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第23章 管理时间,提高效率(1)

学会管理时间,赢得精彩人生

初入哈佛的学生必须接受的一条建议是:“要学会管理时间。”二十几岁的年轻人,应该已经结束了大学生活,甚至有的人已经开始工作了,你是否会管理时间呢?

事实证明答案是“NO”,很多人忙于网络游戏,很多人忙于追逐爱情游戏,很多人把所有的心思都放在工作上,忽略了其他,还有的人浑浑噩噩,整天不知在忙些什么。管理时间是要我们能够合理地利用时间,以便利用好每一分钟的时间。

早在两百多年前美国尚未独立时,美国启蒙运动的开创者、科学家、实业家和独立运动领导人之一的富兰克林就在他编纂的《致富之路》一书中,收入了两句当时在美国流传甚广、掷地有声的格言:“时间就是生命”、“时间就是金钱”。

在富兰克林报社前的商店里,一位犹豫了将近半个小时的人终于开口了:“这书多少钱?”

“1美元。”店员答道。

“1美元?”这人又问,“能不能便宜点?”

“它的价格就是1美元。”店员坚定地说。

过了一会儿这位顾客又问道:“请问,富兰克林先生在吗?”

“在,”店员说,“他正在印刷室忙呢。”

“那好,我想我应该见见他。”这个人坚持要见富兰克林,于是,富兰克林就被叫了出来。这个人问:“富兰克林先生,请问这本书您能出的最低价格是多少?”

“1.25美元。”富兰克林不假思索地说。

“1.25美元?不是吧,先生?刚才您的店员还说是1美元一本呢!”

“这没错,”富兰克林说,“但是,我宁愿倒找您1美元也不愿意离开我的工作。”

这个顾客实在不甘心,他又磨蹭了一会儿,见没有效果,就说:“那好吧,就1.25美元好了。”

可是这个时候,富兰克林却开口道:“不,现在是1.5美元了。”

顾客简直不相信自己的耳朵:“1.5美元?您怎么又改了?”

富兰克林说:“是的。截止到现在,我因此而耽误的工作时间的价值要远远大于1.5美元了。”

这个人再也不说话了,他默默地把钱放到柜台上,拿起书出去了。

富兰克林先生给那个买书人,也给我们上了非常有意义的一课:对于有志者,时间就是金钱。

的确,时间是组成生命的材料,时间是创造财富的前提。“假如说,一个每天能挣10个先令的人,玩了半天或躺在沙发上消磨了半天,他以为他在娱乐上仅仅花了6个便士。不对!他还失掉了他本可以获得的5个先令……记住,金钱就其本性来说,决不是不能增值的。钱能生钱,而且它的子孙还会有更多的子孙……谁杀死一头生仔的猪,那就是消灭了它的一切后裔以及它的子孙万代,如果谁毁掉了5先令的钱,那就是毁掉了它所能产生的一切,也就是说,毁掉了一座英镑之山。”这是为成功学大师们所普遍推崇的美国著名思想家本杰明·富兰克林的一段名言。它通俗而又直接地向人们阐释了这样一个道理:如果想要获得成功,就必须重视时间的价值,学会管理时间。

生命有限,时间宝贵,而且时间就像河水一样一去不返,因此要学会管理时间,合理地利用好每一分钟,让时间更好地为我们成功的人生服务。

既然时间这么重要,那对于二十几岁的年轻人来说,怎么去管理时间呢?

1.要记录并分析自己的时间

用笔记下时间都耗在哪些地方了,是怎么耗掉的,然后分析哪些时间是被白白浪费了,做哪些事情用的时间多了,做哪些事情又用的时间少了,然后总结。

2.分类自己的事情

把事情先按时间顺序分类,如早餐到午餐之间该做什么,午餐到晚餐之间该做什么,如此按顺序分类,接着再把自己的事情按轻重缓急分类,最重要的放在最前面。

3.我的schedule(时间表、日程表)

通过第一步,我们知道了做每件事情所需要的大致时间,通过第二步我们知道了自己要做事情的顺序,然后就是编排schedule了。要有每天的schedule,每周的schedule和每月的schedule,当然,这个schedule要根据实际情况灵活变化。不过有一点要注意,就是小范围时间内的变动一定要在计划之内,比如,当天因为有紧急任务而打乱了当天的schedule,但当周或者当月的schedule不能变。

22UP成长宣言

卢梭说:“人们说生命是很短促的,我认为是他们自己使生命那样短促的。由于他们不善于利用生命,所以他们反过来抱怨说时间过得太快;可是我认为,就他们那种生活来说,时间倒是过得太慢了。”懂得管理时间的人,会使自己的生活井井有条,让每分钟都能得到充分利用,他们做的事情多,但是并不会因此而手忙脚乱。

