一、商务邀请礼仪
邀请是约请亲友、同志或有关单位、个人前来参加本人或本单位某个礼仪活动或进行会面的商定性通知。
邀请的目的是多种多样的，可以是请人协助，可以是参与某项礼仪活动，可以是商议合作，可以是研讨问题，可以是洽谈生意，也可以是礼貌性的会见、拜访、回访等。
对邀请者而言，发出邀请如同发出一种礼仪性很强的通知，不仅要力求合乎礼貌，得被邀请者的良好回应，而且还必须使之符合双方各自的身份，以及双方之间关系的现状。
邀请，是出于礼貌，表示对对方的尊重和信任。因此，邀请就更应注重礼节。对关系亲密的好友，可以不必拘礼；但对关系一般的人，特别是尊长，该邀的没有邀，该约的不约或方式不当，都会使对方产生不快、疑虑、误会，致使双方关系冷漠甚至中断。
一个人或一个单位，要举行某项礼仪活动，应当考虑得更周到、全面。只要是有些系的，都应当尽量邀请到。即使明知对方不能前来，也可以邀请，因为邀请具有礼节意。用邀请书通知对方，会使对方知道你在举行什么活动，也使对方感到你对他的礼貌和尊重，有利于你们关系的进一步发展。
邀请的使用范围很广。个人的家宴、婚礼、丧礼、喜庆等都要使用邀请，机关团体、企事业单位举行各种典礼仪式或业务活动，如开幕开工典礼、展览会、招待会、研讨会、业务洽谈会、交流会、宴会、文艺晚会、舞会等，都要用邀请。
在一般情况下，邀约有正式与非正式之分。正式的邀约，既讲究礼仪，又要设法使被邀请者备忘，所以多采用书面的形式；非正式的邀约，通常是以口头形式来表现的。相对而言，非正式邀请要显得随便一些。邀请的方式，应根据内容和具体情况确定。
正式的邀约，有请柬邀约、书信邀约、传真邀约、电报邀约、便条邀约等具体形式，它适用于正式的商务交往中；非正式的邀约，也有当面邀约、托人邀约以及打电话邀约等不同的形式，它多适用于商界人土非正式的接触之中。前者可统称为书面邀约，后者则可称为口头邀请。
比较庄重、盛大的活动一般都用正式的书面邀请书，也叫请柬。邀请内容复杂、需要用较多文字说明的，可以用邀请信。邀请书可以邮送，可以派人递送，对尊长应当由东道主亲自送到被邀请人的手中。
口头邀请，一般用于普通性事宜。口头邀请，可以当面邀请、电话邀请或托人带口信邀请。口头邀请形式简单、方便，但语言要庄重、严肃、真挚、诚恳，否则对方会以为你不认真、没有诚意或仅是客套而已，那样会怠慢对方、生疏关系。
在比较正规的商务往来之中，必须以正式的邀请作为邀请的主要形式。因此，有必要对它作出较为详尽的介绍。
在正式邀请的诸多形式之中，档次最高、也最为商界人士所常用的当属请柬邀请。凡精心安排、精心组织的大型活动与仪式，如宴会、舞会、纪念会、庆祝会、发布会、单位的开业仪式等等，只有采用请柬邀请嘉宾，才会被人视为与其档次相称。
请柬又称请帖，它一般由正文与封套两部分组成。不管是购买印刷好的成品，还是自行制作，在格式、行文上，都应当遵守成规。
请柬正文的用纸，大都比较讲究。请柬多用厚纸对折而成，以横式请柬为例，对折后的左面外侧多为封面，右面内侧则为正文的行文之处。封面通常讲究采用红色，并标有“请柬”二字；请柬内侧，可以同为红色，也可采用其他颜色。由于民间忌讳用黄色与黑色，通常不可采用；在请柬上亲笔书写正文时，应采用钢笔或毛笔，并选择黑色、蓝色的墨水或墨汁。红色、紫色、绿色、黄色以及其他鲜艳的墨水，则不宜采用。
