新闻观点在公文写作中的应用
徐志宏
摘要：新闻写作和公文写作是应用文的两个重要领域。两者在应用范围、表达方式、文章结构等方面存在显著的差异，但实质都属于传播范畴，存在追求高效率表达、从事实出发、地位赋予功能等诸多共通之处。本文尝试以新闻学观点，探讨提高公文写作水平的途径。
关键词：新闻、公文写作
公文是公务文书的简称，它是国家机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。根据国务院办公厅1993年修订发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，公文种类主要包括：命令（令）、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。在各类企业中，所指的公文一般为商务公文，主要分为介绍报告、请示、会议纪要、工作计划要点、公司及产品介绍、信函、讲话稿、可行性报告、工作总结、市场调查报告、说明等。
公文的基本功能，包括规制令使、明事通情、参谋决策、宣传舆论、商洽联络、存储凭证等。
正因为公文在政治和经济活动中发挥着广泛和重要的作用，大学开办的文秘专业以公文写作为主要课程，社会上也经常举办公文写作培训。但是，学习培训的内容大多局限于套用各类公文的格式，甚至连诸如请示后要写上“请批示”都不会忽略，而往往忽视了公文内容对写作目标的表现力。培训班经常将新闻写作和公文写作同时纳入培训内容。在国家机关和企事业单位中，我们也经常看到，专职从事公文写作的同志往往出身中文和新闻专业。这给了我们一个启示，新闻学领域有一些观点和方法可以为公文写作所借鉴。
一、新闻写作与公文写作的特点比较
新闻学观点能否为公文写作所用，首先要对新闻写作与公文写作的异同有一个较为清晰的认识。只有两者有共同点，才有相互借鉴的基础。
（一）受众
一般观点认为，新闻写作和公文写作在受众问题上存在巨大差别。新闻写作主要面向公众，而公文写作只针对特定人群，甚至是少数人。但是，目前新闻也呈“小众化”趋势，如果将公文写作的受众看作是一个“小众”群体，那么新闻写作与公文写作在受众问题上也就具有了共通点。
（二）媒介
新闻作品的发表和传播，有一定的媒介制约，主要依靠报刊、电视、广播等媒体。而公文的传播，一般不依赖于外在媒体，往往利用行政系统的内部渠道。但是，媒介的差异并不影响公文传播的效果。事实上，对于小众化的市场，固定的信息传递渠道在传播效果上具有更高的可靠性。
（三）内容
新闻写作和公文写作外在的最大区别是表现形式。公文写作往往有固定的格式，经常使用概念性的定性语言来表达主题，讲求概括性和条理性。新闻写作则要以新闻事实来表达观点，用语要求客观，在客观真实的基础上要求具体性。但是，剥离格式的外壳去看，公文更像新闻报道和新闻评论的结合，既要有事实的陈述，也要有分析得出的结论。
（四）选材
大家所看到的公文，如条令、通告等，往往不需要展示具体的事实和使用具体的素材，而新闻则要有具体的新闻事实。但这一点实际上并不是公文写作和新闻写作的差别。这些公文的背后，都隐藏着对大量事实的分析，条令、通告等不展现公文的形成，而是以前期大量事实作论证基础。
黄旦在《新闻传播学》中提出“构成新闻传播必须具备4个基本因素，即：传播者、传播内容、传播媒介、接收者，缺一不可。新闻传播就是在这四个基本要求组成的结构内进行的。”既然新闻和公文在传播者、传播内容、传播媒介、受众四个要求方面没有本质的区别，因此公文写作借鉴新闻学观点不存在现实障碍。
二、对公文特性的再认识
新闻是一种人工化的信息，经过新闻工作者的加工制作，与最初的信息不仅存在着性质上、形式上的不同，在内容上也是有差别的。公文也是如此。
（一）真实性
真实是新闻的生命。公文也要讲求基础事实的真实。新闻往往以不露声色的报道方式来实现舆论引导，因而精心筛选出能够体现事件全景的新闻事实。而公文更加要去除个人的价值判断，从单位的视角出发，分析判断事实的影响。由于公文往往涉及决策，其真实性直接决定决策的有效性，所有对真实性的要求应该比新闻还要高，特别是公文往往大量应用内部准确掌握的数据来说明事实，具有更好的客观真实性。因此，真实性是公文写作的基础。
