OurRef：RS——234（我方编码）
3．日期（Date）
书写日期必须规范，有些写法容易引起误解。例如：
“11／06／01”英国人认为是○一年六月十一日，而美国人却觉得是○一年十一月六日。因为他们书写日期的顺序不一样，所以，为避免产生歧义，写日期最好写成：
“11June，2001”或者“June11，2001”。
4．封内地址（InsideAddress）
封内地址应同信封的写法完全一样。要写上收信人在公司里的职务，那么万一此人不在，或离开，或已升职，公司可以安排他人来处理此信，职务放在姓名之后，例如：
Mr．PeterLawrence
PurchasingManager
PortCityInvestments，Inc．
3117AvenueE
Seattle，Washington20103
U．S．A．
如果信件是机密的，只想给某一特定人亲阅，那么可用Personal（亲启）或者Confidential（密件）字样来注明。例如：
（PERSONAL）
Mr．GeorgeStrong
Personneldirector
983SeventhAvenue
Springfield，Illinois62702
U．S．A．
如果想把书信交给公司某个人或某部门办理收看或请某人注意，应该使用“AttentionLine”，通常写在封内地址下面可全部大写或划底线。例如：
WholesaleSuppliesCo．Ltd
3107WesternAvenue
NewLondon
Connecticut06320
U．S．A．
ATTENTION：MRJOHNMOORESALESMANAGER
5．称呼（Salutation）
合适的称呼很重要，应该根据写信人和收信人之间的关系来确定，如果收信人是官员，可以称呼：
TheHonorableRichardSmith
Mayor，CityofJackson
一般情况下，多在姓名前面加上：“Mr．，Mrs．，或者Ms．”，例如：
DearMr．Sanders
DearMrs．Henderson
若不知道收信人的性别，名字上又很难判断，那么可以不写尊称，直接写上姓名：
DearClairSmith
若是写给公司的，就用：
DearSirorMadam（DearSir／Madam）
DearSirs
Gentlemen
现将常用的称呼列表如下：
6．标题（SubjectLine）
简略说明信件的内容，全部大写或起首字母大写，底部划线，以引起对方注意，使收信人一眼便看出来信的主旨，便于业务处理。标题放在称呼下面，例如：
DearMr．Smith
ORDERNUMBER3045
dearMr．Jackson
AdjustmentforBreakage
7．信的正文（BodyoftheLetter）
信的正文是书信最重要的部分，因为它传递中心信息。通常由四部分组成：
开头（Opening）说明为什么写此信。例如：
Wearewritingtoenquireabout．．．
我们想询问……
Weareinterestedin．．．andwewouldliketoknow．．．
我们对……感兴趣，因而想知道……
如果是回信，可用：
Thankyouforyourletterof（date），askingif．．．
感谢贵方某月某日来信询问……
Wehavereceivedyourletterof（date），concerning．．．
我们已收到贵方某日关于……的来信
主要内容（TheMainMessage）
这是信的主要部分，在这里，答复对方或向对方询问信息，说明事实。
将来的打算和行动（FutureActionorResponse）
这里可以陈述一下自己将采取的行动或希望对方做什么样的答复，例如：
Ifpaymentisnotmadewithintendays，wewillhavenoalter-nativebuttoplacethematterinthehandsofoursolicitor．
（如果十天内不付款的话，我们只能由律师来处理此事了。）
Ifafterreviewingthisinformation，youhaveotherquestions，pleasewritemeagain．Andifyoufeelthataninspectionofourop-erationwouldhelp，youarewelcometovisitus．
（看了情况介绍后，如果您还有什么问题，请来信，如果觉得有必要来视察一下我们的运作情况，我们非常欢迎。）
结束语（ClosingSection）
一般用一句话结束即可。例如：
Ilookforwardtoreceivingyourreply／order／products／etc
等待您的答复／定单／产品等。
Ifyourequireanyfurtherinformation，pleaseletmeknow．
若需询问信息，请来信。
Wegenuinelyappreciateyourorder，Mr．Anderson．Andwelookforwardtoamutuallyrewardingrelationshipintheyearsa-head．
（Anderson先生，非常感谢您的定单，期待着今后双方互利的合作。）
8．结尾礼词（ComplementaryClose）
