6月30日的来信收悉。关于X／123号订单的问题，我调查了这件事，非常吃惊地发现原来我们的供货商发错了部件，而且贴错了标签，所以我们的职员没有发现出了差错。当然我们应该检验的，但是很遗憾没有做到。
我提议你们把发错的货退回给我们（当然运费由我们支付），我们会重新发给你们正确的货物，或者把货款退回。
非常抱歉出了这种差错，我们已经采取措施，保证今后不再出此类差错。
2．混合式
这种方式已不如以前盛行，但有些人喜欢它，因为它的布局看上去非常均衡，而且段首缩格的分段方法是我们熟悉的。有些人不喜欢缩格，认为这样会浪费打字员的时间。它的主要特征是日期放在右上角，封内地址每一行都有逗号，最后一行是句号，邮政编码后没有标点，在封内地址的标点，也有人喜欢像完全平头式一样采用免标点法，每一个段落起首都缩进去5到10个空格，结尾敬词居中，也可以和签名一起在栏中线右侧平头排列。
ZHEJIANG
NATLVEPRODUCE＆ANIMAL
BY－PRODUCTSIMPORT＆EXPORTCORP
102FengqiRoad，Hanzhou，ChinaTel：5178390Tlx：35013
TUHSUCNFax：86－571－5152310
ABC（DrinkMachinesLtd，2February，1998
186Parklane，
Bristol，
UK．
BS28BE
Dearsirs，
Order268
Thankyouforyourletterof15January，1999．Werecentlysentpartoftheaboveordertoyou．Unfortunately，wecouldonlysendhalfoftheteathatyouordered．
Wehopetosendtheresttoyoubytheendofthemonth．
Yoursfaithfully，
（Signature）
SmithRen
SalesManager
译文：268号订单
你方1月15日来信收悉，关于订单268号的货，我们已发了一部分，很遗憾目前只能发一半的茶叶给你。
我们希望月底把其余的一半货发出。
书写信封，折叠、插入信纸
1．信封的书写格式
信封的写法参照封内地址的写法，若有（AttentionLine或Confidential字样）都要照抄。发信人的名称、地址如果没有事先印好，应该写在信封左上角或封盖上。收信人的名称、地址的位置；从上往下二分之一，从左往右三分之一处开始。不管信件打印是用完全平头式还是混合式，信封上一般均用平头式，免标点法。例如：
2．折叠信件方式
折叠信纸这样的小事有时候也会影响一个公司的形象，正确的折叠可以使信纸正好放进信封，收信人可以很方便地取出，而且信纸打开后看上去很整齐，通常的折叠法有两折法和三折法。
两折法。信纸上边留出一点，大约四分之一英寸；余下的信纸折叠成均衡的三等份，先把下边往中间折，然后把多出四分之一英寸的上边往下折；插入信封，多出一点的边方便收信人取出、展开信纸；也有人喜欢不留四分之一英寸的边，只是把信纸折叠成均衡的三等份，这样也可以。
三折法。信纸上边留出四分之一英寸，上下对折；对折后的信纸，左边留出四分之一英寸，余下的折叠成均衡的三等份，先把右边往中间折，然后把多出一点的左边往右折；同两折法一样插入信封。三折法适合比较小的信封。
若是卡片、便条之类形状比较方的东西，把信件的正面朝向信封的背面插入，这样一打开信封就能读到内容。
书写业务书信的基本原则
1．清楚（clear）
要让收信人明白信里说的是什么，没有疑问。写信时应该注意：
句子短，每一句只表达一个意思。少用连词“and”，“but”，“however”等，它们会使句子变长。
前后连贯，不可从一句跳到另一句、一个话题跳到另一个话题。
避免商业陈词，用恰好的词语表达清楚、精确的意思，没有赘词。例如：
2．完整（complete）
信的内容必须完整，该写的东西都要写进去。
3．礼貌（Courteous）
礼貌是一种内心的态度，不仅停留在使用礼貌的词句上，它还表现在对收信人的理解、体谅上。这种礼貌的品质能使我们拒绝做某事而仍然与对方保持友谊，不扼杀今后继续做生意的希望。礼貌的体现之一是及时回信，这一点很重要。最好收到信当天就回信，如不能马上作答，也应写信解释原因，这样有助于建立起信任和友谊。礼貌的体现之二是信的调子要正确。像说话的语气语调一样，书信也要有正确的语调，忽视这一点，信就有可能显得粗鲁、笨拙、草率，甚至还会冒犯收信人。例如：
4．简洁（Concise）
今天的商务人员有很多信要看，所以喜欢来信简要，直接了当。要做到这一点，用词需直接、简明，能用一个字表达清楚的就不用短语。句子简洁，不罗嗦。例如：
5．正确（Correct）
任何语法、标点、拼写的错误都会给人带来坏印象，所以，签署一封信前，最好认真想一下这封信：
是否清楚易懂；是否自然真诚；语调是否正确；信息、内容是否完整；细节是否精确无误；是否简洁、有礼；是否有语法、标点、拼写错误；段落布置是否合理；打印是否整洁、漂亮。
一切核对无误，就可签名发出了。
备忘录书写礼仪
备忘录（Memorandum／Memo）是写给公司内部人员的信，有时像一张便条提醒某人注意某件事，有时也比较长。写备忘录有很多形式，有的公司有印好的专门用来写备忘录的纸。通常包括下列内容：
1．To／Fortheattentionof／FAO（写给谁）
2．From（谁写的）
