的摆放要醒目，规格应统一，要使每一位顾客都能舒服、清楚地看到幻灯内容。屏幕与投影机中间无障碍。屏幕要悬挂在背光区。
会议现场流程
无论你的演讲、销售水平有多高，一旦表现出消极情绪，就必然会影响现场的气氛，因此会议现场的员工要拿出十二分的精神来完成自己的工作。会议现场除外围人员外都要尽可能地穿工作服，而且所有员工的着装必须整洁、大方，面带笑容、谈吐得体，服务热情、周到。让每一个参加会议的人能有个好心情，要让所有到会的顾客都能感受到我们的亲情服务。
早会是鼓舞员工士气最为行之有效的方法，一般安排在活动开始前10分钟举行，鼓舞士气的手段有：合唱励志类歌曲，高喊激励口号，有节奏地拍手，最后做出成功的手势……
顾客到会的时间有早有晚，有的时间差距很大，因此让员工与顾客进行沟通可以避免已到会的顾客受到冷落，同时可以利用会前时间继续进行预热。
员工可以在与顾客沟通的同时，感谢顾客的到来，如“可把您盼来了，您能来我真的很高兴”；询问顾客如何来的，凡是一个人来的，都要询问下老伴不来的原因，并适当地表示下遗憾；看一下顾客的抽奖券；针对顾客感兴趣的话题与他亲切交流。
当参会人员到齐后，会议就可以开始了，为了方便理解，本节将介绍两个常见的会议流程。
流程范例一
1.开场前音乐（3～5分钟），彩带炮打响开幕式。
2.主持人开场（3～5分钟），要制造声势和气氛；要让顾客把注意力都集中到主席台，要保持会场安静；适当时要带动鼓掌，避免冷场；开场白的内容主要是介绍会议内容，同时介绍重点顾客。
3.企业介绍（5～10分钟），使用多媒体进行介绍或公司领导上台致辞，如果是高层次的活动，先由总部领导代表总公司发言，介绍公司的现状、发展前景、规模，以及感谢广大顾客对公司的支持和厚爱，然后由分公司经理致辞。
4.专家讲座（30～40分钟），可以使用投影仪、播放录像等。
5.产品介绍（10～15分钟）。
6.重点顾客发言（10～15分钟），要根据活动类型选择顾客。
7.游戏、有奖问答（20～30分钟），要积极调动顾客的情绪。
8.检测、咨询、促销（50～60分钟），主持人可以提醒顾客进行进一步的检测、咨询，此时促销员就可以开始导购了；要调动顾客情绪，挖掘潜力顾客，尽量让潜在顾客参与检测；即兴表演，注意员工和主持人的默契配合：刺激犹豫不决或情绪型顾客的购买欲，以实现购买。
9.抽奖（10～15分钟），奖项与奖品可根据现场情况确定。
10.终场（3～5分钟）顾客离场时，要有专人欢送，播放结束曲。
流程范例二
1.欢迎顾客的入场仪式。员工在门口列队后，背景音乐响起，员工鼓掌欢迎，在外面等候的顾客入场签到，然后引导就座，使顾客感受到亲切、热情的氛围。
2.会议正式开始前员工与顾客进行沟通。这样不仅可以避免已到会的顾客受到冷落，而且可以利用会前时间继续预热。
3.健身操。让早来的顾客活动一下，从平静甚至有些倦意的心态中解脱并进入兴奋的状态，可以在大屏幕中播放健身操的录像，然后全场起立跟着屏幕一起做动作，所有员工必须全部参与。
4.主持人开场。
5.播放视频资料。引发顾客对健康知识的关心，树立新的健康观念。要求全场熄灯，员工停止一切主动服务，维持所在区域顾客的纪律，保持现场肃静，创造一种严肃的现场气氛。
6.文娱表演。可以播放歌曲或舞蹈，时间要控制在8分钟左右。这样可以使顾客心情愉快，并给顾客带来美的享受，同时还能消除顾客的疲劳感，为下一步认真听讲座做好准备。
7.专家讲座。这是一场活动中的重要环节之一，这个环节是进行科普宣传、建立产品营养观念的重要过程。一定要站在顾客的角度来分析、评价演讲稿的成败，要了解顾客对专家演讲的感受，了解公司员工的意见，一篇好的演讲稿甚至能令公司员工产生购买产品的冲动。
8.老顾客发言。利用老顾客口碑宣传产品的良好效果，用事实证明产品的价值，消除新顾客的顾虑，树立信心。实践证明，这是督促顾客和已经停服顾客下定决心购买产品的关键环节。
9.检测、咨询、促销。仪器检测，可以帮助顾客发现自己在健康方面的隐患；专家咨询，讲明隐患潜在的严重后果，并提出解决方案，引起顾客的关注；促销，员工可以通过促销实现销售、增加购买量。
会议活动的时间可能是一天，但要控制在6小时内，也可能是半天，但要控制在3小时之内；要选择有一定寓意的节目，节目结束后，要讲明寓意，给参加者以启迪；讲解与抽奖的时间、频率要安排得当；节目时间不能过长，要避免有15分钟以上的节目；有条件的要对节目进行筛选和彩排；同一个表演者尽量不要重复出现，不能超过2次；尽量多安排互动，让顾客参与到会议中，并给专家讲座留出提问时间。
会后总结
会议结束后，要有礼貌地送别顾客，谁邀请的谁送别，如果负责的员工顾不过来，也要委托其他人代送出会场，嘱咐顾客慢走，如果看到有顾客独自往外走，要上前礼貌道别。对在会上订货的顾客要尽快送货上门，并进行回款。
