第一节公文文面格式
公文的文面格式是指公文正式文本的印制规格样式。它有极强的程式性、规范性，这既有利于公文的处理，也有利于公文的写作。为提高公文写作和处理的质量和效率，必须注重公文文面格式的规范化。
一、公文文面格式的类型
1.公文式文面格式
公文式文面格式即公文格式。这也是公文中使用最多的文面格式。
2.专业规范文本式文面格式
专业规范文本式文面格式这是指行政职能机关和管理部门，在职能管理工作中所制发的一些专用公文规范文本形式。这类文面格式规范、简明，填写、处理和使用都比较方便。
3.一般文章文面形式
这种文面形式灵活、简便，但却不够规范。这也就是通常说的“白头文件”文面形式。
二、规范的公文文面格式的作用
1.保证公文的完整、正确、庄重，是公文权威性、有效性的具体表现形式。
2.可以为公文的撰写、处理与运用提供方便，也为公文的立卷归档提供方便，有利于提高办文效率，进而提高工作效率和质量。
3.可以为办公自动化奠定基础。
三、公文文面格式的特点
公文文面格式具有规范性和确定性的特点。按照《条例》、《办法》和《公文格式》国家标准的规定，公文的组成部分是确定的，不能随意更换增删；公文的文面格式是有统一规定的，各级机关、单位、团体都必须按确定的、规范的格式撰制、印发公文。只有这样，才有利于提高公文处理和公文写作的质量和效率。
第二节公文的格式
公文格式即公文规格样式，是指公文中各个组成部分的构成方式。它和文种是公文外在形式的两个重要方面，直接关系到公文的效用的发挥，包括公文组成、公文用纸和装订要求等。
一、公文的一般格式
1.标题
公文标题由发文机关、发文事由、公文种类三部分组成，称为公文标题“三要素”。
2.主送机关
上级机关对下级机关发出的指示、通知、通报等公文，叫普发公文，凡下属机关都是受文机关，也就是发文的主送机关；下级机关向上级机关报告或请示的公文，一般只写一个主送机关，如需同时报送另一机关，可采用抄报形式。主送机关一般写在正文之前、标题之下、顶行写。在标题下空1行，左侧顶格用三号仿宋体排印，回行时顶格，最后一个主送机关名称之后用全角冒号。
3.正文
这是公文的主体，是叙述公文具体内容的，为公文最重要的部分。正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神，写法力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱。请示问题应当一文一事，不要一文数事。文中的结构层次序数应准确掌握和使用，即：第一层用“一、”，第二层用“(一)”，第三层用“1.”，第四层用“(1)”。第三层的“1.”不能写成“1、”，即不能把小圆点写成顿号。在正文层次不多的情况下，第一层用“一、”，第二层可用“1.”。在正文中，只能用仿宋、小标宋、黑、楷4种字体，均用三号字。正文中只有一级小标题的，小标题用黑体字排印；有两级小标题的，第一级小标题用黑体字排印，第二级小标题用楷体字排印；有多级小标题的，第一级小标题用小标宋体字排印，第二级小标题用黑体字排印，第三小标题用楷体字排印，第四级小标题用仿宋体排印。除小标题之外的正文文字，有双文种的(既复合型公文)，第一文种的正文用楷体字排印，第二文种的正文用仿宋体字排印。
4.发文机关
写在正文的下面偏右处，又称落款。发文机关一般要写全称。也可盖印，不写发文机关。机关印章盖在公文末尾年月日的中间，作为发文机关对公文生效的凭证。
5.发文日期
这是指定稿形成公文的时间(不宜叫做发文时间，因发文时间往往在成文时间之后，是印发公文的日期)。除公文正文中专门说明生效日期者外，公文的成文日期就是生效时间。成文日期通常以领导人签发的日期为准；联合行文以最后会签单位领导人签发日期为准；凡是经会议通过方能生效的公文，以会议通过日期为准；电报以发出日期为准。成文日期的位置，除法规、规章及决议、决定、会议纪要等会议文件常以签注形式安排在标题之下外，其他都位于正文(或附件)之后右下方，发文机关下面右空4个字距并排一行。成文时间一律用规范小写汉字数码标明完整的年、月、日，如“二〇〇九年六月三十日”，而不能写为“200九年6月30日”或“二〇〇九年六月卅日”“二〇〇九、六、三十”之类。党的机关公文成文日期则用阿拉伯数字标识。发文机关及成文日期也合称为落款。
6.主题词
一般是将文件的核心内容概括成几个词组列在文尾发文日期下方，如“人事任免通知”，“财务管理规定”等，词组之间不使用标点符号，用醒目的黑体字标出，以便分类归档。般位于末页下端抄送机关或印制版记上方，“主题词”用三号黑体字，居左顶格标注，后标全角冒号，主题词词目用三号小标宋体字，一篇公文最多不超过5个主题词。每个词目之间空1字，主题词下方排印一条横线。第一个词是标准用语，省里通知有固定格式，最后一个词是公文种类。
7.抄送单位
抄送单位是指需要了解此公文内容的有关单位。一般均用上下两条线隔开，抄送指除主送机关以外的其他需要告知公文内容(需要执行或知晓内容)的上级、下级和无隶属关系的机关，应当用全称或规范化简称、统称。抄送机关名称标注在印制版记上方，主题词下方，用横线把主题词和印制版记隔开，抄送机关名称前加“抄送”二字用三号仿宋体字左边空1字排字，后标全角冒号。抄送机关名称之间用顿号或逗号隔开，末尾用句号。一行不够用二行，二行与冒号后对齐。
8.文件版头
正式公文一般都有版头，标明是哪个机关的公文。版头以大红套字印上“(机关)文件”，下面加一条红线(党的机关在红线中加一五角星)衬托。
9.公文编号
一般包括机关代字、年号、顺序号。几个机关联合发文的，只注明主办机关的发文编号。编号的位置：凡有文件版头的，放在标题的上方红线与文头下面的正中位置；无文件版头的，放在标题下的右侧方。
编号的作用：在于统计发文数量，便于公文的管理和查找；在引用公文时，可以作为公文的代号使用。
10.签发人
许多文件尤其是请示或报告，需要印有签发人名，以示对所发文件负责。签发人应排在文头部分，即在版头红线右上方，编号的右下方，字体较编号稍小。一般格式为“签发人：×”。
