这样,你与下属的关系就完完全全地进入了一种“恶性循环”。
问题出在哪儿?
就出在你下达命令的方式上!
因此,不要认为自己是领导,就有权利这么做。公司中每个人,无论是总经理,还是小职员,在人格上都是平等的。所不同的,只不过是大家的分工不同,职务不同,而不是在领导者和下属之间存在着什么高低贵贱的区别。就算是“经理”比“职员”具有更多的权力或是其他什么,那么是由“经理”这个职务带来的,而不是你自身与生俱来的!如果出现了什么问题,只能是你的这种趾高气扬、自傲自大的态度激怒了别人,而不是工作本身使人不快!
所以,你想让别人用什么样的态度去完成工作,就应当用什么样的口气和方式去下达任务。
多用“建议”,而不用“命令”。这样,你不但能使对方维持自己的人格尊严,而且能使人积极主动、创造性地完成工作。即便是你指出了别人工作中的不足,对方也会乐于接受和改正,与你合作。
有一个秘书这样说自己的经理:他从来不直接以命令的口气来指挥别人。每次,他总是先将自己的想法讲给对方听,然后问道:“你觉得,这样做合适吗?”当他在口授一封信之后,经常说:“你认为这封信如何?”如果他觉得助手起草的文件需要改动时,便会用一种征询、商量的口气说:“也许我们把这句话改成这样,会比较好一点。”他总是给人自己动手的机会,他从不告诉他的助手如何做事;他让他们自己去做,让他们在自己的错误中去学习,去提高。
可以想像,在这样的经理身边供职,一定会让人感到轻松而愉快。
这种方法,维持了部下的自尊,使他以为自己很重要,从而希望与你合作,而不是反抗你。
一家小厂经理杰克,有一次,一位商人送来一张大订单。可是,他的工厂的活已经安排满了,而订单上要求的完成时间,短得使他不太可能去接受它。
可是这是一笔大生意,机会太难得了。
他没有下达命令要工人们加班加点地干活来赶这张订单,他只召集了全体员工,对他们解释了具体的情况,并且向他们说明,假如能准时赶出这张订单,对他们的公司会有多大的意义。
“我们有什么办法来完成这张订单?”
“有没有人有别的办法来处理它,使我们能接这张订单?”
“有没有别的办法来调整我们的工作时间和工作的分配,来帮助整个公司?”
工人们提供了许多意见,并坚持接下这张订单。他们用一种“我们可以办到”的态度来得到这张订单,并且如期出货。
让下属去接受命令,主动地接受,而不是被动,把你“要他做的事情”,变成“他要做的事情。”
所以,如果你要向下属下达命令,让他做你想要他做的事或是要他改正错误,那就避免使用“命令”的口吻,不妨试试“建议”的方法和“激将法”。
不要让命令打折扣
命令是领导者指挥下属的常见的表现形式,它可以以文件的形式间接下达,也可以以口述的形式直接下达。“有令必行”是管理工作的通则;反之,在执行过程中,命令被打了“折扣”,必定达不到预期的效果。
某位经理,因为得不到下属的协助而痛苦,他向前辈诉苦,前辈提醒他:“你在命令下属时,是否明确地指出了命令的内容和目的呢?”经前辈的提醒,这位经理才突然醒悟,原来在这之前,他从未对下属说明命令的目的,于是他改正了缺点。
“这个资料必须在下周举办的员工大会提出,所以,你必须在会议举行的前三天完成它。这则求才启事除了登报纸,还可以刊登在求职杂志上,你要考虑到这一点,并且尽快把它做好。”如果命令下达得清楚明确,执行任务的热情和效率就会有很大的提高。
19世纪英国著名的政治家迪斯累利在总结控制别人的行为的思想时说:“人是被话语统治着的。”作为一个领导者,你可以让话语为你的思想和感情服务,你也可以用你的方式去指挥别人,并按照你的意志行事,为你的目的服务。
1.向下属正确地陈述指令。
领导者给下属发布命令时有以下几个具体的技巧:
(1)命令要重点突出,不要面面俱到。如果你要把命令讲得过于详细和冗长,那只会制造误解和混乱。
