举个简单的做家务的例子吧:假设现在是周六下午,你需要做下面几件事:去银行办手续(20分钟,其中排队10分钟),买菜(30分钟),烧菜(30分钟),洗衣机洗烘衣服(2小时),扫地(10分钟),读报(10分钟),吃饭(30分钟)。其中我们看到洗衣服需要等最长的时间,但在洗衣服的过程中并不需要多大监控,所以在洗衣服的时候可以做其他事,用并行处理的方法,那么我们做完所有这些事的时间大概只要2小时:
而如果没有利用“并行时间”,所有任务都按照顺序完成的话,那么就是整整4小时10分钟,其中有2个多小时就比较浪费了。有的时候团队合作完成一件任务也一样,如果写一本书的时候需要等全部的内容写完才开始设计封面,设计插图,那么出版的时间就会相应延长了。
在开始做事之前可以分析一下事物任务之间的联系,看看哪些是可以同时做的,哪些地方可以顺路,把要做事情的先后想好列出来,把顺序重新安排组装。如果有一个大的项目,可以看看它们是不是可以分拆成几个小的项目,不同的“模块”,可以分别让不同的人同时进行,然后再把这些“模块”像乐高积木那样拼搭起来。
缺乏主动性:有些朋友们可能比较内向不够主动,和客户联系了以后,或者和其他同事沟通分配了任务以后,就在那里默默等待他们的回复。很长一段时间过去了,心里会纠结怎么他们还没有回音,但除了等候以外却迟迟不采取行动。而客户或许忘了这件事或许把这件事搁在一边,同事们也没有什么压力,这样慢慢悠悠地处理着,任务就这样耽搁了,时间也就这样等过去了。
在和同事、客户交流的时候,给他们一个明确的答复期限,自己心里再最多设置1~2天的缓冲期,如果缓冲期到了还没有得到回应,那么一定不要不好意思去询问事情的进度。对于那些有“拖延症”或者自律能力不够的人们,要敢问敢盯,特别是对你重要对他们或许无所谓的事。否则你的任务搞不好就一直完不成啦!
小练习
想一想生活中有哪些任务安排不合理导致空等的情况,想一想可以怎样重新设计安排它们。
一等二靠三落空,一想二干三成功。
——民间俗语
怎样在繁忙工作中抽出时间尝试兴趣爱好和兼职作为运动员,我们都习惯了快节奏的生活,闲余时间是很难对付的。
——迈克·乔丹(篮球运动员)
每年生日或者新年的时候,我和周围的好多朋友一样,对新的开始充满了斗志和希望。
“我打算今年学钢琴。”
“我打算今年考出高级口译证书。”
“我打算今年接几个编程私活。”
而到了下一个生日或者年终的时候,看看去年那份列得满满的清单,可以在哪些目标旁画下一个勾,又有哪些会延续到明年、后年、大后年呢?
“哎呀,平时工作好忙,完全没有时间做这些事情呢。”会不会常常这样想?
确实,对大多数上班族来说,每天24小时,工作就要占掉8小时或者更多(不用说好多加班族每天可能工作12个小时或者更多),而保持良好的精神状态和健康大概需要7小时的睡眠,路上来回大概1~2个小时,3顿饭光吃不烧至少也要花1小时吧(再少估计会严重影响消化和营养了),每天不做其他杂事比如家务什么的似乎也就剩下四五个小时的时间了,而且都是零零碎碎的。怎么有空做这些“副业”呢?
不过,周围鱼和熊掌兼得的成功例子也很多啊:比如NateSilver,畅销书作家,体育政治预测家,统计学家,被评为近几年来最有创意的人之一。最初也就是KPMG的一名小顾问,而他在上班之余逐渐开发了他感兴趣的棒球比赛和大选结果预测系统,并后来一举成名,成立了自己的咨询公司。
下面这些小贴士,或许可以帮助你在百忙之中找出一点时间,做更多丰富自己人生的事!
记录分析你的时间使用情况:
用一个记事本或者一款app记录你一周以来每天的时间使用情况,包括吃饭、上班路上、上网等的琐碎时间,到了周末可以回顾一下自己上周的时间是怎么花的。
以前我自己就可以说是一个反面的例子。在记录了时间以后,我发现自己以前每周在上社交网络和论坛看贴上花费了20多个小时!虽然我平时知道自己每天会浪费一些时间在这些网站上,但20个小时是一个很让我惊讶的数字,很多时候在网上晃着,时间就这样稀里糊涂地过去了,很多时候我也不是真的很喜欢去看这些娱乐新闻和八卦,都是无意识的。而如果每周20个小时都利用起来的话,足以让我一年里学会几门外语,学弹几样乐器,做几次义工了!
