谈判的地点通常安排在会谈室或会客厅，场所的布置充分考虑到对方的文化背景和习惯禁忌，不能冒犯对方的信仰和民俗。一般要求谈判场所能做到使谈判有个轻松、愉快、庄重的环境。把自己的意志强加于人是不礼貌的，易引起对方的反感从而妨碍洽谈活动的顺利开展。良好的开端是成功的一半，不但要在人员礼节上予以注意，对谈判的场所安排也要心中有数。
谈判地点确定之后，应当进行一定的布置。谈判环境的布置合理、恰当，有利于良好谈判气氛的建立，促成谈判活动的圆满成功。谈判环境的布置以高雅、宁静、和谐为宜，最好选择一个幽静、没有外人和电话干扰的地方；房间的大小也要适中，桌椅的摆设要紧凑但不拥挤，室内温度适宜，灯光明亮；会议桌上最好设置一些文具、标志物和少许花草盆景。
2.握手与交换名片
谈判开始，客方到场时，己方人员应主动与其握手；注意在谈判过程中，一次谈判结束后，主方则禁忌主动握手，因为此时主动握手等于催促对方赶快离开。离别之际应将握手的主动权让予客方。
1）握手礼仪（见图9—6）
普通握手方式应当是，双方各自伸出右手，手掌基本呈垂直状态，五指并拢，稍微握一下，时间不宜太长，也不宜过于短促，一般以3秒左右为准。握手时须双眼注视对方，面带微笑，相互致意，切忌抓住他人的手来回摇晃，动作过大，力度过轻过重都显得不太礼貌。握手时目光旁顾会让别人觉得心不在焉，一心二用，失去对他人起码的尊重。
图9—6握手礼仪
在异性谈判人员之间，男性一般不宜主动向女性伸手相握，但女性应主动向男性伸手相握。若女性仅仅点头示意，则男性也以点头回礼。双方握手的时间一般以5秒为宜，如果双方较熟悉或关系较密切，可适当延时。但无论如何握手，时间不能过短，彼此两手一经接触即刻松开，表明此次握手纯属客套应酬，没有加深交往的愿望，往往被对方认为缺乏谈判诚意。
宾主之间的握手则较为特殊。正确的做法是：客人抵达时，应由主人首先伸手，以示欢迎之意；客人告辞时，则应由客人首先伸手，以示主人可就此留步。
知识点3
常规握手顺序
女士同男士握手时，应由女士首先伸手。
长辈同晚辈握手时，应由长辈首先伸手。
上司同下级握手时，应由上司首先伸手。
2）递交名片的方法（见图9—7）
在商务谈判中，名片是一种不可或缺的交往工具。伴随握手问候，往往有交换名片的行为。对商务人员而言，名片起到了介绍自己、结交他人、保持联系、通报变更等用途。
（1）递名片时应起身站立，走上前去，用双手或者右手将名片正面对着对方，递给对方。
（2）若对方是外宾，最好将名片印有英文的那一面对着对方。
（3）将名片递给他人时，应说“多多关照”、“常联系”等话语，或是先做一下自我介绍。
（4）与多人交换名片时，应讲究先后次序。或由近而远，或由尊而卑进行。位卑者应当先把名片递给位尊者。
图9—7交换名片
3.入场
入场即进入谈判场所或谈判会场。原则上应主方礼让，客方先行。若客方坚持并行入场，则更佳，预示谈判开场即持积极的合作姿态。只要双方负责人员并行入场即可，其他人员可自由地尾随其后进入，切忌己方人员先入场，在场内等待对方人员到来，这会被看作傲视对方，毫无谈判诚意，且被怀疑在谈判场所做了什么手脚。若抢先入场则更为失礼，容易恶化谈判气氛。
4.双边谈判的座位排列
主要有两种形式可供选择。第一种形式是横桌式。横桌式座次排列是指谈判桌在室内横放，客方人员面门而坐，主方人员背门而坐。除双方主谈者居中就座外，各方的其他人士则依其身份的高低各自先右后左、自高而低分别在己方一侧就座（见图9—8）。
第二种形式是竖桌式。竖桌式座次排列是指谈判桌在室内竖着放。具体排位时以进门时的方向为准，右侧由客方人士就座，左侧则由主方人士就座。在其他方面，与横桌式排座相仿。
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国际礼宾次序
指国际交往时出席活动的国家、团体、各国人士的位次按某些规则和惯例进行排列的先后次序。