目前，在商务交往中所采用的请柬，基本上都是横式请柬。横式请柬的行文，是自左向右、自上而下地横写的。除此之外，还有一种竖式请柬。竖式请柬的行文，则是自上而下、自右而左地竖写的。作为中国传统文化的一种形式，竖式请柬多用于民间的传统性交际应酬。
在请柬的行文中，通常必须包括活动形式、活动时间、活动地点、活动要求、联络方式以及邀请人等内容。
在一般情况下，无论以何种形式邀请他人，都要早早发出邀请。通常情况，邀请应当至少在一周之前到达对方手中，以方便对方有所准备。否则，临时通知，对方不仅会因仓促而手忙脚乱，同时这也是不礼貌的。
商务人士在接到以书面通知为形式的正式邀请后，必须知道对方邀请你，尤其是以书面形式正式地邀请你，基本上都是对你尊重与友好的一种表示。所以你在接到邀约后，应当作出积极的反应，尽快答复邀请者自己能否接受其邀请。
事实上，为了了解被邀请者对邀请有何反应，许多邀请者在发出书面邀请时，就对被邀请者有所要求，请对方能否到场必须作出答复。通常，类似的规定往往会在书面邀请的行文中出现。例如，要求被邀请者“如蒙光临，请予函告”，“能否出席，敬请答复”以及“盼赐惠复”等等。有时，为了确保被邀请者准确无误地将有关信息反馈给邀请者，在书面邀约正文的左下方，要将与邀请者联络的具体方式一一详尽地提供给被邀请者，它们通常包括联络电话号码、传真号码、电传号码、电子邮箱（网址）、邮政编码、电报挂号、寻呼机号码、联络地点以及通信地址等。以上这些内容不必一一全部列出，可以根据具体情况从中选择。不过联络或咨询的电话号码这一项，原则上是不能缺少的。
对书面邀请所进行的答复，通常采用·书信的形式，在商务礼仪中被称为回函。回函基本上都需要亲笔书写，以示重视。如果打印回函，则至少应当亲笔签名。所有的回函，不管是接受函还是拒绝函，均须在接到书面邀约之后三日之内回复，而且回得越早越好。
在回函的行文中，应当表示出对邀请者的尊重、友好，并且应当对能否接受邀请这一关键性问题，作出明确答复；回函的具体格式，可参照邀请者发来的书面邀请。在人称、语气、措辞、称呼等方面，与之不相上下，就算不上失礼。在写接受函时，应将有关的时间与地点重复一下，以便与邀请者“核实”无误。在写拒绝函时，则不必这样做。
回函通知邀请者自己决定接受邀请后，届时就不能失约了；拒绝邀请的理由应当充分，卧病、出差、有约在先等等，均可采用。在回绝邀约时，千万不要忘记向邀请者表示谢意或预祝其组织的活动圆满成功。
二、商务接待礼仪
迎来送往是表达主人情谊、体现礼貌素养的重要体现。对前来访问、洽谈业务、参加会议的外国、外地客人，应首先了解对方到达的车次、航班，安排与客人身份、职务相当的人员前去迎接。若因某种原因，相应身份的主人不能前往，前去迎接的主人应向客人作出礼貌的解释。
（一）迎候礼仪
主人到车站、机场去迎接客人，应提前到达，恭候客人的到来，决不能迟到让客人久等。客人看到有人来迎接，内心必定感到非常高兴：若迎接来迟，必定会给客人心里留下阴影，事后无论怎样解释，都无法消除这种失职和不守信誉的印象。接到客人后，应首先问候“一路辛苦了”、“欢迎您来到我们这个美丽的城市”或“欢迎您来到我们公司”等。然后向对方作自我介绍，如果有名片，可送予对方，同时注意送名片的礼仪。
