大学的运营管理，虽然会因各个大学分别所具有的特色和传统而有所不同，但总体是通过教师团队的自治来进行的。国立大学的情况，虽然也属国家机关中的一部分，不是完全独立的组织，但是，只要不是来自于教师团队的意志决定，那么，学校的一些功能就不可能得到发挥。这是不言自明的道理。
因而，只要是大学过去已经决定的事情的原委、理由等没有让所有成员都清楚的话，那它就缺乏做出恰当判断的条件。另外，因为大学在社会文化活动占有中心地位，因此，保存自身活动的足迹亦是文化本身应发挥的作用。
但是，不能不承认，在全面观察国立大学整体时，我们会发现：教师团队的这种运营功能在系统地保存与大学活动相关资料这点上，显得异常的弱。
当然，和一般的政府机关同样，文件的整理、保存工作通常由负责后勤的机构来承担。（福岛大学教育学部事务部分担规章第三条第十一、十三号）
并且，福岛大学文件整理保存规章是以“谋求本校文件保存的正确、顺利和提高工作效率”为目的，把全部文件按第一类（永久保存）到第五类（保存一年）来区分来进行保存的（第三条）。但是，鉴于大学管理运营的特点，例如，既存在因为学部内部各种委员会没有将相关资料作为保存对象这一难点，也存在对超过规定保存时限的文件进行处理的问题。
在该规章的第十一条，规定把超过保存期限的文件刊登在废弃文书的登记册上（第十一条）。但是，在日常性事务处理方面，过了保存期限并不意味着该资料没有了存在价值，倒不如说因时间的关系更能提高其资料的价值。因此，超过保存期限被称为“废弃”的文件在“保存”上仍然十分重要。但是，一般针对我国政府的各部门所颁布的文件，这种保存资料的想法非常少。当我们把超过保存期限的文件称为“废弃”时，从日语语感上，会有废弃=去除、抹掉的印象。而在欧洲，废弃=disposition，并不意味着资料的消灭=destruction这层意思，（关于这一点，安泽秀一在“信息资源、记录管理、文件保存——史料馆、文件馆的作用和意义”一文有所详述。请参考《东京大学史纪要》第五期，1986年2月。还有，在同期的大学文件馆特集中）。 就是说，所谓废弃文件只是将过了保存期限的文件资料从事务处理部门转入其他管理部门中。保存文件是体现文件最终被如何处置，而绝不是其反面。
另外，关于保存大学文件的论点还有很多。但是，关于大学文件的保存意义，请参考之前刊登的《东京大学史纪要》以及大藤修、安藤正人所写的《史料保存和文件馆学》第三章（吉川弘文馆，1986年9月）。以及小川千代子在《日本教育史的来往》第36、37期中（1986年4月，5月）发表的“大学文件馆的现状——以德国的情况为中心”一文和寺崎昌男在《日本教育史的往来》第38期中发表的“大学文件档案馆的工作”（1986年7月）一文。
