日常处理是应付款管理系统的重要组成部分，是经常性的应付业务处理工作。日常业务主要完成企业日常的应付款、付款业务录入、应付款、付款业务核销、应付并账、汇兑损益计算，通过及时记录应付、付款业务的发生，为查询和分析往来业务提供完整、准确的资料，加强对往来款项的监督管理，提高工作效率。
9.3.1 应付单据处理
采购发票与应付单是应付款管理系统日常核算的原始单据。如果应付款管理系统与采购管理系统集成使用，采购发票在采购管理系统中录入，在应付系统中可对这些单据进行审核查询、核销、制单等操作。此时应付系统需要录入的只限于应付单。如果没有使用采购系统，则所有发票和应付单均需在应付系统中录入。
1.应付单据录入
（1）录入采购发票。采购发票是供应商给企业开具的增值税专用发票、普通发票及所附清单等原始采购票据。
例9.32006年12月05日，采购部向建业公司采购键盘600个，无税单价为40元。
操作步骤：
1）单击“应付款管理”—“应付单据处理”—“应付单据录入”，打开“单据类别”对话框。
2）选择单据名称“采购发票”，单据类型“采购专用发票”，单据方向“正向”（若输入的单据为红字单据，则可选择方向为负向），单击“确认”按钮，屏幕显示“采购专用发票”录入界面，录入采购专用发票中的所有内容。
3）单击“保存”按钮，即可保存当前新增单据。单击“退出”按钮退出。
（2）录入采购普通发票。
例9.42006年12月05日，向建业公司采购键盘时发生运输费用1100元，收到普通发票一张。
操作步骤：
1）单击“应付款管理”—“应付单据处理”—“应付单据录入”，打开“单据类别”对话框。
2）选择单据名称“采购发票”，单据类型“采购普通发票”，单据方向“正向”（若输入的单据为红字单据，则可选择方向为负向），单击“确认”按钮，屏幕显示“采购普通发票”录入界面，录入采购普通发票中的所有内容，其中税率为7%。
3）单击“保存”按钮，即可保存当前新增单据。单击“退出”按钮退出。
（3）录入应付单。应付单是记录非采购业务所形成的应付款情况的单据。应付单的实质是一张凭证，表头的信息相当于凭证中的一条分录，表头中的科目由系统从用户在初始设置时所设置的应付科目中取得；表体中的一条记录也相当于凭证中的一条分录，表头的金额合计与表体中的金额合计应借贷相等。
操作步骤：
1）单击“应付款管理”—“应付单据处理”—“应付单据录入”，打开“单据类别”对话框。
2）选择单据名称“应付单”，单据类型“其他应付单”，单据方向“正向”，单击“确认”按钮，屏幕显示“应付单”录入界面，录入应付单的所有内容。
3）单击“保存”按钮，即可保存当前新增单据。单击“退出”按钮退出。
（4）修改应付单据。在单据录入界面，通过“首张”、“上张”、“下张”、“末张”按钮找到要修改的单据，或通过“定位”按钮找到要修改的单据，单击“修改”按钮，修改单据有关内容后保存。
“提示”
1）单据的名称和类型不能修改。
2）已审核单据不能修改，已生成凭证或进行过核销的单据在单据界面不再显示。
（5）删除应付单据。在单据录入界面，通过“首张”、“上张”、“下张”、“末张”按钮找到要删除的单据，或通过“定位”按钮找到要删除的单据，单击“删除”即可。
“提示”
1）从采购系统中传入的单据不允许删除。
2）已审核或已生成凭证的单据不能删除。
3）既可以在单据录入完成后直接审核；也可以在“应付单据处理”—“应付单据审核”中对应付单据进行批量审核。
4）在单据录入界面，单击“审核”按钮，弹出系统提示“是否立即制单？”。若单击“是”按钮，系统自动带出凭证界面，可以进行修改并保存。若单击“否”按钮，暂不生成凭证，其后可以在“日常处理”—“制单处理”中统一进行制单。
2.应付单据审核
在“应付单据审核”界面中，系统提供手工审核、自动批审核的功能。应付单据审核界面中显示的单据包括全部已审核，未审核的应付单据，也包括从采购管理系统传入的单据。作过后续处理如核销、制单、转账等处理的单据在应付单据审核中不能显示。对这些单据的查询，可在“单据查询”中进行。