（二）招待礼仪
客户来访时，主人应微笑着问候客人，并与之握手，招待客人入座或与客人一起入座。接着应奉茶，茶水不要装得太满，以八分满为宜；水温不宜太烫，以免客人不小心被烫伤。
【礼仪小贴士】
怎样接待残疾人士
残疾人是一个特殊而困难的群体。与正常人相比，残疾人在学习、求职、工作、生活等问题上会遇到更多、更大的困难，甚至由于生理上的缺陷，限制了他们活动的天地、职业的选择、工作的开展和学习的进行。因此，他们比正常人更需要别人关心、帮助、支持和鼓励。只有经常得到别人的关心、帮助、支持和鼓励，才能使他们看到人生的价值和感到社会的温暖。在公共场所要处处礼让残疾人，尽可能为他们提供方便和帮助，但提供帮助应先征得他们的同意，等他愿意接受你的帮助并告诉你怎么做时再做。
在社交场合，当被介绍给残疾人时应主动上前致意，做好握手的准备。对双目失明的人，可以先问一下？我们握握手好吗？？然后把手伸给他（她）。相互交流时，应直接与残疾者交谈，眼光正对着他们，不要面对别人用第三人称称呼他们。如果对方坐在轮椅上，应尽量保持视线与他等高，并用正常的声调说话不要拍他的头或肩膀，更不要靠在他的轮椅上，因为椅子已被视为他身体的一部分。绝不要对肢体残疾的人使用侮辱性的称呼，更不应该将残疾人作为逗乐、欺侮的对象。嘲笑别人的生理缺陷，是一种可耻的不文明行为。
三、商务拜访礼仪
商务拜访是指亲自或派人到商务往来的客户单位或相应的场所去拜见、访问某人或某单位的活动。商务活动是一种双边或多边的交往过程，相互拜访是一种必不可少的交往活动，可以促进彼此的了解，有利于扩大合作。良好的拜访礼仪有助于实现拜访目的。
（一）拜访前的准备
有效的拜访是迈向成功的第一步，只有在充分的准备下拜访才能取得成功。
1.计划准备
计划准备就是在拜访前要做好详细的计划，计划包括拜访的目的、任务和开场白等。
（1）目的。由于我们的销售模式是具有连续性的，所以上门拜访的目的是推销自己和企业文化而不是产品。
（2）任务。营销人员的首要任务就是把自己“陌生之客”的立场在短时间转化成“好友立场”。脑海中要清楚与顾客电话沟通时的情形，对顾客性格作出初步分析，选好沟通切入点，计划推销产品的数量，最好打电话、送函、沟通一条龙服务。
（3）开场白。如何进门是我们遇到的最大难题，好的开始是成功的一半，同时可以掌握75%的先机。
2.外部准备
（1）仪表准备。“第一印象的好坏90%取决于仪表”。上门拜访要成功，就要选择与个性相适应的服装，以体现专业形象。通过良好的个人形象向顾客展示品牌形象和企业形象。最好是穿公司统一服装，男士不留长发，女士不散发，不佩戴任何饰品，让顾客觉得公司很正规，企业文化良好。
（2）资料准备。“知己知彼，百战不殆”。要努力收集到顾客资料，尽可能了解顾客的情况，并把所得到的信息加以整理，装入脑中，当作资料。不仅要获得潜在顾客的基本情况，例如对方的性格、教育背景、生活水准、兴趣爱好、社交范围、习惯嗜好以及和他要好的朋友的姓名等，还要了解对方目前得意或苦恼的事情，如乔迁新居、结婚、喜得贵子、子女考大学，或者工作紧张、经济紧张、充满压力、失眠、身体欠佳等。总之，了解得越多，就越容易确定一种最佳的方式来与之谈话。此外，还要努力掌握活动资料、公司资料、同行业资料。
