如某研究所正在申办一个项目，领导让一个干部到院里有关部门去问问审批了没有。这位同志去了解后，给领导汇报说：“所长，现在办点事，真麻烦！这两天，我为审批报告的事跑了好几趟，跑了院里好几个部门，就是闹不清该由哪儿审批，急得我晕头转向，着急上火。您猜怎么着？院部大楼正在重新装修，各处室乱七八糟的，找个人可难了。咱们要找的科技开发部，是个新设的部，一共没几个人，还老下去办事。谁知道他们整天忙的是公事，还是私事？前天，我一连去了两趟，都是“铁将军把门儿”———没人！昨天下午，我才找到他们的办公室主任。嘿！一见面才知道。敢情是大刘啊！我认识他，老同学了，上大学时，我们是一个系的，他的乒乓球打得不错。过去，我们俩都是校代表队的。这点事还不好办？他也觉得咱们所有能力办个咨询公司。这能更好地发挥咱们的优势，面向市场，开放搞活嘛！他还说，别的所早就动起来了，咱们所晚了一点，也许能后来居上。他表示大力支持，将来咱们有什么困难，找他帮忙没问题……”
所长实在听得不耐烦了：“你快说说，报告批了没有？”他这才回到原本的话题上：“批件呀！大刘说，审批所一级开办新项目，他们还要和院办研究一下，院办同意了才能批。没办法，我又去院办，可是不巧，院办的王主任这几天出差去了，下礼拜才能回来。所以，咱们这事只能等到下礼拜再说了……”
真要命！碰上个这样说话的，一件小事也能扯成一团乱麻。有些人说话为什么会东拉西扯，就是因为抓不住话题，主旨不明确。一番话，只有主旨明确，才能有所取舍，才能知道该说什么，该在哪里结束，从而避免跑题，避免许多多余的话。
观点与事例协调一致
我们讲述某个人或某件事，常常要表达某种看法和感受；至于说明某个问题，更会表达出某种观点和道理。为了说明某个观点，就要引用有关的材料，主要是具体事例。因而，我们要做到说话明白，表达清晰，还有赖于观点与材料相统一。说话主旨不明、模糊不清，常常源于思想的杂乱无章。表达某种意思，需要选择引用能够说明这种意思的事例和材料。如果不是依据说话的主旨选取，而是一大堆毫无联系的材料的堆积，无论这些材料本身何等完善，也不能说明什么问题。各种事例、材料和所用的词语能恰当而巧妙地表达出某种中心思想，这就如同协调的交响乐演奏，它会增强而不是扰乱美妙的旋律。
选取说话的具体材料应当贯彻两个原则：一是必须能够说明或证实你的思想观点；二是要选取翔实、准确、来之有据的例证和材料。如果要求更高一些，还要注意选取新颖的、有吸引力的材料。
所谓“翔实、准确、来之有据”，是指材料所反映的内容、所说明的问题不是偶然的、个别的现象，而是能够揭示事物的本质和规律，有一定的典型性和代表性。列宁说：“如果从事实的全部总和，从事实的联系去掌握事实，那么事实不仅是胜于雄辩的东西，而且是证据确凿的东西。如果不是从全部总和，不是从联系中去掌握事实，而是片断地和随便挑出来的，那么事实就只能是一种儿戏，甚至连儿戏都不如。”只有既能说明主旨，又能反映事物规律的材料，才能以一当十，以小见大，令人信服。
如1941年1月，陈毅代理新四军军长。他发表的《代军长就职演说》，主旨是“人民的军队是任何反动派也消灭不了的”，以此来鼓舞大家的斗志和信心。陈毅在这篇演说中只选用了两个材料：一是“在大革命失败的时候，朱德总司令只带领了800多人上了井冈山，却已经发展为今天的50万大军”；二是“新四军的前身是南方各省的零散的游击队，只有200多人，仅3年后，新四军发展到9万多人”。由此推出：800多人没有被消灭，50万大军能被消灭吗？200多人没有被消灭，今天的9万多人还会被消灭吗？这两个事例充分证明了所阐明的主旨。这样说话就是观点与材料的有机联系和相互统一，因而主旨明确，言之有据，很有说服力。