在应付单据审核界面，也可以进行应付单的增加、修改、删除等操作。
（1）自动批审。
操作步骤：
1）单击“应付款管理”—“应付单据处理”—“应付单据审核”，打开“单据过滤条件”对话框；
2）输入查询条件后，选择“未审核”复选框，单击“批审”按钮，系统根据当前的过滤条件将符合条件的末审核单据全部进行后台的一次性审核处理。批审完成后，系统显示统计结果，说明审核成功的发票张数以及应收单张数。
“提示”
自动批审不包括对现付采购发票的审核。对现付发票审核只能通过手工审核。
（2）手工批审。
例如，批量审核12月份所填制的应收单据。
操作步骤：
1）单击“应付款管理”—“应付单据处理”—“应付单据审核”，打开“单据过滤条件”对话框；2）单击“确定”按钮，打开“应付单据列表”；
3）单击“全选”按钮；
4）单击“审核”按钮，系统弹出已审核成功的提示；
5）单击“确定”按钮，完成手工批审的操作，在审核人栏签上的审核人的名字。
9.3.2 付款单据处理
付款单据处理主要是对结算单据（在应付系统中结算单包括付款单、收款单即红字付款单）进行管理，包括付款单、收款单的录入与审核以及单账结算单的核销。应付系统的付款单用来记录企业所支付的供应商款项，款项性质包括应付款、预付款、其他费用等。其中应付款、预付款性质的付款单将与发票、应付单、进行核销勾对，其他费用性质的付款则直接计入费用，不能冲销应付账款。应付系统收款单用来记录发生采购退货时，供应商给企业开具的退付款项。该收款单可与应付、预付性质的付款单、红字应付单、红字发票进行核销。
1.付款单据录入
付款单据录入是将已支付的供应商款项或供应商退回的款项，管理系统。包括付款单与收款单（即红字付款单）的录入。
（1）录入付款单。支付供应商款项时，该款项有三种可能用途：一是归还所欠供应商结算货款；录入到应付款；二是作为供应商的预付款；三是用于支付其他费用。在应付款管理系统中，系统用款项类型来区别不同的用途。如果对于同一张付款单，同时有几种用途，那么应该在表体记录中分行显示。
例9.52006年12月08日，以转账支票支付2006年12月5日向建业公司采购键盘600个的货税款和运费。
操作步骤：
1）单击“应付款管理”—“付款单据处理”—“付款单据录入”，打开“付款单”对话框，输入各项内容。
2）单击“保存”按钮。
3）单击“审核”按钮，系统提示“是否立即制单”，单击“否”按钮。
4）单击“退出”按钮，退出。
“提示”
1）款项类型的选择在一张付款单中，若选择表体记录的款项类型为应付款，则该款项性质为冲销应付款；若选择表体记录的款项类型为预付款，则该款项用途为形成预付款；若选择表体记录的款项类型为其他费用，则该款项用途为其他费用。对于不同用途的款项，系统提供的后续业务处理不同。对于冲销应付账款，以及形成预付款的款项，后续可进行核销处理，即将付款单与其对应的采购发票或应付单进行核销勾对，冲销对供应商的债务。对于其他费用用途的款项则不需要进行核销，可直接计入费用科目。
2）若要对单据进行修改、删除、审核、制单等处理，具体操作同应付单据录入。
3）在付款单录入界面执行单据审核后，可以直接进行核销处理，也可以在“应付款管理”—“核销处理”中进行核销。
（2）代付款的处理。有时，由于三角债的关系，用于支付某个供应商的一笔款项中包括代另一个供应商支付的货款。在应付款管理系统中有两种处理方式：一是将代付的款项单独录一张付款单，将付款单位直接记录为另外一个供应商。金额为代付金额；二是将付款对象仍然记录为实际收款的单位，但通过在表体输入代付供应商的功能处理代付款业务。这种方式的好处是既可以保留该笔付款业务的原始信息，又可以处理同时代多个单位付款的情况。
以第二种处理方式为例，介绍代付款的处理。
操作步骤：
1）在付款单据录入界面，输入一张付款单，表头供应商输入收款单位信息，表头金额为总金额；
2）在表体中，输入此笔付款单中，代付供应商的名称及代付金额。
