现代化的工作职场中,工作量的增加是无可避免的。你唯一能获得解救的方法就是主动告知领导:你手上的工作已经不胜负荷。基本上,这是需要小心拿捏的诉求,而和某些领导作这样的陈述时,也需要相当大的勇气。假如你总是对于额外增加的工作逆来顺受,那么你的领导将会很自然地认为你还有能力处理。
另外有一点也必须记住:假如其他的主管已经在抗议他们的工作太多时,如果你还是默不做声的话,那么你恐怕要忙着接收不公平的工作量了。
当工作量已达你的临界点时你可以这样说:“我会把生产流程再作压缩,但我不认为这个月我们还能增加任何产量。”由于你已接受了额外的工作量,你的领导将不太可能对此陈述有所批评。
你也可以用书面证实你面对的两难。有些领导可能对你口头述说部门工作负荷超载的情况,不会给予太大的重视。甚至变成为一位不是很高明的聆听者——不管有没有听到。较有说服力的做法,可能要以书面形式来说明工作负荷增加的程度。假如可行的话,用数字来比较说明以前的工作量和目前人员没有相对增加的情况下,工作量增加程度的对比。
而更令人印象深刻的做法应该是,就学校内部执行类似工作的几个单位,提出比较数字。然而,做比较时,应该要细腻一些,不需要做过分公开的宣布。再者,如果这些数据是由其他部门,例如:会计或生产控制部门所计算的话,那就更好了。这样,就不会有偏差的推论或联想,而由第三者提供的数字,也更具说服力。
当领导要交付新的工作时,你也许可以提供领导其他变通办法。可能是把两件类似的工作合并成一项任务,或是将新工作的安排或其他手上工作的完成日期,重新排定。
有时候,你用尽了各种方法还是得接下额外的工作。如果有这种情况,领导常常会提出一些典型的解释说辞,例如:
“我了解你的状况,但是其他每个人的工作负荷也都一样超载,你只有全力以赴了。”弦外之音——我是要把这件工作交给某人,不过现在我既然在这里,就交给你来做。
“这次先做这项工作,接下来的几项,我会交给其他人。”弦外之音——如果下次你再故技重施,那我必定拒绝。
“我知道你的工作负荷早已超载,但我已为你的部门申请增加两名员额。应该很快就可以获得核准才是。”弦外之音——不要只是屏息以待额外的协助。
纵然领导可能对你的处境深表同情,但有时就是很少或根本没有转移的空间或代替的选择。如果情况真是如此,请先确定这一切已列入书面记录,因为处在这种状态下,进度的延迟常常是无可避免的。当问题发生时,每个人都开始找替罪羔羊,而你很有可能首当其冲,如果你能在此时证明你已尽了全力,那么你就可以免于责任的追究了。
§§第六章 合作共事,快乐工作