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第46章 庆祝仪式的惯例与技巧

商务庆典仪式是指围绕重大、特殊事件或重要节日而举行的既隆重又热烈的纪念庆祝活动。这些庆祝仪式,都要求务实而不务虚。因而,商务人员在筹备与运作的具体过程中,应当遵循有关的商务礼仪与惯例。既能由此而增强本单位全体员工的凝聚力与荣誉感,又能使社会各界人士对本单位重新认识、刮目相看。就其内容而言,在商界举行的庆祝仪式大致分为:周年庆典、业绩庆典、荣誉庆典、发展庆典四类。

组织庆典的礼仪

(1)确定出席人员名单。

确定出席人员的名单是商务典礼中非常重要的一环,所以应当始终以庆典的宗旨为指导思想,精心准备庆典出席人员的名单。一般来说,庆典的出席人员通常应包括:上级领导、大众传媒记者、社会名流、合作伙伴、社会实体负责人、单位员工。

(2)庆典仪式的现场布置。

举行庆祝仪式的现场,是庆典活动的中心地点。对它的安排、布置是否恰如其分,往往会直接关系到庆典留给人们的印象好坏。因此,在选择具体地点时,应结合庆典的规模、影响力以及本单位的具体情况来决定。不过在室外举行庆典时要慎重,切勿因地点选择不慎,从而制造噪声、妨碍交通或治安,顾此失彼。

另外,在反对铺张浪费的同时,应当量力而行,致力于美化举行庆典现场的环境。为了烘托出热烈、隆重、喜庆的气氛,可在现场悬挂彩灯、彩带,张贴一些宣传标语,并且张挂标明庆典具体内容的大型横幅。同时,在举行庆典之前,要把音响准备好。并认真检查,避免在现场出错。在庆典举行前后,要播放一些喜庆、欢快的乐曲。但是对于播放的乐曲,应先期进行检查。切勿届时让工作人员自由选择,或播些凄惨、哀怨的乐曲,大大破坏现场的气氛。

(3)接待来宾。

与一般商务交往中来宾的接待相比,对出席庆祝仪式的来宾的接待,更应突出礼仪性的特点。不但应当热心细致地照顾好全体来宾,而且还应当通过主办方的接待工作,使来宾感受到主人的真情厚意,并且想方设法使每位来宾都能心情舒畅。

最好的办法,是庆典一经决定举行,即成立对此全权负责的筹备组。在庆典的筹备组内,应根据具体的需要,下设若干专项小组,各管一段。其中负责礼宾工作的接待小组,大都不可缺少。庆典的接待小组,原则上应由年轻、精干、身材与形象较好、口头表达能力和应变能力较强的男女青年组成。接待小组成员的具体工作包括:来宾的迎送、来宾的引导、来宾的陪同、来宾的接待。主要的具体工作是负责到场来宾的迎接、引导和送别。为来宾送饮料、上点心以及提供其他方面的照顾。对于某些年事已高或非常重要的来宾,始终陪同,以便关心与照顾。

(4)庆典的具体程序:

①介绍来宾;

②宣布庆典正式开始;

③由本单位主要的负责人致辞;

④嘉宾讲话;

⑤安排文艺演出;

⑥来宾参观。

出席庆典的礼仪

(1)注重仪容仪表。

在举行庆祝仪式之前,主办单位应对本单位的全体员工进行必要的礼仪宣传。对于本单位出席庆典的人员,还须规定好有关的注意事项,并要求大家在临场时务必严格遵守。所有出席本单位庆典的人员,事先都要做好个人的清洁工作,整理好个人的形象。若有统一式样制服的单位,应要求以制服作为本单位人士的庆典着装。无制服的单位,应规定届时出席庆典的本单位人员必须穿着礼仪性服装。

(2)遵守仪式的时间。

遵守时间是基本的商务礼仪之一。对本单位庆典的出席者而言,更不得小看这一问题。无论是本单位的最高负责人,还是级别最低的员工,都不得迟到或无故缺席,更不能中途退场。如果庆典的起止时间已有规定,则应当准时开始,准时结束。从而证明本单位的信誉度。

(3)保持会场的秩序。

在庆典举行期间,不允许嬉闹,或是无精打采,这样会破坏单位的整体形象,使来宾产生很不好的想法。在举行庆典的整个过程中,都要表情庄重、聚精会神。假若庆典之中安排了升国旗、奏国歌、唱本单位之歌的程序,一定要依礼行事:起立、脱帽、立正,面向国旗或主席台行注目礼,并且态度认真、表情庄严肃穆地和大家一起唱国歌、唱本单位之歌。

(4)主方人员的礼仪。

当来宾在庆典上发表贺词时,或是随后进行参观时,要主动鼓掌表示欢迎。即使个别来宾在庆典中表现得对主人不够友好,或说了几句不中听的话时,主方人员也应当保持礼貌,不要有过激的行为。不允许打断来宾的讲话,向其提出挑衅性质疑,或是对其进行人身攻击。

(5)发言人的礼仪。

倘若商务人员有幸在本单位的庆典中发言,走向讲坛时,应不慌不忙,在开口讲话前,应平心静气。在发言开始,不要忘说一句“大家好”或“各位好”。在提及感谢对象时,应目视对方。在表示感谢时,应郑重地欠身施礼。对于大家的鼓掌,要以自己的掌声来回礼。在讲话结束时,应当向大家道谢。

(6)外单位人员应当遵守的礼仪。

外单位的人员在参加庆典时,同样有必要遵守礼仪,以自己良好的临场表现,来表达对主人的敬意与对庆典本身的重视。倘若在此时此刻表现失礼,对主人是一种伤害。另外,当外单位的人员在参加庆典时,若是以单位而不是以个人名义来参加的话,则要特别注意自己的临场表现,不可举止粗俗或放纵不羁。

专家支招

依照常规,一次庆典大致上应包括下述几项程序:

预备:请来宾就座,出席者安静,介绍嘉宾。

第一项,宣布庆典正式开始,全体起立,奏国歌,唱本单位之歌。

第二项,本单位主要负责人致辞。其内容是,对来宾表示感谢,介绍此次庆典的缘由,等等,其重点应是报捷以及庆典的可“庆”之处。

第三项,邀请嘉宾讲话,大体上讲,出席此次的上级主要领导、协作单位及社区关系单位,均应有代表讲话或致贺辞。不过应当提前约定好,不要当场当众推来推去。对外来的贺电、贺信等等,可不必一一宣读,但对其署名单位或个人应当公布。在进行公布时,可依照其“先来后到”为序,或是按照其具体名称的汉字笔划的多少进行排列。

第四项,安排文艺演出。这项程序可有可无,如果准备安排,应当慎选内容,注意不要有悖于庆典的主旨。

第五项,邀请来宾进行参观。如有可能,可安排来宾参观本单位的有关展览或车间等等。当然,此项程序有时亦可省略。

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