“提示”
1）若一张付款单中，表头供应商与表体供应商不同，则视表体供应商的款项为代付款。
2）单击“核销”按钮，输入过滤条件，即可对收款单位进行核销，也可在核销界面右上角切换成代付单位，进行核销。
（3）录入收款单。收款单用来记录发生采购退货时，供应商给企业开具的退付款项。该收款单可与应付、预付性质的付款单、红字应付单、红字发票进行核销。
在付款单录入界面，单击“切换”按钮，可以在付款单与收款单之间进行切换。
（4）预付款的录入。在采购业务发生之前，如果预付给供应商款项，也要在“付款单据录入”中处理。以后可通过“预付冲应付”、“核销处理”使用此笔预付款。
例9.6 2006年12月10日，以转账支票预付美德公司货款100000元。
操作步骤：
1）单击“应付款管理”—“付款单据处理”—“付款单据录入”，打开“付款单”对话框；
2）单击“增加”按钮，录入付款单表头各项内容；
3）单击“款项类型”栏下三角按钮，选择“预付款”；
4）单击“审核”按钮，系统提示“是否立即制单”，单击“否”按钮；
5）单击“退出”按钮退出。
2.付款单据审核
在“结算单”界面中，系统提供手工审核、自动批审核的功能。结算单列表界面中显示的单据包括全部已审核、未审核的付（收）款单，可以进行结算单的增加、修改、删除等操作。
“提示”
在应付单和结算单录入的过程中可随时切换单据模板，最后单据的显示格式以保存前的模板为准；修改单据时不能再变换单据模板。
9.3.3 核销处理
核销处理指日常进行的付款核销应付款的工作。单据核销的作用是处理付款核销应付款，建立付款与应付款的核销记录，监督应付款及时核销，加强往来款项的管理。
1.核销方式
系统提供单张核销、自动核销和手工核销三种核销方式，单账核销已在前面付款单处理中介绍过，这里再介绍一下后两种情况。
（1）手工核销。
例9.7 2006年12月28日，核销支付给建业采购键盘600个的税款和运费。
操作步骤：
1）单击“应付款管理”—“核销处理”—“手工核销”，打开“核销条件”对话框。
2）单击“供应商”栏参照按钮，选择“建业公司”。
3）“确定”按钮，打开“单据核销”对话框。
4）在本次结算金额栏的相应位最分别录入相应金额。
5）单击“保存”按钮，完成此次的核销操作。
“提示”
1）结算单列表显示的是款项类型为应付款和预付款的记录，而款项类型为其他费用的记录不允许在此作为核销记录。
2）核销时，结算单列表中款项类型为应付款的记录其缺省的本次结算金额=该记录的原币余额；款项类型为预付的记录其缺省的本次结算金额为空。核销时可以修改本次结算金额，但是不能大于该记录的原币余额。
3）用户手工输入本次结算金额，上下列表中的结算金额合计必须保持一致。
4）用户也可手工输入结算单本次结算金额后，单击“分摊”按钮，系统将当前结算单列表中的本次结算金额合计自动分摊到被核销单据列表的本次结算栏中。核销顺序依据被核销单据的排序顺序。用户可更改当前被核销单据的排序，通过单击“栏目—单据”按钮，即可进行单据列表顺序的设置。
5）手工核销时一次只能显示一个供应商的单据记录，且结算单列表根据表体记录明细显示。当结算单有代付处理时，只显示当前所选供应商的记录。若需要对代付款进行处理，则需要在过滤条件中输入该代付单位，进行核销。
6）一次只能对一种结算单类型进行核销，即手工核销的情况下需要将付款单和收款单分开核销。
7）手工核销保存时，若结算单列表的本次结算金额合计≠被核销单据列表的本次结算金额合计，系统将提示用户：结算金额不相等，不能保存。
8）核销的记账日期=处理时的注册日期。
9）若发票中同时存在红蓝记录，则核销时先进行单据的内部对冲。
10）用户可以根据结算单单张取消核销处理。
（2）自动核销。
操作步骤：
1）单击“应付款管理”—“核销处理”—“手工核销”，打开“核销条件”对话框。
2）输入过滤条件，单击“确认”按钮，系统进行自动核销，并显示自动核销进度条。