内容主次分明
妈妈星期天加班，不得不把四五岁的孩子一个人留在家里。妈妈临走反复叮咛：“米饭在锅里，菜在盘子里，吃的时候一定要热一热。天气不好，如果下雨，别忘了关窗户。你自己在家里好好玩别淘气，看好家门。热饭菜，要放点水，别忘了时间烧糊了。关窗户要小心点，别夹了手指头。听见了吗？还有饭莱一定要热热吃。这些事都要照我说的去做，记住了吗？我走了，别出去乱跑。”
妈妈下班回来，发现孩子没照她的话去做，她责怪孩子不听话。其实，不是孩子不听话，是她没把话说明白。饭菜热热吃，下雨关窗户，在家好好玩。三件事纠缠不清，说了个一塌糊涂，这怎么能让孩子听清记准呢？
像样的谈话应当有一个主次分明、有条有理的结构，尤其是一次谈话要说出多项内容更需要如此。多项内容之间要有一个中心和重点，并相互关联，这样的话才有意义和活力。按一定的主旨和条理进行谈话，对谈话的一方也是一种礼貌，因为这表明你说话是认真负责的。
主旨明确、内容相关、有条不紊的谈话，让人很容易领会，有一种美感；而主旨不明、杂乱无章的谈话叫人难以领会，也容易使人厌烦。那些喋喋不休的人，其思维是支离破碎的。他们的思想言谈不按照事物的自然序列发展，他们对一切可能想到的事情都大谈特谈。这种东拉西扯、支离破碎的谈话把人折磨得要死。由此可见，一个人能否主旨明确、有条不紊地谈话是多么重要啊！
措辞恰当得体
交流的陷阱和障碍
善于表达与交流，意味着语言的感知和编码快捷而得体。一个人说话，总要传递某种信息，表达某种意思，如果措辞不当，语句有歧义，别人不是听不明白，就是发生误解，这就给表达与交流造成了障碍。有时候，在某些重要的信息传递上，一旦措辞不当，还可能造成严重的后果和可怕的灾难。1977年3月27日，在坎瑞岛的国际机场上，两架波音747飞机都在待命起飞。它们分别属于荷兰皇家航空公司和美国泛美航空公司。两架飞机同时向机场指挥塔要求起飞，指挥塔在向泛美的飞机发出起飞命令之后，对荷兰飞机说：“好，等一下起飞……”这里的“等一下”，英文是个多义词；它既有“等一下”、“先别飞”的意思，也有“准备行动”的意思。指挥塔当然是前一种意思，但荷兰飞行员却把它理解为后一种意思。于是两架飞机同时加速进入起飞跑道。一场罕见的空难发生了，两架飞机在空中相撞，全部机组人员和567名乘客遇难。只因对一个信息的误解，就造成了如此可怕的灾难！如此令人触目惊心的语言误解、交流障碍，尽管不是很多，但这类“偶然性”的灾难，正是人们平时不大注意措辞恰当、说话准确而“必然”造成的。
1945年7月26日，敦促日本投降的《波茨坦公告》宣布后，日本天皇明确表示接受《波茨坦公告》提出的投降条件。但因为天皇的这个声明还没有送达日本内阁，所以当时的内阁首相铃木在接见记者时便说：“内阁对《波茨坦公告》持默杀态度。”“默杀”在日语里是个多义词，一般有两种解释：一是暂不予以评论，一为暂不予以理睬。这两者的含义有很大的差别，而在译成英语时，不幸又被译为“不予理睬”的意思，这就激怒了“美英苏”一方。于是8月6日8时15分，美国飞机向广岛投下了第一颗原子弹。顷刻间，广岛变成一片废墟，约有20万人死于这一灾难。接着，美国飞机又在长崎投下第二颗原子弹。苏联红军也于8月8日对日宣战……这真是个灾难性的措辞差错。古人说“一言兴邦，一言丧邦”，并非是一种夸大。