在会议结束后应该马上总结当天会议的得失利弊，避免出现同样的错误，要重点讨论以下内容：将本次活动的最终结果与会前预测相比较，检查是否有差距，如果有，分析原因并制订改进方案；各部门汇报当天情况，如在会场秩序上是否出现问题，有没有发生特殊情况，是如何解决的，总结本次活动的经验教训；核算重点顾客到场人数，分析售货率、没来顾客的原因、来的顾客没买产品的原因；对原有战术有无提高之处，有无创新、更好的地方；评出本次活动的最佳员工，分享成功经验；布置会后继续追踪回访的服务；负责人写总结报告。
要明确每次会议的中心、重点，面面俱到，以达到交流经验、总结教训的目的，可以整理成一个表格，如表7-1所示。
月科普活动测评表
编号
活动时间
活动地点
活动主题
活动方式
预测成本
实际成本
员工
姓名计划
人数邀请
人数实到
人数到会率
预购
人数实购
人数购买
率预计
销量实际
销量人均
购量备注
合计
活动总结：成绩得失，分析原因（主题、讲座内容、政策、宣传、实施等方面），改进措施，其他方面会后要整理材料，包括相片、讲稿、录音磁带、录像资料、更新数据库等；由负责员工、售后服务部门的专家及员工对购买的顾客进行服用指导及其他服务；对没有购买的顾客进行追踪走访服务。
会议形式和流程的演进
前面介绍了最为常见的一种会议形式的实施过程。随着市场的发展以及竞争不断激烈化的影响，这种单一的会议形式已经无法引起顾客参加的兴趣了，因此，在常见的会议形式上演绎出了很多新的会议形式。这些会议的核心过程大体一致，但在会议主题、目的、环节安排、形式、规模方面有所不同。
会议的形式创新——喜乐会
喜乐会主要是针对怀疑心强，不容易接近，多次参会但没有购买，或者只购买一两盒的顾客进行的。喜乐会，顾名思义，就是通过休闲娱乐的方式，规划会议多个环节，促使顾客深度参与进来，解除戒备心理、消除隔阂、增进信任和感情，最总达成销售。
下面是一个以“公司俱乐部周年庆活动”为主题的喜乐会的例子。
××俱乐部成立N周年会员喜乐会操作方案
1.活动宗旨：值此本俱乐部N周年来临之际，举办主题会员联谊活动，以诸多利益点答谢新老顾客，巩固老顾客，发展新顾客，挽回流失的休眠顾客及问题顾客，同时提升公司在当地关爱老年群体的良好形象。
2.活动主题：“健康、感恩——××俱乐部成立N周年会员喜乐会”。
3.活动时间：××年××月。
4.活动地点：各地办公场所、中心店、会议厅。
5.参加人数：按员工数量分配人数，每个员工邀请1～2个顾客。
6.参会群体要求：先从容易突破的重点顾客入手，后啃“硬骨头”；办理公司年卡；员工会前个人礼品维护；尽量邀请夫妻同时到场；中后期可插入重点新顾客；会前订货会员和未订货会员的比例要大于1∶3，这样才能保证到会的顾客中有超过1/4的固定购买者，主要靠他们带动气氛。
7.确保到会率亮点：开心趣味的游戏活动；邀您共同为××俱乐部N周岁庆生；东西南北特色美食邀您一同品鉴；××集团重大喜讯，体会公司年卡至尊感受；精美贵重到会礼——惊喜无限。周年大庆，优惠十足！
8.会前工作。第一，资源分析；第二，员工培训；第三，物品准备；第四，会场布置。
9.喜乐会流程。
（1）7:10—7:30员工早会。
（2）7:30—8:30迎宾、音乐响起。
（3）8:30—8:50开场、场前互动。分组做游戏，采访“冰山顾客”；播放“全国祝福片和公司N年回顾”影片，回顾讲解内容，引出领导。
（4）8:50—9:00领导致辞。随即进行顾客采访，采访需要破冰的顾客。
（5）9:00—9:10领导感恩引出到会礼。领导发言要点，礼仪展示到会礼。
（6）9:10—9:25使顾客赞美公司服务。采访参加公司组织旅游的会员顾客；采访员工，要能展现服务风采。
（7）9:25—9:45引出顾客发言，畅谈产品效果。2～3名典型顾客发言。
（8）9:45—9:50引出总部讲师。
（9）9:50—10:50总部讲师演讲。
（10）10:50—11:00抢单、促销、唱单，发布政策时总经理要带头抢单。
（11）11:40分发会后礼品，总经理要带头送宾。
喜乐会的每个环节要达到什么目的？只有弄明白这一点才能读懂上面这个案例，读懂案例对流程的安排。
为什么要分这几步走，为什么要这么安排？喜乐会就像剥玉米，只有一层层剥开顾客的心理防线，才能达成目标。这也是“会务”在会议活动中的最核心价值——搭建员工的销售平台——解决临门一脚！
（1）互动：使顾客心情愉快；让更多的顾客对产品产生兴趣，并敲定采访对象。
（2）采访：封闭式提问“冰山顾客”，增加参与感，将顾客带进氛围；员工封闭式采访：表决心，承诺会认真服务。
（3）影片回放：给喜乐会定调子。
（4）老总致辞：拉近与“冰山顾客”的距离，使其能够被感动。
（5）播放旅游影片：将顾客代入情境中；此时采访参加活动的顾客，可以提高信服度；穿插员工采访：展现其服务风采，员工可以大胆、热情地邀请顾客报名下次的旅游活动！
