当设定工作职位时，应该避免工作内容相互重叠，否则就会出现互相推诿的现象。如果发现重叠的工作内容，应当立即修改。另外，在设置组织结构设置时，要看看有无权力和责任的交叉，是否做到了权责对等。
造成权责混淆的原因有：
没有配备工作说明书。
工作职责相互重叠。
有人越权。
有职无权。
组织结构混乱不清。
权责对称是一项基本的企业管理原则，这对于工作的顺利开展和完成，保证工作效率有重要意义。
操作要点
处理权责混淆问题：
配备职务工作说明书。
权责对称。
某公司的经理聘用了一位秘书小王，这位秘书上班还不到一个星期。出差的董事长从外面打电话到总经理室，秘书小王接了电话。董事长交代了很多事情让她去办，小王非常负责，把事情都安排好了。其中有一件事情，是帮董事长订机票。
虽然小王很负责，但是买机票的事情应该与董事长的秘书协商，或者把这件事情交给董事长的秘书去处理。小王的职务是总经理的秘书，这就出现了权责混淆问题。
避免沟通不良造成的时间浪费
沟通作为最重要的管理技能之一，是交流信息、激励员工、联系外部环境的主要方式，在企业内发挥着重要作用。
职业经理人的工作时间有75%花在与人沟通上。与上级沟通不良，就可能无法完成自己的目标；与下属沟通不良，就不能正确交办工作。沟通不良，成为最浪费时间的因素之一。避免组织内沟通不良而造成时间浪费应做到：
1.明确沟通目的
如果目的不明确，就会一味地瞎聊；不清楚要传达什么信息，就会出现一种没有把握的态度，破坏了沟通的进行。所以，事先要清楚沟通的目的。
2.学会倾听
要进行良好的沟通首先要学会倾听技巧。团队中每一个人的工作都是重要的，各有各的特点，每个人都应该学会接纳别人和尊重别人，倾听别人的意见，做一个好听众。
3.有效地沟通
（1）选择适当的渠道。可以用口语、书面表达、电话，也可以发电子邮件沟通，甚至可以喝杯茶来沟通。
（2）使用恰当的语言。精心表达，恰当使用肢体语言。如果没把握，在正式沟通前可以先练习一遍。
（3）建设性处理冲突。沟通中发生冲突是不可避免的，当发生冲突时首先要控制情绪，要知道情绪对于解决问题没有多少好处，员工之间不要互相责备。要从解决问题的角度提出积极建议，求大同，存小异。
沟通不良的原因有：
对沟通不良的认识不够。
没时间沟通。
没有倾听。
沟通目的不明确。
沟通时机不当。
沟通机会不够。
沟通语言障碍。
沟通不良的危害巨大，不仅造成时间浪费，而且浪费企业的其他资源。为了保持信息交流充分准确，应该积极地改善沟通技巧，从而避免沟通不良造成的时间浪费。
操作要点
避免沟通不良造成的时间浪费应做到：
明确沟通目的。
学会倾听。
有效地沟通。
小张和小刘是同一家公司的员工，小张在客户服务部，小刘在销售部。以下是小张和小刘的一段对话：
小张：“你有光明公司的新账目吗？我遇到个问题，想用它填个订单。”
小刘：“哦，没有！我费这么大劲从这个新客户拿到这笔生意，交给你去填这个订单，然后第二天就出问题。为什么你们不能给我争取一单生意提供一点帮助呢？”
小张：“你要是知道怎么填好订单的话我们就不会遇到问题了。”
小刘：“那是我应得的支持，所有问题都是我的错，如果你们这些客户服务部的人都知道我们做销售的是怎样工作才能保证你们不失业的话，你们会有更多用处的。”
……
上述沟通不良带来的危害是显而易见的。
避免会议耽误造成的时间浪费
在现代企业经营管理过程中，开会是司空见惯的事情。常见的有例会、总经理办公会议、部门工作会议、全体员工会议等形式。会议是时间管理的重要内容，职业经理人一定要给予足够的重视。
1.不开没有目的的会议
严格来说，只有两种情形需要开会：一是总经理有重大事项需要宣布；二是动脑性质的企划或业务会议，由部门主管主持。在开会前先明确会议目的，以便与会人员做好准备，并防止开会跑题。
2.安排会议日程
应该准备一份议程，给每项议程设定讨论时间。在召开会议之前把议程分发给各个与会人员。
3.合理安排与会人员
合理确定与会人数，与会人数过多不利于讨论，过少则起不到效果，一般5~10人的会议效果最好。同时，一定要找对人，确保会议内容与与会人员有关。
4.防止外界干扰
告诉与会人员，最好制定规则，除了真正紧急的事情之外，任何人不得干扰会议；或者开会时就声明会议需要的时间，请与会人员把手机调到静音或者关机，避免干扰。
5.防止讨论脱离主题
主持会议的人或会议主席应该控制好会议局面，让与会者进行良好的沟通、避免对会议产生抵触情绪。
6.会要有议，议要有决，决要有行
讨论应该围绕会议的主题，确保大家达成一致，提醒与会人员要做的工作及会后必须完成的任务。
7.追踪会议决议的执行
在下次开会的议程一开始就把上次会议决议事项执行的情形做一个介绍，并要求大家定期上交进度报告，直到这个工作完成为止。
