在日常的管理工作中，有些人忙得脚打后脑勺，整天昏头转向；有些人做事却不慌不忙，井然有序。这其中真有什么诀窍吗？为了有效管理“时间”这项资源，人们很大一部分的注意力已经被误导到对技术层面的探索上去了。他们企图找到一种真正“技术”，可以实现对效能的管理。其实就像爱情一样，其中的奥秘，属于状态的成分应该多于技术的成分。以下便是中层领导对提高工作效率所应有的态度和行为。
18.1中层领导的效率理念
在中层领导的工作经历中，浪费时间的现象可以说是比比皆是。因为工作职务原因，要接待各种各样的人，参加各种各样的会，赴各种各样的席，凡此种种，使得许多时间不可避免地被浪费掉。所以，中层领导必须妥善安排自己的时间，重新建立自己的效率理念。从而设法减少不必要的活动，避免无关紧要的琐事，留出足够的时间来思考处理真正重要的事情。如此，才能使中层领导工作卓有成效。
18.1.1树立捷足先登的效率理念
凡事能够做到捷足先登，是一件不容易的事。但凡事都尽力而为，亦没有缺憾。应该讲，世界上对合理化要求最严格的是美国的企业组织。他们的合理化有许多明显的特色。譬如人事运用，在美国公司中就很少有冗员。他们随着市场环境的变动，不断调整公司经营的方式。在合理化过程中，如果产生剩余的人力，一定会非常明快地把他迁调到其他部门；假使其他部门无法吸收，便直截了当地以裁员来解决。
捷足先登，“比别人先走一步”说来可能平淡无奇，可是在企业竞争上，由于每个对手都在倾尽全力想先走一步，所以要真正做到，真是非常不容易。也正因为有这种顾虑，领导者不可好大喜功，想去完成那些“必须要漫长时间才能产生效果”的工作，或者是太固执地想追求“发明”，因为那太过于冒险。在瞬息万变的现代社会，存在着太多不确定的因素，可能使原先非常杰出的构思，在片刻之间变得一文不值。
不论做任何事，在前提上必须了解，我们正处在一个讲求效率的时代。一个好的构想，若不立即付诸实施，稍一迟疑，半年过去，可就不值一提了。因此今天想到的好主意，今天就得实行。但为了要降低冒进的风险，领导者平时就应训练自己对事物的观察力和对未知因素的评估能力，当机立断，才不致被人抢先一步，遭致不可弥补的遗憾。
18.1.2树立精细迅速的效率理念
管理者稍一迟疑，被后来的人赶过，一步可能变成十步，然后变成百步、千步，距离愈拉愈远，终致无法弥补。所以他觉得任何工作都要加速推动，尤其是需要花费以“慢郎中”的细活，加上“急惊风”的速度，才能成就一番事业；做事小心谨慎，企求万无一失，这是非常重要的态度。疏忽小事，将无从成就大事。任何小的事情，都应该仔细去做，不可粗心大意。
然而，为此而耗费太多的时间，并不足以真正成就事业。在古代，能够做到精致细密的地步，足以值得自豪，时间的快慢尤在其次。而现在却是分秒必争的时代，因此，除小心谨慎之外，更要迅速，才能称为“成就事业”，才能受到别人的欢迎。
做得快而粗制滥造，是不足取的；同样地，做得细致而过于迟缓，也是不足取的。“精密而迅速”，这才是现在所要求的“专家”的表现。
18.1.3树立精打细算的效率理念
要避免浪费，提高效率，争取适当利润，这是企业管理最根本的准则。有些人往往认为，自己管理方式是完全属于自己的事，不需要别人帮忙或过问，这其实是错误的观念。企业或部门虽然属于自己管辖，而实际上却不是这样。松下幸之助觉得，这或许就是企业管理的真谛之一。谁都知道有了顾客及供应商，才能维持生意，而有意去报答他们。这样的想法固然没什么不对，但松下幸之助以为还有另外值得考虑的事。
拿道路来说，我们每天不断地使用公共道路，而不重视其重要性。而一旦缺少了它，就寸步难行，动弹不得。因此，对于经常使用，却不觉得要去感谢的道路，也应该报答才对。但怎么报答呢？除了大家缴税，靠税收保养、改良道路之外，没有其他的途径。为了缴税，大家得争取利润。否则，大家缴不起税金，造成使用道路的保养不周，任其荒废，结果大家都会受害。