（3）时间准备。提前预约好时间应准时到达，到达过早会给顾客增加一定的压力，到的过晚会给顾客传达“我不尊重你”的信息，同时也会让顾客产生不信任感，最好是提前5～7分钟到达，做好进门前的准备。
3.内部准备
（1）信心准备。事实证明，心理素质是决定成功与否的重要原因，突出自己最优越的个性，让自己人见人爱，同时还要保持积极乐观的心态。
（2）知识准备。上门拜访是销售活动前的热身活动，这个阶段最重要的是要制造机会，制造机会的方法就是提出对方关心的话题。
（3）拒绝准备。大部分顾客是友善的，换个角度去想，通常在接触陌生人的初期，每个人都会产生本能的抗拒和保护自己的方法，找一个借口来推却你罢了，并不是真正讨厌你。
（4）微笑准备。管理方面讲究人性化管理，如果你希望别人怎样对待你，你首先就要怎样对待别人。
（二）拜访礼节
1.有约在先
拜访外国人时，切勿未经约定便不邀而至。尽量避免前往其私人居所进行拜访。约定的具体时间通常应当避开节日、假日、用餐、过早或过晚等，以及其他一切对对方不方便。
2.登门有礼
切忌不拘小节，失礼失仪。当主人开门迎客时，务必主动向对方问好，互行见面礼节。倘若主人一方不止一人之时，则对对方的问候与行礼，在先后顺序上合乎礼仪惯例。标准的做法有二：其一，是先尊者；其二，是由近及远。
在主人的引导下，进入指定的房间，切勿擅自闯入；在就座之时，要与主人同时入座。倘若自己到达后，主人住处尚有其他客人在座，应当先问一下主人，自己的到来会不会影响对方。
拜访外国友人，要随身携带一些备用的物品。例如，纸巾、擦鞋器、袜子与爽白液等，简称为“涉外拜访四必备”。“入室后的四除去”是指帽子、墨镜、手套和外套。
3.举止有方
在拜访他人时要注意自尊自爱，并且时刻以礼待人。与主人或其家人进行交谈时，要慎择话题，切勿信口开河，出言无忌。与异性交谈，要讲究分寸。对于主人家里遇到的其他客人要表示尊重，友好相待。不要在有意无意间冷落对方，置之不理。若遇到其他客人较多，既要以礼相待，也要一视同仁；切勿明显地表现出厚此薄彼，而本末倒置地将主人抛在一旁。
4.适可而止
在拜访他人时，一定要注意在对方的办公室或私人居所里进行停留的时间长短。从总体上讲，应当具有良好的时间观念。不要因为自己停留的时间过长，从而打乱对方既定的其他的日程。在一般情况下，礼节性的拜访，尤其是初次登门拜访，应控制在一刻钟至半小时之内。最长的拜访，通常也不宜超过两个小时。有些重要的拜访，往往需由宾主双方提前议定拜访的具体时间以及时间的长短。在这种情况下，务必要严守约定，绝不单方面延长拜访时间。自己提出告辞时，虽主人表示挽留，仍须执意离去，但要向对方道谢，并请主人留步，不必远送。在拜访期间，若遇到其他重要的客人来访，或主人一方表现出厌客之意，应当机立断，知趣地告退。
（三）拜访时的注意事项
在进行商务拜访时，需注意以下方面的一些细节问题。
（1）进入会见室内，客人应把公文包或手袋放在地上，表现出想看桌子上任何文件的企图，不可放在桌子上。
（2）注意特殊气候，若碰到下雨或特别的气候，不要随身携带雨具去见你所要拜访的人，先请教柜台人员或工作人员放置雨具的地方。
（3）拜访时必须携带名片，当你见到所要见的人，如果是初次见面，应马上拿出名片给对方，这是证明你身份的方法，名片使用方法要得当；