（1）按外宾的身份与职务的高低顺序，常用在官方活动中。团体以团长的身份和职务来排。
（2）按参加国国名的字母顺序排列，常用在国际会议和体育比赛中，多按英文字母顺序。
（3）按派遣国通知东道主代表团组成的日期排列。有时也按到达的时间先后来排。
（4）几种方法结合使用。若字母相同，再按身份排。
小思考3
谈判座位的安排有哪些讲究？
一般首席代表坐在中间，最好坐在会议室中能够统领全局的位置。如圆桌、椭圆桌比较靠中心的地方，采用红白脸策略时，白脸则坐在他旁边，给人一个好的感觉；红脸一般坐在离谈判团队比较远的地方。强硬派和清道夫是一对搭档，应该坐在一起。最好把自己的强硬派放到对方的首席代表旁边，干扰和影响对方的首席代表。当然，自己的红脸一定不要坐在对方红脸的旁边，这样双方容易发生冲突。通过座位的科学安排也可以营造良好的谈判氛围。
5.会谈气氛的把握与控制
此处的会谈，即具体的交谈、谈判。这是谈判的实质性环节，能否取得成效，在很大程度上取决于谈判的氛围，而对此进行把握与控制，则依赖于交谈时的礼节。
（1）恰当地掌握各自所占用的时间，发言机会应均等，表情应自然、热情、和气、大方，要使用礼貌用语。说话过多，可能会使对方认为言过其实，故意炫耀；说话过少，又可能会使对方觉得缺乏诚意，探己虚实；过于坦率，有时难免伤害对方自尊心；过于委婉，又会给对方造成油滑、做作的印象。
（2）尊重和谅解对方。每个谈判人员均希望对方理解自己的观点。理解、赞同不仅可以赢得感情上的相互接近，还是取得对方尊重、信任并突破谈判观点的前提。要相互平等地、对等地听、说，当对方发言时，应认真倾听，并以目光或其他动作鼓舞之。好为人师、班门弄斧、强加于人、唯我独尊等说话方式为谈话的大忌。
（3）在适当的时候应采用适当的方式肯定对方。若对方观点与己方一致或相接近时，或对方的要求属己方谈判计划中可做让步时，己方应抓住机会，中肯、得当地肯定这些共同点和想法；同时还应及时补充、发展双方一致的论点，引导、鼓励对方畅所欲言，使谈判逼近目标。
（4）函件往来作为会谈的准备、延续与补充，其应注意的礼节包括打字、复印、书写端正、清楚，不要使对方辨认困难，发生误解；传送递达及时，不耽误对方的工作；对对方接收使用敬辞，如“先生”、“阁下”等，或直接称呼其职务亦可。除非十分熟悉，在函件中勿写私事和提出个人请求。
6.会谈的相关注意事项
会谈可以有多种级别，但就一般情形而言，举行会谈至少应做好以下几点。
（1）准确掌握会谈时间、地点和双方参加人员的名单，及早通知有关人员和有关单位做好必要安排。主人应提前到达，以避免仓促。
（2）客人到达时，主人应到正门口迎接，也可以在会谈室门口迎接，或由工作人员在大楼门口迎接并引到会谈室，主人在会谈室门口迎接。
（3）如果有合影，则应安排在宾主握手、合影之后再入座。会谈结束后，主人应将客人送至门口或车前，并目送客人离去。
（4）会谈一般只备茶水，夏天配加冷饮。若会谈的时间较长，则可适当上咖啡或红茶。
（5）会谈座次的安排也是一项重要的礼仪。双边会谈时，通常可用长方桌、圆形桌或椭圆形桌，宾主相对而坐，以正门为准，主人居背门的一侧，客人则居其对面，主谈人居中。译员的安排一般尊重主人的意见。其他人均按礼宾顺序排列。记录员排在后面，若与会人员少，也可安排在会谈桌就座。多边会谈，座位可摆成圆形或方形。
（6）会谈场所应安排足够的座位，必要时宜安装扩音器，现场事先放置中外文座位卡等。
（7）谈判中提出会见要求，应将要求会见人的姓名、职务及会见的目的告知对方。接见一方应尽早给予答复，并约定时间。若因故不能接见时应婉言解释。
（8）领导人（或是谈判双方的决策人物）之间的会见，有时除陪见人和必要的译员、记录员外，其他工作人员应及时退出。对记者也应该有较严格的要求。谈话过程中，除工作人员及有关人员听招呼外，旁人不要随意进出。
