5.发文日期
这是指定稿形成公文的时间（不宜叫做发文时间，因发文时间往往在成文时间之后，是印发公文的日期）。除公文正文中专门说明生效日期者外，公文的成文日期就是生效时间。成文日期通常以领导人签发的日期为准；联合行文以最后会签单位领导人签发日期为准；凡是经会议通过方能生效的公文，以会议通过日期为准；电报以发出日期为准。成文日期的位置，除法规、规章及决议、决定、会议纪要等会议文件常以签注形式安排在标题之下外，其他都位于正文（或附件）之后右下方，发文机关下面右空4个字距并排一行。成文时间一律用规范小写汉字数码标明完整的年、月、日，如“二〇〇九年六月三十日”，而不能写为“200九年6月30日”或“二〇〇九年六月卅日”“二〇〇九、六、三十”之类。党的机关公文成文日期则用阿拉伯数字标识。发文机关及成文日期也合称为落款。
6.主题词
一般是将文件的核心内容概括成几个词组列在文尾发文日期下方，如“人事任免通知”“财务管理规定”等，词组之间不使用标点符号，用醒目的黑体字标出，以便分类归档。一般位于末页下端抄送机关或印制版记上方，“主题词”用三号黑体字，居左顶格标注，后标全角冒号，主题词词目用三号小标宋体字，一篇公文最多不超过5个主题词。每个词目之间空1字，主题词下方排印一条横线。第一个词是标准用语，省里通知有固定格式，最后一个词是公文种类。
7.抄送单位
抄送单位是指需要了解此公文内容的有关单位。一般均用上下两条线隔开，抄送指除主送机关以外的其他需要告知公文内容（需要执行或知晓内容）的上级、下级和无隶属关系的机关，应当用全称或规范化简称、统称。抄送机关名称标注在印制版记上方，主题词下方，用横线把主题词和印制版记隔开，抄送机关名称前加“抄送”2字用三号仿宋体字左边空1字排字，后标全角冒号。抄送机关名称之间用顿号或逗号隔开，末尾用句号。一行不够用二行，二行与冒号后对齐。
8.文件版头
正式公文一般都有版头，标明是哪个机关的公文。版头以大红套字印上“（机关）文件”，下面加一条红线（党的机关在红线中加一五角星）衬托。
9.公文编号
一般包括机关代字、年号、顺序号。如：“国发【2009】5号”，代表的是国务院二零零九年第五号发文。“国发”是国务院的代字，“【2009】”是年号，（年号要使用六角括号“【】”），“5号”是发文顺序号。几个机关联合发文的，只注明主办机关的发文编号。编号的位置：凡有文件版头的，放在标题的上方红线与文头下面的正中位置；无文件版头的，放在标题下的右侧方。编号的作用：在于统计发文数量，便于公文的管理和查找；在引用公文时，可以作为公文的代号使用。
10.签发人
许多文件尤其是请示或报告，需要印有签发人名，以示对所发文件负责。签发人应排在文头部分，即在版头红线右上方，编号的右下方，字体较编号稍小。一般格式为“签发人：×”。
11.机密等级
机密公文应根据机密程度划分机密等级，分别注明“绝密”“机密”“秘密”等字样。机密等级由发文机关根据公文内容所涉及的机密程度来划定，并据此确定其送递方式，以保证机密的安全。密级的位置：通常放在公文标题的左上方醒目处。机密公文还要按份数编上号码，印在文件版头的左上方，以便查对、清退。
12.紧急程度
这是对公文送达时限的要求，分为“急件”“紧急”“特急”几种。标明紧急程度是为了引起特别注意，以保证公文的时效，确保紧急工作问题的及时处理。紧急程度的标明，通常也是放在标题左上方的明显处。
13.阅读范围
根据工作需要和机密程度，有些公文还要明确其发送和阅读范围，通常写在发文日期之下，抄报抄送单位之上偏左的地方，并加上括号。如：“（此件发至县团级）”。行政性、事务性的非机密性公文，下级机关对上级机关的行文，都不需特别规定阅读范围。
14.附件
这是指附属于正文的文字材料，它也是某些公文的重要组成部分。附件不是每份公文都有，它是根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料的。公文如有附件，应当在正文之后、发文机关之前，注明附件的名称和件数，不可只写“附件如文”或者只写“附件×件”。
置于主件之后，另起一页开始排印，与主件装订在一起。公文如有附件，要在正文最后一行后空一行的左侧空两个字，用三号仿宋体字排印“附件”2字后标全角冒号和附件名称。如有两个以上附件，用阿拉伯数字依次标注序号。附件名称长需要回行时，应当与附件名称的文字对齐序号后面用小圆点。例如“附件：1.×××××××××××”附件的首页左上角顶格用3号黑体字排印“附件”2字及附件的顺序号。党委仅用“附”。公文文字一般从左至可横写、横排。拟写、誊写公文，一律用钢笔或毛笔，严禁使用圆珠笔和铅笔，也不要复写。公文纸一般用16开，在左侧装订。
15.印章
除“会议纪要”和以电报形式发出的公文外，均应加盖发文机关的印章。印章距正文2~4mm居中压成文日期。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧线压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章的中心线压在成文日期上。
16.印制版记
由发文机关名称、印发日期及两条横线组成。印发机关左空1字，印发时间右空1字，用3号仿宋体字排印。印发时间用阿拉伯数字、年份不能简写。上行文的，印发日期后接着排印“印字”；下行文平行文的，排印“印发”2字。
二、公文的特定格式
1.信函式格式
发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字。发文机关名称及双线均印红色。
2.命令格式
命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空两行居中标识令号；令号下空两行标识正文；正文下一行右空四字标识签发人签名章，签名章左空两字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下一行右空两字标识成文时间。分送机关标识方法同抄送机关。
3.会议纪要格式
会议纪要标识由“×会议纪要”组成。用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。