创造性地利用时间

爱迪生曾慨叹道:“生命是如此短促,我有许多事要做,必须争分夺秒啊!”其实像爱迪生这样的大发明家一生发明颇多,经常钻进实验室好几天不出来,可以说是最善于利用时间的人了,可他还嫌时间不够。

很多人在浪费了时间后抱怨时间不够,有时间的时候却不好好利用,任时间白白浪费。时间是有限的,不可能一天有30个小时,也不可能一天少于24个小时,要是觉得时间不够用,就要创造性地利用时间,让一天多出几个小时来。

那么,怎么才能创造性地利用时间呢?

1.控制你的睡眠

人生命的三分之一是在睡眠中度过的。因此,控制好睡眠能够帮助你找到更多的时间。科学研究表明,正常的成年人睡眠时间以6~8小时为宜。最好在21~22点之间入睡,最迟要在23点以前入睡。清晨五六点起床最好,因为这时候是人的生物钟一天中的第一个高潮时刻。每个人可根据自己的生活习惯和工作做适当的调节。

2.提高阅读的效率

对于现代人来说,每天总会花费一定的时间去阅读报纸书籍,或者是上网看新闻浏览帖子。只要具备了快速阅读的技巧,就可大幅度地节省时间。比如对一些无关紧要的新闻或者娱乐消息,大可粗略地浏览。此外,还要做到有选择地精读,把精读的范围控制到最少。

3.随时记录

虽然工作的时间有具体的规定,但我们的大脑却总是在运转,而且时不时的会灵光一现,能够解决在工作中困扰我们好几天的难题,在这个时候,就需要我们及时把自己的灵光一现记录下来,因为如果没有及时的记录,就会导致永远的失去,过后是很难记起来的。还有,在人的生活中,总会需要各种各样的资料和信息,这是需要生活积累的,比如一个人的阅历,所谓见多识广的人就是因为他见的多,知道的多。年轻人阅历本来就不丰富,因此更应养成随时记录的习惯。随身携带一个袖珍笔记本,把自己遇到的有用的信息随时记录下来。

4.避免没有意义的杂谈

沟通是每个人在社会生活中所必须的。有人做过统计,一个人每天除去8小时的睡眠时间以外,其余的16小时中,约有70%的时间都在进行相互沟通和交流信息。适当的沟通是必要的,但有的人往往会说话过多,打个招呼都能说半个小时,还有的是和同事在背后说别人的坏话。有的人说话从来都不顾及别人的感受,张口就滔滔不绝地说,停不下来,明明别人要工作了他还在说,这不但会引起别人的反感,更重要的是这种说话还浪费了他自己的宝贵时间。时间就是生命,浪费了多么的可惜啊!有的人工作的第一件事就是打开QQ和各种好友、陌生人挨个问好,然后就开始天南地北地聊,一直聊到下班还没有尽兴,有的甚至还要加班聊,这种没有意义的杂谈浪费了我们多少时间啊!有的谈话只需要点到为止,说句“Hello”就可以,有的根本就不需要说话,点头示意甚至一个眼神都可以代替一段冗长的话。

5.现在就行动

明日歌中说:我生待明日,万事成蹉跎。年轻人,不要以为自己还有很多的时间可以挥霍。想到什么,经过筹划马上展开行动。要做大事,就要争分夺秒,不能拖拖拉拉,因为拖拖拉拉的终点就是生命的终点。年轻人的冲劲和拼搏精神就应该表现为马上就做,让自己的想法时刻保持新鲜,让想法早点付诸行动,变成现实。

6.勤于思考,找出事半功倍的捷径

有的人很鲁莽,不会思考,工作交代下来,埋头就做,经常一条道走到黑,还完不成工作,即使最终完成了工作,也是浪费了大把的时间。年轻人,要学会聪明省力地做事情,就要勤于思考。在做具体事情之前,一定要腾出一定的时间去思考怎么做、怎样才能做得好、怎样才能做得又好又快,经过思考,有了具体的好办法,做事时就不会盲目和慌乱,按照想好的方法一步一步来做,往往会做得又快又好。不过捷径是等不到的,只有通过思考才能找得到。

