财务制度从广义上来说是由国家权力机关、政府部门以及企业内部制定出来的用来规范企业同各方面经济关系的法律、法规、准则办法以及企业内部财务规范的总和;从狭义上说即是企业财务制度,它是由企业管理者制定的用来规范企业内部财务行为、处理企业内部财务关系的具体规范。
财务制度是全员参与的规章制度,它明确了财务主体的具体范围;划分了内部财务制度岗位,明确了相应的责任。一个公司财务制度是否完善,直接关系到公司财产物质是否安全,会计信息是否真实可靠。因而对于新店来说,加强财务控制,规范财务工作流程,避免财务漏洞,可以直接体现在公司财务制度上。
1.设置财务制度的基本原则
在设计财务制度上,应以下列基本准则作为指导:
(1)合法性原则。
合法性原则是指财务制度的设计必须符合国家的法律、法规和政策,并将这些法律、法规和政策体现到财务制度中去。
①所设计的财务制度,必须符合《公司法》、《会计法》、《企业财务通则》和分行业财务制度等财经法规的要求。
②所设计的财务制度,必须与国家有关法规相协调。
(2)财务管理与财务规律相结合原则。
①财务管理活动贯穿于生产经营的全过程,它管理的各个方面是有机联系、共同制约和共同影响的,其对象具有系统性的特征。
②财务管理行为要受到客观条件和客观规律的制约。因此财务制度的设计应注重财务管理的系统性和财务管理的规律性,使财务制度用系统的观点来考察财务活动,并体现财务管理者的意志、愿望、目的和动机与特定的社会经济条件的有机结合,使财务管理能充分认识、掌握和驾驭财务规律。
(3)适应性原则。
①财务制度设计既要遵循国家的统一规定,又要充分考虑企业本身的生产经营特点和管理要求,使其具有较强的可操作性。特别是国家赋予企业的理财自主权,企业应在其财务制度中具体化,凡是可由企业进行选择的财务事项,企业应根据国家统一规定并结合企业自身的生产规模、经营方式、组织形式等方面的实际情况作出具体规定。
②应特别指出的是,在制定财务制度时,切忌盲目照抄照搬。由于各企业在生产经营规模、经营范围、生产经营过程和管理要求等方面存在差异,各企业的财务制度不可能通用,只能借鉴吸收而不能简单模仿。如果不注意这一点,制定的企业财务制度必然适应性弱、指导性差,甚至将企业的财务工作引入歧途,导致事倍功半。
(4)权责利相结合原则。
企业财务活动涉及面宽,对企业生产经营活动影响大,企业财务活动组织得是否合理,财务关系处理得是否恰当,直接关系到企业的发展和企业经济效益的提高,因此,财务制度的制定体现财务管理权、责、利的结合,即首先赋予适应的管理权限,并按照履行财务责任的情况给予应有的物质利益。
(5)原则性与灵活性相结合原则。
国家的财经法规是企业必须遵守的原则、规定,也是企业制定财务制度的制约、导向因素之一,因此企业在制定财务制度时必须坚持其原则性。但企业人、财、物、信息各因素,供、产、销各过程,筹资、投资、用资、收回与分配资金各环节,交错形成多个变量,综合发挥作用,因此财务制度的制定要根据其目标、任务、理财环境、人员素质的高低等因素的变动而具有一定的灵活性。
(6)稳定性和连续性相结合原则。
企业财务制度要具有稳定性与连续性,不能朝令夕改。但它有一个更重要更突出的特征是要由实践来检验,凡被实践证明是正确的,就必须坚持,巩固其稳定性和连续性;凡被实践证明不能实施的,就必须修订甚至抛弃,不能笼统地看待稳定性和连续性。
(7)全面性原则。
企业的财务活动贯穿于生产经营活动的全过程,财务管理也必须是对其全过程的管理,因此,设计企业财务制度,应该体现全面性原则。
全面规范企业的各项财务活动要做到:
①对企业财务活动的主体内容(资金的筹集、运用、耗费、收入、分配等)做出明确的规定。
②对属于企业财务管理范围而国家财务法规中未作规定的有关内容、程序、财务体制、职责分工和权限等问题做出明确规定。
使企业财务活动的各个方面、各个环节都有章可循、有法可依,形成一个完整的互相补充、互相制约的财务制度体系。坚持全面性原则,可以确保企业财务活动有序进行,为正确处理各方面的财务关系,全面做好财务管理工作提供客观依据。
(8)统一性原则。