造成会议耽误时间的原因有：
事前没有准备或没有目的。
没有会议日程或时间安排。
开会找错参加对象，参加的人太多或太少，关键人没到会。
开会没有计划。
会议过多或时间过长。
不能准时开会或散会。
开会时有外来干扰。
讨论脱离议题而浪费时间。
会议没有结论，甚至会而无议。
没有追踪会议的执行情况。
职业经理人应该重视会议的时间管理，掌握会议时间管理的技巧，从而大大提高工作效率。
操作要点
避免会议耽误造成时间浪费应做到：
不开没有目的的会议。
安排会议日程。
合理安排与会人员。
防止外界干扰。
防止讨论脱离主题。
会要有议，议要有决，决要有行。
追踪会议决议的执行。
会议对每个企业来说都是日常事务。每个企业每周都要开几次会议，每次开会的时间短则20分钟，长则3~4个小时。
这些会议有些是讨论公司计划，有些是协调工作。但许多企业开会都有“会而不议，议而不决，决而不行”的毛病，大家都在会上信口开河，无的放矢。说者唾沫横飞，听者昏昏欲睡，等到该说的都说完了以后，主席宣布散会。于是大家带着满脑子空白，打个哈欠，作鸟兽散去。
这是一般企业开会的通病，也是经营者浪费时间的重要原因。
避免资料不全造成延误时间
作为经理人，您也许有这样的经历：完成任务所必需的某些资料迟迟不来，只能等下去，不但浪费时间，而且延误了整个计划。避免资料不全浪费时间要做到：
1.认清事情的重要性并排出优先顺序
对于某项任务，首先要判断需要哪些资料，对索取资料的优先顺序和紧急性做好评估，哪些资料在前，哪些资料在后。然后，依据评估结果分配时间，将资料分配的优先顺序标准化。同时，对于需要什么资料，要事先沟通，如果您不说，别人怎么会知道您需要什么资料呢？
这样，就能按照优先顺序获得资料，而且是工作真正需要的资料，克服了想做某事却没有资料的尴尬。
2.系统管理资料
在某项工作一开始，就讨论确定完成工作所需要的资料。明确了所需资料后，要尽快与相关方沟通索取。如果对方提供资料拖拖拉拉，一定要向对方说明所需资料的重要性，这样对方就会重视起来。
另外，理清组织内的权限，使权责对称，防止需要资料的人没权力获得所需资料。
造成资料不全的原因：
未评估资料的优先顺序。
沟通不畅。
没有系统的管理资料，以致不知道需要什么资料。
未能检测资料的可靠性，提供无用的资料。
别人提供资料拖拖拉拉。
欠缺索取资料的职权。
为了防止因资料不全而耽误时间，要认清造成资料不全的原因，在实际工作中采取措施尽量避免。
操作要点
避免资料不全延误时间要做到：
认清事情的重要性并排出优先顺序。
系统管理资料。
避免工作搁置造成的时间浪费
由于日常工作的疏忽，某个问题可能一拖再拖，形成工作搁置。工作搁置使正常工作不能按时完成，严重的还可能导致重大失误。职业经理人应该避免组织内的工作搁置。
1.认清工作搁置的后果
学习记录工作日志，评估工作搁置带来的不良影响、造成工作搁置的干扰原因及次数，工作搁置的时间长度等，要认识到未完成工作的重要性。
2.制定工作目标，决定优先顺序，确定完成期限
如果没有目标，就应该设定目标。把要做的事项按照优先顺序排列，逐个完成，把黄金时间用来做最有价值的事情。对于搁置的工作，一定要设立一个最后完成期限。
3.学会自我奖励
对于搁置的工作，可以给自己定个规矩，一定要完成这项工作，完成以后，可以去尽情地消遣一下，放松心情，恢复体力。这样便会有生活的层次感，使每一天都过得很充实。
4.经常整理桌面
如果办公桌又脏又乱，会影响您的思路，容易造成工作上的疏忽，使某项工作一再搁置。因此应该经常整理桌面，保持桌面整洁，这对于理清思路很有帮助。
5.学会授权
工作搁置的原因可能是您要做的事情太多了，又没有及时把工作分派出去。因此应该适当授权，让下属为自己分忧解难。
6.排除干扰
如果是因为电话、不速之客等原因造成工作搁置，应该尽量排除干扰，安排出足够的时间来完成工作。
7.尽快取得必要的资料
因为缺乏资料造成工作搁置的，尽快取得必要的资料，并查清资料的出处、来源以确保资料的可靠性。
造成工作搁置的原因：
没有认识到工作搁置的严重性。
没有目标、优先顺序、完成期限。
没有自我奖励。
没有条理，办公桌混乱。
缺乏完成工作的决心。
没有把事情分派出去。
受到外界干扰。
没有完全或者可靠的资料。
对于因工作搁置造成的时间浪费，要找出造成工作搁置的原因，在实际工作中采取上述措施“对症下药”，这对于完成工作很有帮助。
操作要点
避免工作搁置浪费时间要做到：
认清工作搁置的后果。
制定工作目标，决定优先顺序，确定完成期限。
学会自我奖励。
经常整理桌面。
学会授权。
排除干扰。
尽快取得必要的资料。
