会议是重要的商务活动，是现代工作机构用来协调内部关系，加强同外界的联系、合作和交流普遍采用的方法。会议的类型很多，目的各不相同，所要解决的问题也有大有小，不同类型的会议有着不同的礼仪要求。会务工作的繁简与会议的规模、内容、级别密不可分。一般来说，会议的规模越大，规格越高，内容越重要，会务的各项工作就越多，礼仪要求也越高。不论是召集、组织会议，还是参加会议，为会议服务，商务人员都应遵守一些相关的基本守则，包括会议礼仪。
一、会务工作程式
会务工作是为确保一次会议的顺利进行而从事的一系列服务性和辅助性的工作。从表面上看，此项工作人人通晓，然而投身其中便不难发现每项工作都要落实到位，不出任何纰漏也绝非易事。
（一）会议的筹备
凡正规的公务会议，均需经过细致的安排和严密的组织。一个会议的成功与否，做好会前的组织工作是关键，会议筹备是商务人员的基本工作之一。
1.成立会议筹备组
大、中型会议一般需要成立专门的会务机构进行会议的筹备及组织协调工作，负责会议通知发放、会场布置、议程安排、会议文件的准备与发放、会议的接待等工作。会务机构应做到分工明确，责任到人。
会议筹备组应下设两个小组。一是秘书组，主要负责文字及宣传工作的准备；二是会务组，负责除秘书组工作以外的会前准备工作、会议接待、会中服务和会后送行等事项。会议的筹备工作要制订一个完整的筹备计划和日程安排，以确保各项筹备工作全部就绪。
2.确定会议议题
会议主题即会议的指导思想，指会议主要讨论什么问题或通过会议得到什么结果。有时，会议的题目就是会议的主题。因会议的形式、议程、出席人员等都将根据主题来确定，故会议主题应明确，以免造成歧义或误解。
3.拟定会议议程和日程
会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决问题的概略安排，并冠以序号以表格的形式将其清楚地表达出来。编制议程时，应注意将同类事物排列在一起。
会议日程指会议在一定时间内的具体安排。会议日程一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元，将会议的议题具体化。
会议议程的编制在前，一旦确定，就不应再变。会议日程如遇一些变化，可作相应的调整。应注意，会议的议程与日程的安排必须吻合。
4.拟发会议通知
确定会议议题与议程之后，应尽早将会议召开的时间、地点和会议的议题、议程以及参加会议人员的食宿安排、应准备的发言材料和学习资料等事项一并以书面形式通知所有与会人员。
5.安排布置会场
选择会场时，要根据参加会议的人数和会议的内容来考虑设施是否齐全、是否有停车场地、租借成本是否合理。包括交通是否便利、附属会场及座位的布置要根据会议的性质、内容、规格和人数等情况来确定，常见的布局形式有方阵形、O形、U形、T形、“回”字形和授课形等。授课形布局适用于大、中型会议，其他形适用于小型会议。。
（1）O 形布置。这种布局通常用于规格及与会者身份都较高的重要国际会议，会议人数不多，会议不具有谈判性质。采用这种布置形式，与会者围桌而坐，表示彼此地位平等，可避免出现席次上的争扰。
（2）U 形布置。这种布局用于带有互相商讨性质的会议，与会者身份不完全相同，但相差不大。
（3）T形布置。这种布局适用于发号施令性质的会议，主席台前就座的一般只有1人，最多不超过3人。
（4）课桌形布置。这种布局适用于报告会或讲座会，报告人或讲学者在主席台就座，这种布局的特点是可以在有限的空间里容纳最多的听众。
【礼仪小贴士】
除了以上的会议筹备工作外还要做好以下几个方面。
（1）开会时所需的各种音响、照明、摄像、摄影、录音、空调、通风设备和多媒体设备等，应提前进行调试检查。
（2）与外界搞好沟通。比如向有关新闻部门、公安保卫部门进行通报。
（3）会议用品，如纸张、本册、笔具、文件夹、姓名卡、座位牌以及饮料、声像用具等采办工作。