（4）在商业场合，最好不要抽烟，如果非抽不可，吸烟应征求主人的意见。边抽烟边洽谈公事时，务必注意礼貌，千万不可朝向他人脸部吐烟，这是非常不雅、且不尊重他人生命权的行为。
（5）说过再见后，应立即起身，不要“半个小时前说再见，半个小时后还坐在椅子上”，这是很不礼貌的行为。
【精彩案例4-4
接待冷淡，断送生意
泰国某政府机构为泰国一项庞大的建筑工程向美国工程公司招标。经过筛选后，最后下4家候选公司。泰国派代表团到美国亲自去各家公司商谈。代表团到达芝加哥时，那家程公司由于忙中出了差错，又没有仔细复核飞机到达的时间，未去机场迎接泰国客人。尽泰国代表团初来乍到，不熟悉芝加哥，他们还是找到了芝加哥商业中心的一家旅馆。他们电话给那位局促不安的美国经理，在听了他的道歉后，泰国人同意在第二天11时在经理公室会面。第二天美国经理按时到达办公室等候，直到下午三、四点才接到客人的电话说？我们一直在旅馆等候，始终没有人前来接我们。我们对这样的接待实在不习惯。我们已了下午的机票将飞赴下一目的地。再见吧！？
四、商务馈赠礼仪
中国有句俗话：“千里送鹅毛，礼轻情义重。”这是中国人对送礼的重要意义的高度概括。馈赠这种人际交往形式，从古一直延续至今，赠送礼品也是现代商务活动的内容之一。礼物是敲门砖，礼物是润滑剂，礼物能表达送礼者的心意，礼物能沟通人们之间的情谊，同时也蕴含着丰富的文化内涵，我们只有在明确馈赠目的和遵循馈赠基本原则的前提下，才能真正发挥馈赠在商务礼仪中的重要作用。
（一）馈赠的理由
馈赠的理由有许多，如果莫名其妙的馈赠，不仅显得唐突，还可能引起对方的猜疑，失去送礼的意义，达不到馈赠的目的。商务活动中馈赠也要有恰当的理由，否则对方也不会轻易接受。
馈赠的理由多种多样，如以交际为目的，以酬谢为目的，以公关为目的，以沟通感情、巩固和维系人际关系为目的等。馈赠的目的不同，送礼的方式、选择的礼品、遵循的礼节都有所不同。一般来说，馈赠的理由有下列几种。
1.公务性馈赠
公务性馈赠多以交际和公关为目的。这种性质的送礼，针对交往中的关键人物和部门赠送礼品，达到为组织（单位）带来经济效益或发展机会的目的。有些企业利用送礼的机会达到轰动性的广告宣传效应。
2.个人间馈赠
个人间馈赠则是以建立友谊、沟通情感、巩固和维系人际关系为目的的。这种性质的送礼，一般讲究“礼尚往来”。所送礼品，不一定价格昂贵，重在情，重在送礼的方式。
3.大规模馈赠
这种馈赠礼品的活动，主要用于广告和促销，目的是为了吸引消费者，进行产品与服务的公关工作。
（二）馈赠的原则
1.“投桃报李”，即真诚相助，有德必报。
2.“受人财不以为富”，其意义是在馈赠活动中，受馈者不能以此作为致富手段，这是双方应遵循的起码的馈赠伦理准则和价值观。
3.“君子慎其所以与人者”。要求人们在进行馈赠活动中，馈赠者一方面不能“妄为”，要以礼相赠，不强行与人；另一方面还应量力而行，尽己所能，不可勉强行之，方为合“礼”。
4.考虑与受礼者的关系，决定礼品的轻重。一般不轻易送过重的礼物，不然会使对方产生不安的想法，或引起“重礼之下，必有所求”的猜测。应本着“交浅礼薄，谊深礼重”的一般礼俗。
5.选择礼品要认真、心诚，心存“敬重”之情，能够体现自己所倾注的时间、才智和努力。选择的礼品首先自己应该喜欢，自己看不上的东西，别人也不一定喜欢，不能把自己很不喜欢的东西转送他人。