3）核销完成后，系统提交“自动核销报告”，显示已核销的情况和未核销的原因。
“提示”
1）自动核销可对多个供应商进行核销处理，依据核销规则对供应商单据进行核销处理；
2）自动核销允许在取消操作中按供应商进行分别取消核销处理。
2.核销规则
对应付单据和付款单据进行核销时，分为以下几种情况。每种情况下都分为同币种核销和异币种核销。
（1）付款单与原有单据完全核销。如果付款单的数额等于付款单据的数额，则付款单与原有单据完全核销。
（2）在核销时使用预付款。如果事先预付给供应商了一部分款，在业务完成后又付清了剩余的款项，并且要求这两笔款项同时结算，则在核销时需要使用预付款。使用的预付款的币种必须与核销的应付单以及第二笔付款单的币种相同，如果预付款的币种与需要核销的应付单的币种不一致，则需要分两次通过单张付款单异币种核销进行处理。
操作步骤：
1）付第一笔款项时，先录入一张付款单，款项类型为预付款，形成预付款；
2）支付第二笔款项后，再录入一张付款单，款项类型为应付款；
3）在手工核销处理中，同时过滤出这两张付款单，用预付款+本此付款核销应付款，这样可以同时对两次（或多次）付款进行一次结算。
“提示”
1）同币种核销时，如果结算的金额小于付款单应付款项类型金额与预付款项类型的使用金额之和，则系统优先使用应付款项类型的金额。例如，应付款项类型金额100元，预付款项类型金额100元，但本次结算150元；则应付款项类型结算100元，预付款项类型仅使用了50元。
2）异币种核销只能对单张结算单进行核销。
（3）付款单的数额小于原有单据的数额，单据仅得到部分核销。如果支付的款项小于原有单据的数额，那么单据仅能得到部分核销，未核销的余款留待下次核销。
（4）预付款大于实际结算数，余款退回。如果预付往来单位款项大于实际结算的货款，可以将余款退付给往来单位。处理方法为：按余款数额输入红字付款单，与原付款单核销。
9.3.4 选择付款
本功能主要提供对多个供应商、多笔款项的集中支付业务处理，以简化日常付款操作。
操作步骤：
（1）单击“应付款管理”—“选择付款”，打开“选择付款—条件”对话框。选择供应商，录入过滤条件，单击“确定”后，进入选择付款列表界面。
（2）在要支付的应付单据后面的“付款金额”栏中录入要支付的金额（不能超过单据余额），确认，系统自动按照供应商分别生成付款单，并自动进行核销。
“提示”
如果需要取消此次付款操作，需要先取消核销，然后手工删除系统生成的付款单。
9.3.5 付款单导出
付款单导出主要完成付款单与网上银行的导出处理。
操作步骤：
（1）单击“应付款管理”—“付款单导出”，打开“付款单导出”对话框。
（2）输入过滤条件，单击“确认”按钮，进入付款单导出列表界面。
（3）在付款单单据列表界面，可以通过“全选”、“全消”按钮来将列表中的记录全部打上选择标志或取消选择标志。也可在付款单导出列表中选择需要导出的单据，在选择栏中打上“Y”标记。
（4）单击“导出”按钮，即可进行导出处理，将当前打有选择标志的单据导出到网上银行中。系统提交导出结果报告，显示导出成功记录数和导出失败记录数，用户可点击“》”按钮，且可以分别将导出成功和不成功的单据按单据明细记录展开，显示导出不成功的原因。
（5）单击“确定”按钮，保存票据。
“提示”
（1）不管是应付导出给网上银行的单据还是网上银行导出给应付的单据均只能在应付系统进行制单。
（2）对于一张付款单来说只能单向导入或导出，即不允许一张单据进行循环导入或导出。
（3）可以从应付系统导出到网上银行的付款单只能是未审核过的；导出后，在网上银行未确认支付前，应付系统不能对这张付款单进行任何处理，除非在网上银行单据处理中把这张付款单删掉。
9.3.6 票据管理
票据管理主要是对商业承兑汇票和银行承兑汇票进行日常的业务处理，所有涉及票据的开具、结算、转出、计息等日常票据处理都应该在票据管理中进行。
1.增加票据