7.不要固执

固执害人不浅。在工作中,没有一帆风顺的,往往会遇到困境,遇到一时解决不了的难题。这时候,很多人都会有一种“不解决难题誓不罢休”的固执,坚决挑战牛角尖,甚至不吃饭不睡觉,最后固执到自我癫狂,还是没有解决那个所谓的难题。因为执著于解决难题,所以其他的事情一概都耽搁下来了,当天的任务没有完成不说,还影响了第二天的工作,这都是固执惹的祸。人不是万能的神仙,总会有解决不了的难题,执著在这些上面只会浪费时间。而且有的时候人的大脑会比较笨拙,运转不灵,如果执著于解决难题只会让自己更笨,把所谓的难题放一放,先做其他的事,等大脑恢复灵活的时候再解决难题不失为一个好办法。

22UP成长宣言

生命就是一个利用时间的过程,谁把自己该做的事情无端地向后拖延,那谁就是在无端地浪费生命;谁重视时间,时间就会对谁慷慨;谁会合理而充分地利用时间,时间就会服服帖帖地为谁服务。切记:时间给浪费者留下的是遗憾和惆怅,给珍惜者献上的是壮美的人生。

制订时间表,从容应对各项事务

一个人在一生中会做很多事情,他的每一天也会做很多事情,但是在他离世后,每一天里做的很多事情不会出现在他的生平记录里,但是这些没有记录下来的事情却花费了他一生中大量的时间,而这些事情根本不重要。

因为很多没意义的事情而浪费生命中很多的时间是最可悲的事情了。可悲之处在于,时间的主人没有制订一个顺序表,没有时间表,时间就这样无情地被那些微不足道的小事给占去了,一生中用于建功立业的时间就会所剩无几,成功不会来,失败是必然的结果。

无规矩不成方圆,没有很好地安排时间怎么能自如地应对繁杂的事务呢?

著名数学家华罗庚在他的《统筹法》里举过这样一个例子:想泡壶茶喝。但当时的情况是:开水没有;水壶要洗,茶壶、茶杯要洗;火生了,茶叶也有了。怎么办?

有三种办法。

办法一:洗好水壶,灌上凉水,放在火上;在等待水开的时间里,洗茶壶、洗茶杯、拿茶叶;等水开了,泡茶喝。

办法二:先做好一些准备工作,洗水壶,洗茶壶、茶杯,拿茶叶;一切就绪,灌水烧水;坐待水开了泡茶喝。

办法三:洗净水壶,灌上凉水,放在火上,坐待水开;水开了之后,急急忙忙找茶叶,洗茶壶、茶杯,泡茶喝。

办法一总共要用16分钟,而办法二和三都需要20分钟,办法一做事的顺序很适当,节省了时间,是最好的办法。

这个例子能够给我们很多的启发,尤为重要的一点是,只要合理地安排好了做事的顺序,你做事就会省时省力,而且又快又好,还能有时间去从容应对其他事情。

二十几岁的年轻人,可能你对事业还没有头绪,对未来还没有规划,整天会有数不清的小事向你涌来,你怎么办呢?制订一个顺序表是必要的,把自己想做的事情和自己必须做的事情放在时间表里,排出顺序,就不会被那些小事所困扰,也可以从容处理自己应该做的繁杂事务。

有这样一则寓言:

一个哲人看到一个农夫在砍树,每一斧都只能砍下一小块树皮,斧头实在是太钝了。

于是,哲人问农夫:“你为什么不把斧头磨快了再砍呢?”

农夫回答说:“我没有时间磨斧头!”

在这个寓言里,农夫没有安排好事情的顺序,磨快了斧头不是可以更好地砍树吗?但农夫很急,他要马上砍树,以便更早地砍倒大树。

由此可以看出,有的事情并不是早做就可以先完成。因此,制订一个好的顺序表是必要的。

1.重要且紧急的事情应该放在第一位

这些事情由于它的重要性和紧急性,所以应立刻或者在近期内必须做好。如果它的紧急性是由于拖延造成的,那就不能再拖延了。这些事情在顺序表上应该排在第一位。

2.重要但不紧急的事情应该放在第二位

举个例子,考一个高级会计师证书对你来说是重要但不紧急的事情,你却被一个紧急的小事给影响了,没有及早安排好复习时间,导致了高级会计师资格证书没有考到,损失的是近10万元的年薪,而那件紧急的小事给你带来的收益只不过几十元而已。这种不紧急但重要的工作对生活和事业都会有很大的影响,如果你不及早采取初步行动,它们就可能被无限期地拖延下去。

3.紧急但不重要的事情放在第三位

不过有时需要做适当的调节。如果有人要你去主持会议,或者发表演讲,或者去参加会议,一般你会把这些事情作为次优先级别来考虑,但如果有人当面请求你去做,而你当时想不出婉拒的理由,就得马上去做了。

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