3．Re／Ref／Subject／Concerning（关于什么）
4．Date（日期）
5．FileNo．（归档号）
通常用姓名、职务的起首字母代表全称，例如：（RS代表RobertSmith，MD代表ManagingDirector总经理）。也不用（Dear．．．，Yourssincerely．．．等），行文直接了当。例如：
Memorandum
To：PRSectionFrom：OfficeoftheMD
Date：February1Subjest：TripbyMD
BelowaredetailsofthefactoriesthattheManagingDirectorwillvisit．INeachone，theMDwouldliketospeaktoallmem-bersoftheProductionDept．Pleaseinformeachfactoryandaskthemtocancelallotherappointments．
·March8：KualaLumpur
·March9：Singapore
·March10：Jakarta
译文：
备忘录
发送：公共关系部发自：总经理办公室
日期：2月1日关于：总经理的行程安排
总经理将参观下列地区的工厂，并将对工厂生产部的全体人员讲话，希望通知每个工厂取消其他约会。
·3月8日：吉隆坡
·3月9日：新加坡
·3月10日：雅加达
电传、电子邮件书写礼仪
1．电传（Telex）
电传的使用有了很大的变化。起先，由于费用昂贵，发电传强调简短，用很多的缩写形式；现在人们更注重的是清楚明了。只有很明显的词才用缩写。因为多写几个字还是比花时、花力纠正误解要合算。电传的格式通常由下列几部分组成：
To：40117GDHOTSH收电人电传机号码、公
CN司电传代码、国别代码
FM：62900BTELAA发电人电传机号码、公
司电传代码、国别代码
DATE：MATCH10，1999日期：1999年3月10日
ATTN：CUIHONG收电人：崔红
RE：3ROOMS事由：预订三个房间
THANKYOUFORYOURTELEX．WEWOULDLIKE3ROOMSAT110U．S．DOLLARSFORTHENIGHTSOF14，15，16，MATCH．WEWILLBECHECKINGOUTON17MARCH．OURARRIVALTIMEATSHANGHAIAIRPORTIS22：20ANDTHEFLIGHTNUMBERISQF77．PLEASEARRANGEFORUSTOBEPICKEDUPBYLIMOUSINE．PLEASECONFIRMTHISRESER-VATION．
正文
REGARDS问候语
PETERRICARDO发电人
这段文字可以用一些常用的缩略语：
ATTN：CUIHONG
RE：3ROOMS
TKSFORYRTLX．WEWDLIKE3ROOMSAT110U．S．DOLLARSFORTHENIGHTSOF14，15，16，MARCH．WEWILLBECHECKINGOUTON17MARCH．OURARRTIMEATSHANGHAIAIRPORTIS22：20ANDTHEFLTNOISQF77．PLEASEARRANGEFORUSTOBEPICKEDUPBYLIMOU-SINE．PLSCFMTHISRESERVATION．
RGDS
RETERRICARDO
译文：
致：崔红
事由：订三个房间
来电收悉。我们想预订三个房间，每间每天110美元，时间是3月14、15、16，共三天。3月17日离开。抵达上海时间22：20。飞机航班号QF77。请安排车子接机。请确认这次订房。
谨致问候
彼得·李嘉图
2．电子邮件（E－mail）
电子邮件是通过电脑传送的信息，随着电脑业的飞速发展，网络的应用，公司可以用电脑来直接传送信件和信息，我们称之为电子邮件，它的书写方式和电传差不多，只不过传送的渠道不同。例如：
FROM：TSANDERS＠DCC．COM（发件人）
TO：AKAHN＠UWA．PCM．COM（收件人）
THANKYOUFORYOURENQUIRYABOUTOURIRONNAILS．WEMAKEYOUTHEFOLLOWINGOFFERSUBJECTTOOURFINALCONFIRMATION．
400METRICTONSOFIRONNAILSATUS550PERMETRICTONTOBEPACKEDINCARTONOF16PACKETS，FOURKILO-GRAMSEACHCARTONANDSIXCARTONSTOAWOODENCASEWITHONEPERCENTDISCOUNTALLOWED．
THEPRICEISQUOTEDONCIFBASIS，PAYMENTISTOBEMADEBYSIGHTLETTEROFCREDIT．
WEHOPEYOUWILLFINDTHESETERMSATISFACTORYANDLOOKFORWARDTOTHEPLEASUREOFYOURORDER．
（正文）
BESTWISHES（谨致问候）
TOMSANDERS（署名）
译文：
感谢你们对我们铁钉的询价。现报盘如下，以我方最后确认为准：
400公吨铁钉，每公吨550美元；用纸板盒包装，每个纸板盒装16个包，每盒重4公斤；每个木箱装6个纸板盒，允许1％的折扣。
上述价格按CIF报价，以即期信用证支付。
希望你们对这些条件感到满意，并期望你方订货。