（4）会议期间经费的预算，一般包括场地租用费、会场布臵费、文件印刷费、文书用品费、交通费、通信费、茶点饮料费和礼品费等。
（二）会议期间
会议召开期间的组织工作主要有以下几个方面。
1.组织签到
设立签到处有助于准确统计到会人员，尤其是一些有选举和表决内容的法定性会议必须组织签到。签到一般有签到卡和签到簿两种形式。在签到处，工作人员要穿戴整齐并佩戴标志。签到的笔应拧去笔帽，签到簿应打开，签到负责人应有礼貌地站在一边。
2.安排发言
大会发言要事先排定人选和次序。确定发言人应注意领导人之间、单位之间和内容之间的平衡，保证会场气氛活跃，秩序良好。
3.会议记录
会议记录是对会议发言内容进行的文字记录，凡重要会议，应以手写、电脑录入、录音、录像等方式进行现场记录。可单用一种，也可交叉使用。会议的文字记录应对会议名称、出席人数、时间地点、讨论事项、临时动议和表决结果等基本内容有完整、准确、清晰的记录。
4.例行服务
会议的组织方在会议期间应为与会人员提供一系列的服务工作，包括迎送接待、安排食宿、安排文娱活动和安全保卫等，应有专人负责。
5.拍摄集体照
大多数会议都会在会议期间拍一张与会成员的集体照纪念。拍摄的时间最好选在开幕式结束或闭幕式前后。集体照的第一排通常是主席台成员，其排列应同主席台的排列位置，以后几排的排列没有过大的讲究，只按与会成员的个子高矮排列即可。但应注意的是，每排两边的位置一般是组办单位的人员。
（三）会议之后
会议结束不等于会议的组织工作结束。会议结束后，至少还有下列工作要完成。
1.整理会议记录
会议结束后，应尽快对会议记录进行整理，更正记录中的问题，保证会议记录的真实、准确、清晰、完整。
2.形成文件
文件包括会议纪要、会议决议等，要尽快形成，会议结束就及时下发。
3.处理材料
按照工作需要和保密规定，对与会议有关的一切图文、声像材料进行细致的收集和整理，及时做好材料的汇总、存档、回收或销毁工作。
4.协助返程
大型会议结束后，聿办方应为外来的与会人员提供返程的便利。团队或特殊人士离开时，可安排专人送行。
5.会务工作总结
这是会议组织工作的最后一项工作，一般由会议主办单位的领导人召集，有时还需写出会务工作队总结报告。
二、常见几种会议的组织礼仪
会议的类型很多，按其性质和作用，大体上有：各种代表大会、代表会议；各种委员会议；领导班子会议：专业性工作、业务会议；学术讨论会议；宣传动员、报告会：纪念性会议和新闻发布会、记者招待会等。不同的会议有着不同的礼仪要求，下面就常见的几种会议作一介绍。
（一）工作性会议
工作性会议是由不同方面的人聚集在一起，为达成同一目标、得到统一结论而召开的会议，其礼仪主要有如下几个方面：工作会议的通知，应着重写明会议的目的，以便对方慎重选派代表参加。如有必要，还应写明会上计划讨论的事项，以便会议参加者准备资料。工作会议人数不宜太多。会场宜小，座位安排宜采用“圆桌型”或“方桌型”。工作性会议遇到意见分歧时，裁决时虽然也要“少数服从多数”，但会议主持人应冷静慎重地对待少数人的意见，尊重这些意见并交付全体人员反复推敲。
（二）例会
例会是指有固定时间、固定地点、固定人员参加的制度性会议，其任务是传递信息或讨论工作。其礼仪主要有如下几个方面：参加例会的人员应按固定的时间准时参加会议，如遇特殊情况不能亲自参加的也应委托合适人代为参加，或事先请假：会议因某种原因需要取消或推迟的，也应事先及时通知有关人员，以免让参加会议者徒劳往返。例会适用圆桌或长桌，与会者围桌而坐，集中紧凑，便于发言和倾听。例会不宜开得过长，要符合短小精练的风格，因此，要充分利用时间，尽可能不要出现冷场。讨论工作要抓住实质性问题，凡对争议较大的问题，应另择时间专门开会解决，不能将例会开成“马拉松”式的长会。
（三）报告会
报告会是邀请某领导干部、专家学者或其他有关人员作专题报告的会议。常见的有形势报告会、学术报告会和劳模报告会等。作专题发言的通常是一个人，有时也可以是几个人。其礼仪主要有如下几个方面。