只有忠实地记录并且分析自己的时间使用情况,才会发现很多理想和现实中的区别,才会发现哪些地方应该花时间却没有花,哪些事情不在计划之中却浪费了很多时间,从而优化自己的时间安排并更好地执行,完成自己真正想做的事情。
每天早起一小时,早睡一小时:
有尝试过大清早起床的奇妙体验吗?大概五六点钟天既亮未亮,星星点点的路灯还亮着,周围没有嘈杂的车流和繁忙的人流,感觉很清净、很清爽。
这时候是不是会有很多灵感和创意呢?如果你想画画或者写作、学外语,不妨在这个时候进行——没有人打扰你,没有电视节目干扰你,给自己一个和内心深处对话的机会。而这一小时感觉是额外的礼物,也不会影响日常的工作。
早睡一小时,少看点肥皂剧,少打点游戏吧,如果只是赖着不想睡觉的话。
合理利用上班的清闲时间充充电:
很多工作其实都不是100%的时间都会忙着,总是会有一段时间比较清闲。如果这段时间你也要待在办公室朝九晚五的考勤,会不会觉得比较无聊呢?与其在各大购物网站上血拼或者刷一天的娱乐八卦,倒不如花点时间给自己充充电什么的,加强一下专业技能或者给公司开发一些新产品、新创意。而现在电子书和有声读物也都很多,不妨在这时间看看听听自己想学习了解的内容,准备自己需要备战的考试。而在线学习网站的兴起也可以让你在电脑旁就可以旁听沃顿、斯坦福等各种课程。或者,如果你也爱动笔爱写字,可以写写小说或者给杂志投投稿。
我的老板比较开明,所以工作时间不忙的话我就会看一些比较感兴趣的书籍或者做做MBA作业,看看CFA复习大纲,这样为我争取了不少学习时间,而这些学到的知识对我的工作也是很有帮助的。
利用上下班路上等“边角料”时间:
利用在公交车地铁上的“边角料”时间也能做不少事,前面的章节中已经提到过就不再赘述。就举个小例子吧:一个朋友旺财在纽约的投行上班,工作时间很长也很忙,但他又对编写手机app比较感兴趣,所以就每天趁着从新泽西到纽约地铁来回一个多小时的时间学学C语言,几个星期里就自己编了一个小游戏app给自己玩。所谓聚沙成塔,滴水穿石,说的就是这个。
所以说,时间就像海绵里的水,挤一挤,总是有的。
今天是你唯一能够掌控的一天,好好利用——培养一个兴趣爱好,让自己精力充沛,充满热情地去生活。
——戴尔·卡耐基(管理学大师)
把“边角料时间”变成“黄金时间”
时间是我们最想要,却最不擅长使用的东西。
——威廉·佩恩(实业家)
生活中几乎每天都有不少无聊的“边角料时间”:在4S店等待技师们给车保养的时候,在咖啡馆约了朋友喝下午茶,但朋友路上堵车还没到的时候,在医院等待医生问诊的时候,在飞机上或者地铁上从一个地方到另一个地方的时候。这些时间,是不是让你觉得很无聊很鸡肋呢?
不过,这些琐碎的时间却也恰好是看书或者处理小事效率极高的时候——很少有其他时候像等待的时候,没有其他事物分散我们的注意力!这种“等待”的状况,和在电梯里做电视广告、在飞机上发免税物品购买目录的流行,其实是一个道理。这时候,没有什么其他的事情让我们去关注,我们在此时可以看可以做的事情比较单一,容易集中注意力!
在无聊的边角料时间里可以做的事情很多,可以根据零碎时间的长短灵活安排:如果是短途公交或者等人时间不是很长,可以看看当日新闻,列一下今天或者明天的安排,学两句喜欢的外语会话,打个简单的电话。而在飞机上或者给车保养这样比较长的时间,可以小憩一下给自己充充电,好好自省一下最近和将来的打算,或者看看书写写文案。
出门的时候我常常会带上一个iPad,在边角料时间把平时想看却没什么时间读的电子书拿出来好好阅读,或者好好列一下自己的任务安排,或者好好静下心来冥想,反思自己总结自己。我发现每次在这个时候,看书的效率都特别高,也更能静下心来好好思考。而对于不太耐心的我而言,这样做还有一个好处是:不会因为等待而觉得无聊和焦虑。即使朋友堵车晚到了,或者看医生要排队,也会从容许多,心情好很多。
此外,别小看这些琐碎时间,如果每天都能有20分钟的边角料时间,那么一年就有20×365=7300分钟=122小时=15个工作日时间=5个全天的时间。假如你打算学一门3个学分的课程(相当于45小时),那么一年的边角料时间里你可以学3门不同的课程;假如你读一本书大概要10个小时,那么一年的边角料时间里你可以多读12本书;假如你是一个销售人员,每次给客户打电话大概是20分钟,那么一年的边角料时间里你可以多联系365个客户!好好利用边角料时间,一年下来会发现真的进步多多,收获多多。
不要在无聊时间真的无聊发呆,把“鸡肋”变成“鸡汤”!平时随身带上一本有趣的书,或者一个本本,一个平板电脑,马上把无事可做的边角料时间变成收获满满的黄金时间吧!
小练习
记录一下每天有哪些无聊时间,算一下,一周一共可以有多少个小时,或许是个不小的数字呢!
普通人浪费时间,聪明人利用时间。
——佚名