企业财务制度是进行财务活动的具体规范,是企业财务管理理念和企业财务文化的集中体现。因此,应将财务制度的设计权、管理权、审批权集中于母公司,以利于财务政策的一致性。子公司和分支机构则拥有制定具体实施细则的职权,但必须将实施细则报母公司审批和备案。
(9)效益性原则。
财务制度设计的目的就是规范财务行为,保证财务目标的实现,但不能因规范财务行为就不讲运行质量和工作效率,而应该在满足财务管理要求的前提条件下使财务制度的设计更简洁明了,更具有操作性,为此,在进行财务制度设计时,要考虑其设计和运行成本与效益的关系,实现成本与效益的最佳组合。为了提高运行效率,在设计财务制度时,要考虑应用现代科学技术、方法及手段,以节约运行成本,取得更大的效益。
(10)稳定性原则。
任何制度都不可能是一成不变的,应随着市场经济的发展变化和企业的不断发展而作出适应性改进。但是,如果制度变更过于频繁,就会造成严重混乱,并影响制度的严肃性。因此,企业财务制度一定要保持相对稳定性,绝不能朝令夕改,摇摆不定,让人无所适从。设计企业财务制度时其预见性和前瞻性是保持制度稳定性的重要条件。
(11)统筹兼顾原则。
①符合财务管理理论,又要有利于企业的财务实务。
②有利于内部控制,又有利于调动各方面的积极性。
③有绝对的原则性,又要有相对的灵活性。
④满足上层管理需要,又考虑基层具体需求。
⑤规范严谨,简便易行。
⑥满足企业财务活动的当前需要,又适应企业财务活动的发展需要。
⑦要根据企业的具体目标、具体任务、具体的理财环境和人员素质高低等因素,设计出适合企业具体应用的财务制度。
2.财务制度的基本内容
而新店开张,财务制度应该涵盖以下基本内容:
(1)明确企业财务管理制度。
从总体上规定了企业财务管理制度包括以下几个方面:
①财务工作岗位职责。
②财务工作管理。
③支票管理。
④现金管理。
⑤会计档案管理。
⑥处罚办法。
(2)明确财务机构设置与各自职责范围。
主要包括以下两个方面的内容:
①企业财务机构的设置,包括:资金运筹处;会计核算处;财务管理处;预算管理处;稽核处。
②企业各财务机构的职责范围。
(3)制定财务机构工作标准。
主要包括以下机构的工作标准:财务中心;资金运筹处;会计核算处;财务管理处;预算管理处;稽核处;各子公司、分公司财务部、各分厂成本核算组。
(4)制定财务中心内部经济责任合同书。
主要包括:会计核算处经济责任合同;资金运筹处经济责任合同;清理债权债务经济责任合同;财务管理处经济责任合同。
合同中明确了以下内容:
①发包方。
②承包方。
③承包内容。
④考核标准。
⑤考核办法。
⑥承包期限。
⑦奖惩办法。
(5)制定发票管理制度。
主要包括以下方面:
①制定发票的开具制度。
②明确在开具发票后发生销货退回或销售折让的会计处理方法。
③制定发票开具的“九不准”制度。
④制定发票的作废制度。
⑤制定发票的领用和保管制度。
(6)制定会计档案管理办法。
主要包括以下几个方面:
①明确会计档案管理部门。
②规定会计档案归档的范围。
③制定会计档案的整理制度。
④制定会计档案的归档保管制度。
⑤制定会计档案的借阅使用制度。
⑥制定各种会计档案保管期限制度。
⑦制定会计档案的销毁制度。
(7)财会岗位职责。
主要包括以下几个方面:
①财务总监岗位职责。
②总会计师岗位职责。
③会计主管岗位职责。
④财务部部长岗位职责。
⑤出纳岗位职责。
⑥资金科科长岗位职责。
⑦会计稽核岗位职责。
⑧流动资产会计岗位职责。
⑨固定资产会计岗位职责。
⑩损益会计岗位职责。
管理会计岗位职责。
税务及工资会计岗位职责。
电算化会计岗位职责。
综合管理岗位职责。
(8)会计人员管理办法。
主要介绍了会计人员的轮岗制度。
(9)出纳人员管理办法。
主要介绍了出纳人员的任职条件及职责。
(10)会计日常工作管理办法。
主要包括以下几个方面:
①会计业务范围及其程序。
②会计凭证的处理。
③会计记账的处理。
④财务报表编制的处理。
(11)出纳日常工作管理办法。
主要介绍了出纳日常业务的处理。
(12)会计人员工作交接制度。
主要包括以下几个方面:
①制定会计移交工作制度。
②制定会计接管工作制度。
③制定会计监交工作制度。
(13)制定处罚办法规范制度。
主要包括以下两个方面:
①规定对财务人员处罚的情况。
②规定对财务人员解聘的情况。