1972年9月下旬，日本首相田中访华，与周恩来总理会谈中日建交的问题。田中抵京当晚，周恩来设宴欢迎，致辞中说，1894年以来约半个世纪中，由于日本军国主义者侵略中国，使得中国人民遭受重大灾难，日本人民也深受其害。但田中致辞时只轻描淡写地表示：“我国给中国国民添了很大的麻烦，我对此再次表示深刻的反省之意。”在第二天的会谈中，周总理就明确指出，田中首相对过去不幸的过程感到遗憾，并表示要深深地反省，这是我们能够接受的。但是“添了很大的麻烦”这句话，引起了中国人民强烈的反感，因为普通的事情也可以说是“添麻烦”。田中解释说，从日本来说，“添麻烦”是诚心诚意地表示谢罪之意，而且包括保证以后不重犯，请求原谅的意思。周总理说，“麻烦”在汉语里意思很轻。例如，刚才记者在这里照相耽误了时间，也可以说是“添麻烦”。最后，在双方的联合声明中是这么写的：“日本方面痛感日本国过去由于战争给中国人民造成的重大损害的责任，表示深刻的反省。”
由此可见，措辞是否准确恰当至关重要，不仅在国家大事、外交谈判、颁布法律与政策的表述中很重要，而且在日常说话、人际交流中也很重要，要不然，就会惹麻烦，出问题。如，年轻人小张正下楼送一位做个体书商的朋友，迎面来了个老同学小柳。小柳风风火火，一见面就嚷嚷：“哎，你不是认识个书贩子吗？快去找他帮我弄本书！”凑巧，小柳所说的“书贩子”，正是小张要送的这位朋友。当时，小张很为难，直接介绍吧，大家都会尴尬，无论经商在今天看来多么正当，并不失体面，“书贩子”这个称谓毕竟不够尊重；可是不理这个话茬儿吧，也说不过去。焦急中，小张灵机一动，便说：“哈哈！小柳，你说的那个人，我们早就不来往了，不过这位朋友正巧是兴业书店经理。来来来，我介绍你们认识一下……”小张如此措辞恰当又巧妙，避免了可能发生的不快。说话似乎是很平常也很容易的事，但词必达意、恰当得体的要求是不能轻视和马虎的。人在许多时候，说话要随和，但任何一个词语都不能随便说，即使是“随便”一词，也不能随便说。
一对青年人谈恋爱，男方处处依从女方，不论姑娘提议上公园，还是逛商场，他都说“随便”。次数多了，女方认为他是一个没有主见的“随风倒”、“窝囊废”，便与他“拜拜”了。显然，“随便”既有照顾依从对方之意，也有不能自主之嫌，若不分场合与对象随便乱用，不是使人为难，就是使人误解，这不是自找麻烦吗？
谈到食堂就餐浪费粮食的问题，有人说：“何必大惊小怪！你去看看泔水桶里有多少米饭、馒头！大家对这种事早就不以为然了。”日常生活中，时常会听到这类似是而非、措辞不当的话。“不以为然”之“然”是“对”和“正确”的意思。上面这句话的意思显然不是大家都不以为是对或正确，而是“不当回事”、“满不在乎”的意思，误将“不以为然”当作“满不在乎”来用，这不是常见的用词不当吗？
说到什么事情没有做到让人们完全满意，还存在缺欠之处，可以用“不尽如人意”这个词语。但在日常说话乃至视听演播中，经常有“不尽人意”的说法，少了一个“如”字，其意思讲不通，叫人怎么理解呢？是说人们没有尽到心意，还是人们的心意无穷无尽呢？这种似是而非的词语误用，实在是应当防治的“常见病”和“多发病”。