(2)为了使命令叙述得简要中肯,你要强调结果,不要强调方法。为了达到这个目的,可采用任务式的命令。一种任务式的命令是告诉一个人你要他做什么和什么时候做,而不告诉他如何去做。“如何做”那是留给他去考虑的问题。任务式的命令为那些做替代工作的人敞开了可以调动他们的想像力、主观能动性和独创性的大门。不管你的路线是什么,这种命令的方式都会把人引导到做事的最佳道路上去。如果你是在为你自己做生意,改善了方式和方法就意味着增加利润。
(3)当人们准确地知道你所需要的结果是什么的时候,当他们准确地知道他们的工作是什么的时候,你就可以分散权威和更有效地监督他们的工作。如果你经营的是商业或工业,或者是搞销售,甚至是在军队中服务,当你能确保人们准确地知道他们的工作任务时,至少你会享受到减轻你的工作压力和更有效地监督你的下属的这两种具体的好处。
(4)当你发布使人容易明白的简洁而清楚的命令时,人们就会知道你想做什么,他们也就会马上开始去做。他们没有必要为了弄清楚你说的话而一次一次地回到你那里。在多数情况下,一个人没有为你做好工作的主要原因就是他(或者她)没有真正弄明白你要他做什么。如果你希望别人丝毫不走样地执行你的命令,那么简单扼要的命令是绝对必要的。这是你必须要遵从的一个牢固的规则。
(5)命令不要太复杂,要尽量简单。最好的计划应该是在制定、表达和执行上都不复杂的计划。这样的计划也更便于大家理解。一个简单的计划也会减少错误的机会,其简洁性也会加快执行的速度。
在商业上,那些利润最多的公司都是在各方面力求简洁的公司,他们有简洁的策略思想,有简单的计划和执行纲领,对作决策的责任也有专门的安排,同时简化行政管理程序,取消繁文缛节,采用简单的直接联系。成功的商业公司各个方面都尽可能地保持着简单朴素的工作作风。
掌握了以上五种技艺,你下达命令时便会胸有成竹,下属找不出任何理由不贯彻执行你的命令,这样你就会指挥到位。
2.说服下属执行命令。
领导者的工作意图和方案,必须通过下属来贯彻执行。可是往往上级领导者的工作意图和方案得不到下属的支持和赞同,这样,就需要上级领导者耐心地说服下属,使下属真正在思想上想通了,才能保证上级领导者的工作意图和方案得到顺利的贯彻执行。那么,上级领导者怎样才能有效地说服下属呢?
(1)要了解对方,“对症下药”。
每个人性格、思想、经历等是各不相同的,因此,对于一个领导者来说,对一个下属的了解的内容必须包括对对方的真实思想、性格特点、长处与短处、工作中的困难等,做到真实彻底地了解。只有全面、彻底、真实地了解下属,才能有针对性、巧妙地打通他的思想。举例来说,一个领导者准备实施一项新的规章制度,某位下级有不同意见怎么办?这时,领导者一定要搞清楚其反对的原因,是因循守旧的思想在作怪,还是害怕新制度对己不利,或是其他原因呢?如果是担心损害切身利益,说服他时,就要着重阐明新旧制度的利弊,并可以就新旧制度的细则征求他的意见,使他从具体内容中深深体会到领导者是如何全面考虑各方面利害关系的。这就比一般地讲“要勇于改革”、“你要支持改革”等大道理更有说服力。这是说服下属的重要一环。
(2)要平等亲切,以心交心。
下属和领导有意见分歧时,下属本来就有猜疑、戒备、不满等心理,如果领导者不能亲切相待,满脸怒气或是冷若冰霜,交谈便难以进行。所以,领导者说服人,首先要努力创造和谐、亲切的气氛,通过热情的招呼、坦率直爽的态度、商讨式的语气,使对方受到感染,觉得你就像一位老朋友,值得信赖,可以无话不谈。这是保证说服成功的最主要的条件。即使第一次交谈不能取得一致意见,也为今后继续做工作打下了良好的基础。
为了创造和谐亲切的气氛,从交谈开始,领导者就要注意说话的艺术。例如,“我知道你不同意”、“我不怕你反对我的意见”,等等,虽是实情,但其效果是把自己放在正确的地位上,把对方放在了错误的位置上,以我对你错的架势批评人家,对方往往难以接受。不如说:“我相信你一定能理解我的用意”、“下边的情况,你更清楚,我很想听听你的见解”,等等,这种充满信任的话语,有助于消除下级的不满、对立情绪,自然而然地诱导他说出心里话。
(3)要策略灵活,方法得当。