因此，中层领导在管理企业或部门时，应该节省，避免浪费，提高效率，争取适当的利润，这也是每一个优秀的中层领导应尽的责任和义务。例如，就以打电话来说，不妨想一想有没有减少次数，而一样可以达到目的。讲求方法，可以省掉许多的不知不觉中的浪费，或徒劳无功的事，减少支出的经费，且可以提高利润。
18.2中层领导高效工作法则
管理方面的专家指出：所谓高效工作，在一定意义上来说，也就是选择一个较佳的工作次序。只有这样，才能减少忙乱，增加单位时间的功效。它既有益于工作，也有利于健康。中层领导高效工作能力的培养，具体可采用如下方法。
18.2.1让工作更加条理化
有一次，著名科普作家叶永烈从上海到广州出差，一位编辑得知他在3年前写过一剧本，很想看一看。叶永烈出差没带剧本，便打电话告诉他爱人，剧本在书橱左边第一格的一叠手稿当中，他爱人只花了不到一分钟，就从成堆的手稿中找到剧本，3天后剧本便航空寄到那位编辑手中。
20多年来，叶永烈写的书稿、手稿等连同书籍起码在5千册以上，他爱人如何能很快找出来他要的那本手稿呢？关键是：条理。
美国管理学博士在其《有效的经理》一书中写道：“我赞美彻底和有条理的工作方式。一旦在某些事情上投下了心血，就可减少重复，开启了更大和更佳工作任务之门。”有句谚语说得好：“喜欢条理吧，它能保护你的时间和精力。”培根也说过：“选择时间就等于节省时间，而不合时宜的举动则等于乱打空气。”工作无序，没有条理，必然浪费时间。试想，如果一个搞文字工作的手里资料乱放，本来一天就能写好的材料，找资料就找了半天，岂不费事？西方一些“支配时间专家”，运用电子计算机作了各种测定后，为人们支配时间提出许多“合理化建议”，其中有一条就是“整齐就是效率”。他们比喻说：木工师傅的箱子里，各种工具排列有序，不同长度的钉子分别放好，使用起来随手可得。每次收工时把工具放回固定位置同把工具胡乱丢进箱子里所费时间相差无几，而效果却大不一样。工作有条理，既是最容易的事情，也是最困难的事情。一位管理人员叹息说：“我最大的问题之一是不能把事情组织得有条有理。”我们经常看见一些青年学生的书包里，甚至高级管理人员的公文包里，简直像一个废物箱：啃了一半的面包、掉了皮的杂志、卷了角的书、几块口香糖、一叠废纸，等等。对于从事学习和工作的人来说，办公桌面是否整洁，是工作是否条理化的一个重要方面。一位西方的老牌管理者在解释办公桌上的东西是如何堆积起来时说：“这是因为我们不想忘记所有的东西。我们把想记住的东西放到办公桌上一堆资料的顶部，这样就可以看到它们。”问题是这种方法还真管用。每当我们的注意力分散时，我们就看到了它们。我们想起了这些事情，于是不再胡思乱想。后来，东西堆得越来越高，我们不能记起下面放的是什么东西，于是就开始在资料堆里寻找。这样，时间就浪费在查找丢失的东西上。同时也浪费在注视所有我们不想忘记的东西所造成的干扰上！据统计有95％以上的管理者都为办公桌上堆满东西而苦恼。成功者使办公桌整洁而不乱的办法是：
（1）把你办公桌上所有与正在做的工作无关的东西清理干净。
（2）在你准备好办理其他事情之前，不要把与此无关的东西放到办公桌上。
（3）要力戒由于吸引力的干扰或因你厌烦了的手头上的工作，而放下正在做的事情去干其他工作。
（4）按规则把已经处理完毕的东西送到相应的地方去。再核对一下剩下的重点工作，然后再去开始进行第二项最重要的工作。
从办公桌上拿开目前不需要的书籍、文件后，可以按其重要性和先后顺序，分为“应立即处理的”，如紧急信件和其他必须马上处理、做决定的事；“暂时靠后处理的”，即大致看一下文件内容，按内容分类放入档案夹中，在采取适当行动之前，一直放在那里；“以后处理的”，即不是真正重要的工作，还有待研究、需要更进一步深入研究和努力挖掘，以及有必要在时间、注意力等方面作较充分安排的事项；“留作资料保存的”，包括上级的政策、指示、决定以及有保留价值的资料、文件等等，这样办公桌就像“管理交通”一样管得有条不紊，避免了混乱，时间就不会在找这找那的折腾中溜过去。
18.2.2让工作更加程序化