（二）时新性
新闻贵新，时新性的直接表现就是能够给人们带来新信息、新情况，解除人们对一定事物的未知状态。正是时新性，使得新闻信息与一般的信息得以区别。公文的时新性往往被其对观点的概括所掩盖，特别是会对一些问题进行再三研究，使其表面上看起来仍是对过往事实的延续。实际上，公文所揭示的问题必然依据受众尚不清楚的事实，即解决受众对事实的未知状态。如果是过往观点，必然有新的事实支持；如果是过往事实，则必然发现了新的观点。
如果不具有时新性，则公文写作的必要性就不存在。
（三）及时性
一般而言，新闻都是得到及时或实时传播的信息。及时性的特点，是从新闻传播的时间性上对新闻的一种规定，只有及时才能确保新闻内容的时鲜性。传播的及时性被视作是新闻仅次于真实性的第二生命。公文也讲求及时性。在实践中，经常碰到公文在未能及时处理后，只能搁置或重新起草的情况。“所谓世易时移，时事易也。”在企业和商业的公文写作中，因为市场瞬息万变，对时效性的要求更为突出。
三、公文价值的体现
新闻价值是新闻客体的属性、功能对新闻主体的效应。所谓新闻主体，是指传播者和受众，而新闻客体，通俗地说，就是新闻事实和新闻文本。新闻价值要素是新闻事实对主体产生新闻价值效应的客观依据，主要要素包括时新性、重要性、显著性、接近性、兴趣性五个方面。
对于这些要素，可以借鉴应用于公文写作。
（一）时新性
新闻价值的时新性包含两层含义：一是指客观事实发生的时间性，二是指在时间性基础上事实内容的新鲜性。在这两层含义中，时间性对新闻具有更大的意义。但作为最终要得出结论的公文写作，其时新的概念更像新闻评论，偏重于第二层含义，即事实内容的新鲜性。因此，公文写作的重要工作，是挖掘事实内容的新鲜性。
（二）重要性
新近或正在发生的事件和现象能否成为真正的新闻事实，最关键的条件是要看该事件或现象的重要程度。重要性要综合事实对以下问题的影响来判断，一是影响人的多少，二是影响时间的长短，三是影响范围的大小。开展公文写作的前提，就是从以上三个方面判断所掌握事实的重要性。重要的事情更需要进行及时的决策，重要的事情也更容易引起领导的关注。开展公文成文的基础，是履行地位赋予功能，即通过文章的陈述，突显所谈问题对单位的重要性，从而获得更高的关注度。
（三）显著性
所谓新闻的显著性，是指某件事情客观表现为不同于普通事物，具有激发和吸引人们注意力的内在力量，造成这件事情的主体既可以是人，也可以是物，还可以由时间或空间上的特殊性组成，如特定的纪念日等。在公文写作中，最多应用的是问题的显著性。每个单位在每年或某个阶段、在某个地域都会有要解决的主要矛盾，所出台的措施和政策也会围绕这些问题制定。如果公文本身就是这些问题的一部分或与之相关，自然会引起高度的关注。公文写作最常见的做法，就是与这些主要矛盾挂钩。
（四）接近性
作为新闻价值属性的接近性，核心是指新闻事实与新闻主体，特别是受众，应具有高相关度，即“距离”很近。这个“距离”，既包括事实产生或发生的空间与新闻传播的受众是否接近，也包括事实本身产生的作用和影响与人们利益的关联程度，还包括新闻事实与人们在心理上、情感上的距离关系。距离越近，人们越容易关心。接近性是公文写作的一个重要出发点，为了实现接近性，公文写作在文字的运用上应该由浅入深、简单明了、通俗易懂，接近受众与公事的“距离”。
至于新闻价值的兴趣性，是新闻娱乐化的一个重要理论依据。但公文基本不存在兴趣性的空间，只有在反映一些非常态的变化时，才能体现出新闻价值的兴趣性，公文写作操作的余地很小。
四、改进公文写作的途径
公文所具有的特点和其价值体现与新闻具有高相似性，因此，我们可以引入部分新闻写作的观点，改进公文写作。
（一）高效率的表达
写作新闻的语言直接决定着新闻传播的效果。新闻语言要求满足准确、通俗、具体、简洁、生动等标准。写作公文的语言同样直接决定传播效果。但不同的是，公文对高效率的表达有着更高的要求。通俗地说，是要用最少的字把事情的前因后果、甚至解决办法说清楚。