1.选好报告人
举行报告会，应根据会议主题，选择造诣较高、体会较深、影响较大的人作报告人，这样既不使报告人勉为其难，又能使听众颇受教育。选好报告人既是对报告会的效果负责也是对听众的尊重。
2.向报告人介绍情况
为了使报告的内容更具针对性和教育性，举办者应事先将听众的情况向报告人作介绍，并针对具体情况提出要求，以便使报告人有针对性地做好准备工作，更好地把握讲话的内容、范围和深浅程度。
3.对报告人要以礼相待
报告开始前，主持人必须对报告人热情邀请。报告人作报告时，主持人应在场作陪并仔细倾听，如需录音像，必须事先征得报告人的同意。报告结束，主持人对报告内容应做出恰如其分的评价，并代表组办单位和听众向报告人表示感谢。此外，对报告人的迎送、接待都应热情周到。
4.提问要礼貌有序
有的报告会会留出时间让听众提问题，与报告人进行对话，听众提问可先举手，待主持人允许后再提问题，也可将问题写在纸条上，由主持人转交报告人，由报告人俟机回答。主持人应注意维护会场秩序，切勿一哄而起和激烈争论，应使对话在平静和相互尊重的气氛中进行。
（四）座谈会
座谈会是邀请有关人员参加交谈，讨论某个或某些问题，以达到沟通信息、联络感情的会议，其礼仪主要有如下几个方面。
1.及时通知、有备而来
通知要提前拟定，及时发送。通知上应写明会议的时间、地点、会议宗旨和会议内容，并写明举办单位或部门的名称，以便让会议参加者做好充分准备。通知一般采用书面或电话方式。
2.气氛融洽、引导言路
座谈会在座位安排上，主持人和与会者围圈而坐。开会时，主持者应简要说明会议的宗吕，引导座谈，就重点、难点或不清楚的问题启发思路，如开始有些冷场，应注意引导言路，逐步接近座谈主题。
3.鼓励发言、言自肺腑
为了活跃会议气氛，应鼓励大家发言，发言的形式可以采取插话和争论，让与会者畅所欲言，只有这样才能听到与会者发自肺腑的真话和实话。
（五）学术研讨会
学术研讨会是为了交流学术思想、提高学术水平的会议，参加人员的范围较大，有行业性的、区域性的、全国性的，也有国际性的，参会人数较多，是一种比较严肃的会议。其礼仪主要有如下几个方面。
1.做好会议的准备工作
学术研讨会应根据确定的会议目的和研讨的课题成立筹备组，拟定通知，通知中应写明会议目的、研讨的主题、会议时间及会期、会议地点、出席人员及提交论文的时间和要求；确定大会主席团人选和执行主席，大会主席团的人选，不仅要求业务水平高，而且要有一定的威望：执行主席还必须有相当的组织能力和演讲水平。
2.出席会议人员的基本礼仪要求
出席会议人员必须衣着整洁，态度谦逊，尊重他人。应集中精神聆听别人发言，讲究发问方法和语言艺术。
3.安排好主席台的座位
举行开幕式和闭幕式时，请来的主要来宾和大会主席团的其他成员到主席台上就座，座位安排原则上仍是重要人物坐中间，其他人员向两侧依次排开，大会主持人一般坐在边上。每个人的前面都应摆放写有姓名的座次牌。
【礼仪小贴士】
浙江东部的一家饭店，每年在年末都要举行茶话会，邀请重要的客户、社会的名流等，一方面感谢他们的支持，另一方面让他们饭店提意见。每次茶话会的效果都非常好，既加强了与会者感情的沟通，又交流了信息。这已成为他们的传统项目。
启示：茶话会是一种社交色彩浓重、商务色彩淡薄的社交聚会。该饭店充分利用了茶话会的特点，既提升了自己的知名度，又增加了自己的美誉度。
三、会议座次排列礼仪
举行正式会议时，与会者的座次排列是一个极为重要的问题。越是重要的会议，越是重要身份者，其座次安排越受社会各界的关注。商务人员对于有关座次排列的礼仪规范，必须熟练掌握并在具体场合中严格遵守。
（一）小型会议
小型会议的座次安排分自由择座、面门设座和依景设座。
1.自由择座
自由择座即不排定固定的具体座次，而由全体与会者完全自由地选择座位就座。
2.面门设座
面门设座即主席座设于面对会议室正门之座，其他与会者在其两侧自左而右就座。