6.馈赠礼品要考虑受礼者的情趣、爱好、年龄和环境等因素，还要考虑一定的民俗禁忌。礼品最好是一件接受者想要但又未曾得到的东西，或有长久纪念价值或实用价值的礼物。
（三）馈赠的方式
1.注意礼品的包装
精美的包装不仅使礼品的外观更具艺术性和高雅的情调，并显现出赠礼人的文化和艺术品味，而且还可以使礼品产生和保持一种神秘感，既有利于交往，又能引起受礼人的兴趣和探究心理及好奇心理，从而令双方愉快。好的礼品若没有讲究包装，不仅会使礼品逊色！使其内在价值大打折扣，使人产生“人参变萝卜”的缺憾感，而且还易使受礼人轻视礼品的内在价值，而无谓地折损了由礼品所寄托的情谊。
2.注意赠礼的场合
赠礼场合的选择，是十分重要的。尤其是那些出于酬谢、应酬或有特殊目的的馈赠，更应注意赠礼场合的选择。通常情况下，当众只给一群人中的某一个人赠礼是不合适的。因为那会使受礼人有受贿和受愚弄之感，而且会使没有受礼的人有受冷落和受轻视之感。给关系密切的人送礼也不宜在公开场合进行，只有礼轻情义重的特殊礼物才适宜在大庭广众面前赠送。既然是关系密切，送礼的场合就应避开公众而在私下进行，以免给公众留下你们关系密切完全是靠物质的东西支撑的感觉。只有那些能表达特殊情感的特殊礼品，才能在公众面前赠予。因为，这时公众已变成你们真挚友情的见证人。如一本特别的书，一份特别的纪念品等。最好当着受礼人的面赠礼。赠礼是为巩固和维持双方的关系，赠礼也必须是有针对对象的。因此赠礼时应该当着受礼人的面，以便观察受礼人对礼品的感受，并适时解答和说明礼品的功能、特性等；还可有意识地向受礼人传递你选择礼品时独具匠心的考虑，从而激发受礼人对你一片真情的感激和喜悦之情。
3.注意赠礼时的态度、动作和言语表达
只有那种平和友善的态度和落落大方的动作，并伴有礼节性的语言表达，才是令赠、受礼双方所能共同接受的。那种做贼似的悄悄将礼品置于桌下或房中某个角落的做法，不仅达不到馈赠的目的，甚至会适得其反。
4.注意赠礼的具体时间
一般来说，应在相见或道别时赠礼。（四）馈赠的注意事项
1.涉外情况
送礼对象不同，所要注意的礼节也有所不同。例如，对欧美一些国家的人，第一次见面不宜送礼，对阿拉伯人更是如此，否则对方会坚信你想贿赂他；对日本人则不同，在日本人看来，互赠礼品是增进友谊的一种重要方法。日本人把交换礼品与社会交往紧密联系在一起，这是世界上任何国家所无法相比的。
总之要注意以下五个原则：不送触犯外宾习俗的礼品；不送过于昂贵和过于廉价的物品；不送印有广告的物品；不送药品与补品；不送使异性产生误会的物品。
2.通用情况
馈赠礼品时一般还应注意以下几点。
（1）不要把以前接收的礼物转送出去，或丢掉。
（2）切忌送一些将会刺激别人感受的东西。
（3）不要打算以你的礼物宋改变别人的品味和习惯。
（4）必须考虑接受礼物人的职位、年龄、性别等。
（5）谨记除去价钱牌及商店的袋装，无论礼物本身是如何不名贵，最好用包装纸包装，有时细微的地方更能显出送礼人的心意。
（6）考虑接受者在日常生活中能否应用你送的礼物。
【礼仪小贴士】
送礼时还有一个6W原则，即送给谁（Who），为什么送（Why），如何送（HOW），送什么（What），何时送（When），在什么场合送（Where）。
