在商务交往中，签约极受商界人士的重视。它不但可以促使有关各方的相互关系取得更大的进展，还可以消除彼此之间的误会或抵触，从而达成一致性见解的。因为在具体签署合同之际，往往会依照惯例举行一系列的程式化的活动，这就是所谓的签约仪式。签约仪式的具体操作过程包括草拟阶段与签署阶段两大部分。
草拟合同的礼仪
从格式上讲，合同的写作有相应的规范。它的首要要求是目的明确、内容具体、用词标准、数据精确、项目完整、书面整洁等。从具体的写法上来讲，合同大体上有条款式与表格式两类。条款式合同是指以条款形式出现的合同；表格式合同是指以表格形式出现的合同。条款式合同与表格式合同，在写法上都有各自的具体规范，因此，在实践中应当严格遵守。
在草拟合同时，除了在格式上要标准、规范之外，同时还必须遵守以下四个方面的原则：遵守法律的原则、符合惯例的原则、合乎常识的原则、顾及对方的原则。因此，商务人员在草拟合同的具体条款时，既要优先考虑自己的切身利益，又要替他方多多着想，并且尽可能照顾他方的利益。这是促使合同被对方所接受的最佳途径。
签署合同的礼仪
一般地讲，合同的成立生效，需要履行一定的手续。依照我国的有关法律规定，当事人就合同条款的书面形式达成协议，并且签字，即为合同成立。仪式礼仪规定，为了使有关各方重视合同、遵守合同，在签署合同时，应举行郑重其事的签字仪式。此即所谓签约。
1．签署合同的准备礼仪
（1）布置签字厅。一间标准的签字厅，应当室内铺满地毯，除了必要的签字用桌椅外，其他陈设都不需要。正规的签字桌应为长桌，在签字桌上，应事先安放好待签的合同文本、签字笔及吸墨器等。按照仪式礼仪的规范，签字桌应当横放于室内。签字人在就座时，一般应面对正门。
（2）签字的座次。签字时各方代表的座次，应由主方代为先期排定。合乎礼仪的做法是：在签署双边性合同时，应请客方签字人在签字桌右侧就座，主方签字人则应同时就座于签字桌左侧。双方各自的助签人，应分别站立在各自一方签字人的外侧，以便随时对签字人提供帮助。双方的随员，可以按照一定的顺序在己方签字人的正对面就座。也可以依照职位的高低，依次自左至右（客方）或是自右至左（主方）地排列成一行，站立于己方签字人的身后。当一行站不完时，可以按照以上顺序并遵照“前高后低”的惯例排成两行、三行或四行，原则上，双方随员人数，应大体上相近。
（3）预备合同文本。在正式签署合同之前，应由举行签字仪式的主方负责准备待签合同的正式文本，这是商界的习惯。在决定正式签署合同时，就应当拟定合同的最终文本。它应当是正式的不再进行任何更改的标准文本。按常规，应为在合同上正式签字的有关各方，均提供一份待签的合同文本。必要时，还可再向各方提供一份副本。待签的合同文本，应以精美的白纸精制而成，按大八开的规格装订成册，并以高档质料，如真皮、金属、软木等作为其封面。
2．签署合同程序的礼仪
签字仪式的程序一共分为以下四项：
（1）仪式的开始。仪式开始之后，有关各方人员进入签字厅，坐在既定的位次上。
（2）正式签署合同文本。首先签署己方保存的合同文本，然后再签署他方保存的合同文本。要求每个签字人在由己方保留的合同文本上签字时，按惯例应当名列首位。所以，每个签字人都要首先签署己方保存的合同文本，然后再交由他方签字人签字。
（3）交换各方正式签署的合同文本。在签字人正式交换有关各方正式签署的合同文本时，各方签字人应热烈握手，互致祝贺，并相互交换各自一方刚才使用过的签字笔，以作纪念。全场人员鼓掌，表示祝贺。
（4）互相道贺。交换已签的合同文本后，按照国际上通行的用以增添喜庆色彩的做法，有关人员，尤其是签字人要当场干上一杯香槟酒。并且，在商务合同正式签署后，应提交有关方面进行公证，此后才正式生效。
专家支招
按照签字仪式的礼仪规定，签字人、助签人以及随员，在出席签字仪式时，应当穿着具有礼服性质的深色西装套装、中山装套装，并且要搭配白色衬衫与深色皮鞋。男士还必须配上单色领带，以示正规。在签字仪式上露面的礼仪人员、接待人员，可以穿自己的工作制服，或是旗袍一类的礼仪性服装。