（9）会谈后若有合影，应事先安排好合影事宜。合影时一般由主人居中，按礼宾次序以主人右边为上，主客双方间隔排列，拍合影时要充分考虑镜头的摄入范围，一般两端均由己方人员把边。
小思考4
谈判的会务活动包括的内容
谈判的会务活动指谈判期间所安排的非会谈性活动，如宴请、参观游览、观看文艺演出、联谊娱乐、住宿安排、随遇交谈、签字仪式、赠送礼品等。因双方仍以组织身份集体参加，所以应纳入谈判的正式活动，它在实质上是具体会谈的延伸与补充。
9.1.6谈判三阶段礼仪
1.谈判之初
谈判双方接触的第一印象十分重要，言谈举止要尽可能创造出友好、轻松的良好谈判气氛。作自我介绍时要自然大方，不可表露出傲慢。被介绍到的人应起立一下微笑示意，可以礼貌地道：“幸会”、“请多关照”之类。询问对方要客气，如“请教尊姓大名”等。如有名片，要双手接递。介绍完毕，可选择双方共同感兴趣的话题进行交谈。稍作寒暄，以沟通感情，创造温和气氛。
谈判之初的姿态动作也对把握谈判气氛起着重大作用。注视对方时，目光应停留于对方双眼至前额的三角区域，这样使对方感到被关注，觉得你诚恳严肃。手心冲上，手势自然，不乱打手势，以免造成轻浮之感。切忌双臂在胸前交叉，那样显得十分傲慢无礼。
谈判之初的重要任务是摸清对方的底细，因此要认真听对方谈话，细心观察对方举止表情，并适当给予回应，这样既可了解对方意图，又可表现出尊重与礼貌。
2.谈判之中
这是谈判的实质性阶段，主要是报价、查询、磋商、解决矛盾、处理冷场。
报价要明确无误，恪守信用，不欺蒙对方。
查询时先要准备好有关问题，选择气氛和谐时提出，态度要开诚布公。切忌气氛比较冷淡或紧张时查询，言辞不可过激或追问不休，以免引起对方反感甚至恼怒。对方回答查问时不宜随意打断，答完时要向解答者表示谢意。
磋商时讨价还价事关双方利益，容易因情急而失礼，因此更要注意保持风度，应心平气和，求大同，容许存小异。发言措辞应文明礼貌。
解决矛盾时，要就事论事，保持耐心、冷静。主方处理冷场时方法要灵活，可以暂时转移话题，稍作松弛。
3.谈后签约
签约仪式上，双方参加谈判的全体人员都要出席，共同进入会场，相互致意握手，一起入座。双方都应设有助签人员，分立在各自一方代表签约人外侧，其余人排列站立在各自一方代表身后。助签人员要协助签字人员打开文本，用手指明签字位置。双方代表各在己方的文本上签字，然后由助签人员互相交换，代表再在对方文本上签字。签字完毕后，双方应同时起立，交换文本，并相互握手，祝贺合作成功。其他随行人员则应该以热烈的掌声表示喜悦和祝贺。
就一般情况而言，举行签字仪式时，座次排列的具体方式共有3种，它们分别用于不同情况。
（1）并列式。并列式排位是举行双边签字仪式时最为常见的形式，它的基本做法是在签字厅内设置长方桌一张，作为签字桌。桌后放两把椅子，作为双方签字的座位，面对正门主左客右。国际商务谈判的签字桌上还需摆一个旗架，悬挂签字国双方国旗。
（2）相对式。相对式排位与并列式排位基本相同，二者之间主要区别是相对式排位将参加签字仪式的随员移至签字人的对面。
（3）主席式。主席式排位主要用于多边签字仪式。
9.2商务谈判的礼节
9.2.1见面时的礼节
见面是社交的第一步，也是整个社交活动重要的一个环节。见面时的礼仪将形成谈判的第一印象，而且决定着谈判的成功与否。
1.守时
遵守时间，信守约定。这是商务活动中最起码的礼貌。这不仅是个人的信用问题，更关系到商业的信誉。参加各种商务活动，应按约定的时间到达，失约是一种很不礼貌的行为。过早抵达，可能会占用主人的宝贵时间而给对方造成某些不便；迟迟不到，则会使主人或其他客人等候过久而抱怨。在我国一般是以提前23分钟到达为佳。因故不能赴约或不能按时赴约时，应有礼貌地尽早通知对方。
2.称呼
称呼是当面招呼对方时的用语，以表明彼此关系。合理的称呼，既是对他人的尊重也是有礼貌、有修养的一种表现。
1）一般社交场合上的称呼
