第15章 学校行政工作管理制度(2)

八、仪器设备档案的原件一般不外借，如因特殊需要，必须借用时，应经设备科领导同意，办理借阅手续。借出的档案材料，借用人要妥善保管，不得毁坏和遗失，按期归还，如有损坏、遗失，由借用人负责。

声像档案管理制度

一、总则

1.为加强本学校的声像档案管理，特制定此制度。

2.学校的声像档案是指学校各部门或个人在社会实践活动中直接形成的，对国家、社会和学校有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。声像档案一般由录音带、录像带、摄像带、影片（母片）、照片（含底片）等和文字说明两部分组成。

3.声像档案是本学校全宗的组成部分，必须由档案室实行集中统一管理。

二、声像档案资料的收集

1.收集范围

（1）反映学校主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料。

（2）各级领导人和著名人物参加的与学校有关的重大活动的声像资料。

（3）学校有关人员组织或参加的重要会议、会见以及外事活动的声像资料。

（4）其他单位形成的与学校有关的重要声像资料。

（5）其他具有保存价值的声像资料。

2.收集时间

（1）声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其他载体形态的档案同时归档；如有特殊情况可以适当延长归档时间。

（2）档案部门应随时收集零散的具有保存价值的声像资料。

3.收集要求

（1）录音带、录像带、摄像带、影片、照片（含底片）和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失。

（2）接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件。

（3）声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。

4.声像档案资料的征集

档案部门有责任随时征集重要声像资料。

5.声像档案费用的报销

学校各部门或个人凡按本办法第四条形成声像档案的费用，只要将档案资料按要求向档案室归档，经档案室签字认可，财务部门应给予核报费用。

三、声像档案的整理

声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。

1.声像档案的整理由摄录入员负责，档案部门协助。

2.分类、编号

（1）照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式：全宗号-流水号。

（2）录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。

（3）编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为（档案形态）档号/（档案形态）档号。

3.保管期限

应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。

4.文字说明的编写

（1）文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）等。

（2）编写文字说明的要求

①准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全。

②照片的自然张（内容相近的亦可以若干张）编写文字说明，录音带、录像带、摄像带按案卷编写文字说明，一组声像资料联系密切的应加文字说明。

③文字简洁、语言通顺。

④时间用阿拉伯数字表示。

5.编制格式

（1）照片编制采用横写格式。其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者。

（2）录音带、录像带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页，按要求逐项填写。

6.案卷要求

（1）将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。

（2）卷内目录：照片、底片以自然张为单元填写卷内目录；录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。

（3）卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。

7.编目

声像档案的著录依照国家标准GB3792.5-1985《档案著录规则》进行。

四、声像档案的保管

1.声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。

2.保管条件

底片、胶片库温度应保持在13～15℃之间，相对湿度应保持在35%～45%；照片库温应保持在14～24℃，相对湿度应保持在37.5%～67.5%；录音、录像带库温应保持在18～24℃，相对湿度应保持在40%～60%。

3.底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开2387A/m以上的磁场，磁场盒与盒的间距不小于3mm；存放磁带最好不用铁皮柜。

4.对库存的照片档案，要两年检查一次。

5.归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批，登记造册。

6.建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。

五、声像档案的开发利用

1.编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。

2.建立声像档案借阅、利用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。

3.具有专利的声像档案，外单位利用时，应按《中华人民共和国专利法》的有关规定办理。已移交档案馆的，所得专利收益，原则上应拨给原移交单位，档案馆收取保管费。

4.声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借；外单位借用或复制声像档案，由档案室负责办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。

5.在不影响保密的前提下，各单位可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现存的声像档案。

文书立卷归档制度

一、公文必须实行由文书部门或业务部门立卷的制度，这是提高案卷质量的一个重要措施，文书立卷归档工作，是文书处理工作的重要环节。立卷归档工作的好坏，直接影响到案卷的质量，文书人员必须认真做好。

二、学校党、政、工、团各职能科室均为立卷单位。

三、各立卷单位必须指定专人（兼职）负责科室的立卷工作，各科室领导要加强对立卷工作的领导，将其纳入本部门工作范围。

四、凡学校在工作活动中形成的，具有保存价值的文件材料，均由立卷单位进行整理、立卷。各级领导人和承办人员办理完毕的文件材料，均应及时交有关部门整理立卷，不得私自保存应立卷的文件材料。立卷人员应及时收集整理，防止文件材料的散失。如遇到文件材料短缺或承办手续不完备及其他不符合要求等情况，应补办齐全，保证文件材料准确、完整。

五、各部门立卷归档的文件材料以本部门形成的为主，与本部门工作有直接关系的上下级来文也需立卷，以保证归档材料的齐全、完整。本校党委和行政形成的文件及上级来文分别由校长办公室立卷。

六、文书立卷归档的具体要求

1.立卷前把本部门一年内形成的全部文件材料统一收集整理，核对清楚，以保证归档的文件材料齐全、完整。

2.立卷归档的文件材料，应保持它们之间的内在联系，区分保存价值，分类整理立卷。

3.把文件按年度分开，不同年度的文件，不能混在一起立卷，但一些特殊性文件，分年度时可采取以下作法：前一年形成的本年度工作计划和下一年形成的本年度总结，放在本年度文件内，长远规划放在所针对的开头一年；连续几年的工作总结放在所针对的最后一年；跨年度的文件归于结束的年代。

4.把文件按级别分开立卷，但上级对本校的批复、批转和本校对下级的批复、批转文件应在本校卷内，本校的文件材料在前，上、下级的文件材料在后；其余按上、下级文件分开立卷。