我们的汉语是世界上最优秀的语种之一。现在时兴学外语，这当然是大好事。但我们作为中国人首先应当说好中国话。近年来，国外许多地方掀起了“汉语热”，汉语已经被誉为中国四大发明之后的“第五大奇迹”。我们作为炎黄子孙理应为这个“大奇迹”增光添彩，而不能措辞不当，胡言乱语，尤其是大众传媒在语言上应当力求规范，通顺表达。语言必须是经过人们反复商量、约定俗成的，如果不是这样，它怎么能成为信息的载体和交流的工具呢？即使是新生的词语也要经过成千上万人的多次“商量”，才可通用。如“下海”、“打的”、“网虫”、“大款”等等，不管其来源如何，终究要得到公认和通用，才能一听就懂。所以，我们只有培养敏锐的语言感应能力，才能措辞恰当得体，提高语言编码能力，做到一传到位、准确表达。
敏锐的语言感应能力
因为语感和领会语意、语言编码的关系特别密切，具有决定的作用，所以，我们在这一节和下一节里专门谈一谈怎样培养自己具备敏锐的语言感应能力。
培养语感当然需要多学一些语文基础知识，如词汇、语法、修辞和逻辑等知识，但主要的方法是多读、多听、多说、多写，通过这“四多”经常接受良好而大量的语言刺激和熏陶。这样持之以恒，就会在语感能力上厚积薄发，熟能生巧了。要想做到切实有效，必须在坚持“四多”的过程中，始终有意识地抓住以下三个重点：注意积累词汇，多多益善；辨析词语特点，愈细愈好；掌握语序和虚词，熟练编码。
通过日常的“四多”，做到这三点，一个人的语言感应能力就相当敏锐了。做到措辞恰当得体、语言编码迅速而简练也就很容易、有把握了。
1.积累语言材料，多多益善。
我们感知的大量语言信息，是由词汇构成的；我们表达的各种信息，要进行语言编码，也是由词汇构成的。因而，我们要增强语言的感应能力，首先就要多多积累语言材料———词汇。
全部的汉字大约有五六万，但实际上现代汉语常用的单词只有3000多个。文学巨著《红楼梦》的词汇很丰富，所用的字不过4200多个。我们掌握了3000多个字也就基本够用了。这个标准，对于具有高中以上文化程度的人来说是完全能够达到的。尽管词汇的数量要比字大得多，但只要平时注意积累，也是不难掌握的。
一个咿呀学语的孩子进了食品店，连声喊叫：“糖，糖，糖！”大人一时搞不清他要哪种糖，因为孩子掌握的词太少，没法说得清楚。世界万物比糖果种类不知要复杂多少倍，不掌握大量的词汇，怎么能充分地感知每句话的含义和情味，又怎么能准确地说明和形容各种各样的事物呢？比如，有个幼儿园老师给孩子们讲故事。讲到公主，她说“这个公主是很美丽的”；说到太阳，她也说“这天的太阳很美丽”；说到湖水、绿草、远山、牛羊等等，她还是只会用“美丽的”这个词来形容。明明有“漂亮”、“光亮”、“柔嫩”、“可爱”、“碧绿”、“青翠”、“迷人”等等许多词，她就是知道得很少，不会调剂搭配。词汇如此贫乏，必然造成语感较差。
一位教师谈到建立教学档案的经验。他说，教学档案可以派上的用场很多。档案在教师手中，本人或教研组要研究情况，可以随时翻阅；领导要了解教学情况，可以随时调阅；学生要写作文体会之类的文章可以借阅；毕业分配可以参阅；将来研究教育史可以查阅。
这里的“翻阅”、“调阅”、“借阅”、“参阅”、“查阅”等词都是“察看”和“了解”的意思，但身份和用处不同又各有区别。如果都用一个“翻阅”，既不能精确地表达内容，也会造成语言的单调呆板，来回重复。
再如，你要做好体育比赛的解说，除了要了解有关的知识、规则和情况之外，还要靠平时积累丰富的词汇。单是赛跑名次的解说，就需要储备许多词语，以备临场选用，才能出口成章，避免重复。如：
第一名：一马当先，一路领先，一箭风快，一花独秀，单车独进，技压群芳，勇夺冠军，摘取桂冠，等等。