说服人要像练武术那样,灵活巧妙,讲求策略,不能一条道走到黑。正面讲道理,对方听不进去时,可以寻找他的心理弱点,打开突破口,再彻底说服他,这叫“迂回说服”;有些人坚持己见,十分固执,领导者不要性急,可等待一个时期,让他经过一定的实践和冷静的思考,再找他谈话,这样比较容易解决双方的分歧,这叫“等待说服”。总之,说服的方法是各种各样的,只要领导者善于因人而异,方法得当,再加上有信心,多数人都是可以说服的。
“站着指挥,不如干着指挥”
领导者在指挥下属工作的时候,“干着指挥”比“站着指挥”更能够有效调动下属的积极性。“干着指挥”是一种无声的命令。这种命令,甚至比有声的、文字的命令更有效,更有威力。这种威力,不是靠领导者手中的权力,不是强制力,而是靠领导者自身的模范带头作用,艰苦实干的作风,这是一种威望之力,也是一种最神圣的指挥。
本来,领导者与下属之间,就是组织、指挥和服从、照办的关系。如果你组织得好,指挥得当,你就是一个好的领导者,一个让下属乐意效力的人。你对下属就会产生一种吸引力,下属就会自觉地跟着你奋斗,无声的命令就是这么产生的。领导者所负的责任越大,“调摆”的任务也就越大,所以,越是高级的领导者越爱采取“干着指挥”,也就越能激发下属的积极性。
历史上正义的民族的战争,如果主帅亲征,也能极大地鼓舞士气;如果“御驾亲征”,就更是非同小可。这个亲征,如果不仅仅是督阵,而是亲自上阵杀敌,战士们必能舍生忘死,所向无敌,为亲征者冲锋陷阵。
身为领导如果仅仅是“站着指挥”,慢慢与下属就会产生一种无形的距离,甚至一道鸿沟,指挥就会失去威力,甚至会完全失灵。特别是“调摆”任务不大的领导者更不能“站着指挥”。试想,一个十几人甚至几十人的单位,那里的“小萝卜头”主任也仅仅是发号施令,不亲自动手,下属会拥护他,亲近他吗?
“干着指挥”对下属的影响,在两种情况下力量最大:一种是在领导者担子最重的时候能选择最艰苦的工作与下属一起干。这道理不言自明。另一种是领导者能参加一些极平常的劳动,比如,打扫卫生、装订文件、整理报纸等,或者一些突击性的活动。从分工来说,这些活当然属于下属工作人员,但你绝对不要认为与自己无关。当你有时间的时候,或者“就势”帮助下属做这些事情,你会给下属一种自重感,使他们感到你看重他的工作,尊重他的人格。同时,你又会给下属一种亲切感,使他感到你没有架子,平易近人而愿意在你的手下工作。反过来,如果机械地看待自己与下属的分工,本来有空,一些突击性的活动也不参加,甚至一些“举手之劳”也懒得动手,下属就会觉得在你的手下工作不是滋味。即使目前仍在你的手下工作,也只是暂时性地混着日子,等待跳槽时机。
下达命令时,让下属站着听
一般人在听人说话或接受指导时,往往会将心情表现于态度上。例如,当不想听对方的谈话时,多半会将视线转移到其他地方,或将双手交握胸前,希望对方赶快结束谈话;如果很想聆听对方的谈话,则通常将身体向前倾斜,以便一字不漏地听完,或眼睛盯着对方的脸不放。
基于此种现象,我们大可将此种情形反过来加以利用,以达到灌输对方谈话内容的目的。也就是说,领导者在指挥下属工作时,不妨要求他们采取某种形式,使他们不得不专心听取上司的话。
事实上,我们不难发现,无论任何性质的会议,绝大多数上司除了要求与会者正襟危坐外,发言者也往往必须站立讲话,这些正是形式的利用。也许有人会认为,只讲究形式未必真有效果,殊不知此类的形式,却能使工作场合产生紧张气氛,并可借以增强效果。
其实,凡是采取超乎平常习惯的方式来从事某种活动,都可视为一种特殊的形式,并会在参与者的心理上产生作用。
例如,一般公司职员大多坐着工作,但是,如果在上司训话时刻意让他们站着听,透过这种方式,他们不仅得听,而且本身极易兴起想听的心理。同时,对听到的事情也往往能留下深刻的印象。
由此可见,上司在指挥下属工作时,如果让他们站着听,至少在形式上可以使下属处于被教导的地位,这样命令的效果就会更为显著一点。