这是有礼貌地结束一封信的必要方式。结尾礼词和称呼是相对应的，例如：
9．签名（Signnature）
在结尾礼词下方留出三四行空档，供签名用，下面用打字机打印上签署者姓名，然后是其职务名称：
Youtruly结尾礼词
Signature）（亲笔签名）
MarySmith（Mrs）姓名（女性可在名字后用括号注明：Mrs／Miss／Ms）
Chairman主席（职务）
如果是为上司或公司签名，需在公司前面加上“for，pp，perpro，为……签名”，例如：
PerProGENERALTRADINGCO．LTD．
为贸易总公司（意即公司授权其签名）
（Signature）亲笔签名
Davidwilliams姓名（机器打印）
10．识别记号（IdentificationMark）
通常是执笔人和打字员姓名的第一个字母组成，以示负责或必要时查考，执笔人写左侧，打字员写右侧。例如：
EK／SM或EK／sm
有时识别记号和参考编号合为一项，放在参考编号项下，例如：
OurRef：GB／JD／526
11．附件（Enclosures）
寄送附带文件时，要用（Enc一件）或（Encs多件）标明，以提醒发信部门，既避免遗漏，又可引起收到信息人的注意。例如：
Enc．Catalog1附寄目录册一份。
Encs．Catalog1附寄目录册一份。
Pricelist2价格单两份。
12．抄送（Carboncopy或cc）
抄送符号表明要将这封信抄送给另外的人，打在附件下方。例如：
ccHaroldJones，Accountant抄送：会计HaroldJones
DavidPiper，ManagingDirector总经理DavidPiper
13．附笔（Postcript）
在业务书信中，附笔不是补遗，而是作为强调，特别引起对方注意或是用手亲笔书写增加人情味。例如：
P．S．Pleasesendusyourquotationurgently
附笔：请立刻寄上报价单。
P．S．Hopewe＇llmeetagainsoon．
附笔：希望很快再见面。
14．第二页（ContinuationPage）
如果一页信纸不够写，可加页，信纸的尺寸和颜色应与第一页相同，但不带信头。在第二页和以后的几页应打印上（1）页数，（2）日期，（3）收信人姓名。例如：
2
12July，1996
MrsBrendaTitler（此为平头式blockedstyle打法）
或者：
MrsBrendaTitle－2－12July，1996
（此为混合式Semi－blockedstyle打法）
上述业务信件的组成部分中，最基本的有：信头，日期，封内地址，称呼，正文，结尾礼词和签名共七项。其余的部分，根据实际情况增减。
下面我们来看一下业务书信的格式。
涉外书信常用的格式
英文书信常用的格式有两种：完全平头式（Fullyblockedstyle）；混合式（Semi－blockedstyle）。
1．完全平头式
这一方式非常盛行，被越来越多的人采用。其主要特征是所打印的各行全部从左边边缘栏线开始，而且除了信件正文，其他部分都采用免标点法，即日期、称呼、结尾礼词、地址各行的末尾均不用标点符号，除了缩写点之外。也有一些人喜欢把日期放在右上角，使布局显得平衡。例如：
BAOSTEELHONGKONGTRADINGCO．，LTD
Suite905，Centralplaza18HarbourRoad，Wanchai，HongKongTelephone28277773Telex79806BSHKCHXFax25985917
Yourref．MD／JB／27
Ourref．EC／ZP／88
July11，1999
Mr．SimonScott
GeneralManager
IndepentProductsPty
18CanberraBay
Liverpool
LIverpool
NSW2170
Australia
DearMr．Scott
OrderX／123
ThankyouforyourletterofJune30th．WithreqardtotheproblemyouhavehadwithyourorderX／123，IhavelookedintothematterandIwashorrifiedtofindthatoursuppliersnadsentusthewrongcomponetsandhadalsomislabelledthem，sothatourclerksdidnotrealisethemistake．Ofcourseweshouldhavechecked，butIamsorrytosaythatwedidnotdoso．
TheonlythingIcandoistosuggestthatyoureturnthefaultyitems（wewill，ofcourse，reimbursetheshippingcost）andwewillreplacethemwiththecorrectitemsorcredityouwiththeirvalue．
Weapologisefortheerrorandaretakingstepstoensurethatitisnotrepeated．
Yourssincerely
（Signature）
EdmondChen
SalesManager
译文：订单X／123号