工作的程序性，体现在对时间的支配上，首先要有明确的目的性。很多成功人士指出：如果能把自己的工作内容清楚地写出来，便是很好地进行了自我管理，就会使工作条理化，因而使个人的能力得到很大的提高。只有明确自己的工作是什么，才能认识自己工作的全貌，从全局着眼观察整个工作，防止每天陷于杂乱的事务中。只有明确办事的目的，才能正确掂量个别工作之间的不同比重，弄清工作的主要目标在哪里，防止眉毛胡子一把抓，既虚耗了时间，又办不好事情。只有明确自己的责任与权限范围，才能摆脱自己的工作和下级的工作、同事的工作及上级的工作中的互相扯皮和打乱仗现象。填写自己应干工作的清单是使自己工作明确化的最简单的方法之一。其方法是在一张纸上首先试着毫不遗漏地写出你正在做的工作。凡是自己必须干的工作，且不管它的重要性和顺序怎样，一项也不漏地逐项排列起来，然后按这些工作的重要程序重新列表。重新列表时，要试问自己，“如果我只能干此表当中的一项工作，首先应该干哪一件呢？”然后再问自己：“接着，我该干什么呢？”用这种方式一直问到最后。其后，对你所要做的每一项工作，写上该怎样做，并根据以往的经验，在每项工作上注上你认为是最合理最有效的办法。为了使工作条理化，不仅要明确你的工作是什么，还要明确每年、每季、每月、每周、每日的工作及工作进度，并通过有条理的连续工作，来保证按正常速度执行任务。在这里，为日常工作和下一步进行的项目编出目录，不但是一种不可估量的时间节约措施，也是提醒人们记住某些事情的手段。特别是制定一个好的工作日程表就更加重要了。计划与工作日程不同，在于计划是指对工作的长期打算，而日程表是指怎样处理现在的问题。比如今天的工作、明天的工作，也就是所谓的逐日的计划。有许多人抱怨工作太多、太杂、太乱，实际上是由于许多人不善于制定日程表。他们不善于安排好日常的工作，连最没意义的事也抓住不放，人为地制造忙乱，不但谈不上工作条理化，连自己也被压得喘不过气来。名作家雨果说过：“有些人每天早上预定好一天的工作然后照此实行。他们是有效地利用时间的人。而那些平时毫无计划，靠遇事现打主意过日子的人，只有混乱二字。”制定工作日程会因工作性质、本人身体状况和气质的不同而不同，应遵守以下原则：
（1）以重要活动为中心制定一天工作日程。有些工作是关键或者说是带战略意义的重要活动，进行工作时应以这样的重要工作为中心。
（2）以当天必须首先要做的那件工作为中心制定一天工作日程。不可能有这种奇迹刚开始干，一下子就做完了全部工作，所以要挑出那些在一天内必须做完、一旦受干扰中断就不太好办的工作。
（3）把有联系的工作归纳在一起做。种种琐事归纳到一起，会使工作有节奏和气势。例如，有些信件，可以归总起来一次写完；尽量地约好时间，尽可能地集中地依次会见来访者；必须阅读的材料，集中到一起很快地过一下目，等等。
（4）使工作日程与自己的身体状况、能量曲线相适应。能量曲线因人而异，一般的人上午精力充沛，因此，要利用这段时间去从事那些最有挑战性、最富于创造性的工作。而在你精神上、体力上和工作效率都在减退时，换做一些其他工作，或者做一些事先已经安排好了的工作，或者休息一下。
由于人们每天需要干的事情很多，事情又有轻重、急缓之分，大小之别，难免有时会顾此失彼，本来想干这件事，不知不觉却干起了别的事情，所以在有了工作日程表以后，最好随身携笔记本和备忘录用纸，这样你不但明确了当天的工作，也明确了此时此刻应该做什么工作。除随身携带笔记本外，使用卡片也是一个好办法。可以把卡片放在衣袋里、办公桌上、家里写字台和饭桌上、电话机旁、床边和厕所等地方，时时提醒自己。
在工作中，有时头脑中突然冒出一个新颖的想法，或者想起了什么必须干的事。如果这些想法与目前正在做的事有关联，那可以照着去做。如果它并不是要立即去做，今后做着更合适，那就把它记在备忘录上；对那些有意义的设想，可以利用星期天、节假日仔细研究，并加以归纳整理，这样，本来不太明确的事也明确了，你的工作和应办的事就更有条理了。