这样做的原因，是公文受众与新闻受众不同，不追求故事性、生动性，而是特别强调语言的简洁和逻辑的严密。因此，写作公文的语言应具有简洁、准确、通俗和逻辑严密等特点。夸张一点说，公文的每一个字都应该是紧密围绕主题的有意义的表达，力求准确、鲜明、生动，力戒说大话、空话、假话、套话，不能言之无物，也不能哗众取宠。
简洁鲜明不仅是新闻写作，也是公文写作过程中必须始终遵循的原则。简洁到位的描述能够实现高效率的表达，并突显公文的价值。简洁可以缩短写作时间，提高传播的时效性。
在奉行简洁原则的情况下，能够促使公文结构更加清晰。观点鲜明有利于在公文写作中突出重点要素，增强受众的理解力。实现简洁鲜明，不仅依赖于写作者的文字操控能力，更建立在写作者对公文价值的准确判断和对最重要论据的敏锐识别。
先行撰写提纲是实现高效率表达的良好途径。与新闻一般不出现数字编号相左的是，写作公文大多会按照事件发展的逻辑顺序，进行数字的递进排序，体现所反映事件或观点的发展过程。对同一层意思进行深入细致的分析，可以下设另一类数字排序，反应总分关系。通过整理提纲，可以理清语言表达的层次，并便于校对逻辑的严密性。例如，对前面列出问题的，后面就要有解决问题的措施；反之，对前面没有出现的问题，后面就不应该出现解决措施。
导语，是新闻写作中最重要、也是最难的部分。导语的重要不仅因为它位于消息开端这样一个重要位置，更重要的是导语在消息中所起的作用。导语高度概括着新闻事件的面貌，集中表现着新闻的核心内容。并且，也是一篇新闻的导读，是引导读者向新闻的深层信息进行的标志。一个好的导语，实际上已经建造了展开新闻报道的逻辑顺序与基本构建。公文中相对应的是俗称文章要“穿靴戴帽”的“帽”，作用与新闻导语相同，但往往是最容易为人忽视的地方。在实践中，导语写了一大串“为了”，实际与后面具体内容对不上的比比皆是。还有一种比较普遍的错误，就是怕与后面文不对题，所以导语写得长之又长，与正文内容严重重叠。公文写作的导语，最常见的采用类似新闻概述型的导语，即对新闻的核心内容用概括的方式或者直接叙述方式写成，开门见山，单刀直入，简明扼要地交代新闻中最为重要的内容和意义。在陈述意义时，要注意为对应展开深层分析提供逻辑顺序和基本构建埋下伏笔。
（二）真实性
公文写作的主要功用是陈述事实、说明观点、提出措施，重心落在观点上。因此，公文对事实的应用，与新闻一事一消息的报道方式不同，而与新闻评论相似，公文反映的每一个观点后面不仅都应有事实的支持，还要有充足的事实支持。为了充分论证观点，应收集大量的事实，包括事件发生的具体过程和相关的背景资料，以便进行观点价值的辨识和确认，并为论证提供论据选择的余地。
准确是新闻写作的基本要求。公文写作完成后的下一步应用，往往是决策或措施的实施，关系重大。因此，准确同样是公文写作的基本要求。要尽最大力量保证用作论据的事实准确无误，防止因错误的论据导致错误的判断。要保证确有其事，并且事实发生的时间、地点、过程、涉及人员以及因果等构成事实的基本要素必须准确无误。引用的各种文件、史料、数字、报告也必须准确无误。
要保证作为论据的事实的可靠性和有效性，首先要做到尽可能从可靠的来源获取事实信息，企业内部统计资料等是说明企业自身情况的可靠依据，国家政府部门、行业协会等也是准确性较高的权威渠道。而其他社会咨询机构有偿提供的事实信息也具有一定的参考价值，且往往都已形成了一些可供参考的观点，但在准确性上有一定局限性。报刊提供的信息具有复杂性，行业报刊，特别是企业办报刊，所载信息对研究该行业的问题可视为权威渠道，但公众报刊的信息准确性相对较弱，甚至出现自相矛盾的情况。从互联网等信息活跃的平台，可以免费、快捷地获得大量信息，但事实信息的严谨性降低，准确性难以保障。因此，如确拟采用准确性得不到权威保障的信息时，应参照新闻的“谨慎取证”原则，对该信息进行另一个甚至几个信息渠道的举证和确认。如实在无法验证的信息，不能采用。
对确定采用的信息，即使是单位内部信息，也应交代来源。事实信息是公文提出观点的基础。信息来源是帮助受众判断信息的准确性与真实性的重要条件。只有指明了信息来源的时候，公文受众才能根据信息来源的权威性去判断论据的可信程度，进而确定观点的可信程度。不能清晰交代信息来源的公文，最容易在信息的可靠性上被受众质疑，从而使公文反映的观点几乎成为不足为信的传闻。