例9.8 2006年12月15日，为兴华公司签发商业承兑汇票一张，票据编号2589，票据面值140000元，签发日期2006年12月15日，到期日2007年6月15日。
操作步骤：
（1）单击“应付款管理”—“票据管理”，打开“票据查询”对话框，单击“确定”按钮，打开“票据管理”对话框。
（2）单击“增加”按钮，录入票据内容。
（3）单击“确定”按钮，保存票据。
（4）单击“应付款管理”—“付款单据处理”—“付款单据审核”，打开“付款单过滤条件”对话框，单击“供应商”栏参照按钮，选择“兴华公司”。
（5）单击“确定”按钮，打开“付款单列表”对话框。
（6）选中要审核的付款单，单击“审核”按钮，审核签发商业承兑汇票的付款单。
“提示”
（1）保存一张票据的结果是系统自动增加了一张收款单。票据生成的收款单不能进行修改。
（2）商业承兑汇票不能有承兑银行，银行承兑汇票必须有承兑银行。
（3）保存一张票据的结果是系统自动增加了一张付款单。票据生成的付款单不能进行修改。
2.修改票据
发现已录入的票据有错，可以利用系统提供的修改功能修改票据内容。
“提示”
（1）票据所形成的付款单已经审核的不能被修改。
（2）已经进行过计息、结算、转出等处理的票据不能被修改。
3.票据计息
票据分为带息票据和不带息票据。如果票据是一张带息票据就需要对其进行计息处理。
进行票据计息时，只需输入“计息日期”，利息金额由系统自动计算得出，确认后，系统会自动把结果保存在票据登记簿中。
“提示”
再次计息时，系统自动扣除以前已计提过的利息。
4.票据结算
当票据到期，持票付款时，执行票据结算处理。
进行票据结算时，结算金额不是票据余额，而是通过结算实际支付的现金等。
“提示”
（1）结算金额减去利息加上费用的金额要小于等于票据余额。
（2）票据结算后，不能再进行其他与票据相关的处理。
5.票据转出
由于某种原因导致票据不能结算，需要重新恢复应付账款。用鼠标单击“应付款管理”—“票据管理”，打开“票据查询”对话框，输入各种条件后，单击“确认”按钮进入票据管理主界面。选中一张票据，然后点击工具条上的“转出”按钮，就可以对当前的票据进行转出处理。输入完毕后，按“确认”按钮，可保存前述的操作。
“提示”
（1）票据执行转出后，系统自动生成一张已审核的“应付单”。
（2）票据转出后，不能再进行其他与票据相关的处理。
9.3.7 转账处理
1.应付冲应付
应付冲应付是指将一家供应商的应付款转到另一家供应商中。通过应付冲应付功能将应付账款在客商之间进行转入、转出，实现应付业务的调整，解决应付款业务在不同客商间入错户或合并户问题。
例9.9 2006年12月28日，将应支付给兴华公司的应付款10000元，转入美德公司。
操作步骤：
（1）单击“应付款管理”—“转账”—“应付冲应付”，打开“应付冲应付”对话框。
（2）单击转出户栏参照按钮，选择“兴华公司”，再单击转入户栏参照按钮，选择“美德公司”，单击“过滤”按钮。
（3）在对应的“并账金额”栏录入“10000”。
（4）单击“确定”按钮，系统提示“是否立即制单”，单击“是”按钮，生成一张凭证。
（5）单击“保存”按钮。
“提示”
（1）每一笔应付款的转账金额不能大于其余额。
（2）每次只能选择一个转入单位。
2.预付冲应付
通过预付冲应付处理供应商的预付款—红字预付款和该供应商应付款—红字应付款之间的转账核销业务。
例9.10 2006年12月28日，将预付给美德公司的预付款冲抵其应付款。
操作步骤：
（1）单击“应付款管理”—“转账”—“预付冲应付”，打开“预付冲应付”对话框。
（2）在预付款页签中，单击供应商栏参照按钮，选择“美德公司”，单击“过滤”按钮，系统将该供应商所有满足条件的预付款的日期、结算方式、金额等项目列出。
（3）在转账金额栏录入预付款的转账金额“850”。
（4）单击应付款页签，单击“过滤”按钮，系统将该供应商所有满足条件的应付款的日期、结算方式、金额等项目列出。
（5）在转账金额栏录入应付款的转账金额“850”。