5.按内容分开立卷，把一个问题或一项工作、一次会议、一个案件所形成的文件材料作为有联系的一个整体立卷。

6.把文件按永久、长期、短期三种保管期限分开立卷。

7.卷内文件按一定的规律进行排列。其目的是保持文件之间的联系，使卷内文件系统化地反映问题。单一问题的文件按时间顺序排列。几个问题的文件按问题结合的时间顺序排列。一份文件正本在前，定稿在后；转发文件在前，来文在后；批复在前，请示在后；有请示虽无正式批复件，但用其他形式答复或有处理结果的，要承办人员或有关人员在请示件上加以注明。排列完毕的文件材料要拆去金属订物，在右上角用铅笔编写页号，如正反

两面都有文字或图表的文件材料，两面都编页号，反面编在左上角并填写好卷内目录。

8.案卷标题要简明确切，正确地反映卷内文件主要内容，各立卷单位负责草拟所立案卷的标题，划定保管期限，由综合档案室统一填写。

9.各立卷单位应按各类档案的具体要求定期向综合档案室移交。文书档案在下一年的6月底以前移交完毕，并履行移交手续。

七、为了保证案卷质量，综合档案室负责督促、检查和业务指导，协助各部门做好文书立卷工作。

损坏公物赔偿及维修制度

一、学生损坏公物除给予批评教育外，还要作如下处理：

1.正常情况下损坏公物：在参加学校和班级正常的教学活动和课外活动中不慎、无意损坏的照价赔偿。

2.非正常情况下损坏公物，在参加上述活动时有意损坏或进行不正当活动损坏或屡犯类似错误者，视情节给予两倍以上罚款。

二、罚款、维修程序

1.班主任应在当日将公物损坏情况报教导处。

2.教导处根据情况作出处理决定后，填写交班主任通知学生家长，同时填写维修通知单交总务处。

3.班主任应督促学生在一周内将赔（罚）款交教导处。

4.总务处应在接到维修单的两天内安排维修，并将维修费用通知单交回教导处，由教导处结清费用。

三、执行赔（罚）款时应辅以教育批评，做细致的工作，防止学生出现其他问题。

公章使用管理制度

一、学校公章由校长办公室作为机密件专人管理，并掌握使用，使用公章（文件除外）一律登记。

二、以学校名义上报、外送、下发的文件、资料、报表等，凭校长签发原件加盖公章。

三、工作证、结业证、离退休证、职务（称）聘书等，由教委或相关部门统一办理。

四、以学校名义签订的合同、协议、订购单等，审计部门审计后凭主管校长批准签字后方可盖印。

五、因公出差、联系业务、参加教学会议、研讨会议等必须凭证明并经校领导批准方可开具。

六、校长工作用章（私章）必须经本人同意后方可使用。

七、私人取款、取物、挂失、驾驶员办证等，需用单位介绍信，由校办公室主任批准并严格登记手续。

八、凡私盖公章或利用公章舞弊者，一经发现即予以严厉惩处。

中学教学用房配备制度

一、教室包括普通教室、音乐教室、阶梯教室等。普通教室每班一间，固定使用；音乐、阶梯教室均穿插排课。普通教室，音乐教室每间使用面积为54平方米，每座1.08平方米。阶梯教室全校l间，供放映幻灯、科教电影、观摩教学、学术报告、合班上课用。使用面积为100～150平方米，每座1平方米。

二、实验室包括物理、化学、生物实验室等，每间使用面积为73平方米，每座1.46平方米。每间实验室配备仪器和准备室一间，使用面积为43平方米。此外可设置地窖或专用药柜（橱）贮藏危险药品。

三、语音教室，利用电教手段进行英语教学的专用教室。每校1间，使用面积89～92平方米，附属用房（控制室）使用面积45平方米。微机室，学习和掌握计算机理论和应用的专用教室，应附设控制室、教师办公室、资料贮存室和换鞋处等辅助用房。12～18个班级学校设1间，24～30个班级的学校设2间，每间使用面积92平方米。辅助用房每间使用面积25平方米。

四、美术教室，培养学生审美能力和艺术爱好的专用教室，使用面积89～92平方米。辅助用房每间使用面积25平方米。劳技教室，培养学生初步掌握生产技术和劳动技能的专用教室，使用面积92平方米，另设工具室，使用面积25平方米。

五、图书阅览室包括藏书室和教师、学生阅览室等。藏书室藏书量按学生人均30～40册配置，使用面积为50～90平方米。教师阅览室按教师人数1/3设座位，每座使用面积为3平方米。学生阅览室按学生人数1/20设座位，每座使用面积为1.2平方米。

六、科技活动室使用面积为68～102平方米，主要用于开展航模、电子技术等科技活动。

学校打字、复印工作制度

一、凡以学校名义上报下发的文件、报表、工作计划、总结、请示、报告、简报、纪要、通知、通报、通告、信函、规章制度、宣传教育材料、任免决定、表彰或处理决定，以及校领导批准翻印的文件、材料均属打印范围。

二、由归口部门负责拟订、编写的带有全局性指导意义的全校性的工作计划和一个时期全校性的工作安排以及重要专题会议的纪要等，也应安排打印。

三、不需上报的各部门的工作计划，临时性工作安排，非全校性活动讲课提纲，非上报的一般表格、一般技术资料和便函都不属打印的范围。

四、凡需打印的文件、资料应将其底稿首页附上，经主管部门负责人审查同意并经审核修改、统一编号，有关部门会签，分管校领导签发，方能交付打印。