3.依景设座
依景设座即会议主席的具体位置不必面对会议室正门，而是应当背依会议室之内的主要景致之所在，如字画、讲台等。其他与会者的排座可依上述而定。
（二）大型会议
大型会议一般指与会者众多、规模较大的会议。大型会议的座次安排较为复杂，分主席台排座和群众席排座两种情况。主席台必须认真排座，群众席的座次可排可不排。
1.主席台排列
主席台一般设于面对会场主入口，与群众席呈对面之势。在每一成员面前的桌上，均应放置双向的桌签。主席台排列，具体又可分为主席团排列、主持人坐席、发言人坐席三种情况。
（1）主席团排列。主席团指正式就座于主席台上的全体人员。目前，国内主席团座次的基本规则有三个：一是前排高于后排；二是中央高于两侧；三是左侧高于右侧。主席团排列又有单数和双数之分。·
（2）主持人坐席。主持人又称大会主席，其具体位置安排有三种方式：一是居于前排正中央：二是居于前排两侧：三是按照身份排列，但不宜坐于后排。
（3）发言人坐席。正式会议上，发言者发言时不宜就座于原处。发言席的位置一般有两种安排：一是主席团正前方：二是主席台的右前方。
2.群众席排列
主席台之下坐席称群众席，其排列方式有两种：其一，自由就座，即不进行统一安排，大家各自择位而座；其二，按单位就座，即按照单位、部门或者地区、行业就座。它的具体依据，既可以是与会单位、部门的汉字笔画多少、汉语拼音字母前后，也可以是平时约定俗成的序列。如果分前后排，一般以前排为高，后排为低：若分不同楼层，则楼层越高，排序越低。在同一楼层排座，一般方式是：一是以面对主席台为基准，自前而后进行横排：二是以面对主席台为基准，自左而右进行竖排。
四、会议应邀礼仪
受邀出席会议是商务人员重要的社交活动。良好的会议应邀礼仪既可表示对主办方的尊重与支持，也可展示自己及所在单位、部门的素质和形象。应邀礼仪主要有以下几个方面。
（一）尽早回复
接到会议邀请后，能否出席要尽早答复主办方，以便主办方早做安排。如果收到了书面邀请，还应以书面形式回复。接受邀请后，不要随意要求主办方改动会议通知已定的内容。如不能入会，应向主办方解释并致歉。
（二）准时到会
应邀参加会议，抵达时间既不能晚，也不宜过早，一定要严格地、自觉地遵守有关会议时间的具体规定，以免给主办方的接待带来不便，应尽量在原定的时间、地点到会。
（三）注意礼节
与会者仪表要求整洁、大方，仪容修饰自然、爽洁，衣着风格与会议气氛相协调。即使是应邀来宾，参加会议时也应遵守会场纪律，听从会议组织者的安排。对接待工作出现的问题应尽量体谅和宽容，做到举止端庄，行为有度。
（四）专心听讲
当自己听取他人发言时，除适当地进行笔记外，应注视对方，并在必要时以点头、微笑或掌声表达对对方的支持之意。保持会场的安静，是会议顺利进行的基本条件。除正常的鼓掌发言外，严禁出现任何噪音。
（五）遵守规定
对有关禁止录音、录像、拍照、吸烟以及使用移动电话等会议的具体规定，应认真予以执行。
【礼仪小贴士】
（1）会议进行过程中，随身所带的手机应调整到无声状态，以免影响会议议程的正常
（2）与会者的坐姿虽无太过严格的要求，但随意抖动、跷脚、晃椅等一些欠礼貌的坐姿最好不要示众，因为这多少有失个人尊严。
（3）有吸烟习惯的与会者进入会场后应做到不吸烟，实再难忍也应自觉走到指定的吸烟处或室外而为之，这于人于己均有利。
【礼仪小贴士】
参加大、中型商务会议的礼仪
参加大、中型会议者应穿着整洁得体，提前一点到达会场，服从会议组织人员的安排，讲究礼节。坐在主席台上的人应按要求就座，姿态端正，不要交头接耳，不要擅自离席。当听众鼓掌时也要微笑鼓掌。
会议上有发言任务的人，演讲时仪态要落落大方，掌握好语速、音量。注意观众反应，当会场中人声渐大时，则标志着你该压缩内容，尽快结束发言了。发言完毕应向全体与会者表示感谢。
与会者即使对发言人的意见不满，也不可吹口哨、鼓倒掌、喧哗起哄，因为这些行为极其失礼的