（6）单击“确定”按钮，系统提示“是否立即制单”，单击“是”按钮，生成一张转账凭证。
（7）单击“保存”按钮。
“提示”
（1）每一条记录的转账金额不能大于其余额。
（2）应付款的转账金额合计应该等于预付款的转账金额合计。
（3）此处所说的“预付款”是指结算单表体款项类型为“预付款”的记录。
（4）如果是红宇预付款和红字应付单进行冲销，要把过滤条件中的“类型”选为“收款单”。
3.应付冲应收
用供应商的应付账款来冲抵客户的应收款项。系统通过应付冲应收功能将应付款业务在供应商和客户之间进行转账，实现应付业务的调整，解决应收债权与应付债务的冲抵。
操作步骤：
（1）单击“应付款管理”—“转账”—“应付冲应收”，打开“应付冲应收”对话框。
（2）如果需要用应付款冲抵应收款，则需选中“应付冲应收”；选择“预付冲预收”，则可选择预付款冲抵预收款操作；如果需要用红字应付单冲销红字应收单，则可以将“负单据”复选框选中。
（3）单击“应付”页签，输入过滤条件，系统将该供应商所有满足条件的应付款的单据类型、单据编号、日期、金额等项目全部列出。可以在转账金额一栏里输入每一笔应付款的转账金额。
“提示”
如果在转账总金额中输入了数据，也可以通过单击“分摊”按钮，自动将转账总金额按照列表上单据的先后顺序进行分摊处理。
（4）单击“应收”页签，输入过滤条件，系统将该客户所有满足条件的应收款的单据类型、单据编号、日期、金额等项目全部列出，可以在转账金额一栏里，输入每一笔应收款的转账金额。
（5）输入完有关应付款和应收款的信息后，按“确认”按钮，系统会自动地将两者对冲。
（6）单击“自动转账”按钮，则系统会根据所选择的供应商和客户自动进行应付冲应收。
“说明”
如果在客商档案中已建立了客户与供应商的对应关系，则在应付页签录入供应商后，切换到应收页签时，系统自动带出对应客户信息。
4.红票对冲
红票对冲可实现供应商的红宇应付单据与其蓝字应付单据、收款单与付款单之间进行冲抵的操作。系统提供两种处理方式：自动冲销和手工冲销。
自动对冲可同时对多个供应商依据红冲规则进行红票对冲，提高红票对冲的效率。自动红票对冲提供进度条，并提交自动红冲报告，用户可了解自动红冲的完成情况及失败原因。手工对冲只能对一个供应商进行红票对冲，可自行选择红票对冲的单据，提高红票对冲的灵活性。手工红票对冲时采用红蓝上下两个列表形式提供，红票记录全部采用红色显示，蓝票记录全部用黑色显示。
9.3.8 制单处理
制单即生成凭证，并将凭证传递至总账记账。应付款系统在各个业务处理过程中都提供了实时制单的功能；除此之外，系统提供了一个统一制单的平台，可以在此快速、成批生成凭证，并可依据规则进行合并制单等处理。
例9.11 将888账套已填制的发票进行制单处理。
操作步骤：
（1）单击“应付款管理”—“制单处理”，打开“制单查询”对话框。
（2）单击“确定”按钮，系统将所有未制单的“采购发票”全部列出。
（3）单击“凭证类别”栏下三角按钮，选择“转账凭证”。
（4）单击“全选”选择所有单据制单。
（5）单击“制单”按钮，生成一张转账凭证。
（6）单击“保存”按钮，凭证左上角显示“已生成”，表明将当前凭证传递到总账系统。
（7）单击“下张”按钮，生成一张转账凭证，再单击“保存”按钮。
“提示”
（1）生成的凭证摘要默认为单据备注，如果单据没有备注信息则以业务类型为凭证摘要；用户可以自己对凭证摘要的构成进行设置：点击按钮“摘要”，进入摘要设置界面，即可对各种制单类型的摘要进行设置。
（2）本系统的控制科目可在其他系统进行制单，在其他系统制单则会造成应付款管理系统与总账系统对账不平。
（3）制单日期系统默认为当前业务日期。制单日期应大于等于昕选的单据的最大日期，但小于等于当前系统日期。
（4）如果同时使用了总账系统，且总账选项要求制单序时，所输入的制单日期应该满足总账制单日期序时要求：即大于同月同凭证类别的最大日期。
（5）一张原始单据制单后，将不能再次制单。
